開會冗長沒效率？六個主持會議技巧讓會開的又快又好

導致一個無效的會議，最重要因素在主席 · 主持會議技巧可由學習而得 · 技巧一：主席先表達意見是會議進行最大的敗筆 · 技巧二：有結構的議題，才能做有效的 ... 集團資訊關於我們集團介紹我們的團隊旗下媒體關鍵評論網everylittled.INSIDE運動視界Cool3c電影神搜未來大人物歐搜哇旗下節目多元服務Ad2Taketla拿票趣關鍵議題研究中心Cr.EDShareParty達思智能科技士奇傳播與我們合作內容行銷與廣告業務異業合作原創內容暨內容媒體業者合作加入我們新聞中心 2014/11/19,職場PhotoCredit:quatarCCBYSA2.0凌帠歷經金融、創投、半導體、資訊、生技及營建等各種產業，待過數人小公司至營收百億大集團之Headquarter，擔任產、銷、人、發、財、資訊等各種職務，從基層做到高層包括董事、監察人。

職場心得，與眾分享 Blog:凌帠的管理世界http://lingyi9999.pixnet.net/blog看更多此作者文章...訂閱作者收藏本文每月一杯咖啡的金額，支持優質觀點的誕生，享有更好的閱讀體驗。

立即支持開會的名堂真是多，公司每週都有各式不同的會議，主管的工作好像就只有開會似的，每天參與大大小小、各個階層的會議，永遠有開不完的會。

既然每天都在開會，那麼開會的技巧應該很好吧，但為何每次開會仍是沒有效率，也做不出結論呢？坊間有很多教人開會的書，以及談論如何開好會議的文章，既然取得如何有效開會的知識並不困難，那大家就照著做不就好了，為何會議仍是開不好？ 導致一個無效的會議，最重要因素在主席會導致一個無效的會議，最重要的因素還是在主席，這就像一家公司若是經營不善，只要換個老闆就能起死回生一樣，一切的問題都是出在人的身上，不管與會人員如何，只要主席不懂如何開會，這個會議就注定會失敗。

所以想要開一個有效的會議，主席就必須是個有執行力的人。

一個人開會沒有執行力主要的原因有三個，第一是「沒有能力」，其次是「沒有經驗」，第三是「沒有技巧」。

開會的目的之一就是要透過討論，溝通協調各方來解決問題。

所以「沒有能力」就沒辦法提出有效的解決方案或是裁決應採用何種方式才會有效；「沒有經驗」就無法討論出有效的執行方式，執行的結果就難以預估；「沒有技巧」就沒辦法引導大家進行討論或是協調意見衝突的雙方，開會就會沒有成果。

主持會議技巧可由學習而得召開一個有效的會議，需要具備的條件有很多，包括會議的規劃、目標的確認、議題的訂定、預期達到的成果、成員的選擇、開會時間的規劃、議程的安排、資料的提供、場地的選擇、進行的掌控、費用的控制，以及會後的處理等等，其中會議主席是最關鍵的靈魂人物，主席是否具備主持會議的能力對於會議的成敗影響最大，因此會議要有效，主席就必須同時具備能力、經驗與技巧，但能力難以培養、經驗無法一蹴可幾，幸好技巧卻可經由學習而得。

有好的開會技巧，尚可彌補能力與經驗上的不足，所以只要有心，還是有機會開好會議。

主持會議的技巧，最主要是能引導會議之進行；引發大家之討論；解決爭議；分析提案之優劣並引導至結論；對於執行的成果能夠進行檢討。

PhotoCredit:MikePeelCCBYSA2.5技巧一：主席先表達意見是會議進行最大的敗筆會議會成為一言堂，或是大家都變成沉默的羔羊，沒人敢提出意見，最大的原因就是主席每次在會議一開始就先說出自己的想法與做法，接著才問大家有沒有意見。

可能最初的時候會有人提出點意見，但很快的就被主管給否決掉，大家都是會察言觀色的，這種情形只要發生幾次，就不會再有人提出意見了，即使主席的意見是錯的，也不會有人提出，這個會議就會變成主席的獨角戲。

可笑的是，每次開會沒人發言主席還會怪大家都沒想法，不積極參與會議。

而這正是會議失敗最常見的原因，每個主管都認為自己能力最強，恨不得趕快宣布做法，讓部屬去執行，很難忍得住不先說出自己的想法，所以經常開會都是一言堂，還讓大家誤以為中國人開會最不愛表達意見的。

要想會議能有效，主席最好都不要發表意見，不管主席的職位多高，都不要貿然說出自己的看法，讓大家都能在沒有壓力的狀況下發表意見後，再導引大家進行討論，如果主席明顯知道大家的方向不對，也不要明白說出，可以問一些問題，或提出可能發生的狀況，讓他們去討論，自然就能導引到正確的方向。

一個由成員自己想出的方法，自己做出的決定是最容易執行的，也會是最有執行力的。

如果是被命令，且不知所以然，甚至根本就認為這樣的作法是錯的，這個命令是不會有執行力的。

技巧二：有結構的議題，才能做有效的討論主席要如何控制議題在一個可控制的範圍內來進行討論，這時導引議題討論的技巧就變成非常重要了。

首先，要將討論議題先結構化，就是將議題拆解成幾個部分，分清順序與前因後果，逐次討論，這樣才不會出現完全不同的架構，導致討論難以進行。

你很難對幾個南轅北轍的提議做討論，所以要先決定架構，接下來才能夠一步一步的往相同的方向前進，並找到共識。

每個人提出看法後這時主席應該分析每個人提出的意見中的共同點與差異點，先將共同點註記在白板上，而將差異點請大家討論。

尤其是提出反對意見的人，務必要請他說明為何提出這樣的看法，原因為何，再以他提出的理由請當初提出意見的人提出對這個反對意見的看法，這樣就能順利導引出有效的結論。

技巧三；不懂就不要硬下結論有時因為資訊不足或是專業不足，會發生沒辦法比較或討論的事情，此時就不要硬做出結論，因為這個結論是錯誤的機會可能會很大；也不要因為不知道接下來該怎麼辦就不了了之。

這時可導引大家來討論接下來該做的是什麼，就是分配大家工作，去查明不清楚的部分、搜尋相關資訊或是尋求其他專家之協助。

有時候有人提出意見後，主席其實聽不懂他的意見是什麼，可能是他表達得不夠清楚，也可能是主席的專業能力不足，而無法理解。

這時千萬不要硬去引導討論，或是直接駁回他的意見，很多主席為了顧全自己的面子，不承認自己聽不懂，所以乾脆直接否決或是故意忽略這個提案。

其實主席若是聽不懂，很可能其他與會的人也聽不懂，這時只要說你的提案說明的不夠清楚，尤其是某某部分，我想在場的其他人可能都無法了解你的說法，所以請再說明清楚一些，這樣就能化解主席不懂的尷尬場面。

PhotoCredit:M1-L3CCCBYSA3.0技巧四：正式會議不是溝通的場合，而是決議的地方。

12»全文閱讀不想分頁？試試看我們的新服務猜你喜歡Tags：主席主持執行力技巧經驗討論議題開會More... Sponsored2022/05/18,科技廣編企劃由關鍵評論網媒體集團《業務團隊》製作，由各品牌單位贊助。

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立即支持所謂現代化智慧IT，所有工程師最希望的境界，莫過於只要輕鬆點幾下設定，系統就會自動跑起來，管理者再也不用隨時待命在機台旁邊，從此工作悠哉又快樂！儘管這樣情境還沒到來，但隨著敏捷式開發的流行，除了DevOps人員，有越來越多開發者將CI/CD概念融入到工作流程當中，例如從buildcode、執行unittest、到部署應用程式。

透過AWS增加雲端技能在組織發揮影響力上述種種反覆步驟自動化執行，也就能提昇服務品質、主動通知開發人員以減輕人力負擔，讓專案服務能持續運作。

其中，GitLab是執行CI/CD常用的工具之一，也是開發者使用程式碼儲存庫的地方。

為了讓GitLabRunner在雲端快速實踐CI/CD，《AWS開發者系列》透過影片分享，如何在AmazonEKS（ElasticKubernetesServices）上使用GitLab創建自動化部署。

以下節錄工作坊影音內容，幫助開發者快速理解如何運用AmazonEKS的高可用性且安全的叢集，將修補、部署節點、更新等關鍵任務，全部做到自動化設定。

同時影片也會示範AmazonEKS搭配GitLab如何展開自動部署，幫助工程團隊實踐CI/CD價值。

AmazonEKS對容器管理輕鬆簡單、維運省時省力容器化服務越來越興盛，當容器（Container）越來越多，在複雜的微服務（Microservice）系統環境之下，運維團隊的管理成本可能相對會增加不少，為了有效調度容器部署，導入Kubernetes無疑是近年企業熱門的話題之一。

建構KubernetesCluster流主要可區分兩大塊，一是安排容器調度的ControlPlane、另一則是容器運行時需要用到的WorkerNode。

ControlPlane裡面涵蓋有儲存狀態的ETCD、CoControllermanager、Scheduler的調度管理、甚至是操作時進行互動的APIServer，若是自己創建的KubernetesCluster，需要自己安裝這些元件，後續仍需要對ControlPlane進行相關管理、維護、升級工作。

為了減少上述Components的繁複維護，在透過AWSEKS代管的KuberneteControlPlane部可以獲得以下三大好處。

AmazonEKS一鍵式部署，展現三大優勢第一，AmazonEKS代管的ControlPlane實踐了跨AZ的高可用部署，使用者不需要擔心單一節點故障的風險。

第二，AmazonEKS支持至少四個Kubernetes版本，持續跟進每季CNCF的發佈，同時EKS也完全符合上游CNCF規範。

第三，部署AmazonEKS之後，可直接使用AWS平台上現成的服務工具，在安全性管理、網路設定方面，可以做到無縫整合。

最後AWS台灣解決方案架構師也提到，若想在容器環境進行CI/CD及應用程式的管理，可以進一步透過IaC整合部署AmazonEKS叢集，透過使用Console、把EKS變成Cloudformation的模板、使用AWS所開發出來的eksctl.io、或指令是採用AWSCDK可以讓開發者用自身熟悉的語言，在AWS平台整合CI/CD工具進行維運及部署EKS。

打造第一個在AWS上的應用程式了解AmazonEKS整合GitLab，獲得三面向價值對開發者而言，想把AmazonEKS整合到CI/CD工具之一的GitLab平台上，可以看到那些實際的優勢？在DevOps開發者示範工作坊當中，GitLab資深解決方案架構師指出，GitLab使用到Kubernetes技術，主要有三種搭配方法，包含GitLabServer、GitLabRunner、以及創建DeploymentEnvironment。

本次示範教學會主要聚焦在GitLabRunner如何採取Auto-scaled方式進行Build、Test、PackageApps；以及在DeploymentEnvironment運用Kubernetes技術，做到AutoDeploy、ReviewApp。

正因為AmazonEKS能夠在DevOps過程提供所需要的彈性計算資源，幫助開發者在GitLab平台上面獲得以下三個層次的優勢： 在GitLab內建的部署工作流程當中，自動生成整套CI/CD最佳實踐腳本。

ReviewApp過程，從MergeRequest中可直接訪問應用程式/App的UI介面，並且根據Gitbranch名稱、專案名稱，自動生成ReviewApp的URL，以及在Merge前的最後防線進行Approval檢查。

加速CI/CD流水線，GitLabRunner運行時候還可藉由AmazonEKSCluster進行Auto-scaled的支援。

AmazonEKS整合GitLab，需要兩大流程影片最後，GitLab資深解決方案架構師示範如何把AmazonEKS整合至GitLab執行AutoDeploy，主要可分為兩大區塊流程，第一部分聚焦在AmazonEKScluster的設置，第二部分則執行AutoDeploy設置。

第一塊可拆分為四個階段，首先教學怎麼創建EC2節點的EKScluster，第二階段示範把EKSCluster連接到開發者的GitLabInstance、Group或Project，下一步則使用ClusterManagementProjectTemplate創建一個ClusterManagementProject，以及最後一階段透過ClusterManagementProject自帶的HelmChart，安裝在Cluster所需要的內建App。

第二塊執行AutoDeploy設置，針對需要部署的App創建一個GitLabProject，接著再把gitlab-ci.yml添加到Project，並從WebIDE選擇及導入AutoDeploy的CI模版，讓GitLab自動生成最佳實踐的整套流水線。

幫助開發者更了解AmazonEKS整合GitLab的QA系列Q：使用AmazonEKS之後，如何更有效率或優化資源去配置WorkerNode的機器數量，以及如何有效空管開發維運的成本？A：Kubernetes除了本身有HPA（HorizontalPodAutoscaling）可根據使用程度自動調整資源流量，另外也能延伸使用AWSAutoScaling方案，針對可擴展資源去設定自動擴展管理。

另外在成本管控，雖然AmazonEKS會收取額外管理費用，但可透過AWS平台的Calculator計算每個EKS的價格，你會發現自動化部署及管理的費用，相對工程師人力的成本更加便宜。

Q：越來越多客戶考慮把現有Application變成容器部署，大多是爲了加快部署的效率，那麼變成容器模式之後，對CI/CD的工作流程有什麽影響嗎？A：運用容器技術最直接的效果，可以讓應用程式的環境更一致化，例如testing環節、stageproduction，讓容器避開一些差異問題。

至於CD部分要delivery一些usage不太一樣的時候，容器會幫忙做配置，所以CI/CD對容器的效益是相輔相成的。

Q：客戶在開發流程漸漸會把Infrastructure變成代碼或文檔，是不是可以把程式碼跟現有的應用程式的CI/CD流水線整合在一起，達到一套完整的CI/CD部署流程？A：觀察目前市場作法，主要分成兩個階段去做整體部署。

如果規模比較小的團隊，會把Infrastructure代碼跟App代碼分開，在管理上會比較靈活；如果企業規模比較大，會有另外一個Infrastructure團隊來控制部署事情，這種情况之下，APP的項目會生成一個APPpackage，主要做到delivery這個階段爲止。

而Infrastructure的項目會指定把需要版本的文檔，部署到他們的KubernetesCluster。

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