線上會議效率不佳？7 大線上會議技巧，解決遠距協作煩惱

線上會議效率不佳？7 大線上會議技巧，解決遠距協作煩惱 · 給會議主持人和參與人的7 個遠端工作會議建議 · 一、 確認目的：你真的需要一個會議嗎？ · 二、 ... > Home高效能工作管理工作效率與職場生活線上會議效率不佳？7大線上會議技巧，解決遠距協作煩惱 提供給會議主持人和參與人的7個線上工作會議建議（攝影師：MarcusAurelius，連結：Pexels） 線上會議效率不佳？7大線上會議技巧，解決遠距協作煩惱 給會議主持人和參與人的7個遠端工作會議建議 LastupdatedJan25,2021 Share 根據英國媒體CTBusinessTravel整理的研究報告：每個月參加的會議，有1/2被認為是浪費時間的。

這個消息也不讓人意外，畢竟光是要讓會議準時開始，對許多公司而言根本比登天還難。

（更別提要讓會議準時結束！） 除了不準時，有人霸佔話語權、不時離題、或邊開會邊做其他工作，也時常發生。

更慘的是，或許其實一封email就能解決問題，根本不需要開會。

特別是在進行遠端、線上會議時，有些事項可能會直覺地認為需要開會討論。

而少了面對面的監督，在遠端會議中，分心的情況也更加的嚴重！ 在實體會議中就難以防止大家在開會時分心於會議會外的內容，更何況遠端線上會議。

（攝影師：fauxels，連結：Pexels） 然而，即便有這麼多的負面評價，會議還是有其重要性。

在需要集思廣益時，他可以讓大家快速的說出想法、進行腦力激盪；在布達時，他可以透過彼此的神情，來確保成員確實理解事項的安排；在進行教學時，他可以節省以文字表達時，耗費的大量時間成本。

既然無可避免，那就讓我們一起來看看，有哪7個技巧可以協助你建立一個更有效率的會議！特別是近期因為疫情而產生的遠距工作模式，如何能掌握好線上會議的品質，達成開會的目的？ 一、確認目的：你真的需要一個會議嗎？ 了解每次開會的核心目的，永遠是最重要的 當我們在進行遠距協作時，會因為少了辦公室的直接對話，而下意識地認為「或許我們該開個會」。

但你真的需要一個「會議」來討論嗎？ 是不是有其他選擇，比直接會議更有效率呢？開會的目的是什麼？是哪一類型的會議？平時的開會狀況，是不是常常篇題，這樣是否以文字方式取代會更好？都可以列入考量。

二、確認心態：準時開始、準時結束 不準時，是會議無效率的元兇之一 據調查指，美國平均每天最少要開3700萬個會，其中有45%的會議都是沒有準時開始的。

心理學教授史蒂文·羅傑爾伯格﹙StevenRogelberg﹚指出，如果會議延遲了10分鐘以上，參與會議者很可能會出現「負面社交情緒」的行為，因而感到煩躁、集中力降低並開始周圍人閒聊，進而影響會議效率、品質。

（截取自媒體香港01) 在辦公室開會時，你可以走過去拍拍對方的肩膀說，開會摟！但當場景換為遠距工作時，對方可能會因為過於專注工作，而遺忘時間。

同樣的，更不會有下一位的使用者，走入會議室提醒會議時間已經結束。

這便是造成會議冗長的主要原因：會議前的等待、以及沒有限定時間的無限延長… 因此，在遠距會議開始前，應先達成以下共識： 身為參與者：請記得如果你會晚進到會議，先轉達給其他成員知道，以方便進行調整。

特別是當你晚進入線上會議時，會在視訊軟體中發出一些不小的雜音，而影響會議品質（實在非常尷尬）。

晚到，你應該這麼說：不要只留下一句「我會晚到」，讓人不知所措。

請給出明確晚到的原因、以及具體的時間，方便對方做進一步的會議安排。

身為主辦者：如果你會晚到，請事先將主持棒暫時交由你信任的同事，並告知其他成員；或是提早進行調整、並通知大家會議的更改的時間。

身為超級專注者（工作起來就忘了時間的人）：請自行設定鬧鐘、或是行事曆、通訊軟體提醒。

實際經驗分享：以JANDI團隊而言，為了避免大家遺忘會議的安排（有些會議可能是一個月前就安排完成），我們的做法是直接將公司的會議行事曆串入平時的溝通軟體中。

會議前便會自動跳出通知，提醒大家要開始摟！ JANDI串入會議行事曆：在會議開始前15分鐘自動提醒成員，降低會議被遺忘的機率 三、會議前準備：確認溝通管道及工具 統一發問的工具，掌握會議細節 如果你同時在使用團隊協作軟體，像是Slack、Teams、JANDI，可能會在線上會議遇到溝通管道分散的問題。

有些人的詢問是打在協作軟體的群組中，有些人則打在視訊會議的溝通欄中，這樣會導致參與者需要不斷進行工具的跳轉，來掌握會議內容。

為了避免發生這樣的狀況，建議大家在開會前先統一本次會議詢問問題的管道。

而在會議中，主持人也可以在每個小節停下來，檢視這些問題。

四、會議前準備：指定會議紀錄負責人 記錄會議，讓討論的結果有跡可循 會議記錄，除了讓無法參與會議的成員，可以重新回溯重點；同時是後續工作執行、考核等重要參考資料。

延伸閱讀：你應該做會議記錄的原因的5大原因 所有的會議，都應安排會議紀錄的負責人。

不一定需要逐字記錄，而是依照會議的特性進行紀錄，將討論後需要改善的地方、或是後續的執行步驟列出，讓參與成員未來有跡可循。

例如，一般例行性的會議，可能需要記錄各部門報告的重點、以及後續的待辦事項；腦力激盪會議(brain-storming)，注重的是彼此的啟發、激盪，需要記錄激盪後認為可行的想法。

而線上會議的好處是，你可以直接錄下所有的開會細節，讓沒有參與的成員，直接進行觀看、了解真實會議情況。

這時負責會議紀錄的成員，也可以記錄小節的播放時間，讓事後參與的成員，可以更快速的選擇與自己相關的會議片段，進行觀看。

JANDI每次開會時會指定一人記錄會議。

除了會議內容外，也標記項目負責人，方便後續行動檢視。

延伸閱讀：會議記錄技巧、工具文章推薦（電腦玩物） 關於會議基本紀錄要點，以及工具推薦、會議記錄表單參考   五、會議中：善用靜音的功能 降低會議中雜音，保持會議品質 因為每個人進行遠距工作的地點不同，我們很難避免外在的雜音，像是家中小孩的打鬧聲、咖啡廳的英文家教對話。

這時，看似不起眼的靜音功能，就能在視訊會議中發揮很大的作用。

當然你可以再搭配一些降噪的工具，像是 Krisp，來阻絕你的背景聲音。

事先提醒靜音功能：在會議進行前，建議主持人在開會邀請中，就先告知大家進入會議前請確認麥克風狀態，並在進入會議時，先開啟靜音。

需要發言時，再將麥克風開啟。

六、開會技巧：主持會議的溝通技巧 無法面對面溝通—你需要更有技巧的主持會議 在實體會議中，我們更容易去掌握會議的節奏、以及適時停下離題或是話太多的成員。

然而，在線上會議中，會因遠距、軟體的限制，而難以控制場面。

作為線上會議的主持人，你可以透過下列4個技巧，來提高會議的溝通品質： 留白：不要太快進到下一個主題！每個問題，都應該多停1至2分鐘的時間，除了讓大家可以有時間思考，也降低線上會議軟體延遲傳遞的狀況。

開啟視訊的畫面：許多人在進行視訊會議時，傾向關閉鏡頭，但是單憑語音，很難透過面部表情，知道對方是否理解。

因此，在會議時，不要害羞露出你最真實的樣子，讓會議可以更有效的進行！ 進一步的詢問：就像文字，常常會面臨「說者無心，聽者有意」的狀況。

只是透過表情，很難了解他人真實的想法。

這時就cue吧！讓對方表達內心真實的想法、反饋。

準備好離場詞：不是每次都能靠一場會議就達成共識、或是找到解決方法。

不要讓大家就這樣看著彼此乾瞪眼，善用一些離場詞：「這部分留到下次討論，請大家會後找資料、思考，我們再定時間進行決議」，讓會議可以進到下個段落、或是結束。

七、會議後：搜集意見回饋 透過真實反饋，了解會議滿意度，進行優化 剛開始進行遠端視訊會議，一定會有不適應，也會有不如意的結果。

沒有人會希望在主持完一場會議後，被參與者視為浪費時間。

因此，進行事後的調查、以及優化，可以協助你提升會議參與的滿意度。

這邊提供給你4個問題，釐清成員對於線上會議的想法： 線上會議工具效能：在進入線上會議時，容易嗎？還是有遇到什麼問題？你認為需要更換其他線上會議軟體嗎？ 線上會議的必要性：如果下次有類似的開會議題，你會傾向使用線上會議的方式，還是透過協作軟體（Slack、Teams、JANDI)，進行文字討論？ 線上會議的規則：你覺得靜音對會議品質有幫助嗎？開啟視訊（能看到彼此的表情），對你來說是有幫助的、還是會感到困擾呢？ 線上會議的主持表現：使用線上會議是否會讓你不清楚何時是適當的發言時機？會議主持人的在時間的掌握度、統整度，表現如何？ 疫情讓我們開始思索遠距工作的可能，或許有些公司早已習慣遠個工做的模式，有些還正在摸索、嘗試。

而遠端線上會議會遇到的問題百百種，可能是wifi訊號突然中斷、鄰居正在施工、或是貓咪直接趴在你的鍵盤上。

即便是時常進行線上會議的團隊，也無法完全避免突發狀況。

如果你是剛開始嘗試遠距會議的團隊，歡迎試試上述7種方式，提升會議品質、不斷優化，找到最適合自己團隊的模式；如果你是經驗豐富的團隊，歡迎在底下留言，和我們分享更多的線上會議技巧，一起提升工作生產力！ （本篇文章編譯自 7strategiesforrunningeffectiveremotemeetings） PostViews: 6,460 分享ClicktoshareonFacebook(Opensinnewwindow)ClicktoshareonLinkedIn(Opensinnewwindow)ClicktoshareonTwitter(Opensinnewwindow)Likethis:LikeLoading... Related Share FacebookTwitterGoogle+EmailFacebookMessengerLinkedinTelegramLINE Youmightalsolike 工作效率與職場生活 美國解封卻面臨史上最高離職潮，勞工為何在經濟復甦時選擇quit？ 高效工作技巧 企業轉型仰賴內部創業，「一人公司」模式會是未來新顯學？ 高效工作技巧 團隊空降新主管上任提出三大問題，身為員工該如何藉此表達個人工作優勢？ 工作效率與職場生活 嶄新下班學習術—聆聽Podcast節目接受新知，邊聽邊進修！ Prev Next Commentsareclosed,buttrackbacksandpingbacksareopen. 與協作專家聊聊🎉 立即預約 訂閱【工作效率技巧】最新文章 輸入您的email並點擊【訂閱】，即時獲得工作效率技巧文章或相關活動資訊。

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