「會議」的終極技巧：掌握開會的十大訣竅| 一流人 - 遠見雜誌

「會議」的終極技巧：掌握開會的十大訣竅 · 鍛鍊會議上的發言技術 · 秉持「三分之一法則」發言 · 在會議中不要論資排輩 · 訂定時間限制 · 設定一個容易得出結論 ... ESG遠見|華人精英論壇|城市學|健康遠見|遠見行動誌|電子報|註冊|登入為提供您更多優質的內容，本網站使用cookies分析技術。

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我了解關閉首頁好享生活職場生涯「會議」的終極技巧：掌握開會的十大訣竅文/一流人   2018-05-14瀏覽數23,100+前面已經提過，有效率的會議和會議引導者有多重要。

接下來，我再介紹十個具體訣竅，包含如何活用引導者來提升會議的效率。

鍛鍊會議上的發言技術 要強化在會議上的發言能力，請先記下每位與會者的姓名，以姓名相稱總是比較好溝通。

在表達意見時，切記不要感情用事，重點是明確指出雙方意見不同的地方。

還有，在反駁對方的意見時，一定要提出相對的提案。

否則就是為反對而反對，憑白打斷整場討論。

另一個重點是，細心留意聽眾的狀況和對話發展。

無視對話脈絡，一味主張自己意見並沒有意義。

不過一旦時機成熟，就要果敢地切入重點論述。

為此，你事先記下來自己到底要說的重點。

秉持「三分之一法則」發言 當你在對話過程中有話想說，不要馬上說出口。

先累積三件想說的事情，從中挑選一件「你真正想表達」的內容發言。

我稱這為「三分之一法則」。

只有一件事想說，通常是一時興起。

想到什麼就說什麼，你的對話不會有內涵；而「二分之一」又稍嫌薄弱。

累積了三個想法，多半會歸納出不錯的意見。

這也代表，你懂得配合談話的發展，說出重要又有效的言論。

在會議中不要論資排輩 社會的上下或輩分關係明顯，不是一件壞事。

但在會議中過度講究資歷和輩分，將使會議失去原本的功能。

因此在會議中，最好先排除輩分制度。

引導大家暢所欲言也是引導者的重要職責，與會人士也要有同樣的共識，會議才能具有高度的建設性。

「換座位」便是具體的改善方法。

一般來說，會議室的位子表面上都是隨便坐的。

然而，地位越高的人多半坐在越裡面，大家也會下意識地按照輩分入座。

於是，發言次數和順序也就跟著資歷和輩分走了。

要避免類似的情形，可以按照贊成派、反對派、中立派的方式入座。

拿起各自的東西換座位，會幫大家建立平等意識，擺脫輩分的束縛。

訂定時間限制 沒有明訂結束時間的會議，注定變得冗長。

首先要明確指出會議結束的時間。

如果規定一個小時，就必須在一個小時內開完；規定兩個小時就得兩個小時內開完。

再者，那些發言時間過長的人講話多半很空洞，最好也限制每個人的發言時間，以免有人說個沒完。

開會要有效率，需要經過一些訓練。

白板和碼表能夠發揮訓練效果。

請在討論時擺上一面白板，寫上不同意見派別的論述。

如此一來，討論內容經過統整後，就不會流於無意義的爭論了。

除此之外，各個派別的意見也會更明確。

碼表準備好了以後，給每個人三分鐘的發言時間，訓練大家在發言前，先整理好自己的論述。

設定一個容易得出結論的主題 設定一個容易得出結論的主題，也是具體推動討論的重點。

一開始主題就設定得太大，絕對免不了抽象的討論，對話也將毫無交集。

最後將變成討論了老半天，卻無法決定任何事。

會議引導者的職責不只是統整論述，還應該積極引導大家提出具體的方案。

另外，先從「比較容易決定的主題」開始解決，也是會議引導者該有的手腕。

先解決比較好處理的議題，會議才不至於鬆散；論述經過歸納統整後，大型主題也會更容易討論出結果。

「不翻案」是開會禮儀 有些人在會議中喜歡老話重提，推翻已經建立的共識，這是應該極力避免的事。

除非發現了新的證據、論點，或是找到之前遺漏的重點，才能推翻已經建立的共識，重新退回原案思考。

可是，千萬不要因一時衝動而推翻共識，或是把剛才的討論作廢，這樣花再多時間討論都不會有進展。

利用「後設討論」培養宏觀的視野 會議引導者要有綜觀討論方向的能力。

換句話說，引導者不能拘泥於自己的主張或思想，要以宏觀的視野掌握討論方向，弄清楚與會者有哪些意見，觀察各個派系之間是否有一定程度的諒解，並在整理論述的過程中推動會議進行。

有時我會請學生分成兩組，一組是討論組，另一組是觀察組。

討論結束後，由觀察組來召開檢討會。

我會問他們一些問題，讓他們互相交換意見。

例如，剛才的討論是以什麼方式進行？誰的意見最具有說服力？改變論述的關鍵是什麼？這種訓練方式我稱為「後設討論」，多嘗試幾次，就有能力掌握討論內容，在會議上發表有效的言論。

了解休息時間的功效 會議停滯不前時，需要轉換氣氛。

任何會議都可能有停滯的狀況發生，這時可以先暫停會議，提議大家去喝杯咖啡休息一下。

先中斷討論，製造讓大家說出真心話的機會。

你可以問他們期望的發展是否跟剛才的討論方向一致。

如果有人先提出質疑，其他人就敢發表意見了。

有些人可能會坦白，自己剛才是礙於討論方向才說出違心之論；搞不好還會有人說，被否決掉的意見其實也不錯。

在休息時間說出的意見才是真心話。

再者，有一段休息時間也能沉澱情緒，消除身體的緊張與疲勞，這樣討論才有重新開始的空間。

從這個角度來看，在討論不出結果時，先到咖啡廳休息，安排一段回顧會議過程的時間。

如此一來，就算這次會議無疾而終，或許也能成為下一次推導結論的開始。

活用協調式的討論能力 討論的方式有兩種，一種是用反駁對手的方式進行辯論，一種則是協調不同意見來推導結論。

其中辯論法是由古希臘亞里斯多德所開創的體系，對於同一議題持有相反意見的人，要以各自觀點反駁對手，直到某一方勝出為止，屬於「戰鬥型」的討論方式。

不過，我覺得這樣的辯論法不太實用。

別的不說，徹底駁倒客戶或主管是會倒大楣的。

所以，我們要活用協調式的討論能力。

好比在討論時，不要光想著駁倒對方，最好加入「設身處地」的思維。

這麼做可以看清「雙方的立論優劣」，掌握靈活的思考能力。

換句話說，重點不是叫你計較輸贏，而是提高彼此的「自知之明」並加以利用。

在反駁對方時，也千萬不要斬釘截鐵地否定，要用溫和的方式發言。

例如先迎合對方，再提出自己的意見。

也就是，在調和中穿插自己的主張和意見。

用腦力激盪法提升會議能力 我建議各位用腦力激盪的訓練方式，來提升前面提到的開會能力。

腦力激盪法的精髓，在於「不爭論」的大前提。

也就是不要否定對方發言，只求盡量提出各種意見。

聽到不錯的意見就拍手或讚美，至於不太能認同的意見也先拍手附和。

重點是用虛懷若谷的態度來包容各種意見。

隨著意見越多，起先你覺得不怎麼樣的意見，之後想想或許也沒那麼糟。

另外在提出意見的階段，要蘊釀能夠暢所欲言的氣氛。

組織的改革和進化，源自於多樣化的意見；高壓領導者召開的會議，不會有創造性。

「一言堂」的會議沒有太多選擇餘地，組織很可能被帶往錯誤的方向。

本文節錄自：《大人的溝通全技術》一書，齋藤孝著，葉廷昭譯，寶鼎出版。

圖片來源：pixabay延伸閱讀搶救大家的時間！Google推智慧白板高度提升開會效率黏手機「假裝」有生產力？學學矽谷新創的高效開會模式吧！解決生活中堆積如山的瑣事，你要學會「與自己開會」！職場生涯閱讀熱門文章1科學家解謎：新冠肺炎痊癒後，是否真的會留下後遺症？2台灣首府大學停辦，8月前資遣50多位教職員！學生慌：未來怎麼辦？3南加州教會槍擊案／妻罹癌返台打算離婚，兇嫌周文偉萬念俱灰4太陽能板下雞蛋香，不僅很「來電」，還解決農地痛點5狂跳針確認「你懂我的意思嗎？」為何容易引發反感？克服2種心理狀態，「這樣說」更讓人信賴熱門快訊實踐CSR》運動企業認證徵件中有感提升澎湖醫療！品質大改善安居樂水翻轉新北市企業數位轉型爭霸戰熱烈報名中手語嘛ㄟ通！金融友善服務零障礙含金高科技匯聚！新北投資新聚落數位專輯當月期刊2022年5月號仁寶、和碩5G網通新品齊發，原來是向這兆元產業看齊？「玩美移動」張華禎：我姓張Chang，所以喜歡change改變花旗退場後，誰是消金新龍頭？3大觀察點看外銀在台版圖消長購買訂閱目錄2022年4月號立訊長驅直入電動車，想成新跑道的「第二個鴻海」？有一種蘭叫「烏克蘭」爆紅，台灣育種之父花5年研發極品敲響小國軍備警鐘！台灣後備改革，還缺哪幾塊拼圖？購買訂閱目錄電子雜誌2022年3月號全台最難訂餐廳、飛花落院費十年打造，滿足心靈與味蕾的雙重幻想小學徒熬成台灣最難訂餐廳老闆娘，飛花落院女主人從挫折中淬鍊成功誰讓烏克蘭人民、台灣的環球晶無語問蒼天？購買訂閱目錄最新出版2022大學暨技職入學指南2022年，對學生、家長和老師來說，都是無所適從的新起點。

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