開會總是沒效率？讓主管愛上你的10個高效會議技巧

從會議規劃、開會流程引導及會後跟進，你可以掌握以下10 個技巧： ◎會議 ... 開會必須先準備議程，但是大部分的議程是只列出報告順序而已，其實一份 ...  AllPosts職涯小教室學員心得數位行銷趨勢各國產業動態好奇心觀察搜尋創新未來學校2021年9月23日已讀5分鐘開會總是沒效率？讓主管愛上你的10個高效會議技巧「會議太多了，好浪費時間！」你心中也有類似的吶喊嗎？早上踏進辦公室就開始陷入會議接龍，一天連開4個會，卻沒有達成任何結論？根據最新統計，大多數員工每天平均要開兩場會議，但是50%都在浪費時間；高達92%的與會者會邊開會邊處理其他工作任務。

若你是中階主管，花在會議中的時間是35%；高階主管的會議時間則是更為驚人的50%！若你想要做好時間管理，提升工作效率，從會議管理著手，絕對是最事半功倍的方法！從會議規劃、開會流程引導及會後跟進，你可以掌握以下10個技巧：◎會議規劃階段關鍵心法1：確認你的會議目標，才不會白費功夫為什麼很多會議讓人覺得根本沒必要開？沒錯，其實很多會議根本缺乏明確的目的，所以大家花了時間卻沒有得出結論。

在召開會議前，先問問自己目的是什麼：我們必須做一個決定嗎？我們想要交換這見、激盪想法嗎？我們需要的是跨部門溝通嗎？我們是為了制訂一個提案計劃嗎？最終，你應該得到一個明確的句子：「在會議結束時，我希望我們可以針對這次的專案達成共識，立即展開」，或是「開完這次的會，我希望可以幫助主管判斷新的店面應該開在哪裡。

」關鍵心法2：正確設定議程，讓會議準時結束開會必須先準備議程，但是大部分的議程是只列出報告順序而已，其實一份完整的議程應該包含以下元素：優先事項：絕對必須涵蓋哪些內容？預期結果：我們需要在會議上達到什麼目標？參與者：誰需要參加會議才能成功？順序：會議將按什麼順序進行？時間：每個主題將花費多少時間？日期和地點：會議何時、何地舉行？關鍵心法3：邀請對的人與會，並分配任務與會的人不發言、不參與，是浪費時間的重要原因之一。

許多公司都有一個壞習慣，就是在會議邀請時，喜歡一口氣邀請很多人，即使他們其實沒有必要參加。

最好的解方，就是確保每一個與會者都有必要出席，問問自己：為了實現會議的目的，誰需要參加？實現目標，需要誰的投入、支持、知識或專長？有誰是可以不用參加的？然後，確保只邀請必要的人參加，並如果可能，盡量限制會議人數，最好不要超過10人，否則會議很難有效率。

若開會人數太多，則必須分組、分主題討論。

此外，也別忘了事先指定會議記錄者，確保會有人詳實記錄會議的發言、決議、決議事項執行者及執行時間表等細節。

關鍵心法4：預先準備會議資料，督促與會者事先閱讀很多時候，與會者往往是會議開始之後，才開始閱讀資料，非常浪費時間。

會議規劃者應該事先準備開會資料，分派給與會者，並請大家預先閱讀，確保每個人都清楚知道會議討論的事項、自己的角色。

◎會議進行階段關鍵心法5：有力開場破冰，帶動討論氣氛會議主席應該準備一個1分鐘左右的有力開場，簡明扼要地說明會議的目的及規則。

跳過這一個關鍵部分，很容易讓與會者開了很久的會，都還是搞不清楚自己為何會坐在這裡，或是隨意提出不相干的討論主題。

重申會議目標後，主席也需要花點時間激勵房間裡的人參與，簡單說明與會者的任務，讓大家知道自己可以貢獻什麼專業知識來實現目標。

關鍵心法6：制定會議規則很多會議要嘛就是沒人發言，要嘛就是大家爭先恐後只想說自己想表達的事情，或者是人人都盯著眼前的電腦，缺乏參與。

制定會議規則，引導大家用正確的方式溝通和討論，可以解決很多問題。

一些通用的基本規則包括：準時開始與結束：開會最忌不準時開始，不準時結束，兩者都會嚴重影響所有與會者的工作、增加公司成本，同時延誤相關人等後續時程。

明訂會議開始時間，遲到超過10分鐘不得進場，嚴格制行，讓開會準時變成部門習慣。

做好時間控管：將議程寫在白板上，嚴格按照時間表開會，如果議題討論即將超時又尚未達成決議，主席必須動用表決或親自決議。

假如討論時發現該議題的確牽涉複雜，眼前沒有足夠資訊可供做出正確判斷，或不同部門需要再回去討論，則可暫時擱置，訂定下次開會時間之後，進入下一議題討論管理專注力：規範大家在會議中使用電子產品的方式，例如請大家先集中放置手機與電腦，確保大家的注意力集中，加速討論速度。

關鍵心法7：鼓勵發言每個與會者都必須參與討論與發言，為會議做出貢獻，不能只有人在而心不在。

但是在會議中，往往只有幾個人願意或較擅長表達自己的想法。

主席必須適時地請內向者發言，或是營造有利於討論的心理安全感。

關鍵心法8：一定要做出結論，並總結要點會議進行到最後，一定要得出一個明確、可跟進的結論，並指定負責及協辦人，訂出完成任務日期及進度檢查點（CheckPoints），將這些內容都詳實記錄下來，明文規範。

除此之外，主席也應該在會議結束前進行總結，再次確認所有的行動計畫及時間點，並讓所有的與會者都同意這些內容，這是一種心理學技巧，也就是所謂的「同儕壓力」與「公開承諾」——如果每個人都聽到並同意，他們必須在下週一之前完成某件事，那麼大家會更有內在動力去完成，不見得需要仰賴外部的監督與控制。

◎會議結束後的跟進階段關鍵心法9：24小時內發出會議紀錄確保會議結束之後，24小時之內必須將紀錄寄給大家，不只可以幫助每個與會者再度確認會議結果，以免有的人因認知不同而產生誤解；白紙黑字記錄下來，也更有利後續追蹤管理進度。

每個每個行動項目都必須包含3件事：明確的可交付成果負責人／當責者截止日期/檢核點關鍵心法10：確實跟進，才不會一直重複開會跟進的藝術是一種重要的職業習慣，在會議中也很重要。

雖然在會議中，每個後續行動都有負責人，但是會議主席也必須透過電子郵件、電話或其他形式，提醒大家落實。

根據許多主管的經驗，在會議結束後的幾天或幾週後安排一次追蹤會議會很有幫助，不只可以督促大家，也有助於減少重複、無效的會議。

 資料來源：MindToolsForbesBrianTracy 創新未來學校推薦課程：PMP®專案管理師國際認證培訓班11/14開課，共六個週日提升專案工作績效、帶領團隊衝刺，理論與個案實務整合教學，成為全球搶手的金三角PM人才！【數位能力閃充】線上工作坊2021/10/02起，四個周六或周日從數位行銷策略到企劃書撰寫技巧，搭配Facebook經營與廣告投放，及GoogleAnalytics網站數據分析。

補給職場所需要的數位行銷全方位能力！ 以上課程均視疫情狀況調整，歡迎私訊LINE@，或關注粉絲團最新資訊！ 🔎更多業界優質課程，歡迎洽詢： 創新未來學校｜線上學習顧問LINE@ 創新未來學校｜FB粉絲專頁 創新未來學校｜Instagram 開會會議效率開會流程會議管理職涯小教室0次查看未被按讚的文章