5個步驟，建立完美的新進員工入職流程！ - 104職場力

欠缺「人味」的訓練方式，只透過教育訓練文件、影片讓新人自己摸索、學習。

... 在研究中整理出幾個要素，是從新人到職開始、最有利推動培訓計畫實行的要點，或許計劃 ... Skiptocontent HR經驗分享 日期｜2022.03.02 觀看數｜29985次觀看 人才招募人資經營管理 5個步驟，建立完美的新進員工入職流程！ 文／《104職場力》編譯整理 本文目錄（點擊可直接跳至該章節閱讀）請記住，別一開始就把人嚇跑讓新員工的第一天變成團隊慶祝日安排一名部門輔導員人資部門務必掌握新人的訓練進度利用意見回饋，不斷優化新進員工入職流程 想像一下這幅場景：一名新進員工在訓練有素的人資領導下，在到職第一天走進了培訓說明會議室，手裡拿著印刷精美的「新人到職須知講義」，會議室裡正展示著高規格製作的企業宣傳影片，大談公司理念、願景，桌上配備一應俱全，識別證、新電腦、筆記本，以及公司贈予新進員工的小禮品。

這是很熟悉的新人到職景色吧？明明企業提供了完整的訓練課程，也依循著新人到職流程引導他們，為什麼還是常常讓新進員工感到不自在、在工作中不知所措，甚至很容易在剛進公司的那段時間感到被孤立、甚至不受歡迎，到底我們做錯了什麼呢？ 很多人資會誤解招募工作的完成處，認為只要招募的人才前來報到、如實繳交應提供予公司的基本資料、表單，完成資料建檔，渡過新人報到的那一天之後，就算完成自己的招募工作了。

事實上人力資源管理者可以做的不只如此，優秀的HR會和新員工的單位緊密合作，在新人剛進入公司的一開始就規劃有系統的流程、協助新人快速融入團體，盡快發揮他的最佳戰力，能夠在上手職掌後、獨當一面協助公司處理相關業務。

因此完成招募工作的終點，其實不是在新人報到的那一天；而是確保新人能夠完整發揮他的實力、勝任自己的工作職位，才算完成一個招募。

下面我們就來看看，如何透過5個步驟，建立完美的新員工入職流程，事半功倍的幫助每位人才都能發揮所長，成為公司重要的一份子吧！ 1.請記住，別一開始就把人嚇跑 面試時，我們會透過各式的詢問、試鍊來查核求職者的能力、專業技能，因此會嚴格看待求職者的一言一行。

但是當他的身份已轉換成新進同仁時，我們必須調整自己的相處模式，將他們視為公司全新的一份子，是我們的工作夥伴、而不是接受我們考驗的菜鳥。

很多新進員工在入職第一天會對這些事情感到有壓力： 一整天八個小時內，突如其來必須熟記部門營收、季／年目標、所有同事的長相、名字。

無趣而冗長的教育訓練課程，一口氣要求新進員工在一週內熟記公司過去的歷史和所有長官。

欠缺「人味」的訓練方式，只透過教育訓練文件、影片讓新人自己摸索、學習。

完全空蕩的辦公桌，沒有電腦、螢幕，甚至電話，未替新人準備好可以立刻上工的工具。

如何讓新進員工別在第一天就感到不自在，甚至「萌生退意」呢？不論國內外的專欄文章，都建議採用「同理心思考法」來應對，即是設身處地的去思考： 「如果今天是我換去一個新的工作環境，我會希望獲得什麼幫助？」 良好的公司第一印象，將有效提升新進員工的留任率，美國的人資機構研究顯示，在入職期間透過循序漸進的培訓方式，不要過度施加壓力給新人，不僅能加速新舊員工的工作整合、提高生產率，最重要的是能讓新進員工在適應期過後的離職率，下降約25%。

因此，盡可能的在新進員工入職的第一天，在「展現公司最好一面」之餘，務必要對新進人員多點體貼、多些關懷，不要期望他在第一天、第一週就學會所有事情。

2.讓新員工的第一天變成團隊慶祝日 舊金山州立大學的人力資源管理計劃負責人JohnSullivan在研究中整理出幾個要素，是從新人到職開始、最有利推動培訓計畫實行的要點，或許計劃很嚴謹，但執行起來可以很人性化。

其中包括幾個項目： 制定清楚的目標，並帶領新人實現。

讓新員工的第一天變成團隊慶祝日。

透過日常興趣、喜好的閒聊，讓同事間產生連結。

在第一天就提供新員工足夠的生產工具。

不要給予新同仁倉促、乏味或無效的工作來消磨時間。

在雙方剛開始合作時，就透過大量的反饋來互相提升改進。

其中最有趣的，要算是「讓新員工的第一天變成團隊慶祝日」這件事。

很多組織非常擅長於「歡送一名親愛的同事離職」，可能會舉辦送別餐會、辦一個體面的辦公室離別Party、眾人一起舉杯互道珍重，甚至去KTV夜唱通宵、以顯情誼。

奇怪的是，當這名員工當年初來乍到公司時，卻沒有人想這麼做。

一個組織如果在歡迎新員工時，透過輕鬆的聚會拉近彼此的距離，可以不用在雙方都還未熟識、仍在試探階段時就滿口公事、生硬的數字，而且可以在溫馨的氣氛下迎接新員工的到來，不再放他在辦公室裡，默然面對因公事忙得團團轉、無暇帶領他的同事、主管們。

不一定所有的組織都會舉辦豪華的歡迎式、同樂餐會、或是另覓場地的團康活動，多數組織的作法是在員工到職的第一週，安排數名資深同仁帶領他去公司附近覓食，藉由午餐邀請認識週邊環境，包括餐館、停車場、大眾運輸系統、生活機能介紹等等，也是很棒的作法。

3.安排一名部門輔導員 雇主很常忽略新進員工常會有一些「基礎、非專業」的問題，即便安排再多的訓練文件、課程，也不見得能回答出一些職場中會遇上的細節，譬如：公司是否有些特殊用詞（黑話）？主管們習慣使用的文件格式？某位主管閱讀報告的習慣？辦公室是否有特殊的禮節需遵守？（甚至是更基本的問題，辦公室的wifi密碼？我們公司有提供衛生紙或水杯嗎？文具如果用完該跟誰申請？） 這些問題隨著員工一步步上手工作後，總有一天他會在碰撞中摸清答案，但是與其等待新進員工在遍體鱗傷後才知道解答，何不一開始就讓較資深的同仁來引領他，快速讓新人知道解答，盡快專注在工作上呢？ 許多公司會直接安排一位專屬新人的「輔導員」，透過該名資深員工幫助員工在第一個月解決各種大小問題、確保新人在各方面都可諮詢，以利入職流程更順暢。

延伸閱讀：如何當個討人喜歡的職場菜鳥？千萬別犯辦公室禮儀的五大禁忌！ 4.人資部門務必掌握新人的訓練進度 在新人剛到職的期間，和部門主管間的溝通是非常重要的──這邊指的是對HR而言。

很多公司會讓人力資源管理部門協助設計訓練清單、培訓計畫，希望新人能夠在進入公司後順利融入，不要發生在適應期間就人才夭折的情況。

但是清單設計完成、也交付到部門手中，新人一到職後，所有的工作卻由部門主管來接手，而他們會不會按照清單上按表操課，沒人能肯定。

因此，如何確保部門主管和資深員工會如實執行訓練規劃，仰賴人資部門主動積極的詢問（但不適合過度頻繁），透過訓練進度、狀況回報，掌握目前新人的學習進度。

通常部門的訓練應包括具體的培訓計劃、鼓勵主管和新員工分享對於工作的期待、短期目標的設定、職掌範圍，然後在最初的階段密集、積極的主動關心新員工的狀況。

最糟糕的情況就是新人被部門閒置一旁，等待他自行摸索、期望他能自己跟上大家的腳步，這是所有人資都該避免的。

5.利用意見回饋，不斷優化新進員工入職流程 良好的培訓計畫必須伴隨著與時俱進的優化，人才會隨著世代不同、相應的訓練方式也不同，如果企業運用的訓練培訓計畫是十年如一日、墨守成規的作法，勢必會和不同世代產生代溝隔閡，無法達成訓練目的。

因此在每次的新進員工訓練流程中導入意見回饋，蒐集受訓者（新進員工）、訓練執行者（資深員工或主管）雙方的意見，找出哪些訓練項目過於繁重、或是不合時宜的作精簡，或是訓練內容過淺、對實際執行幫助有限，建議擴充訓練項目、或是提出更好的作法，改善公司的入職培訓計劃，讓新人、單位、公司三者皆贏。

一個企業如何對待新進員工，將是企業最佳的福利行銷素材，懂得在人才入職的第一天就善待他、幫助他進入狀況，絕對能激發他的效力熱情，願意和公司建立長期而穩定的積極關係，而新人若能如期發揮戰力，對於組織的工作分配、目標達成也有絕對正向的幫助。

沒有一個人希望在進入新環境時被當作棄子，任其自生自滅。

下回再有新人來報到時，不妨試試看利用這5個步驟，絕對可以幫助新進員工快速融入公司、成為即戰力哦！ 延伸閱讀：降低新人陣亡率，請你跟我這樣做！如何協助新進人員適應組織環境、工作順利上手人才報到，挑戰才開始 提升招募轉換率，大家都在看這些： 求職者體驗Workshop–提升雇主品牌形象成為搶手的人資招募，必修的招募漏斗數據思維PowerBIHR管理分析師–2小時內學會好用易懂的招募數據儀表板 掌握HR新知的三大妙方 ★訂閱【人資充電】，最新法令、人資妙方不漏接★ 點選《104職場力‧人資充電》分類頁【最右方】標籤，完成【訂閱】 ★加入【人資充電】LINE@，時事法令、即時好文搶先看★ ▲點選圖片，馬上加入【人資充電】LINE@ ★追蹤【人資同學會】粉絲專頁、最新文章不錯過★ 人才招募人資經營管理 CloseMenu