如何主導一場高效率會議？掌握2大關鍵時間點，開會就不會 ...

你是否曾經思索：為什麼有一些人開會很有效率，有些人的會議卻總是成效不彰：無法準時開始、討論常常離題、會議結束問題得不到共識、之後大家也未採取 ... 商周會員登入 × 啟動成功關鍵，隨時掌握商周.com最新資訊 提供第一手新聞解析、財經趨勢、專屬活動 接收通知 下次再說 已加入收藏 已取消收藏 焦點 焦點首頁 時事分析 封面故事 今日最新 大家都在看 國際 國際首頁 全球話題 趨勢中國 財經 財經首頁 產業動態 商業趨勢 焦點人物 投資理財 地產風雲 新冠肺炎追蹤 相關網站 商周財富網 管理 管理首頁 創新策略 數位轉型 行銷密技 領導馭人 職場 職場首頁 職場修練 創業心法 心靈成長 英文學習 教育趨勢 共好ESG ESG專區 生活首頁 中場幸福學 養生保健 時尚藝文 美食 旅遊 相關網站 良醫健康網 alive 專題 名家專欄 特別企劃 影音 數位閱讀 商周知識庫 商周共學圈 商周陪你讀 百大顧問團 關鍵100天CEO作戰室 聲音商學院 商周Store 紙本雜誌 電子雜誌 數位訂閱 暢銷圖書 商周CEO學院 CEO領導學程 魅力領導學 職場學 青少年學習 圓桌趨勢論壇 服務 會員中心 訂閱商周 客服中心 常見問題 活動總覽 加入我們 序號兌換 商周紅包 追蹤商周 下載App抽好禮 訂閱電子報 現正閱讀 如何主導一場高效率會議？掌握2大關鍵時間點，開會就不會浪費生命 畫重點 段落筆記 新增筆記 「請稍等」英文別直接中翻英說pleasewaitaminute！一次掌握，常用的電話對談英文 0/500 不公開分類 公開分類 儲存 商周 職場 職場修練 職場|職場修練 如何主導一場高效率會議？掌握2大關鍵時間點，開會就不會浪費生命 圖為示意圖。

(來源：Dreamstime) 撰文者：陳麗卿 好形象卿鬆學 2019.07.17 2019/07/1715:16:14 你是否曾經思索：為什麼有一些人開會很有效率，有些人的會議卻總是成效不彰：無法準時開始、討論常常離題、會議結束問題得不到共識、之後大家也未採取實際行動？ 從開會，到把一場會開得有效率、有成果，是每一位職場人士邁向卓越的必經之路。

特別當你是專案負責人時，你是否有本事讓會議順暢進行，不只在會議中解決問題、達成共識、取得該有的答案與承諾，開完會後也能確實行動跟進，確實是決定專案成敗的重要因素之一。

然而，儘管我們經常在討論提升會議效率的技巧，卻很少人注意到一場會議的成效關鍵，往往也在會議的「開始」和「結束」兩個時間點！廣告 一場會議的成效，從開始和結束就能看出 「主持會議有什麼難？不就是上台講講話，接著就交給大家討論嗎？」如果你這麼想，那就太小看會議主持人的影響力了。

主持會議，意味著扮演一場會議的主人。

主人的角色不只是告訴大家這次開會要討論什麼---畢竟如果要知道會議主題，大家看議程就好了，並不需要一個人類來說明。

更重要的是，主人能夠透過氛圍的創造與引導，讓議題在對的氣氛下被討論、思考、辯論、解決；而除了導引氣氛，稱職的會議主人在會議結束前，也會為大家做總結，並列出行動清單，確保會議討論的議題有後續進展，而不只是空談。

那麼，到底要如何成為一個稱職的會議主導者？除了會議流程的掌控之外，會議「開始前」與「結束前」也是很重要！廣告 會議開始前，氣氛必須對 開會時，你會提早到會議室嗎？或者，你常等到會議時間到了，才跟大家一起進入會議室，開燈、開電腦、開冷氣…等到所有環境都就緒，不知不覺10分鐘就過去了？ 身為會議的主導者，請務必要求自己提早15分鐘到會議室。

你可以先在心中預演一遍會議流程，並且確認需要用到的設備是否都齊備了，諸如：投影機暖機了嗎？電腦是否都連接妥當？空調溫度適宜嗎？空氣流不流通？白板筆都有水嗎？資料是否每人都有？需不需要準備茶水咖啡？ 這麼做，不只是為了預先發現並排除問題，更是為了創造「對的氣氛」，進而讓大家在一開始就進入「對的模式」，也就是「會議就緒」的模式。

想像一下，當你去一家餐廳，一進門發現服務生兵荒馬亂，桌上杯盤狼藉，冷氣不冷、燈只開了一半…是不是瞬間食慾減分？而如果當你走進餐廳時，服務生從容迎接，桌子擺得整整齊齊，心中自然而然就會開始期待，接下來應該會享受到很不錯的美食。

開會也是一樣的。

身為會議主導者的你，如果能在大家抵達之前將整個場地預備好，讓其他人踏入會議室的那一刻，就能立即感受到整個空間充滿「會議就緒」的氛圍，以這樣的氣氛來引導大家的心進入「會議就緒」的模式，會議往往就能立即聚焦、順暢討論。

相反地，如果進入會議室時，空間堆滿雜物、空氣悶熱不流通、投影投不出來…在這樣的氣氛下開始的會議，與會者心中的起始模式往往會偏向「放鬆渙散」，需要更長的時間、耗費更多專注力才能進入到聚焦狀態。

會議結束前，做重點總結 此外，會議缺乏成效的原因，經常不是在於討論過程，而是在會議的最後，因為假定所有人對議題都有共同的瞭解、假定大家都會行動，而忽略了「做總結」這件事。

事實上，開會不做總結，等於冒著「相同議題、各自解讀」的風險。

因為在溝通的過程中，雙方的認知本來就很容易出現落差，而如果一廂情願地假設大家都有共識，最後必定導致誤解，進而造成行動上的不一致。

因此，身為會議主導者，你有義務與責任為會議做總結，這不僅是提出行動清單，更是讓大家有機會再度對焦會議中的決議，如果有不夠明確的地方，也可趁著總結的時候做進一步的解釋、澄清或更正。

而要怎麼讓自己的總結清楚有效能？一個好的總結，包含了這次討論議題的結論、行動清單與截止日期，最好以「列點」的方式表達，若議題還需要後續研討，也務必在大家離開前就敲定下次會議時間。

「可是，如果我總結做得不好怎麼辦？」不必擔心做得好不好，因為不論你做得好或不好，都比「沒有做」更好！並且，即使你的總結有不完整的地方，但至少讓別人有補充澄清的機會；試想，如果會議上所有人都因為擔心自己做得不好而閉口不言，因此每一個人心中對會議結論與行動清單都各自解讀，那便是導致後續執行上有落差的原由。

如果真的對總結沒信心，可以說：「讓我來做個總結，如果有不完整的地方，再麻煩大家補充…」只要加上這句話，就是很好的會議總結了。

責任編輯：葛林核稿編輯：黃楸晴 延伸閱讀 「能寫好會議記錄的人，絕對靠譜」跨國集團總監親身經驗：一個動作看出你有沒有主導能力 會議中唯唯諾諾，會後說「其實我不認同」...李開復看溝通：這3種習慣真的要不得 開會時，你手機螢幕會朝上或朝下？不想影響工作專業度，戒掉5個容易犯的「手機病」 如何在1小時會議裡，留下好印象？天使投資人揭：新創企業家千萬別說這2句話 下滑載入更多報導 開會 管理 效率 會議 好形象卿鬆學 陳麗卿 CEO魅力領導教練　陳麗卿 「假如你的實力有100分，其中『被看見』的有幾分？」 陳麗卿是【PerfectImage陳麗卿形象管理學院】創辦人，商周CEO學院【魅力領導學】課程教練，創造一系列科學化、系統化的形象教學體系，知名課程【衣Q寶典】幫助上萬名職場工作者打造成功形象，進而展現實力、贏得先機。

至今已引領團隊協助上千家企業整合員工形象，如台灣高鐵、LEXUS凌志、國泰世華銀行、宏達電子、中國美的集團等，2004年獲中國婦聯頒發【中國百名傑出女企業家】。

著有《成功禮儀》、《女人，妳的名字叫美麗》、《男人，展現你的成功有型》、《穿對更成功》、《衣櫥減法》、《衣櫥加法》、《魅力領導學》等20餘本形象管理專業書籍，是亞洲形象管理界著作最豐的作家。

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