高效率會議溝通

又要開會了！組織開會總是那麼沒效率，讓我對出席會議望而生卻，覺得開會根本就是個浪費生命的行為。

難道不能有效率地進行會議並達成決議嗎？ 透過「高效率會議溝通」 ... SlideShareusescookiestoimprovefunctionalityandperformance,andtoprovideyouwithrelevantadvertising.Ifyoucontinuebrowsingthesite,youagreetotheuseofcookiesonthiswebsite.SeeourUserAgreementandPrivacyPolicy. SlideShareusescookiestoimprovefunctionalityandperformance,andtoprovideyouwithrelevantadvertising.Ifyoucontinuebrowsingthesite,youagreetotheuseofcookiesonthiswebsite.SeeourPrivacyPolicyandUserAgreementfordetails. Upload Home Explore Login Signup Successfullyreportedthisslideshow. Activateyour14dayfreetrial tounlockunlimitedreading. 高效率會議溝通 4 Share RayWang • Nov.01,2011 • 4likes • 2,580views NextSlideShares Youarereadingapreview. Activateyour14dayfreetrial tocontinuereading. ContinueforFree UpcomingSlideShare 效率會議與腦力激盪 Loadingin…3 × Facebook Twitter LinkedIn Size(px) Starton ShowrelatedSlideSharesatend Share Email     Topclippedslide 1 1of41 1of41 高效率會議溝通 Nov.01,2011 • 4likes • 2,580views 4 Share Business 又要開會了！組織開會總是那麼沒效率，讓我對出席會議望而生卻，覺得開會根本就是個浪費生命的行為。

難道不能有效率地進行會議並達成決議嗎？ 透過「高效率會議溝通」課程訓練，我們將把會議程序重建，讓我們一起創造出會議的真正價值！ Readmore RayWang Follow GeneralManager/ProfessionalSpeaker at RayandErnestConsulting 又要開會了！組織開會總是那麼沒效率，讓我對出席會議望而生卻，覺得開會根本就是個浪費生命的行為。

難道不能有效率地進行會議並達成決議嗎？ 透過「高效率會議溝通」課程訓練，我們將把會議程序重建，讓我們一起創造出會議的真正價值！ Readmore Business License:CCAttribution-NonCommercial-ShareAlikeLicense 效率會議與腦力激盪 YoungEntrepreneursoftheFuture 效率會議 YoungEntrepreneursoftheFuture 时间管理2 bobbercheng 时间管理 bobbercheng 101.11.06就業促進研習hold住時間，成就幸福人生-詹翔霖教授-時間管理 文化大學 会议领导技巧 yeminwang 效率會議與聰明提問 YoungEntrepreneursoftheFuture RayWang WhattoUploadtoSlideShare SlideShare BeAGreatProductLeader(Amplify,Oct2019) AdamNash 效率會議與腦力激盪 YoungEntrepreneursoftheFuture 效率會議 YoungEntrepreneursoftheFuture 时间管理2 bobbercheng 时间管理 bobbercheng 101.11.06就業促進研習hold住時間，成就幸福人生-詹翔霖教授-時間管理 文化大學 会议领导技巧 yeminwang 效率會議與聰明提問 YoungEntrepreneursoftheFuture RayWang WhattoUploadtoSlideShare SlideShare BeAGreatProductLeader(Amplify,Oct2019) AdamNash MoreRelatedContent Featured TrillionDollarCoachBook(BillCampbell) EricSchmidt APIdaysParis2019-Innovation@scale,APIsasDigitalFactories'NewMachi... apidays Afewthoughtsonworklife-balance WimVanderbauwhede Isvcstillathingfinal MarkSuster TheGaryVeeContentModel GaryVaynerchuk MammalianBrainChemistryExplainsEverything LorettaBreuning,PhD Blockchain+AI+CryptoEconomicsAreWeCreatingaCodeTsunami? DinisGuarda TheAIRush Jean-BaptisteDumont AIandMachineLearningDemystifiedbyCarolSmithatMidwestUX2017 CarolSmith 10factsaboutjobsinthefuture PewResearchCenter'sInternet&AmericanLifeProject HarrySurden-ArtificialIntelligenceandLawOverview HarrySurden InsideGoogle'sNumbersin2017 RandFishkin Pinot:RealtimeDistributedOLAPdatastore KishoreGopalakrishna HowtoBecomeaThoughtLeaderinYourNiche LeslieSamuel VisualDesignwithData SethFamilian DesigningTeamsforEmergingChallenges AaronIrizarry UX,ethnographyandpossibilities:forLibraries,MuseumsandArchives NedPotter WinnersandLosers-Allthe(Russian)President'sMen IanBremmer Study:TheFutureofVR,ARandSelf-DrivingCars LinkedIn ShorterERWaitTimes Knowledge@Wharton RelatedBooks Freewitha14daytrialfromScribd Seeall BelieveIT:HowtoGofromUnderestimatedtoUnstoppable JamieKernLima (4.5/5) Free WeShouldAllBeMillionaires:AWoman’sGuidetoEarningMore,BuildingWealth,andGainingEconomicPower RachelRodgers (4.5/5) Free Authentic:AMemoirbytheFounderofVans LouiseMaclellan (4.5/5) Free MadeinChina:APrisoner,anSOSLetter,andtheHiddenCostofAmerica'sCheapGoods AmeliaPang (4.5/5) Free HotSeat:WhatILearnedLeadingaGreatAmericanCompany JeffImmelt (4.5/5) Free Blue-CollarCash:LoveYourWork,SecureYourFuture,andFindHappinessforLife KenRusk (4/5) Free Driven:TheRacetoCreatetheAutonomousCar AlexDavies (4.5/5) Free Bezonomics:HowAmazonIsChangingOurLivesandWhattheWorld'sBestCompaniesAreLearningfromIt BrianDumaine (4/5) Free AskforMore:10QuestionstoNegotiateAnything AlexandraCarter (4/5) Free TheMinistryofCommonSense:HowtoEliminateBureaucraticRedTape,BadExcuses,andCorporateBS MartinLindstrom (4/5) Free LadiesGetPaid:TheUltimateGuidetoBreakingBarriers,OwningYourWorth,andTakingCommandofYourCareer ClaireWasserman (5/5) Free NoFilter:TheInsideStoryofInstagram SarahFrier (4.5/5) Free HowInnovationWorks:AndWhyItFlourishesinFreedom MattRidley (5/5) Free CapitalintheTwenty-FirstCentury ThomasPiketty (4.5/5) Free TheIntelligentInvestor,Rev.Ed:TheDefinitiveBookonValueInvesting BenjaminGraham (4.5/5) Free EverythingIsMiscellaneous:ThePoweroftheNewDigitalDisorder DavidWeinberger (4/5) Free RelatedAudiobooks Freewitha14daytrialfromScribd Seeall TheMarch2022AudiozineIssue EntrepreneurMagazine (5/5) Free DisruptingtheGame:FromtheBronxtotheTopofNintendo ReggieFils-Aimé (5/5) Free PayUp:TheFutureofWomenandWork(andWhyIt'sDifferentThanYouThink) ReshmaSaujani (4/5) Free Anna:TheBiography AmyOdell (4.5/5) Free TwelveandaHalf:LeveragingtheEmotionalIngredientsNecessaryforBusinessSuccess Findaway (5/5) Free TheJanuary/February2022AudiozineIssue:EntrepreneurMagazine EntrepreneurMagazine (4.5/5) Free AfterSteve:HowAppleBecameaTrillion-DollarCompanyandLostitsSoul TrippMickle (4.5/5) Free TheBondKing:HowOneManMadeaMarket,BuiltanEmpire,andLostItAll MaryChilds (5/5) Free 21stCenturyMonetaryPolicy:TheFederalReservefromtheGreatInflationtoCOVID-19 BenS.Bernanke (0/5) Free ImpactPlayers:HowtoTaketheLead,PlayBigger,andMultiplyYourImpact Findaway (5/5) Free You'reInvited:TheArtandScienceofConnection,Trust,andBelonging JonLevy (4.5/5) Free AnUglyTruth:InsideFacebook’sBattleforDomination SheeraFrenkel (4.5/5) Free EndofBias,The:ABeginning:TheScienceandPracticeofOvercomingUnconsciousBias JessicaNordell (3.5/5) Free BigVape:TheIncendiaryRiseofJuul JamieDucharme (4/5) Free Subtract:TheUntappedScienceofLess LeidyKlotz (4/5) Free CryptoEconomy:HowBlockchain,Cryptocurrency,andToken-EconomyAreDisruptingtheFinancialWorld AriesWang (4.5/5) Free 高效率會議溝通 1. 高效率會議溝通 王一帆 理事長 台灣青年國際交流協會 Jun5th,2010 2. 大綱 •前言 •什麼是會議 •為什麼要開會 •怎麼開好會 •一起來開個會吧！！ •Q&A 3. 一開始，來回想一下會議的場景… •沒有目的性，大家只是閒聊、想到什麼就說什 麼。

•開會只是為了走形式，有開沒開都沒差。

•主席會前沒準備，而且缺乏引導控制會議的能 力。

•與會者缺乏守時觀念，不準時參加。

•與會者重複內容發言，眾多陪會者重複表態。

•對許多問題反覆研究，卻不能形成決議。

•報告不得要領，像流水帳。

•……. 4. 開完會後，你/妳會不會覺得 若只做出這般 程度的結論， 明明花了那麼何必花那麼長 多時間開會，時間開會？！ 卻沒有結果… 開了那麼久， 都只是尐部分 人在說，真是 無聊！！ 5. GoalSetting •試著解決開會低效率的問題 ▫會議前 ▫會議中解決低創造高 ▫會議後效率效率 •會議也是人的情況！！ ▫還是有很多不可控的因素 6. 有人統計說… •據統計，美國每天要 召開1100萬次各種會 議，經理們花在會議 上的時間要占工作時 間的40％-70％ •據日本效率協會統計， 科長以上的人員僅開 會的時間就占整個工 作時間的40%以上 7. 會議很重要！！ 8. 把會議開好更重要！！ 9. 什麼是會議？ •anorganizedgatheringofpeopleforadiscussion orotherpurpose. --CompactOxfordEnglishDictionary 10. 會議的組成要件 決 策 成 員主事討 席論 記 錄人? ?地時 11. 為什麼要開會？ 12. 組織運作兩大因素 成效 本率 13. 會議成本公式 會議成本 x3x2 每小時平 開會人數開會時間 均工資 14. 試算範例 •如果一家中小型企業有十名員工，每月平均薪資 為NT$30,000，那麼開一次全體會議2小時需 花費多尐的會議成本？ （每月工作天數22天、每天工時8小時） •[($30,000/22/8)x3]x2x10x2=$20,454 15. 兩大因素的交互作用 成本↑成本↓ 效率↑12 效率↓34 16. 開會的好處 •集思廣益成本 •快速決策反應↓ • • 重要訊息確實全面宣達 直接對與會者進行激勵 賺錢 ↑ 效率 ↑ 17. 開會低效率影響(1/2) •沒有目的性，大家只是閒聊、想到什麼就說什麼。

•開會只是為了走形式，有開沒開都沒差。

•主席會前沒準備，而且缺乏引導控制會議的能力。

•與會者缺乏守時觀念，不準時參加。

•與會者重複內容發言，眾多陪會者重複表態。

•對許多問題反覆研究，卻不能形成決議。

•報告不得要領，像流水帳。

•……. 18. 會議低效率的影響(2/2) 成本 ↑ 死亡 ↑ 效率 ↓ 19. 什麼時候/情形應該開個會 •必須依靠集思廣益才能解決的問題 •按常規步驟來不及決定的事情 •需要作出決定的事 •發生重大變革和實行新方法時 •會議對參加者具有訓練價值和激勵作用，或容易 在會議上接受的決定 20. 怎麼開好會？ 21. 會議運作三階段 •確認會議目的/發送會議議程/準備會議資料 會議前•確認與會人員 •順暢議事程序 會議中•確實做出決策 •確認會議記錄 會議後•追蹤執行事項/是否達成會議目標 22. 會議的正向循環 瞭解開會 目的 提升快樂做足必要 指數準備 享受成就會議如期 感結束 23. 提高會議效率的小技巧！！ 來玩個三選一！！ 前中後 24. 如何提高會議效率(1/4) •保證會議要有內容，明確要解決的問題。

開門見 山，直奔主題。

•及時開會。

在得到重要情報或要要求作出決策時 應立即召開，以保證有充分的時間採取行動。

•支持人和參會者都要守時，違反應懲罰。

•支援人在會前明確通知會議目的、程序、時間、 地點，讓參會者有所準備。

正式會議，還要把議 程發給參會者。

25. 如何提高會議效率(2/4) •出席討論和決策的會議人數以5-7人為最佳。

出席 會議超過20人，只能通報情況或佈置工作，更多 的人只適合於報告會和表彰會。

•一般會議時間以一小時為宜，大型報告會也不應 超過兩個小時。

生理學家認為，腦力的最佳狀態 只能保持45分鐘，人在生理上產生疲勞感的臨界 點是一小時。

•會議的重要原則是議事不議人。

不要輕易按照少 數服從多數的原則確定最後方案。

26. 如何提高會議效率(3/4) •會議要創造出一種寬鬆、坦誠的氣氛，有利於思 想的交流與溝通，提高會議效率。

•會議結束前要做總結，建議行動方案，明確責任 和規定期限，並發給所有與會者。

•做好充分的會前準備，提前將會議資料提供給與 會者參考。

•會議議題不要安排太多，盡量不要超過三個。

27. 如何提高會議效率(4/4) •事先約定每個人的發言長度，並適時提醒發言者 。

•不邀請與會議無關的人與會。

28. 縮短會議時間的方式 •臨下班開會 •站著開會 •限定會議時間，到時就鳴鈴 如果作不出決議，說明這個問題不適合在會議上 解決 29. 會議的關鍵性角色 主席記錄 30. 主席 •仲裁者 •協調者4票同意4票反對 •中立者 •關鍵影響 4票同意3票反對 3票同意4票反對 31. 記錄 • • 提醒者 催促者 主席 •要求者 •確認者 記錄 32. 八不政策(1/2) •不開無目的的會議，必須事先確定本次會議目的 ，否則寧可不開。

•不開多議題的會議，每次會議只解決一個中心議 題。

•不開無準備的會議，會前必須有充分的準備。

•可開可不開的會議就不開，只召開非開不可的會 議。

•不要無關的人參加會議，會議參加者必須與會議 議題有關 33. 八不政策(2/2) •不做離題的討論，開會時必須圍繞會議的中心議 題發言。

•不能重覆別人已經講過的觀點，表達觀點應簡潔 明瞭。

•不開議而不決的會議，會而有議，議而有決。

多 次會議才能解決的問題，應當明確宣佈是暫時休 會，並應宣佈下次會議的進一步要求，提醒大家 早作准備。

34. 一起來開個會吧！！ 35. 會議開始五部曲 PastPurposeProcessPay-offProposal （背景）（目的）（程序）（好處）（建議） 36. 以下是一段會議實例的開場白… 37. •「會議開始了，首先，多謝大家參加這個會議。

我先交代背景資料。

幾個月前，一個電腦軟件開 發商接觸我們，稱他們有一個電腦應用軟件可以 改善我們的營運效率。

我們對這個產品甚有興 趣，於是參觀了對方的公司，對方亦就軟件的效 能作出講解。

資訊科技部門已經做了大量的工作 去評估類似的產品，以及分析這間公司及其競爭 對手的實力。

今天，我們要作出一個重要的決 定。

38. •在今天的會議上，我們將決定和哪一個供應商合 作，以及預算的問題。

第一個發言的是資訊科技 部門的Gary，他會談談各種不同系統的利弊。

然 後我們將分組討論這些供應商的好壞以及評定成 本預算的計劃。

39. •如果順利，我們年底將會設置這個系統。

那時， 你們可以更加專注自己的工作，而不用再處理排 山倒海的文件。

這就是今天會議所要做的工作。

我很樂意聽取大家的意見，如果你有任何建議或 回應，請隨時提出。

誰有意見？（沉默）既然大 家都如此謙虛和推讓，就先請Gary講解系統要求 吧……」 40. Q&A 41. 王一帆RayWang [email protected] Editor'sNotes 這是因為勞動產值高於平均工資，所以要乘以3，又因為參加會議中斷經常性的工作，損失要以2倍計算。

如此算來，開會的成本的確很高。

会议效率不高的原因会议效率不高通常由以下7种原因造成。

在这7种原因中，有3种原因是会议的致命伤，需要格外警惕。

这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作 4likes × 玉米張 Nov.20,2014 yq76034150 Aug.13,2014 AlZhang Jan.01,2014 Tyylcy Nov.03,2011 Views × Totalviews 2,580 OnSlideShare 0 FromEmbeds 0 NumberofEmbeds 2 Youhavenowunlockedunlimitedaccessto20M+documents! × UnlimitedReading Learnfasterandsmarterfromtopexperts UnlimitedDownloading Downloadtotakeyourlearningsofflineandonthego YoualsogetfreeaccesstoScribd! Instantaccesstomillionsofebooks,audiobooks,magazines,podcastsandmore. Readandlistenofflinewithanydevice. FreeaccesstopremiumserviceslikeTuneln,Mubiandmore. DiscoverMoreOnScribd × ShareClipboard × Facebook Twitter LinkedIn Link Publicclipboardsfeaturingthisslide × Nopublicclipboardsfoundforthisslide Selectanotherclipboard × Lookslikeyou’veclippedthisslidetoalready. Createaclipboard Youjustclippedyourfirstslide! Clippingisahandywaytocollectimportantslidesyouwanttogobacktolater.Nowcustomizethenameofaclipboardtostoreyourclips. Name* Description Visibility OtherscanseemyClipboard Cancel Save SharethisSlideShare SpecialOffertoSlideShareReaders × TheSlideSharefamilyjustgotbigger.Enjoyaccesstomillionsofebooks,audiobooks,magazines,andmorefromScribd. Readfreefor60days Cancelanytime.