帶領您的團隊迎接高效率的會議 - Evernote

訓練您的團隊來組織並執行高效率的會議，不僅省時，也能更輕鬆取得您要的成果。

生產力提昇 帶領您的團隊迎接高效率的會議 Evernote團隊•02/25/2022 「會議應該像鹽，是為了昇華菜餚滋味而撒的香料，而非大肆狂倒的主味。

太多鹽巴會毀了整道菜，開太多會則會大大打擊士氣和動力。

」—JasonFried 所有參加會議的人，包括主辦人和與會者，都希望會議能更有效率；能花更少時間交換更多資訊，能產生更多可行動的結論，往公司目標更邁進一步。

會議應該是一場能產生決策的討論，但現實往往完全相反：既沒有結論，又損失寶貴的時間。

但只要經過適當的學習，主管或經理都可以教導團隊如何讓會議更流程，成效更好。

提升開會效率這個技巧事實上跟管理學中其他技巧一樣重要，若您能經由正確規劃、準備、排序，化被動為主動來管理會議，所謂「必要之惡」的會議的生產力絕對能大幅提升。

事前準備的價值 最容易把會議變成完全浪費時間的苦差事就來自沒有做好準備。

越能夠促使團隊成員做好會議前的準備，會議結果就越好。

提供您幾個好策略做運用： 列出會議要達成的幾個目標，並判斷誰是關鍵球員。

找出要推動專案前進的可操作的目標。

列出要涵蓋到的範圍，並以能被輕鬆消化吸收的方式來傳達資訊。

跟團隊成員分享議程要點，並搜集他們的意見。

他們很可能提出您從未想過的議題！一份囊括眾人意見的議程能確保參加者有投入心力，且他們擔憂的事都有被處理。

每一個關鍵項目都指派一位成員，讓他主導且要負起責任。

專家密技：用Evernote為每一次會議建立議程，再與相關團隊成員共用，讓他們也可以加入自己的意見。

如有將Google日曆連結到Evernote，還可以將議程與行事曆活動連結，並設定提醒自己在會議開始前打開記事。

排序、排序、排序 「會議必須是刻意且有目的的，您的組織節奏應當推崇意義而非習慣。

」—ChrisFussell 計畫會議會遇到的最大挑戰之一，就是決定哪些議題重要，哪些不太重要。

如果缺乏明確的優先順序，會議很快會失焦，真正的重點也會埋沒在一堆不重要的小細節下。

高效率會議的關鍵就是掌握重點，而最佳的做法就是做好評估並排序要討論的議題。

依照重要性排序議程項目，也就是說關鍵大案子就第一個討論，然後慢慢往較不重要的項目去。

如果會議時間拖太久，沒討論到的比較不重要的項目，可以在會後的討論中再來處理。

正如McChrystalGroupLeadershipInstitute的ChrisFussell所說：「會議必須是刻意且有目的的，您的組織節奏應當推崇意義而非習慣。

」 能幫助經理人辨識並排序事務的優先順序有幾個不同的正式技巧，包括ABCDE、SCRUM和MoSCoW法。

這些技巧大部分的核心觀念都在於，決定哪些事必須優先處理，哪些事必須先等別的事完成才能做。

視您的公司組織，或許能授權經理人開發並使用自己的事務排序技巧，最能配合他們自己團隊的需求。

專家密技：用工作事項來提早並正確地設定會議事務優先順序，並可分派個別任務給團隊成員。

如此一來，他們在會議前就可以存取資料，並可提前標記要討論的事項。

也可以為那些還沒有被排序，但遲早需要處理的事情（記得剛剛提過「待其他事情完成方能處理」的事情嗎？）設定提醒。

練習高效筆記法 在會議中出現的所有資訊都能被捕捉到（最好即時），讓需要的成員在會後也能存取到，這點非常重要，同時也確保您在會前所做的精心準備不會付諸流水。

即時捕捉資訊能確保所有討論都為真且統一，並讓大家都掌握相同的資訊。

好的會議記錄應將重點放在行動項目上，也就是那些應當執行的工作事項，好推動會議目標前進。

會議記錄應強調會議中的決策，要達成目的的必要行動項目，以及指定的負責人。

專家密技：使用Evernote的會議記錄範本來確保所有資訊都有捕捉到。

也可使用錄音功能來即時捕捉對話，日後也可隨時回放，確保所有細節都有被捕捉到。

會議記錄可即時共用，讓大家都可以在一個中央空間存取到所有資料。

團隊成員也可以自行新增記事並通知其他人，順暢的溝通讓大家都可以立刻往各自的目標邁進。

每位贏家後面都有一位好教練 在這個混合式班表和遠距工作的工作，會議變得益發重要，以確保團隊、部分、甚至整個組織的所有人都能夠掌握到一樣的大方向、大目標。

接受領導人的角色雖然艱困，卻也是非常具有成就感，而只要有正確的工具和平台，您也可以帶領您的團隊邁向會議成功。

ShareArticle Asset11 讓Evernote助您整理工作、揮別生活的雜亂。

免費註冊 顯示更多生產力提昇的相關文章 生產力提昇 習慣建立的4個D CiaraConlon是一位領導人教練、Evernote認證顧問。

她還寫了三本書，包括RiseBeforeYourBull,andotherhabitsofsuccessfulpeople。

造訪她的網站ciaraconlon.com可以看到更多提高工作生產力相關建議。

生產力提昇 五個時間管理秘訣，讓您的工作和生活更加井然有序 好的時間管理技巧，是提升效率和創造工作vs.生活平衡的關鍵。

掌握幾個技巧，就能提升您的整體工作生產力。

生產力提昇 利用一頓下午茶的時間，建立好您的春季大掃除數位清單 一份數位大掃除清單能幫助您井然有序地做好準備，您會很驚訝一份清單就能大幅提高做事的效率的。