一流企業的必修課：高效率、高產出的會議術 - 閱讀的力量

你絕對無法避免開會，但是你可以讓會議變得更有效率。

學會開一場有效率、有產出的會議，是所有企業都必須正視、必須實踐的功課， 因為當你正為了無數 ... 閱讀的力量 跳到主文 書雖然不能直接幫你解決問題，卻能給你一個更好的角度。

部落格全站分類：職場甘苦 相簿 部落格 留言 名片 May20Tue201400:33 一流企業的必修課：高效率、高產出的會議術   你絕對無法避免開會，但是你可以讓會議變得更有效率。

學會開一場有效率、有產出的會議，是所有企業都必須正視、必須實踐的功課， 因為當你正為了無數場失敗會議，浪費時間和人力的同時，形同給了對手超越你的機會。

病徵1：沒人把開會當一回事。

大家遲到、早退，在會議上最常做的事，就是在文件上塗鴉、看手機。

病徵2：開會開到天荒地老，實際的開會時間總是比預期多出兩倍。

病徵3：開會時，討論內容離題後就像潑出去的水，再也沒有回來過。

病徵4：開會後，決而不行的程度猶如船過水無痕，像沒開過會一樣。

病徵5：會議裡，大家都說了很多話，但說的都不是真話。

病徵6：大家總是忘了帶最重要的資料和數據進會議室，讓決策一延再延。

病徵7：會議的無聊程度一路走來，始終如一。

大家重複犯同樣的錯誤，沒人想做任何改變。

  上述「病徵」，你是否都有過「切身之痛」？ 根據《FastCompany》雜誌的調查，這是在一場失敗的會議裡，最常見的7個病徵； 而且只要出現任何一個，會議可能就已經失去它應有的效用，甚至正一步步邁向死亡。

不令人意外的是，似乎所有上班族都領教過失敗會議的威力。

根據Google搜尋結果，輸入「Boring」和「Meeting」，你會得到超過2710萬筆洋洋灑灑的申訴； 輸入「無聊會議」和「不想開會」，也分別有1210萬筆和619筆的抱怨和怒吼。

甚至，我們在針對本期封面故事尋找採訪對象時， 「我們開會超無聊的！」「但我們開會很沒效率耶！」也幾乎是被徵詢對象在第一時間內最常給的反應， 也難怪，《FastCompany》將他們的會議室取名「Jail」(監獄)，並標明「Justvisiting」(不宜久留)。

  50%的時間，浪費在無效會議上   會議這麼無聊、這麼討厭，上班族卻終究無法避免開會。

根據全美第二大長途電話公司MCI（現為全球第二大電信商Verizon所購併）的調查， 美國人一天共召開超過1100萬個會議、一個上班族平均一個月開61.8次會，而且其中竟有超過50%的時間被浪費掉的。

這個數字相當於每個禮拜，企業或個人必須浪費掉一整個工作天在無效的會議上； 若以會議成本公式（與會者人數x會議時間x個人時薪）計算，被浪費掉的金錢和資源龐大到難以計量。

  不過，誠如英特爾（Intel）創辦人暨前總裁安迪．葛洛夫（AndyGrove）所言：「你絕對無法避免開會，但你可以讓會議更有效率。

」 如果說會議是必要之惡，那麼我們能做的，就是改變會議，透過目的、議程和進行方法的調整，讓會議起死回生、變得有成效，不再是企業與上班族的心頭之患。

為了落實自己的理念，葛洛夫在英特爾致力於推動會議改革，並曾親自為所有新進員工上「效率會議課」，從內部推動改變，也讓「效率會議」成為英特爾最為人熟知的企業文化之一。

  學會如何開會，啟動企業改革開端   日產汽車（NissanMotor）在執行長卡洛斯．高恩（CarlosGhson）的帶領下，為日產締造高達60億日圓的效益（省下的開支+增加的營收），成功拯救連續虧損7年、26年來地位不斷下滑的日產。

這段被日本媒體譽為「高恩魔法」（GhsonMagic）的反敗為勝故事，有部分原因便可歸功於高恩對於日產會議方法所推動的革新。

「會議，就是企業改革的開端。

」 日本黛安芬前社長吉越浩一郎認為，學會開有效率、有產出的會議，是所有企業都必須正視、必須實踐的功課，因為當你正為了無數場失敗會議，浪費時間和人力的同時，形同給了對手超越你的機會。

所以，要學著開一場好會，你可以不必是一家成功的企業；但是，要成為一家成功的企業，你不能不學會如何開會。

  高效率會議4步驟   Step1. 確認開會目的以明確的目的決定會議形式，讓與會者有備而來。

Step2 .慎選出席者控管出席者的質與量，讓會議快又有效。

Step3 .確定開會形式選對開會方法，才能對症下藥、解決問題。

Step4 .完美結束會議確實記錄會議內容，利於追蹤檢討。

    會議的6種角色 會議是一個舞台，人人都有各自的角色必須扮演， 不論是召集人、主持人、提報人、與會者、計時員或記錄員，都應力求融入劇情，合力創造出完美的演出。

  英特爾（Intel）前任董事長葛洛夫（AndrewGrove）曾說， 「會議是從事管理工作必經的媒介。

你絕對無法避免開會，但是你能讓會議更有效率。

」 然而，進到會議室裡，人們感受到的氛圍多半是「無可避免」，而非「效率十足」。

  於是，台上與台下分裂成兩個世界，大夥兒各忙各的。

其實，會議是一個舞台，人人都有各自的角色必須扮演，關鍵在於融入劇情，合力創造出完美的演出。

    角色1:召集人會議的召開，必須投入公司的人力和資源（除了場地費之外，不妨再計算一下每個人的時薪乘上與會人數），所以召集人事前便應確定會議目的何在？是不是有必要開？是否還有其他替代方案可協助達成任務？確立開會的必要性之後，接著便著手準備議程，清楚界定會議主題，以及欲藉由會議達成的任務及目標。

務必在會前便蒐集所有的提報內容，並在會議前一天將議程和提報內容送交與會者。

議程若有任何變更，儘量在會前告知。

至於硬體部分，召集人則要負責會場的選取及布置，包括租借會議室及準備視聽器材等。

    角色2 : 主持人主持人多半是主管，有時也會是會議召集人。

主持人在會議中最重要的角色是確保討論不偏離主題，專注於解決問題、達成既定目標，並盡量讓部屬或與會者暢所欲言、說到重點，同時不致流於只有少數人在發言。

主持人應扮演協調者的角色，掌控會議的紀律及進度。

若與會成員出現紛爭，除設法化解之外，更要能從衝突中了解事情的真相。

主持人最好是沉默、被動的觀察者，可從旁了解與會者之間的互動。

為確保在會議中能專注聆聽，消化所吸收的資訊，主管可當場做筆記：對部屬而言，主管記筆記的動作，表示的是一種承諾；而上司也可以經由筆記，在下次會議中追蹤進度。

    角色3 : 與會者會議現場裡，姿態最多變的，莫過於與會者了。

 刻板印象通常是：翹起二郎腿、沉默、發呆、喝茶、看報、聊天。

然而，與會者這樣的態度，不但會削弱提報人的自信，也浪費了自己的時間。

因此，與會者除了應準時到場、詳讀議程及遵守議事規則之外，更應該要專注聆聽和積極發問。

如果實在很難專心，或許可以提筆抄下一些值得嘗試的事情。

如果有什麼事情聽不懂，或有其他意見，就儘管發問，每位與會者都有責任在提報人說錯話或提供錯誤數據時予以更正。

誠如葛洛夫所言，「『老闆是付錢請你來開會，而不是請你來午睡。

』開會，也是你的工作職責之一。

」     角色4 : 提報人 提報人所講述主題，如果讓與會者覺得無聊或不知所云，很容易就會讓議場陷入低潮，希望會議趕快結束。

大前研一在《思考的技術》一書中指出，無論是哪一種提案，如果想打動人心，不應只按照自己想說的順序，而是要建立起對方能夠理解的順序。

  因此，提報內容的結構及說話的邏輯非常重要，最好能在一開始提出整體的結論，並以此結論提出有證據做後盾的建議。

如果一個話題可暢談10小時，提案人便要鍛鍊自己將之歸納整理為可以在45分鐘內講完的功力；同時也要做好很可能只有5分鐘、甚或90秒讓你陳述重點的準備。

雖然說話的說服力比視覺花招更好，但是在會議中也應盡可能利用各種視聽輔助器材；畢竟，人在吸收資訊時，視覺和聽覺同樣重要。

根據葛洛夫的經驗，平均每4分鐘的討論或提案，運用1張投影片算是適當的長度。

此外，圖表及統計數字也是非常重要的輔助工具，可以強化內容的可信度，並且讓聽者一目瞭然。

在整個提報過程中，應仔細觀察與會人員的反應。

他們的面部表情或肢體語言都可以反映出他們是否聽得懂、是不是希望提報人再重述一次，甚或他們根本都沒在聽。

    角色5 : 計時員許多企業為求會議的效率，通常都會安排一位計時員，以掌控每一項議程提報與討論的時限。

無論發言人是誰，計時員都有權力透過鬧鈴或任何提示時間將盡的暗號，打斷滔滔不絕、欲罷不能的發言者。

更重要的是，這麼做可以提醒提報人時間將盡，善用剩餘的時間趕緊講到重點；或是因為特定個人占用了過長時間，而延誤了往後的議程。

計時員除了像糾察隊一般管制發言時間之外，也可在現場調配議程進行的時間。

例如，問明與會者是否要繼續進行某項討論，並明確限定延長的時間為多久。

若眼看某項議題的討論短時間內無法結束，可告知在場者是否另行安排時間再行討論，並告知會議紀錄將該話題列入下次會議的議程裡。

    角色6 : 記錄員葛洛夫說，會議紀錄看似麻煩，但相較於實際的回報而言，這只不過是小小的投資而已。

一般而言，會議紀錄員的職責在於記錄會議討論的重點，格式必須清晰、精確，並應包含下列事項： ˙會議召開的日期、時間和地點。

˙出席和缺席人數，以及是否有其他重要人士與會。

˙具體描述有待討論的議題或問題。

˙摘錄討論的結論或預定達成的結果，並載明決策、執行計畫或行動方案，以及相關負責人等。

˙確保所有暫時擱置的議題，都已列入下次會議議程。

˙編輯會議紀錄，並在特定時間內（例如48或72小時，總之愈快愈好）送達與會者手中。

˙在下次會議前，應確認會議紀錄已經過各方當事人的認可，若有任何修正及變更也應送交與會成員。

˙必要時也可安排一位白板（黑板）記錄員，將與會者所激盪出來的觀點寫下，以利進行腦力激盪，並且專注於討論中的議題   整理．撰文/郭子苓編輯/齊立文（經理人78期-向一流企業學高效率會議術） 全站熱搜 創作者介紹 Thomas 閱讀的力量 Thomas發表在痞客邦留言(0)人氣() E-mail轉寄 全站分類：財經企管個人分類：管理私房學此分類下一篇：你缺的不是好策略，而是執行策略的紀律 上一篇：價值，是自己創造出來的！ 下一篇：再不主動學習，你的夢想永遠就只是夢想 歷史上的今天 2014:再不主動學習，你的夢想永遠就只是夢想 ▲top 留言列表 禁止留言 熱門文章 最新文章 文章搜尋 文章分類 管理私房學(81)職場大補貼(83)健康樂活趣(78) 參觀人氣 本日人氣： 累積人氣： 新聞交換(RSS) QRCode 回到頁首 回到主文 免費註冊 客服中心 痞客邦首頁 ©2003-2022PIXNET 關閉視窗