工作表現評核

1. 甚麼是工作表現評核？ 工作表現評核是對工作人員在執行職務時的工作表現所作的一個系統化評審過程。

· 2. 為何要評核工作表現? 評核工作表現的首要目的是評價工作人員 ...     一、工作表現評核 1.甚麼是工作表現評核? 2.為何要評核工作表現? 3.應評核甚麼? 4.如何評核? 4.1.評核人 4.1.1.評核人的責任 4.1.2.較常見的誤差及傾向 4.1.3.跟進和反饋 4.2.被評核人 4.2.1.被評核人的責任 4.2.2.自我評核 5.會議 5.1.會議的準備 5.2.會議進行期間   一、工作表現評核 1.甚麼是工作表現評核？ 工作表現評核是對工作人員在執行職務時的工作表現所作的一個系統化評審過程。

它不但有利於工作人員未來的發展，而且亦可讓部門分辨每位工作人員的工作表現為部門達成其戰略性目標和工作成果作出了多少貢獻。

可以將工作表現評核界定為評核人與被評該人之間的互動，其間雙方就全年的工作進行分析和討論，以瞭解工作表現的好與壞並找出發展和改善的機會，讓被評核人總能夠知悉評核人對自己的工作表現有何期望。

因此，應將這個過程視為一個持續不斷的跟進過程，其間通過反饋所發出和接收的信息是整個過程的重點，而最後的一步 ——評分——就是整個過程的高潮。

2.為何要評核工作表現? 評核工作表現的首要目的是評價工作人員個人的工作表現，以便使工作人員的工作表現得以改善， 從而使部門取得最佳成果.為滿足這個需要，必須努力成以下的目標: 使工作人員的個人目標與部門的目標和諧並存; 打開工作人員(被評核人)與上級(評核人)之間對話的大門; 加強對工作人員的激勵; 增強評核人與被評核人之間的互信; 誘發工作人員的專業和個人發展; 辨識培訓的需要並評估培訓成效; 促進自我完善; 透過持續的反饋，讓工作人員有機會知悉上級對其工作表現的看法和期望; 讓領導和主管有機會說明和釐清各項目標以及有關要求的理由; 用以決定工作人員能否在職程內晉升和晉階; 驗證人員招聘和甄選的有效程度; 辨識招聘人員的需要; 改善人力資源的配置(調動); 為管理訂定各項指標。

簡而言之，正確施行工作表現評核，除有助瞭解與工作有關的各種環境和激勵工作人員士氣外，還可提高他們的生產生力，幫助部門決策和人員管理以及識別有潛力擔負責任較大的職務的工作人員. 亦須注意的是工作表現評核是與紀律制度不一樣的程序，並且亦不應與之相混淆.在工作表現評核中，不會對違紀行為及對義務之違犯作處罰，而是去瞭解就所擔任的職務的工作表現是否符合部門或實體所需， 以及能否達致所期望的改善. 3.應評核甚麼？ 對應評核事項有清楚的理解，是評核過程是否有效的關鍵。

上級與工作人員應顧及本部門的工作規劃，就評核所針對的期間的個人工作計劃和目標的界定達成協議，有關的目標應是實際的及可行的，應受評核的就是所取得的成果。

應按工作人員的官職、職程和職級所相應的職務範圍及性質，並考慮環境因素、所需的資源和方法，為每一個工作人員制定其個人工作計劃。

讓被評核人知道上級對其工作表現的期望的做法是公平的，因此，評核人應與工作人員就下一次評核所針對的期間須達到的目標達成協議，並儘可能細分須開展的工作，而評核則應針對所取得的成果。

法定的評核制度包括一套《評分指引》，當中載有須受評核的工作表現項目。

這些項目應每項單獨考慮，以使評核的最終評分能更客觀地反映工作人員的真正工作表現。

（見7.1.） 評核人的工作不可局限於判斷工作人員的工作表現，還應在工作人員協助下，識別工作中可以糾正、改變和調整的情況，找出其原因並訂定改善目標。

4.如何評核？ 4.1.評核人 負責對工作人員進行評核的人，即評核人，應儘可能是工作人員的直屬上級。

由於直屬上級負責指導、協調和監督有關工作人員的工作，且與其在職務聯繫較緊密，因而較瞭解其工作，故此，評核的責任就應由直屬上級承擔。

倘有比直屬上級更能直接瞭解工作人員工作表現的職務主管時，可以由職務主管擔任評核人。

4.1.1. 評核人的責任 評核人須留意工作人員每人都有自己的期望和目標，且不論工作人員的職務為何，評核人都應將工作人員視為一個與別不同的個體，他們在部門中都擔當既重要又意義重大的角色。

為使更有準則地作出評核，評核人的態度應符合以下的原則： 與被評核人協議達成的個人工作計劃須均衡和合理，一方面須符合工作人員的職務範圍，另一方面亦須符合附屬單位的要求，並須因應各種變化而不斷更新； 釐清被評核人在行政當局整體施政方針方面，為貫徹擬達成的目標和成果所作出的貢獻； 通過不斷反饋，提供和蒐集信息； 在下判斷時應客觀，並且必須以具體事實作為評核的依據，避免成見和腦海中虛構的想法，並將例外的事件從被評核人的慣常行為中區別出來； 應公正無私，切記倘若對不同的被評核人採用不同的準則，不論寬緊，都會對某些人造成損害； 致力保持具彈性的態度，意思是樂意因應事實及論據的合理性而改變自己的看法； 應注意，行政當局的任何缺失或不足，不應影響給予工作人員的評分； 致力辨識、與工作人員協議以及檢討工作人員培訓和發展的需要，並提供可滿足此等需要的方法和資源。

儘管評核人已擁有一套系統化的評核方法（見7.），但由於工作表現評核的複雜性，評核人必須擁有良好的判斷力、洞察力及摒棄偏見的精神，更須留意、認識和警惕可能犯上的無心之失。

儘管一些無心之失可在評核過程中發現和改正過來，但仍應密切留意這些可影響評核的不自覺傾向。

4.1.2.較常見的誤差及傾向 能認識評核時可能會無意造成的扭曲，是減少評核主觀性的其中一個較重要的步驟： 暈輪效應 ——把工作表現中的某些好或壞擴大為整體工作表現的傾向。

這樣，評核人對工作人員的某一特質印象良好時，會傾向於認為其在所有評核項目均表現良好（光環效應）；如對工作人員的某一行為印象不佳，則傾向於認為其在所有評核項目的表現均欠佳（單點效應）。

暈輪效應是很難避免的。

除了要對這個效應加以留意和有所認識外，能減低它的影響的唯一辦法是對評核人進行培訓，其中應包括使用作為評分表組成部分的《評分指引》的實務培訓，而且應對每一個評分項目逐項單獨考慮。

集中趨勢 ——給予中間分數的傾向。

一個信息不足或準備不足的評核人往往會持兩種態度：害怕下屬受損而避免給予低分，或，害怕將來需要承擔而避免給予高分。

這種傾向常在評核人為了避免須就給予極高或極低的評分作解釋而產生。

為了減低這種誤差，評核人應注意這樣做會使評核完全失去意義；在能說明理由的情況下，評核人不應對給予高分或低分有所畏懼。

近因效應 ——偏重近期發生且在工作人員職業生涯中有重大意義事情的傾向。

評核人偏向於惦記著近期發生的事情，最後造成這些事情在評核中所佔的比重不成比例。

如評核人能在整個評核期內定期對工作人員的工作表現進行記錄，就可以減低這種誤差。

恆定誤差（過份寬鬆或過份嚴苛） ——寬容的評核人所定的評核標準很低，而要求嚴格的評核人所定的工作表現標準則很高不可攀。

這樣的評核只能反映評核人的個性，而不能反映工作人員的真正工作表現。

評核人和被評核人共同訂定須達致的目標和目的，可以減低這種誤差。

“第一印象”誤差 ——評核人對被評該人的第一印象，會一直維持且蓋過被評核人的真正工作表現的傾向。

譬如，評核人對工作人員的第一印象形成了這個工作人員是無甚責任感的看法，即使日後這個人變得有責任感，這個印象仍會維持。

為了減低這種誤差，評核人除了須提防此種傾向外，應只集中考慮被評核人在評核所針對期間的工作表現及其實際達致的工作成果。

相似誤差（個人投射或自我認同） ——在評核時對與自己相似的工作人員給予優待的傾向。

如此，評核人會偏向給予與自己相似（社會地位相同、就讀同一所大學、性格相似、同屬一個文娛小組等）的工作人員較有利的評價。

為了糾正此種誤差，評核人須警惕這種傾向，並明白這樣做會明顯地影響評核結果。

疲乏誤差或例行誤差 ——當評核人須同時評核大批工作人員時，會出現未能專注評核程序的傾向，而這種情況會嚴重影響評核結果。

避免這種誤差的其中一個方法是，設法為評核程序作好安排，每次集中評核少量工作人員。

不理解評核項目的意義 ——因不理解或曲解評核項目的意義而評核了不符規定的特質。

通過對評核人進行培訓，解釋和討論各評核項目，可糾正這種誤差。

4.1.3.跟進和反饋 工作表現評核的其中一個重要目標是讓工作人員知道主管對其工作表現的觀感。

工作人員知悉負責評核自己的主管對自己工作表現的看法和期望是很重要的，因為這就可使工作人員朝著主管的期望改善表現。

對部門而言，部門亦須瞭解工作人員在工作上需要面對的問題和困難的處境，以便上級根據這些資料，修訂計劃和調整目標，改變做法和工作程序，提供培訓或資源，使問題或困難的情況得以解決，以利於取得欲達致的成果。

評核人在評核所針對的期間，跟進工作人員的表現至為重要。

應持續通過反饋發出和接收信息；故此，評核會議是反饋的最佳時機。

如果工作人員在評核所針對的整個期間能定期獲悉主管對其工作表現的想法及期望，就可避免工作人員在會議上感到錯愕。

遵守下列準則，就能使反饋更具成效： 須留意反饋是一個雙向的過程，因此應以對話形式進行； 反饋應僅針對工作人員在工作上的行為及成果，而非工作人員的品格； 僅集中於可改善的行為，以免增加受話人的挫折感； 須使用描述性的語言，而不應使用定性的語言，否則會使工作人員感到不悅而使其處處提防。

例如：不應說被評核人懶惰（對該人的主觀判斷），而應說工作未按所需進度進行（事實）； 應詳細說明而不應籠統：說某項工作做得好或不好是不足夠的，需要詳細地指出甚麼導致有關工作被認為做得好或不好，以及造成工作結果好、壞的方面； 須選擇適當的時機作出反饋，最好是在活動或行為發生後即時進行； 應集中反饋正面及建設性的信息，因為反饋的主要功能是激勵工作人員更好地工作，使工作更有成效。

工作表現的跟進工作包括： 定期及持續與工作人員溝通，確立具建設性的關係； 監察工作人員的進展情況，並作有利於提升其工作表現的調整； 即時處理工作表現的問題，並商討可行的解決辦法； 認同並突出工作人員對部門的價值； 尋找適合於現時和有潛質擔任的職務的發展方式。

  4.2.被評核人 工作人員積極參與自己的工作表現評核的過程是重要的，因為沒有人比自己更瞭解自己的工作表現、能力、需要、長處和短處，因而可適當地訂定自己的目標和目的以及發展路向。

4.2.1.被評核人的責任 對工作人員來說，在整個評核過程中的參與和合作是十分重要的，而採取以下開放、參與和積極的態度，將有利於工作人員明白行政當局對自己的期望： 須將評核視為促進完善的動力，被評核人有責任與評核人一起分享自己對工作的期望和抱負，以及分擔所遇到的問題和困難； 須與上級就擬達致的目標和成果達成協議，並努力予以履行，把可能導致需要調整協議的各項困難或環境的變化通知上級； 應努力改善自己的工作表現，負起工作上的責任，識別所需的資源和方法，並就此提出提議； 應定期通過反饋尋求意見； 在通過反饋收到意見時，應儘力避免心存戒備或為有關行為尋找藉口； 應採取願意對話的態度，令彼此可以諒解，減少工作上的衝突，並有助於找到達致所期望成果的更佳解決方法和選擇方案； 注意評核是個別進行的，因此，應避免和其他工作人員作比較。

這種態度可能引致不愉快和不滿的情況出現，因為，當發現其他工作人員的評分比自己高，便會傾向於認為自己的工作表現被低估或別人的工作表現被高估。

4.2.2.自我評核 自我評核是邀請工作人員分析自己工作表現的一種方法。

工作人員評核自己，雖然不會直接影響評核的最終評分，但可作為參考，供評核人及評核程序的其他參與人知悉工作人員對本身工作的看法。

這個自我反省的過程亦有助工作人員清楚瞭解自己的工作表現，且讓更好地訂定擬達致的目標和目的，以及需完善或需改變的地方。

這樣會有利於提升執行職務時的工作表現，也有利於個人和專業的發展。

自我評核亦有助於瞭解分別由評核人和被評核人自己所作的工作表現評核之間的差異。

自我評核不是強制性的，但應以專用的評分表，即“自我評核表”記錄。

工作人員須定期對自己的工作表現進行反省，並在評核所針對的整個期間把它記錄下來，這樣可使自我評核更為客觀。

5.會議 5.1.會議的準備 評核人與被評核人會議在工作表現評核的程序中至為重要，因為這是上級與工作人員之間進行反思和溝通的最佳時刻。

為了取得豐碩的成果，須認真為對話做好準備。

這樣，評核人首先應小心及詳細地重看評核人會議摘要，以及作為評分表組成部分的《評分指引》，尤其是分析各評核項目，緊記會影響評核嚴謹性的較常見誤差和傾向（見4.1.2.）。

還應仔細重溫法律規定的工作表現評核的各項原則和目標。

初步反省過上述內容後，還須為會議作下列各方面的準備工作： 列明會議提綱並注意其連貫性，切勿忘記預先將會議日期通知被評核人，讓被評核人也有充分時間準備； 安排好舉行會議的地方，尤其要令人覺得愜意，移走妨礙溝通的物件；桌子以圓桌為佳，桌上儘量少放文件夾和紙張，並且採取必要的措施以免會議被中斷； 如屬制定評核年度工作計劃的初次會議，評核人應擬好工作人員的年度工作計劃，其中所訂定的目標、目的和欲達致的成果須顧及以下各項： 《施政報告》和公共部門、實體的工作計劃； 工作人員的職務範圍； 所需的資源和方法。

在準備對被評核人工作表現進行最後評審的最後一次會議時，評核人須蒐集用作評審有關工作人員在評核所針對期間的工作表現的一切重要資料，仔細及客觀地分析有關資料，定出須討論的事實，並嘗試預測被評核人對此的反應。

然後，按照各評分表的《評分指引》所載的每一評核項目對有關工作人員工作表現的資料進行分析，在有充分理由下，定出一個臨時評分。

在會議時，須就臨時評分與工作人員進行商討，有需要可以更改評分； 倘初次會議及最後會議同時舉行，評核人的準備工作須包括該兩次會議的各項內容； 在跟進工作人員的工作表現而在評核所針對的期間中段舉行的中期會議的準備工作中，評核人應蒐集及分析對初步評審工作人員的工作表現具有重要性的資料，用以核實至當時為止，初次會議所定的目標、目的及成果的達標程度，以及識別出發生的問題及狀況，供與工作人員一起分析，以便進行必要的調整。

5.2.會議進行期間 分析及討論工作人員的工作表現； 避免在會議桌上放置不必要的文件夾和紙張（會議桌本身已是溝通的障礙）：必須讓對方感到你的誠意； 接待工作人員時態度要自然 ——非慣常的親切表現只會令對方不信任； 不要讓工作人員感到拘謹，不要擺出高人一等或批評者的姿態； 讓工作人員暢所欲言，要懂得用心聆聽工作人員對本身工作表現所說的每一句說話； 要引領對話，以便深入瞭解； 須瞭解“絃外之音”； 避免不斷爭論和糾正誇張失實的話語，不要以為自己永遠是對的； 不要代替工作人員說話，打斷對方的談話或試圖壓抑對方的情緒； 避免作出勸告或安慰； 避免倉卒或過多地解釋工作人員的行為； 避免家長式或煽動性的態度； 採取措施避免會議被打斷，包括電話鈴聲； 須就雙方協定的內容作記錄； 亦須就未能達成協定的事情作記錄，例如一些需要更深入探討的問題； 為改善工作表現，力求就下一階段的目標、發展計劃和承諾達成協定並記錄在案； 與工作人員一起分析對其職業生涯發展的期望，切忌作出無把握的承諾； 強調對方在工作上的長處； 以鼓勵改善的言詞結束會議。