【HBR部落格】如何提升英文商業寫作能力 - 哈佛商業評論電子報

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然而，你要怎樣才能知道自己的寫作風格是不是真的清楚有效？又要怎樣，才能讓自己在溝通上高人一等？ 專家怎麼說 如果是早就工作超量、少有閒暇的經理，可能會覺得「改進寫作技巧」是個沉悶、甚至沒用的練習。

然而，如果想要達到有效溝通、爭取誘人業務、讓自己與眾不同，就得要設法寫出有趣、有智慧的句子才行。

麻省理工史隆管理學院（MITSloanSchoolofManagement）資深講師卡拉．布萊克本（KaraBlackburn）表示：「寫作清楚，代表頭腦清楚。

而就算你腦子裡有全世界所有的好點子，如果你講不出來，就沒有人會知道。

」幸好，《哈佛商業評論商業寫作指引》（TheHBRGuidetoBetterBusinessWriting）作者布萊恩．加納（BryanGarner）表示，每個人都有進步的可能。

他認為，有效寫作「並不是與生俱來的天賦，而是需要培養的技巧。

」採用以下技巧，就能寫得簡單、清楚、明確。

先想好、再動筆 在你開始動筆、按鍵盤之前，先想清楚到底想講什麼。

加納表示：「很多人犯的錯誤就是太早動筆。

他們一邊寫、才一邊想著要寫什麼，於是寫作就缺乏組織、曲曲折折、不斷重複。

」先問問自己：讀者讀完你的這篇電子郵件、提案或報告之後，應該要知道或思考什麼？如果你沒辦法立刻回答這個問題，就代表現在動筆還太早。

布萊克本建議：「先退一步，多花點時間來整理思緒。

」 寫作直截了當 開門見山、直接把重點寫出來。

很多人會發現，過去在學校裡學的寫作風格和架構拿到商業職場上似乎水土不服。

加納就說：「商業寫作最大的毛病之一，就是把主要訊息拖到中段才講。

」只要把重點提到最前面，就能節省讀者的時間、讓立論更有力，而不需要一頭栽進後面的長篇文字中。

而如果是比較長篇的備忘錄和提案，加納建議應該在第一頁的頁頭，用「不超過150字」寫出議題為何、以及建議的解決方案。

他說：「想辦法抓住做摘要的訣竅。

如果連開頭都寫不好，後面整篇也不會好到哪去。

」 去蕪存菁 布萊克本說：「如果能只用1個字，就別用3個字。

」以批判的心態來讀自己的文字，每個字都要指向自己最主要的重點。

如果有非必要的字句，刪就對了，例如「一般意見上的共識」，其實講「共識」就已經足夠。

加納說：「只要讀者一覺得文章冗長囉嗦，就會開始不讀了。

」他建議可以修改的方向包括：刪除介詞（pointofview變成viewpoint）；將–ion的字換成主動動詞（providedprotectionto 換成protected）；使用縮寫字（像是寫don’t，而不要寫donot；寫we’re，而不寫weare）；將is、are、was、were換成強動詞（例如講indicates 而不要用isindicativeof）。

...【閱讀全文】   【文章免費下載】講策略不如說故事 奇普．希斯ChipHeath 丹．希斯DanHeath 領導人在講策略時，傳達的語言太過抽象，員工根本無法理解，更遑論施行。

不如把政策「翻譯」成老嫗與孩童都能解的口語，效果可能會更好。

...【立即下載】 哈佛個案研究：當策略轉變成效不彰 伊利．歐菲克(ElieOfek) 吉爾．艾夫瑞(JillAvery) 一家百年零售老店面對經營環境的快速變化，找了一位新總裁進行大改造。

這位新官上任的最重要動作，就是取消折扣的花招，結果業績更往下探底，顧客不斷流失。

究竟，該不該給這樣的新定價模式時間？又，該給多少時間？...【閱讀全文】【哈佛個案研究評論篇】   【哈佛商業評論管理講堂】說故事的力量 日期：2015/1/21(三)、2/11(三)、3/25(三)19:00~21:00 地點：公務人力發展中心14樓貴賓廳（台北市新生南路三段30號） 講者：劉鏡清／資誠企業管理顧問公司副董事長 　　　唐心慧／奧美廣告董事總經理 　　　劉必榮／東吳大學政治系教授、政治大學商學院EMBA兼任教授 說明： 　　高階主管長期浸淫於商業邏輯和規範之中，當他們以抽象的語言說話時，只是在總結概述他們腦子裡的大量具體資料。

但第一線的員工只聽見晦澀難懂的詞句，不瞭解其中深意。

結果是，公司宣傳的策略無法深入人心。

　　具體的故事能讓企業主管的策略聲明深入人心。

如此一來，組織裡的每個人就都能夠瞭解策略，用共通的語言來討論這些策略。

在消費者行為領域也發現：「人們就是不喜歡別人告訴他們該做什麼事。

」因此，說故事的能力對行銷效果來說，具有關鍵的影響力。

　　身為領導人，如果會說故事，就能激勵部屬、打動合作伙伴、吸引投資人，讓事業更上層樓。

期待本系列活動，能讓參與的讀者學會說好故事，在領導及行銷溝通上，掌握畫龍點睛的關鍵能力。

...【活動詳情】   ‧對工作倦怠了嗎？4招重燃熱情「職業倦怠」就像一堵牆，有人遇到了會爬過去，有人繞過去，有人鑽洞鑽過去，有的人杵在原地不知所措，那你會怎麼做？藉由這4個絕招，找回當初的那股衝勁，化解職場危機。

‧邁向下一世代的網路化政府網路所造成的世代改變已經是事實，那麼，藉由網路而選上的首長們，又該以怎麼樣的作為來回應這樣的改變呢？提出一些建言，讓我們的政府能在e化之餘，更能貼近網路化。

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