會議紀錄不是對話紀錄！這3項才是你該記的重點

通常會議紀錄都會交由菜鳥來做，新人怕漏掉任何細節，經常把會議紀錄打成對話紀錄，會議多長紀錄就多長。

做會議紀錄不是聽打練習，而是協助收斂結論、 ... Skiptocontent 學習成長 日期｜2021.02.02 觀看數｜7493次觀看 工作術職場菜鳥 會議紀錄不是對話紀錄！這３項才是你該記的重點 通常會議紀錄都會交由菜鳥來做，新人怕漏掉任何細節，經常把會議紀錄打成對話紀錄，會議多長紀錄就多長。

做會議紀錄不是聽打練習，而是協助收斂結論、畫重點，考驗著邏輯歸納能力，寫得好說不定還能讓老闆刮目相看。

「請做會議紀錄」 初入社會時，每每聽到這句話總是會令人傷透腦筋。

煩惱著到底要記錄些什麼比較好？於是，便將自認為很重要的發言，一個一個用筆記寫下來。

重點似乎已經不是在參加會議這件事上，而是拚了命地留下紀錄、不願意漏失任何一句話。

而由於筆記是匆忙之下所寫，不是直接給他人看的東西，因此，必須在會議後，用文書軟體重新再謄寫一次。

這過程相當花時間。

我不禁產生「有必要發送這份會議紀錄嗎？應該沒有一個人會重複看好幾次吧」的念頭。

果不其然，會議紀錄被好好地收在前輩們的資料夾裡，而之後也似乎完全無用武之地，真的是浪費時間的作為與其說我所寫下的是會議紀錄，倒不如說是隨機的發言紀錄來得更為適切。

會議紀錄的目的究竟是什麼？ 著眼於議題而非發言內容 會議紀錄最重要的重點是：把議題以「問題」的方式，在腦海中大大地清楚地寫下來。

這就是全部了，這一點也是最困難、最能看出寫作功力的地方。

舉例來說，假設你今天去客戶端開完會回公司，當被問到「你們談了些什麼內容」時，你應該會回想起來「說了這件事，也說了那件事」。

那麼，當被問到「你們討論的主題是什麼」，要你把議題用一個疑問句來清楚說明的時候，這一點其實是相當困難。

幾乎大部分的人參與會議或討論會時，都曾出現過一次或兩次這樣的念頭「這個到底是在開什麼樣的會啊」、「現在他們在討論的主題是什麼呢」、「為什麼會叫我來開這場會議啊」、「要怎麼融入或發言啊」等。

如果會議主持人在事前能夠先將「問題」表達清楚的話，負責會議紀錄的人會比較輕鬆。

不要把注意力放在出席人員說了些「什麼」上，而是放在他們說了「與什麼有關」的話。

在每個發言的背後，都有一個「問題」，也就是議題。

請把焦點放在該處並仔細聆聽，然後寫下筆記。

提出良好發言內容的人，或是提出能夠讓會議流程改變的發言者，他們肯定了解什麼是「好的問題」，也應該能夠將過去已經討論過的「問題」方向，一口氣轉向更好的方向，而我們也可以思考一下那個「問題」是什麼。

最後，思考「今日的會議，結果到底討論了與什麼有關的事情」，用一個疑問句寫在會議紀錄的開頭。

若能將核心議題白紙黑字寫下來，收到會議紀錄的與會者將更加了解自己所做的事情，對整個活動團隊也會很有幫助。

對於所提出的問題，要做出什麼樣的「回答」呢？這就是本次會議最終的「決議事項」，將其寫在會議紀錄最後面就可以了。

在「問題」與「回答」之間，要先決定優先順序，從大方向開始大概寫三個左右即可。

升級版會議紀錄 升級1：明確提示前後流程 如果能夠將會議的前一次與後一次的狀況，寫在會議紀錄中的話，這份紀錄對活動進行將會大有幫助。

會議這種東西，總是容易陷入混亂的局面。

因為現場有許多人說著各式各樣的事情。

最糟的情況，甚至推翻原本的會議主旨，比如提出把過往議題都否定掉的新議題。

為了不要演變成上述情況，要把視野放在過去、接著再放在未來。

從不同的角度去看才是正確的，不能只看「眼前」的事物。

應該要寫下「至前一次為止的流程」、「本次議題」、「下一次的預定計畫」，事先於開會前將這份會議紀錄發送給大家的話，所有人都會相當清楚當天會議的流程與走向。

這樣，即使迷失在會議中也能夠找到回頭的方向。

升級2：寫下此次會議的定位 會議的定位，亦即面對所提出的「問題」要採取什麼樣方式的會議？如果也能夠把這點先寫下來的話，會比較好理解。

如果這場會議是針對某個問題，要找出一個答案的話，那麼這次會議的定位便是「決策」。

另一種方式是面對「問題」時，要不斷地提出各種可能的方案，那麼會議的定位便是「腦力激盪」。

會議定位不同，出席人員也會跟著改變。

如果是決策會議，那就必須邀請擁有決定權的人參加，否則這場會議將毫無意義。

而如果是需要許多點子的腦力激盪，可以用特別來賓的方式，邀請總是具有獨特想法的人參加會議。

升級3：用疑問句寫下「今後的課題」 所謂「今後的課題」，是指比下一次會議的議題範圍更加廣大的一種未來方向，這裡也請使用疑問句的方式，讓下次的目標更為明確。

也由於讓全體成員共享下一次目標的大方向，因此不論是收集情報或下次會議的準備工作，都變得更為容易。

會議紀錄範例 節錄自：方舟文化《從沒想法到有想法的精準表達寫作術/山田紫霓著》 推薦閱讀： 原來！郵件主旨這樣寫，信件才會被優先處理寫作技巧：善用這個字，你的文章會變得更受歡迎不想年度工作報告像流水帳？學學張忠謀的「時間框架」｜職場工作術 工作術職場菜鳥 CloseMenu