實用文教學:會議文書(教學筆記+練習)
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一般會議記錄包括兩大部分。
第一部分是關於會議的組織情況,包括會議的名稱、召開次數,召開日期、時間、地點,主席、秘書和其他出席 ...
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Aug12Tue201411:25
實用文教學:會議文書(教學筆記+練習)
會議文書
(一) 作用
典型的會議文書,包括開會通知、會議議程、會議記錄和會議紀要。
有時候連同開會通知發出的,還有參加者回條;而比較大型或正規的會議,還會有與會者提案。
顧名思義,「開會通知」用來通知某些會議的參加者關於會議的召開日期、時間、地點,以及需要閱覽和攜帶的文件,通常由主席或者秘書發出。
如果是比較大型的會議,還需要列明與會者報到的時間和地點、聯絡人姓名和聯絡方法、交通安排等。
「會議程序」也可以稱為「議事日程」,簡稱「議程」,用來列明某次會議將要討論的事項和程序,以便參加者可以事先閱覽有關的文件,作好開會準備;「會議記錄」則用來記錄會議的過程。
視乎個別情況,有些機關團體會再根據會議記錄,整理歸納出比較重要的內容,寫成「會議紀要」,供有關人士閱覽。
會議紀要也可以用來反映某些會議的主要概況和精神。
至於「提案」,是會議成員就個別議題提出的議案,交大會討論之用。
(二) 應用範圍
所有機關團體,不管業務性質是甚麼,不管是公營還是民辦,不管規模如何,在日常工作過程中,為了訂立政策、推行措施、展開工作、指派任務、檢討業績、解決問題,難免要召開各種各樣的會議,就各項大小事務磋商討論。
這種會議屬於日常運作的一部分,為業務、工作上的需要而召開。
比較正式的會議,都需要在會議前發出開會通知,附上議程,並把會議討論過的事項、與會人士的主要意見,以及有關的議決記錄下來,作為落實行動的依據,也方便日後查證。
當會議牽涉到政策措施的制訂、行動的確立、工作的指派等,更需要記錄清楚。
可見會議記錄具有一定制約功能,對機關團體的運作方向及其成員的行為有一定約束力。
有時候,某些會議的重要內容或決議,需要讓與會者甚或其他有關人士知悉、依循,則負責人可以在詳細會議記錄的基礎上,略去會議的其他枝節,整理出其中最重要的部分,寫成會議紀要,既方便閱讀,也方便落實和查索。
還有一種會議屬於非經常性的,也不是為了解決日常工作上的問題而召開的,像一些座談會或者學術研討會,主要目的在讓與會者交流意見,發表議論,這類會議雖然也要向與會者發出開會通知和會議程序,卻不一定需要記錄會議的過程,期間也不會有甚麼提案或者臨時動議。
有些團體就會在會議結束以後,把會議的主題、精神、主要情況、成果或結論寫成會議紀要,分發給與會者,甚至公開發表;另有一些研討會還會在與會者提交的論文當中,挑選比較優秀的編輯成集,刊印出版。
論文的內容,其實就是與會者在會上所發表的意見,所以這類會議當然就不再需要有會議記錄了。
(三) 寫作注意事項
(1) 開會通告
開會通告的寫作跟一般通告相同,必須清楚列明會議的名稱,召開的日期、時間、地點。
具體的寫作要求可參考有關通告的章節。
(2) 議程
議程通常跟會議通告一同發出,一般都用點列方式書寫,把某次會議將要討論的事項一一臚列出來就可以。
議程所包括的項目,跟會議記錄所包括的項目應該是一致的。
常見的項目有:會議名稱和次數、開會日期和時間地點、通過上次會議記錄、跟進事項(也有人稱為前議事項)、報告事項、討論事項、其他事項、發文者簽署、發文日期等幾項。
如果連同議程一起發送的,還有其他文件,也必須在議程上注明。
一般而言,議程的語言應該簡煉扼要,用的主要是代表事項的名詞短語或動賓短語,如:通過上次會議記錄、會務報告、討論事項、增加下年度學生會費事宜、聯校辯論比賽等。
(3) 提案
「提案」又稱為「議案」,是用書面形式表達的動議。
參與會議的成員理論上都可以就會議的討論內容提交動議,供會議討論。
有些比較嚴謹有規模的會議,要求與會者在召開會議前就必須把提案準備好,並獲得一定數量的和議者,才能夠提交會議討論。
也有些會議接納與會者在會議展開過程中提交臨時動議。
一般來說,提案都包括六部分:
標題
案由—說明提案所涉及的內容或者事項;
理由—解釋提出動議的理由;
辦法—是提案的主體部分,必須就提案所牽涉的問題,提出具體的建議或解決的辦法;
提案人及和議人簽署
日期
(4) 會議記錄
一般會議記錄包括兩大部分。
第一部分是關於會議的組織情況,包括會議的名稱、召開次數,召開日期、時間、地點,主席、秘書和其他出席者姓名;如果出席者有不同的身分,或者來自不同團體,並以特定身分參加會議,就應該在名字後面用括號注明其身分、職銜和所屬團體。
如果有人缺席或者列席,也要寫清楚,而缺席者姓名旁邊,可以注明是否已請假。
一般會議規模不會太大,可以把出席者和缺席者的名字一一寫上,但是如果遇上大規模的會議,參加人數眾多,則可以只寫出席和缺席人數,不必詳列姓名;必要時可以請出席者在另外的紙張或本子上簽到,以便查核。
第二部分是會議記錄的主體,包括會議上各人發言的內容、會議的討論過程和議決的事項,有時候還會包括選舉的結果等。
根據會議的性質和規模,會議記錄分詳寫和略寫兩種。
簡略的會議記錄一般不記錄討論的過程,不記錄個人的發言內容或意見,只摘要記錄會議討論的重點、議決事項和決定。
詳細的會議記錄則會記下所有發言者的講話內容、討論過程,以及大會對有關問題的議決。
不過,即便是詳寫,也不是巨細無遺,有言必錄的。
除非發言者事先準備了發言稿,否則在會議上發表意見,人們總是邊想邊說,難免會出現重複、殘缺、欠條理等毛病。
記錄者在把口語變成書面語的時候,必須一邊聽,一邊篩選;重複的、不重要的信息可以省略,只摘取其講話的要點記下;只有在遇上討論的話題比較複雜,過程中出現不同意見,甚或有所爭論的時候,才需要記錄得比較詳細。
但不論怎樣,記錄一定要真實、準確、清晰、有條理,不能對發言者的意見隨便增刪改動,以免歪曲其原意。
如果祕書當時不能準確地歸納出發言者的意見,可以當場澄清、考慮直接引用其話語、或者於事後把整理好的會議記錄交有關人士過目、訂正,再在下一次會議上通過。
會議記錄的主體,一般由五部分組成,包括通過上一次會議記錄、跟進事項、報告事項、討論事項和其他事項。
除非會議是第一次召開,否則一般會議都首先要通過上一次會議記錄,才進行其他議程。
會議記錄如有任何修訂的話,必須記錄在案。
議程的第二項,通常是根據記錄,檢查上次會議跟進事項和前議事項。
接下來是會議主席報告有關的事情,通常是會務、財政、人士安排等一類。
有的會議可能把「跟進事項」也歸入「報告事項」一併處理。
然後正式進入該次會議的討論事項。
如果同時有幾件事情需要討論,可以按事情的性質和重要性編排次序;其中需要會議作出決定的地方,必須記錄清楚,並注明是一致通過,還是多數通過。
對於比較正規和大型的會議來說,會上所提交的議案和動議內容、和議者和反對者的姓名固然都要寫在會議記錄上,如果牽涉投票程序的話,贊成、反對、棄權等票數也要寫明。
在會上議決好的事情,如果需要有人執行,也應該在會議記錄上寫清楚。
英語會議記錄通常會有“行動負責人”一欄,記錄會上議決進行的工作,由甚麼人或者甚麼部門負責執行,方便日後跟進查證。
加入“負責人”一欄,的確為工作的開展和議決事項的執行提供很方便的文件依據,因而近年有些中文會議記錄也仿效這種做法,在有關議決正文的右邊,註明負責人或者負責部門的名稱;政府部門的會議記錄就是如此。
其他事項一般是議程上沒有列明、與會者臨時提出的事情。
「其他事項」也可以包括下一次會議的召開時間。
無法即時決定的,可以不寫。
最後,必須寫明會議結束的時間。
祕書在整理好會議記錄後,一般要先交給與會者過目、訂正,再發給所有與會者,包括缺席和列席的人士,以便在下次會議上通過;通過後由主席和秘書聯合簽署,加上簽核日期,就完成所有程序。
會議記錄由於是概括記錄參加會議的人士在會上所發表的意見,因而多數採用複述的語氣寫作,語調比較客觀、中性。
為清楚表明發言者的態度、立場,也經常採用一些表示說話動作的動詞和引述詞,比如「報告」、「指出」、「提出」、「回應」、「表示」、「詢問」、「補充」、「說」、「聲稱」、「辯稱」、「一再申明」等。
略寫式的會議記錄由於只需要概括記錄討論要點,因此也會用標題形式把討論重點列在開頭,接以一連串「無主句」,使文章比較簡練扼要。
(5) 會議紀要
所謂「紀要」,就是記錄要點的文字;「會議紀要」因此就是只記錄會議的中心要點、不涉及會議詳細過程或討論情況的文字,在內容上比一般的會議記錄簡明扼要,在形式上也不像會議記錄那樣分項分點敘述,而是更像一篇文章。
「會議紀要」是國務院《國家行政機關公文處理辦法》所公布的12類國家行政公文的其中一種,主要用來記錄和傳達一些重要會議的情況和議定事項,以便各機關部門統一認識,共同遵守和執行會議的決定。
不過,這一類文書在香港並不普遍,也不具備那麼強的約束性。
「會議紀要」通常由標題和正文兩部分組成。
標題的結構通常由會議名稱加上「紀要」兩字組成,如:「第三屆現代應用文國際研討會紀要」、「立法會《人體器官移植條例》小組委員會第3次會議紀要」。
正文部分首先應該簡要交代會議召開的時間、地點、主持者、與會者、會議主題和結果。
然後集中反映會議的精神、主要情況和結果,把與會者的一些主要論點加以歸納整理,概括說明。
如果會議比較大型,其中提出的觀點和意見都有所不同,則可以根據其內容性質,分成若干部分,分別記述。
一些重要人物的發言,或者一些比較重要的論點,可以記錄得較為詳細。
會議紀要由於採取文章式的寫作方法,概括記述某次會議的重要情況,因此多用陳述句,句子也多數是完整的主謂句,交代與會者提出了一些甚麼意見,達成了甚麼結論,取得了哪一方面的共識,或者有哪些不同的看法等等。
(四) 常用詞彙
詞語
意義及用法
事宜
關於事情的安排和處理。
如「有關成立學生會事宜,議決如下」。
另行
「另外加以」的意思。
如「比賽細則將另行公佈」。
得以
「藉此可以」的意思。
如「活動得以圓滿舉辦,實有賴籌委會各成員積極參與」。
審議
「審查、討論」的意思。
如「有關建議經第二次會員大會審議通過,交幹事會執行」。
暫行
即暫時實行。
如「『圖書館借書條例』屬暫行性質,一俟圖書館電腦化程序完成,即由新條例取代」。
責成
指定專人或机構辦理好某件事情。
如「責成訓導組一月內完成調查工作」。
業經
「已經」的意思。
如「業經財務委員會通過撥款」。
在案
表示某些事情在檔案中已有記錄,可以考查。
如「上述意見將記錄在案」。
議決
指會議在經過討論以後所作出的決定;可以作為名詞,如「根據會議議決」;也可以作為動詞,如「議決由XXX出任籌委會主席」。
提議
作為動詞的時候,提議指商討問題時提出主張供大家討論,如「XX提議對違規會員作出紀律處分」;「提議」也可以作為名詞,指商討問題時所提出來的主張,如「XX的提議得到與會人士一致贊同」。
和議
指附和、贊同別人的主張,如「由XX動議通過會議記錄,YY和議。
」
動議
「動議」一般指會議中的建議,提出來交會議討論,如「XX提交了一份臨時動議」。
不過,有時候「動議」也會用作動詞,指提出動議,如「XX動議彈劾主席」。
詞語
意義及用法
指出、
提出
「指出」是提出論點看法的意思,跟「提出」的意思接近。
不過「提出」通常跟「意見」、「看法」、「要求」等字眼連用,如「各與會代表對議案提出了不同看法」、「議決由會長向校方提出增添圖書種類的要求」。
「指出」則通常是在發言者有既定立場或是非標準時使用的,比如「XXX指出策略檢討簡報會以閉門會議形式舉行,實屬不當。
」
表示
「表示」是用言語行為顯出某種思想、態度的意思。
「表示」的用法有時候跟「指出」相似,不過「表示」較為中性,因此在會議記錄當中用得相當普遍。
如「主席表示,校方現正研究延長圖書館開放時間的提議。
」
聲稱
指公開地用語言表示,語氣比較重,如「他聲稱該次集會乃屬非法」。
申明
「申明」是鄭重說明的意思,因此語氣也比較重,如「主席要求XXX申明理由」。
(五) 空白格式範本
(1)開會通告(連議程)
(2)提案
(3)會議紀要
(4)會議記錄
(六)示例
例一:開會通告
例二:
例三:開會通告連議程
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