Notion 職場專案管理實例圖解教學：排程進度、整理資料方法

相近類型、不同產品的大型工作專案（通常是一本書籍），每年大約10 個。

每個專案時程從半年到一年不等。

從專案企劃、執行、結案、行銷、行政流程， ... 跳到主要內容 Notion職場專案管理實例圖解教學：排程進度、整理資料方法 取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 作者： EsorHuang 3月16,2020 不久前在電腦玩物分享：「用Notion整理閱讀學習、研究筆記資料庫，超完整的圖解教學」，獲得很多的迴響。

也有不少讀者朋友詢問我：「那如果是職場、工作上的專案、任務、資料，Esor會如何利用Notion來建立一個管理系統呢？」 當面對的是職場上的管理，有幾個關鍵需求要被解決： 時程、進度，需要更嚴謹的管理 專案流程、待辦清單，需要更清晰的排序 大量瑣事、資料需要整理，而且他們彼此相關 如果我要用Notion，也應該會從上面三個角度，來設計自己的職場工作專案管理系統（我目前當然是用Evernote子彈筆記系統來建立管理）。

最新影片教學： 以下就直接開始進行圖解教學與方法示範。

在開始之前，我先來描述一下自己正職工作的狀態。

相信常常閱讀電腦玩物的朋友都知道，電腦玩物上的經營，只是我的副業與斜槓。

我另外有一個正職工作（出版社），目前我每一年的職場工作現況大概是： 相近類型、不同產品的大型工作專案（通常是一本書籍），每年大約10個。

每個專案時程從半年到一年不等。

從專案企劃、執行、結案、行銷、行政流程，都需要管理。

從大型專案會衍伸的小型產品專案（通常是線上線下課程、活動），每年大約8個。

每個小型專案時程大約一個月到三個月。

也是必須從企劃到結案，全部包辦。

小活動、小課程就不算在內。

還有各種辦公室的額外瑣事需要處理。

接下來，就看看怎麼用Notion來完成工作專案的建立。

你也可以參考我分享的「職場專案管理Notion實例頁面」，看看實際的範例，對照下面的圖文教學，會更加清楚。

  一，用一頁筆記，管理職場所有專案與雜事 我會建立「一頁筆記（Page）」，就在這一頁筆記中，延伸多個層次，來管理所有職場上的事情。

為什麼所有職場上的事情，都從「一頁筆記」開始延伸管理，而不是一開始根據專案分成多頁筆記呢？我的想法如下： 雖然職場上的專案、任務非常多，但既然都是「同一個公司內」的工作，彼此也會有相關。

做為一個工作者來說，要安排的就是公司內「所有工作」的流程與時程，所以應該統一管理，並且可以排程。

應該有一個自己在職場上的總目標，然後才延伸出各種專案、任務。

所以，我先在Notion建立一個［NewPage］，然後在這頁筆記中，把這個年度，職場上的目標願景、關鍵成果，用簡單的筆記功能列舉出來。

二，不同類型專案，用不同資料庫管理 接下來，職場上有許多不同的專案、任務要排程整理，我的方法是： 利用［資料庫（Database）］這個Notion格式，分門別類，都插入到前述同一頁的職場管理筆記中。

功能操作很簡單，在前面寫好職場年度目標、關鍵成果後，就在筆記裡面，選擇［＋］一個［Table-inline］的Database。

這樣一來，職場管理筆記中，就會出現一份表格，利用這份表格就能管理同類專案，方便排程，也很好查詢。

而表格中每一個專案、任務，稍後都可以進一步添加更多內容。

例如根據我前面描述的真實工作狀況，我會建立一個「書籍專案」的Database（資料庫），用來管理每一年度要完成的產品專案。

一個產品專案項目，我可以設定時程、作者、進度標籤等等，也能在裡面添加更複雜的待辦清單或各種內容。

而「書籍專案」的Database（資料庫）就能方便我查詢、排序與管理。

另外我提到工作上還會有許多延伸的小專案，可能是各種課程、活動。

這時候，我就在同樣一頁職場管理筆記中，繼續新增另外一個Database（資料庫），命名為課程專案。

把所有課程、活動的專案，都放在這一個資料庫中進行管理。

接著，除了專案外，職場上會有很多固定的行程流程，或不固定的雜事瑣事，他們往往是在很多個不同專案中「重複出現」的。

前面提到的書籍專案、課程專案中，也有很多這樣的行政任務，例如每一本書都會有合約任務、都會有再刷任務等等。

這時候，我又在職場管理筆記中，建立第三個資料庫：「行政任務」，來管理這些會反覆出現的行政任務。

於是，到這邊，我的「一頁職場管理筆記」，可以直接看到四種內容： 年度目標、關鍵成果 書籍產品專案資料庫 課程產品專案資料庫 行政任務資料庫 三，如何排出專案時程？ 其中，對我來說「書籍產品專案」很重要的是時程、進度、作者，這三個關鍵條件。

打開書籍專案資料庫，點進某一個書籍產品的頁面，我就可以在這則書籍專案筆記最上方的［Property］屬性欄位，把我想要的時程、進度、作者，三個屬性設定好。

在資料庫中的筆記頁面，可以透過［Property］，來設定每一種專案需要的屬性。

我這邊的設計是： Tags：設定專案的各種進度、類型。

Text：標明專案作者。

Date：標明專案的時程。

屬性不要設定得很多，應該是設定出「真正對過濾有幫助」的屬性即可。

因為其他專案、任務需要的補充資料，都可以用下方的筆記來補足。

其中，因為我的這個書籍產品專案，時程特別重要。

所以我的［Date］屬性，我是這樣設計的： 設定這個專案開始到結束的日期。

Notion的時間設定，可以設定開始日期、結束日期。

接下來，原本我的書籍產品專案是用表格的方式呈現，因為這樣在一開始要建立很多專案時，比較方便。

但因為這類型專案的「時程」很重要，所以在職場管理筆記中： 我希望他用［行事曆］的方式呈現給我看，讓我立刻知道這個月要推進的專案。

這時候，我只要在這個書籍專案資料庫的［View］選單中，選擇［AddaView］，選擇［Calendar］模式，按下建立。

這樣一來，就會根據我剛才設定的每一個專案的［Date］屬性，來排序專案，在行事曆中，我會看到這個月開始推進的專案有哪些。

四，如何排出專案進度？ 另外，我前面提到還有另外一個資料庫是「課程專案」的資料庫，同樣的，我也到課程專案資料庫中，先設定好這種課程專案的幾個關鍵屬性。

尤其課程專案資料庫，我希望用進度的方式來管理，看到哪些課程在企畫中？哪些線上課準備拍攝？ Tags：同樣用來設定進度、類型。

這時候，就在［Tags］屬性中，把需要的進度標籤設定好，然後每個課程專案根據進度，替換相應的標籤即可。

而回到一頁職場管理筆記中，在課程專案資料庫，我會選擇［Board］的View，用看板的方式來管理這個資料庫中的所有課程專案。

這時候，就可以根據我前面設定的進度標籤，作為看板的分類，看出每一個課程專案目前的進度了。

五，如何讓不同類型專案之間互相關聯？ 還有一個問題，我現在有兩個專案資料庫要管理： 書籍產品專案資料庫。

課程活動專案資料庫。

但是，課程活動雖然需要獨立管理，但其實是書籍產品這個大專案延伸的小專案。

我需要建立兩者之間的關聯。

這時候，我可以這樣做。

在［課程活動專案］的資料庫中，建立一個屬性（Property）：［Relation］，這個屬性專門用來讓多個資料庫的項目之間快速建立關聯。

他會詢問你，這個資料庫，要跟哪個資料庫之間進行管理，我就選擇另外一個書籍專案資料庫。

然後，我就可以在某個課程活動的［Relation］屬性欄位，直接選擇在另外一個書籍專案資料庫中，和這個課程相關的書籍產品筆記了。

最重要的是，只要建立一次。

例如在課程專案中，建立了和某個書籍專案的關聯。

那麼當來到該書籍專案時，就會看到自動產生了一個反向連結，連回相關的課程專案。

六，如何管理行政雜事、零散任務？ 對我來說，書籍專案、課程專案中，有很多彼此互通的行程任務、雜事瑣事。

這些行政瑣事的特性是，會一直重複出現，也會一直更新修正，但幾乎每個專案都用得到。

這時候，我不是把這些任務分散到上述的課程專案資料庫、書籍專案資料庫中，而是「獨立一個資料庫」，專門用來管理這些會重複使用、常常更新的「行政瑣事」。

在這個行政任務資料庫中，每一個行政任務都是獨立一則筆記，筆記中詳細記錄這個任務的執行步驟、相關資料。

這樣一來，以後無論要做哪一個行政瑣事，都可以到這個資料庫快速找到，立刻執行。

七，單一專案，建立專案流程範本 無論是書籍專案資料庫、課程專案資料庫，雖然每一個書籍、課程的內容不同，但是也都會有一致的基本專案執行流程。

這時候，就在是資料庫中，透過建立［NewTemplate］，來設定一個可以反覆使用的範本。

例如我的一個書籍產品專案，雖然每本書的內容不同，但製作的流程、基本的規格，都很多共通之處。

所以我就在書籍專案資料庫中，建立一個範本，以後要新增一個專案時，直接套用範本，可以節省很多時間。

八，專案的待辦清單與提醒 前面的資料庫，可以管理很多個專案的時程、進度、基本資料。

但是，每一個獨立的專案，一定有自己的待辦清單、自己需要的任務提醒。

這時候，Notion也一樣可以解決問題。

打開某一個專案的筆記頁面，直接在筆記頁面中插入［To-do］，就可以列舉待辦清單。

如果需要時間提醒，可以在該項待辦清單後面加入： @提醒時間 為專案筆記中每一個單獨的待辦事項，都可以建立單獨的提醒。

等到提醒時間一到，在Notion的［AllUpdates］頁面中的［Mentions］，會看到這些提醒的清單。

九，專案與其他資料庫之間的連結 專案筆記中，一邊拆解專案的流程，一邊也需要跟其他的筆記、其他資料庫進行連結。

例如我的書籍專案中的一個產品專案，其中一個行動，要參考我的另外一個行政任務資料庫中的某一則筆記。

這時候，也只要利用下面語法： @另外一則筆記的關鍵字 就可以快速插入另外一則筆記的超連結。

十，大專案中的複雜任務，如何進一步管理？ 一個書籍產品大專案中，某一項任務特別複雜，例如［寫作］。

這時候，如果直接在書籍產品大專案的筆記中，要把所有寫作相關的任務、資料都添加上去的話，這則筆記就會變得太大太亂。

所以我會在書籍產品大專案的筆記中，再［＋］插入一頁［Page］，用另外一頁筆記來管理寫作所有相關的內容。

讓我們來理清一下目前到這邊的層次。

我有一頁「職場管理」的筆記，裡面插入了書籍、課程、雜事資料庫。

在「書籍資料庫」中，有一個時間管理新書的專案筆記。

在「時間管理新書的專案筆記」中，又插入一頁寫作任務的筆記。

在「寫作任務」這頁筆記中，把我的寫作流程、相關資料整合。

因為是寫作任務，我除了列出大綱，還需要為這本書的大綱找很多資料。

於是我在「寫作任務」這頁筆記中，又插入一個Database（資料庫），專門用來收集剪貼網頁上的相關資料文章。

結論： 這就是如果我用Notion來管理職場上所有的專案、任務、雜事的話，我會建立的整理流程。

這樣的整理流程，可以帶來幾個好處： 從一頁管理筆記出發，可以看清目標，管理不同專案時程。

不同類型專案，可以設定不同的整理排序邏輯。

每一個專案裡，可以有自己的筆記與資料庫。

專案之間，也能互通有無。

每一個專案、任務中，可以設定待辦清單與提醒。

當然，你可以有自己的Notion整理方法。

但是如果你想用Notion來同時管理工作上很多專案，卻不知道應該用什麼整理邏輯比較好，或許這篇文章，可以提供你一個參考。

你也可以參考我分享的「職場專案管理Notion實例頁面」，看看實際的範例，對照圖文教學，會更加清楚。

如果想要了解Notion的進階用法、操作，可以根據下面的邏輯來挑選你需要教學： 基礎入門認識Notion把文件、任務、知識庫「無縫重組」的全新專案整理工具Notion筆記軟體推出網頁全文擷取外掛與自動匯入EvernoteNotion全新個人免費版，開放無限數量的block筆記內容頁面熟練這13個Notion快捷鍵，編輯Block、跳轉頁面更直覺快速關鍵功能教學：Notion資料庫管理圖解教學，活用連結分頁節省時間掌控大量專案NotionSyncedblocks三大活用案例教學，超省時間的跨頁面同步內容Notion推出自動反向連結功能，如何利用在專案管理、知識研究？如何活用Notion反向連結，快速建立聚焦目標的每日行動清單Notion自訂範本2大活用：養成每日好習慣、快速拆解任務SOPNotionTimeline時間軸功能，繪製專案進度甘特圖的11個技巧Notion推出簡單表格功能教學，複製貼上表格不用再變成資料庫Notion資料庫授權他人協作內容，但禁止改動Database設定教學完整整理邏輯用Notion整理閱讀學習、研究筆記資料庫，超完整的圖解教學用Notion把筆記整理成像Google日曆、Trello看板與Airtable表格Notion專案管理法，用資料庫還是分層頁面？3種實際應用案例解析進階應用案例從零開始用Notion快速打造一個美觀又專業的旅行計畫筆記Notion職場專案管理實例圖解教學：排程進度、整理資料方法Notion實踐GTD時間管理法，與每週行動清單的流程圖解教學Notion實踐子彈筆記術的模板教學，不是從子彈行動清單開始從Evernote筆記轉移到Notion系列Evernote筆記轉移到Notion（一）：使用習慣相對無痛匯入教學從Evernote筆記轉移到Notion教學(二)：設計脫胎換骨資料庫從Evernote筆記轉移到Notion教學(三)：上手筆記編輯15個超能力從Evernote筆記轉移到Notion教學(四)：必用7大搜尋技巧 有興趣的朋友，還可延伸參考：［用Notion把筆記整理成像Google日曆、Trello看板與Airtable表格］、［推薦給職場新鮮人的20種高效率方法、高效能習慣與必備工具］、［免費專案管理軟體推薦！困難計畫簡單管理13種工具］等文章。

（歡迎社群分享。

但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者esorhuang異塵行者，及附上原文連結：Notion職場專案管理實例圖解教學：排程進度、整理資料方法） 文章分類： 專案管理 專案管理軟體 職場工作術 notion EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 留言 匿名2020年3月17日下午2:13notion太複雜了回覆刪除回覆EsorHuang2020年3月17日下午4:11Notion很需要一開始就有很完整的專案架構邏輯，要不然反而會很難管理。

刪除回覆回覆回覆風縫2020年3月19日上午10:36感謝Esor大，雖然還沒進入職場，不過概念可以套用在實驗室的專案管理上，尤其資料庫要用這個視覺化呈現給別人看很適合，謝謝，期待日後的教學٩(^ᴗ^)۶回覆刪除回覆EsorHuang2020年3月23日下午3:43感謝你的肯定刪除回覆回覆回覆RyanLiu2020年3月19日下午6:13請教Esor大，該如何和子彈日記的概念連結，Notion似乎無法很便利的在行事曆或筆紀中，看到各專案之「今日」待辦事項(細項),從中選出今日最重要的三件事項來優先處理?回覆刪除回覆EsorHuang2020年3月23日下午3:46我也還在思考這個問題^^一個方法，或許是利用提醒通知。

但我認為人類是沒辦法細緻到為每一個任務、行動設定出準確的時間通知，所以這個方法實際效果我也存疑。

另一個方法，就是像我在Evernote中一樣，建立一個每天的行動清單筆記，把重要專案、任務連結到這則筆記管理。

但是這個做法我初步嘗試後，在Notion中有一個問題，那就是Notion結構來嚴謹，從單一專案來看這是很棒的優點，但是當需要跨專案時，就會變成很難想出一個彈性的共通方法，這也是我還在思考的地方。

刪除回覆回覆onda2020年3月25日下午2:18感謝分享專案管理工具，也期待站長能持續思考更好的管理工具與方法最後能分享給大家刪除回覆回覆傅玉松2020年5月14日下午1:30不同資料庫之間可以串連，串聯多個行事曆就好啦刪除回覆回覆RyanLiu2020年5月28日上午11:53請問傳大大…要如何串聯不同資料庫的多個行事曆?還請不吝指導，或是那邊有範例可以學習的，感激不盡^^刪除回覆回覆jojo2022年1月6日下午5:44可以篩選設定要顯示的日期，再用時間排序當日行程即可一目了然。

刪除回覆回覆回覆Eric2020年3月23日上午10:00好奇一問：這麼多套，Esor大最習慣的是哪一套?回覆刪除回覆EsorHuang2020年3月23日下午3:43我還是覺得Evernote對我來說最好用^^刪除回覆回覆回覆hrroman2020年4月3日下午3:24IfyouarelookingfortheFinanceAccountingAssignmentshelptheninthiscaseyoucanoptforourFinanceAccountingAssignmentshelp.weprovidethebestAccountingandFinanceAssignmentHelp.WealsoprovideTimeValueofMoneyProblemsAssignmentHelpforstudentsacrosstheglobe.formoreinformationcontactus+16692714848.回覆刪除回覆回覆Eva2020年11月27日上午9:51專案架構真的很難規劃，請教，若上述你說的書籍專案及課程專案，我把它當成是大專案及專案裡的子專案，我一年四季會各進行一場子專案課程都是關聯大專案的系列課程，那我的大專案時程不就會年頭拉到年尾了?這個時候會建議將子專案直接上升至大專案類別嗎?再來就是資料庫您是建議一年建立一個年度專案管理資料庫，還是全部資料都用同一張Page管理即可?目前處在建立了很多資料page但是不知道如何彙整中...回覆刪除回覆回覆admchmZ2022年9月27日下午1:35請問可以教學可否使用Notion來完成公司請假的系統呢回覆刪除回覆回覆新增留言載入更多… 張貼留言 為了避免垃圾廣告留言過多，開始測試「留言管理」機制，讓我可以更容易回應讀者留言，並更簡單過濾掉廣告，但只要不是廣告留言都會通過審核。

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今天這篇文章，就深入的來聊聊Google的「我的地圖」服務，這是一個可以讓我們「自訂地圖」的工具，在地圖上任意繪製地標、路線，對商務需求來說可以打造出一張一張資料地圖（例如我之前在製作一本新書時建立的「台灣推薦空拍地點地圖」），對生活需求來說，則可以讓我們規劃自助旅行路線！Google「我的地圖」在規劃自助旅行路線時可以解決許多問題：國外地點名稱地址常常難懂，用自訂地圖就能自己取一個好辨識的名稱。

在規劃路線之外，自訂地圖還能補充許多旅遊圖文資料，讓這張地圖就是旅遊手冊。

好看的自訂地圖一方面旅行時帶來好心情，二方面事後就是最好的旅遊回憶之一。

自訂地圖還能跟朋友共享合作，讓彼此都能在手機上查看這次旅行地圖。

........................繼續閱讀全文內容 pyTranscriber影片自動上字幕免費軟體！10分鐘搞定1小時影片 作者： EsorHuang 1月21,2020 之前在電腦玩物撰寫的「免費！中文影片語音轉文字字幕，支援超大影片與長時間錄音」，是一個可以幫影片「自動產生中文字幕」的工具，透過語音辨識，產生的字幕檔案雖然還需要校對，但已經可以節省我們很多時間。

而在該篇文章的留言中，讀者推薦了一個叫做：「pyTranscriber」的開源、免費軟體，這個軟體使用起來更方便、更厲害：不需播放影片，就可以自動轉字幕檔，所以速度會快上好幾倍。

我在自己的電腦測試，一小時的影片檔案，辨識轉出字幕只要10分鐘。

另外測試一個10分鐘影片，不到1分鐘就完成字幕。

操作設定更簡單，不需安裝任何驅動程式，不需設定。

任何人一定都能上手，兩三步驟就搞定。

支援多國語言的影片上字幕，包含中文語音辨識。

支援大體積影片，支援MP4和MP3檔案格式。

我實際測試有用到2.5GB的影片檔案，也能順利、快速轉出字幕。

有興趣研究其原理的朋友，可以參考「pyTranscriber」的開源程式頁面。

........................繼續閱讀全文內容 Outlook職場必備郵件整理圖解教學，網頁版11個排程管理技巧 作者： EsorHuang 7月29,2020 因為我所任職的公司是使用Outlook郵件系統，所以我當然也想把自己在Gmail上的清空收件匣方法，套用在公司的郵件系統上。

多年前，我曾經用Outlook電腦端軟體（當年是用Outlook2010），實際測試過一套工作流程：「Outlook搞定GTD時間管理：8個Outlook任務排程技巧教學」。

不過現在新版的Outlook，基本上已經可以非常輕鬆的實踐跟Gmail一樣的郵件管理流程了。

所以今天這篇文章，就用版本比較一致的Outlook最新網頁端，分享幾個關鍵的郵件整理功能，提供大家整理職場郵件時的清空收件匣技巧。

如果你是使用個人帳號，或是使用公司帳號，可以分別從下面的網址，登入網頁版的Outlook：個人帳號登入（網頁右方會有廣告條）：https://outlook.live.com/公司帳號登入：https://outlook.office365.com/01.指定時間稍後處理郵件：首先，我的第一個常用功能，就是把郵件［延遲］處理。

例如：下週會議才要使用的郵件。

兩週後才要開始處理的任務。

次要的，之後有空再處理的。

我就會利用［延遲］，把郵件延後到指定的時間。

這些郵件，會在「指定時間」再次出現在收件匣，而且出現在最上方，提醒我現在到了處理他們的時間了。

Gmail的對應功能為：「改變Gmail預設延後郵件時間，聰明排除瑣事郵件的工作干擾」，非常有幫助的功能。

02.封存處理完成、不需要處理的郵件：有些郵件是看過就好，不需要處理（只是一些參考資料）。

有些郵件是已經處理完成了。

這類郵件，我不會留在「收件匣」，這樣會造成處理重要郵件的干擾。

這時候，就要把這些郵件［封存］起來。

Outlook中也預設了一個［封存］按鈕，點擊後，郵件將會從收件匣消失，放入［封存］資料夾。

不用擔心郵件不見，以後搜尋關鍵字，一樣可以找出這些郵件資料。

Gmail中也有封存的功能，善用封存，我們的信箱將會更簡潔、更好工作，可參考：「三步驟教學「一次完全整理好」爆炸的Gmail郵件」。

03. 釘選重要郵件，常駐處理：有時候有些郵件很重要，一時之間也處理不完，但隨時要看到。

這時候，可以利用Outlook中的［釘選］功能，把郵件釘選在整個清單最上方，方便隨時處理。

有兩個地方可以 ........................繼續閱讀全文內容 Rize聰明的時間追蹤工具，幫助你提升專注，建立更好的工作習慣 作者： EsorHuang 9月21,2022 很多時候我們其實並不真的掌握到自己把時間花費在哪些地方，只是覺得時間一直在溜走，但說不定我花了很多時間在郵件與即時通上，說不定我不知不覺上網佔了太多時間，說不定我在工作中常常自己在很多工具、任務之間切換而不夠專注。

........................繼續閱讀全文內容 EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

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