五大原則，開會不必開到死！第二個最重要，一定要遵守！

掌握五原則，開會其實可以幫工作效率加分。

... 大家都抱怨會議，卻仍然繼續安排更多的會，因為「開會」代表的意義，令經理人們著迷。

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掌握五原則，開會其實可以幫工作效率加分。

39053瀏覽數 圖片來源：https://www.flickr.com/photos/highwaysagency/7801010826 分享 其他 編譯 陳竫詒 天下雜誌542期 發布時間：2014-03-05 39053瀏覽數 「又要開會了！」無聊、沒有重點的會議令人不耐煩，它打斷原本的工作節奏，卻又不得不開，只能在會後趕緊回到「真正」的工作。

這個情況是不是很熟悉？大家都抱怨會議，卻仍然繼續安排更多的會，因為「開會」代表的意義，令經理人們著迷。

《哈佛商業評論》專欄作者阿胥肯納斯歸結出老闆愛開會的三個理由：理由一：認為透過開會可以鼓勵交流，使得會議充滿非目標議題的閒話家常。

理由二：形成交換訊息的網絡，當組織愈來愈大，要了解其他單位在進行的工作，只能透過大拜拜式的集會。

理由三：會議是權力的展現，在會議中的發言，象徵著重要價值，而領導正是坐在決策桌上的人。

這些心理因素，使得許多會議成為不必要的儀式。

繼續忍受這些，那麼你的組織應該也可以繼續忍受平凡，以及爛績效。

「必須接受公司的主要活動是如此痛苦且沒有生產力，多麼可悲，」《開會開到死》的作者藍奇歐尼警告。

好的會議可以蒐集資訊，做出關鍵決策。

掌握以下五大基本原則，有機會逆轉現狀，讓開會更好、更有效率。

原則一：清楚設定議題││沒準備，別來開會 廣告 為什麼要召開這次會議？想要藉此達成什麼？是會前最需要想清楚的。

這也是確認是否需要開會的最好方法。

如果只是單純想要發布通知，也許透過電子郵件是更快、更節省時間的方法。

清楚目的，才能清楚規劃議程的長短及形式。

如果是要針對特定問題，做出決議，事前先提供相關的背景資料，有助與會者更快了解狀況。

如果是腦力激盪，就要設計讓大家更放得開的氛圍。

規規矩矩地正襟危坐，恐怕就不適合創意發想。

原則二：邀請對的人參加「找錯人，會議將走向崩壞，」會議專家凱瑟認為，不必要的與會者可能把會議導到與自己需求相關的方向，偏離會議主軸。

廣告 凱瑟就曾被找去開新ＩＴ系統的討論會。

因為新的系統對他沒有影響，他也不會去使用這個系統，於是他在會議上問，「我們為什麼要花這筆錢？為什麼不把這項經費用在提高員工薪資和獎金呢？」可想而知，什麼結論都沒達成，就散會了。

所謂「對的人」是指，與會者應該要有足夠的資訊以及知識，能夠提出有意義的貢獻，具有決策權或是會受到決策結果影響的人。

否則大家辛苦開會討論，只是徒勞。

原則三：開始、結束都準時準時，是會議有效率的關鍵。

準時開始、準時結束，是避免會議冗長、無止無盡發散討論的好方法。

會議主持人得時時抓緊會議節奏，如果有人沒有讀事先準備的會議資料，可以花幾分鐘做簡介，讓大家更快速掌握問題。

若是遇到不斷重複過去重點的發言，就可以直接詢問有無新發現。

當大眾陷入沉默，除了讓大家休息片刻短暫思考外，幽默引導也是需要的。

廣告 原則四：不要害怕衝突二戰的美國陸軍指揮官巴頓講過，「如果大家都想的一樣，那就是有人沒在想。

」處理歧見、尋求共識，是開會最重要的任務，一味追求和諧，是不可能在會議上反映真實狀況的。

同時，管理者要做到言行一致，不要表面鼓勵不同意見，卻在會後的執行全盤否決。

原則五：追蹤會議結論會議紀錄需在一到兩天內完成。

過程中的瑣碎討論不是重點，重點是要清楚標明會議結論、行動步驟、相關的負責人，以及完成時限，會議的討論才有落實的可能。

透過會議解決組織的問題，協調團隊的運作，擺脫形式上的「升旗朝會」、不聚焦的「各言爾志」，讓開會幫工作效率加分。

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