你的商用英文email寫對了嗎？四封標準email範例 - 關鍵評論網

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我們立志營造一個美好的英文學習環境，在這裡，你所學習的不再是語言而是知識的力量！透過視覺上的影片情節，重複聽取單句，更容易了解單字的發音及用法，還能學習到更道地的生活化語言哦！藴含黃金寶藏的部落格：https://tw.voicetube.com/ 粉絲頁：https://www.facebook.com/voicetubetw 看更多此作者文章...訂閱作者收藏本文每月一杯咖啡的金額，支持優質觀點的誕生，享有更好的閱讀體驗。

立即支持文：CindyWang先看看這部影片介紹了哪些專業商業書信該避免的五大重點，你犯過這些問題嗎？ 商業英文五大建議（05quicktipstoimproveyourBusinessWriting–BusinessEnglishLesson）再來，看看詳細的介紹。

主管督導員工的工作品質，一定有需要與大家溝通的時候。

可是如果用的詞語太犀利又太強勢，大家看了信以後第一個反應一定會很不高興。

如果已經傷和氣了，接下來要做事時如果還有問題出現，只會越來越難溝通。

我們先看一封目的是要求員工改進，可是寫得不專業、又長又傷人的信件1a）Dearemployees,1a）親愛的員工，Aftercarefulreviewsoftheweeklyreportsthatsomeofyouhavebeenwriting,2a）Icannolongerholdmytongueabouttheapparentmistakes.在細心的檢查你們有些人寫的每星期的報告之後，2a）我已經沒有辦法再對這些錯誤保持沈默了。

3a）Imustmakemyselfclear,that,spellingerrorsandgrammarmistakesareabsolutelynotallowed.4a）Thebehaviorofnotcheckingyourspellingandgrammarbeforesendinginaformalreportistotallyunprofessional,andunacceptable3a）我必須說清楚。

錯字與不正確的文法是絕對不允許的。

4a）你們沒有在交報告之前再次檢查拼字與文法，很不專業，也不能被接受。

5a）Regardingtheformat,eachofyouhasinventedawaytowritethedate.5b）Someofyouwrote03162016,somewrote16thMarch,2016,whilesomeprefer2016,March16th.2b）Forcryingoutloud,pleasetrytobeprofessional,andusetheformatthatwehavealwaysbeenusing:March16th,2016.關於格式，5a）你們好像每個人都發明了一種寫報告上日期的格式。

5b）有些人用03162016，有些人用16thMarch,2016，有的人更喜歡2016,March16th.。

2b）我真的拜託你們，請盡量專業一點，並使用我們一貫的格式：March16th,2016。

6a）IhaveincludedaperfectsamplethatIhavewritten.Trytogetitrightfromnowon,becauseeverysingleoneofyouisexpectedtoturninreportsjustliketheoneattached.6a）我在附件夾帶了一個我寫的完美的樣本。

從現在開始，每一個人都要交出與它一樣的報告。

7a）Rememberthat,Iwillbehappytofindotherswhoarecompetentenoughtomeetmyexpectations.8a）Iammakingmyselfclear.8b）Pleasedonotmakemerepeatmyself,again!7a）請記住，我會樂意去找其他有能力的人來滿足我的期望。

8a）我講清楚。

8b）請不要讓我再重複我的話了。

Thankyou!謝謝。

如果看了信以後已經有點火大，不要動怒，它只是一個不好的例子，而不對的地方也被列出來了：一、不要叫同事員工。

1a）Dearemployees,在職場的團隊中每個人都是同事。

說“Dearemployees”聽起來好像在叫身份卑微的屬下。

二、不要用俚語（donotuseslang）。

2a）Icannolongerholdmytongue「我不能再保持沈默」聽起來就是有很大的不滿，要吵架的前兆。

2b）Forcryingoutloud,「真的拜託你們」這樣的用語也太情緒化了。

三、加重語氣、驚歎號、與一再表示對於對方的不滿對問題沒有幫助。

3a）Imustmakemyselfclear,that,spellingerrorsandgrammarmistakesareabsolutelynotallowedonyourweeklyreports!「我要講清楚」，與在「不准」前面加一個「絕對」完全就是非常火大、要教訓人的口氣。

四、不要用惡言評論員工的行為與能力。

4a）Thebehaviorofnotcheckingyourspellingandgrammarbeforeyoursendinaformalreportistotallyunprofessional,andunacceptable.寫錯字與文法不正確是需要加強的專業性，不是什麼「行為」。

五、不要小題大作。

5a）Regardingtheformat,eachofyouhasinventedawaytowritethedate.不要用嘲諷的語氣來指出別人需要改進的地方。

5b）Someofyouwrote03162016,somewrote16thMarch,2016,someprefer2016,March16th.把不滿的地方放大檢視只有負面效果。

六、不要炫耀（donotbrag）。

6a）IhaveincludedaperfectsamplethatIhavewritten.主管的能力不需要自我表揚七、不要威脅（donotusethreat）。

7a）Rememberthat,Iwillbehappytofindotherswhoarecompetentenoughtomeetmyexpectations.不需要強調自己有權利裁員、把機會給別人。

八、不要一再強調（avoidoveremphasis）對方不對的地方只會再次的傷人。

8a）Iammakingmyselfclear.就算是最後也不必用警告的態度告知對方。

8b）Pleasedonotmakemerepeatmyself,again!重點早就講過了，不用重複。

再來參考一封精準、也同時體諒各方立場的專業信件1a）HiTeam,1a）夥伴們，2a）Thanksforalwaysfillingoutyourweeklyreportspromptly.Nevertheless,whilereviewingthem,Ihavefoundsomeconsistentmistakes.2a）感謝大家總是是及時填寫您的每週報告。

然而在審查時我找到了一些一致的錯誤。

3a）Beforesubmittingfilesinthefuture,pleasemakesureyoucheckthefollowing:3a）以後在提交文件之前，請務必你檢查以下事項： Doublecheckthespellingandgrammar.4a）Forinstance,“Theclientsexpressthereconcernsofthecustomerservice’sefficiency.”isincorrect.Thecorrectsentenceshouldbe,“Theclientshaveexpressedtheirconcernsregardingourcustomerservice’sefficiency.” 仔細檢查拼寫和文法。

4a）例如：“Theclientsexpressthereconcernsofthecustomerservice’sefficiency.”不正確。

正確的句子是：“Theclientshaveexpressedtheirconcernsregardingourcustomerserviceagents’efficiency.” Whenyoufilloutthedate,4b）pleasealwaysusetheformatMarch,18th2016.Anddonotusenumberstorepresentthemonth,5a）becausethatoftencausesconfusionforthepersonwhoreviewsthefiles. 當您在填寫日期時，4b）請始終使用March,18th2016的格式，也不要用數字來表示的月份，5a）因為這往往會造成審查文件者的困擾。

Pleasealwaysusethesamefont,fontsizeandindentation.4c）Pleaserefertotheattachedfile. 請使用相同的字體與邊線距離。

4c）請參考附件。

2b）Ibelievewewillcontinuetoperformwellthisquarter.Yourweeklyreportsareessentialwhiledemonstratingourteam’sexceptionaleffort.2b）我相信我們本季會繼續表現良好，而各位的每週報告的專業性是展示我們團隊的努力的必要事項。

5b）Ifyouhaveanyquestions,pleasedonothesitatetocontactme.5b）如果您有任何疑問，請問我。

2c）Thankyou!2c）感謝你。

分析一下精準信件的可用之處一、對同事可以用友好的稱呼來開始。

1a）HiTeam,大家多認識了，叫「伙伴」是很恰當的稱呼。

二、禮貌與正面評語是帶領團隊的必要事項（bepositive）。

2a）Thanksforalwaysfillingoutyourweeklyreportspromptly.先講好的地方。

2b）Ibelievewewillcontinuetoperformwellthisquarter,雖然有要改進的地方，還是要表達對伙伴們的信心與期待。

2c）Thankyouverymuch!簡單說謝謝，表示你沒有忘記他們的苦勞。

三、不要去挑剔已經發生的事情，講從現在開始要如何改進。

3a）Beforesubmittingthefilesinthefuture,pleasemakesureyoucheckthefollowing:明確表達重點是要「提升工作品質」，讓效果越來越好。

。

四、簡單明瞭的舉例（beclear）。

4a）Forinstance,「例如」是很好的開場白。

4b）pleasealwaysusetheformatMarch,18th2016.用一個對的例子，同時以後表示一定要一直用同樣的模式。

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