別學賈伯斯！商務簡報不吃這一套 - 工商時報

不過有一個問題。

就設計或發表一份出色的商務簡報來講，TED演講和賈伯斯的作風並非特別有用的範本。

這不是隨便 ... 首頁工商書房書房嚴選別學賈伯斯！商務簡報不吃這一套 別學賈伯斯！商務簡報不吃這一套 工商時報書房編輯 2020.02.14 一說到傑出的簡報講者，十之八九都會想到賈伯斯。

圖／美聯社資料照 從TED或賈伯斯的演講和簡報所習得的要領，往往不適用於企業環境。

前陣子我問了一些學生，他們是如何改善自己的簡報技巧。

有一位學生馬上就說：「我都看TED演講！他們講得超棒。

」 另一位學生則說：「我會看賈伯斯的簡報，他根本就是天生的簡報專家，我以他為榜樣。

」 這些都是很常見的答案。

一般人想到簡報，腦海裡通常就會浮現TED和賈伯斯。

那些演講的影片唾手可得，影響力非常大。

不過有一個問題。

就設計或發表一份出色的商務簡報來講，TED演講和賈伯斯的作風並非特別有用的範本。

這不是隨便說說的，因為從TED或賈伯斯的演講和簡報所習得的要領，往往不適用於企業環境。

TED演講 在此先探討一下TED演講的模式。

TED演講算是簡短的簡報，時間大約20分鐘。

講者站在一個大型空間中央的一塊地毯或方形區塊上，觀眾專心聆聽，場地很暗。

演講高潮迭起，沒有提問時間，只有結束時如雷的掌聲。

一般的商務簡報可不是這樣進行的。

以大部分的公司來說，大家會慢慢走進會議室，有些人甚至姍姍來遲。

不少人拿著咖啡，所以免不了有咖啡灑出來的狀況，帶甜甜圈來吃的人也是有的。

大家的對話主題不外乎日常生活（譬如「莎莉，你們家巴比星期六的足球比賽比得怎麼樣？）和工作瑣事（比方說「約翰，你有看到我傳給你的電子郵件嗎？我很需要你的回覆。

」）看不到華麗的大場面，也沒有高潮迭起的內容情節。

商務簡報會有提問時間，這一點跟TED演講有很大的差別。

觀眾會問到假設、資料數據和分析方面的事情。

他們打斷簡報，直接問你「巴欽，那個銷售量的數據對嗎？怎麼看起來怪怪的」、「你對第三季的出貨怎麼想？」和「你的模組有把競爭性回應列入計算嗎？」之類的問題。

另一個很大的差異是，商務簡報裡的資料數據會受到觀眾的挑戰，但TED演講則不大拘泥資訊的來源出處。

所以TED的講者可以這樣說：「有一項針對慈善捐贈的研究指出……」他們不必列舉參考資料或說明這項研究的細節。

但這項資訊到底是從哪裡來的呢？ 商務簡報一定要列出來源出處，不能只是說「我做了一項分析，分析結果顯示義大利市場是最有前景的投資機會⋯⋯」。

這項分析是怎麼做的，你必須加以說明，比方說你用了什麼資訊？你評估了哪些項目？原因何在？這些全都是需要列舉在簡報當中的重要資訊。

一個人的「公信力」在商務會議來講至關緊要。

你如果不是執行長——既然你在看這本書，想必你應該不是——八成就不是會議當中最資深的人士，那麼這也表示你的意見未必會受到重視。

善用資料數據就是你在商業界建立公信力的方法。

資深主管也許會反對你的看法，但他們不會反對事實論據，也就是從受信任來源所得來的資料數據。

如果從我的嘴巴裡說肥胖是很大的問題，資深的大人物未必會認同。

他或許會說：「我覺得你太誇大了，提姆，我看過不少調查研究，肥胖其實不像大家講得那麼嚴重。

或許我是例外啦，我是真的應該減少應酬，還不就是這位大衛老兄帶我去的。

」他一講完引來哄堂大笑，接著再也沒有人理會我講了什麼重點。

然而，資料數據可以改變局面。

假如我說：「根據美國疾病控制及預防中心指出，國內肥胖人口有4,020萬人。

該單位預測，未來十年肥胖人口的年增率為3.5%。

肥胖真的是不容小覷又日益嚴重的議題。

」這種說法就很難反駁了。

不過話說回來，TED演講雖然並非最佳的模仿對象，但你還是可以從中學到幾招做簡報時可以派得上用場的訣竅。

說故事 最膾炙人口的TED演講往往都是以故事為根基。

講者論述主題，探討理論和概念，但這一切都在講者說故事的時候才活靈活現起來。

最棒的故事——也就是最扣人心弦的故事——通常都是很私人的經驗。

講別人的故事是一回事，譬如講者或許會說「有一天，這位特別人士做了一件非常不得了的事情」，這種講故事的手法效果不錯，尤其故事本身有趣精采或讓人拍案叫絕的話。

但講者如果說「我想跟各位說說我那段跟嚴重的焦慮症奮戰的日子」，觀眾一定正襟危坐，開始做筆記。

因為講者準備要揭露一些個人的私密經驗，一種你不會在個人履歷上看到的內容。

這種私人的故事影響力最大，而觀眾最念念不忘的也多半是講者述說這些故事的時刻。

故事力量大的道理同樣也能輕鬆應用在商務簡報當中，不過商務簡報所說的故事是有限制的。

換句話說，在說故事的同時，也必須具備合理的策略和可靠的事實。

這是優先重點，你不能只是一直說故事。

故事應當包覆在內容裡，也就是夾在理論、架構和概念之間。

慢慢講 出色的TED演講最叫人讚嘆的地方就是節奏。

講者說話的速度都會放慢，好像故意把一字一句拖得很長，所以經常可以看到講者停頓片刻的畫面。

做簡報時停頓，看上去似乎不太自然，好像讓人覺得尷尬，所以講者多半只會略微停頓就趕緊繼續往下講，盡可能快馬加鞭一頁接著一頁、一個論點接著一個論點講下去。

這麼做就錯了。

快馬加鞭沒有意義，應該把節奏放緩，慢慢闡述你的論點才對。

值得注意的是，TED講者說話速度很慢的時候，往往也是演講最精采的時刻。

善用數據 TED講者用數據來佐證論點時，通常最具有影響力。

當然，資訊有很多種，有時候講者談的是特定課題或某種研究，又或者會透過故事或趣聞軼事來支撐他們的論點。

不過無論是哪一種，其中都有資訊的存在。

這也是簡報的最佳實務做法。

當你要闡明某個論點時，必須用資料數據和資訊來證明這個論點值得相信。

數據不能用太多 大多數的TED演講都會談到一點數據，但不會太多。

講者通常只會提及一或兩項研究，這個要領務必記起來。

雖然你可能忍不住想這樣做，但千萬別用一大堆資料數據壓垮觀眾。

賈伯斯 一般人一說到傑出的簡報講者，十之八九都會想到賈伯斯。

蘋果執行長賈伯斯就是有非凡的本領可以迷住觀眾。

他是天賦異稟的領導者、才華洋溢的產品設計師，也是一位技藝精湛的演說家。

值得向賈伯斯學習的習慣 假如研究過賈伯斯如何處理簡報這件事，就會發現其中有幾個特別重要的習慣，是每一個人都可以採行並加以學習的最佳做法。

做好準備 賈伯斯對簡報十分執著。

簡報前的幾個小時他就會現身會場，仔細排練，任何環節都不放過。

他會研究燈光，場地布置和整個環境。

他竭盡所能做準備，絕不賭運氣。

許多人認為賈伯斯對簡報有一種迷戀。

著有《賈伯斯的簡報祕訣》的作家卡曼．蓋洛就指出：「賈伯斯執著於簡報的每一個細節，包括撰寫口號、設計投影片、演練操作展示以及把燈光調整到恰到好處等等，他不心存僥倖。

」 賈伯斯會先做好充分準備，因為他知道簡報很重要，而做好準備就是簡報萬無一失的辦法。

做好準備是人人都該秉持的觀念。

最後一刻才到場，卻想做出精采簡報，根本就是白費功夫。

增添趣味 賈伯斯的表演和述說能力搭配得剛剛好。

他在展演方面特別有才，不只用說的，還會把東西拿出來。

換言之，他會操作演示這樣東西，讓所有觀眾親眼看見。

此舉洞悉了簡報的精髓，因為人都喜歡親眼見識，實際體會。

若是能將簡報化為更加生動又具體的經驗，效果就愈強大。

去蕪存菁 賈伯斯深信去蕪存菁的力量。

他把每一張投影片修剪到只留精髓。

換言之，簡單就是美。

不宜仿效的賈伯斯特色 很多人做簡報的時候理所當然想模仿賈伯斯的手法，大家認為：「賈伯斯就是這樣做簡報的，當然也很適合我。

」 可惜賈伯斯用的方式未必適用於所有人，他有幾個特點大家最好避免。

重要資訊留一手 賈伯斯是保留重要資訊的高手。

他公開宣稱有創新之舉，但經常把最誘人又最刺激的消息當成壓箱寶。

他總是以「不過等等，我還有一件事要說」這樣的措辭抓住觀眾的眼球。

這種做法看似效果十足，你一直藏著最重大又最刺激的資訊不講，等到觀眾以為會議就要結束的時候才故意說：「喔對了，還有一件事。

」 千萬別這麼做。

保留重大資訊會衍生各種問題。

第一個問題就是會議到了尾聲，可能早就已經有人先離開了。

雖然我們認為觀眾應該會待到最後，但實際上並非如此。

大家很忙，約會時間撞在一起只好拚命趕場的狀況不稀奇。

因此現在幾乎每場會議都可以看到觀眾起身提早離去的現象。

資深主管尤其如此。

這些人往往是你的重要觀眾，但他們諸事纏身，總是特別忙，所以在簡報還沒結束前就先行離開的狀況是一定有的。

倘若你把重要資訊留到最後，那麼包括你最重要的觀眾在內的某些人，可能會完全錯過你的精采大戲。

因此請切記，你做簡報是有任務要完成的。

你的目標是告知觀眾重要資訊、說服他們或跟他們溝通。

如果觀眾還沒聽到大新聞就離開會議室，你就失敗了。

你沒有好好完成你的任務。

保留重大資訊會衍生的第二個問題是，大家可能沒有機會討論這件大事。

假設會議從9:00進行到10:00，結果你在9:55的時候拋出震撼消息，但過不了幾分鐘大家也只能散會了，沒辦法好好討論這件事或給什麼反應。

所以要再次重申的是，保留資訊真的麻煩很大。

第三個問題是，時間可能無法配合。

最有成效的商務會議，往往不是簡報本身的功勞，而是討論所促成的。

大家會發問、提出疑慮並辯論各個論點。

也許觀眾當中會有人向另一個人提問：「約翰，你真的認為我們可以把這項產品打進Aldi嗎？」這種程度的互動十分必要，也顯示出觀眾很投入，用心在思考議題。

只是說，會議極有可能因為互動討論而難以控制時間，但你又沒辦法真的請資深主管把嘴巴閉上。

執行長如果有問題要問，就一定會問。

假如你現在正在向維珍公司（Virgin）創辦人理查．布蘭森（RichardBranson）做簡報，你絕對不可能對他說：「這個嘛，理查，你的問題真的很有意思，但我們現在真的沒時間好好討論這個問題，不如先照進度來好嗎？」 會議可能會開得比預計時間長，你必須為這種不確定性做好準備。

如果把重頭大戲留在會議尾聲，恐怕會搞砸。

簡報若有所拖延，你在沒有多餘時間的情況下，只好快速帶過後面幾張投影片。

當大家開始開始收拾東西，檢查郵件的時候，你才把重大資訊搬出來，時機顯然不是很妥當。

不提數據 賈伯斯的簡報有一個很神奇的地方就是很少看到資料、分析或計算。

也許一張頁面上就只有一個字詞，另一張頁面只放了一張照片，而第三張頁面也只有一張圖像。

這種模式可以產生強大的衝擊力，讓人驚嘆簡報的高雅與簡約。

但我的建議很簡單，別學他！ 之所以不宜採用這種方式，主要是因為你並非賈伯斯，也永遠不會成為賈伯斯。

賈伯斯做簡報的時候只要呈現一個字詞，並用這個字詞大談特談，觀眾就會認真聽，而且聽得懂，也充分認同。

這一點確實非常神奇。

但大多數的商務簡報不吃這一套。

如果你要跟某公司高層會面，結果你做的投影片頁面上就只有一個字詞，一定會讓人覺得莫名其妙。

這根本是在替災難鋪路。

企業界有上下階層之分，也就是說，有些人地位比較高，有些人地位較低。

以一般情況來說，通常都是地位低的人向地位高的人提出建議。

因此，地位低的人不能只說「投資」二字，就指望得到一呼百諾的效果。

資深主管想聽到理由的闡述。

因此，你必須有資料和數據，才能向資深主管提出說服力十足的建議。

換言之，你需要數字和事實，得向觀眾報告時程、定價和預期收益。

展示一張只有一個字詞或一張圖片的頁面，難以助你旗開得勝。

保密 保密也是賈伯斯一個十分顯著的特色。

除非產品已臻成熟，否則他絕對不會透露一絲口風。

產品仍在開發階段之際，他會確保整個團隊把保密做到滴水不漏。

顯然賈伯斯用這一套很吃得開，因為保密讓他得以保留了驚喜，更重要的是，他也因此在競爭市場上保住領先優勢。

賈伯斯知道其他公司勢必會盡可能研究他的新產品，所以保密真的很重要。

這時也許有人會想，自己也應該保密，什麼都不透露。

這種概念在企業環境來講是有可能做到的，只要盡量減少專案或新舉措的最新進展報告，就有機會保留驚喜。

但我的建議還是一樣，別學他！ 企業界重視資訊的傳達，大家都需要知道現在有什麼狀況。

假如你守口如瓶，就沒辦法傳達資訊，對資深主管和跨部門同事來說都會產生很大的問題。

資深主管必須掌握現況，把他們蒙在鼓裡對你沒有好處。

專案若是順利進行，你應該讓他們知道，做了重要決策，也必須向他們報告最新發展。

給老闆找麻煩最簡單的做法就是什麼事都不告訴他。

所以你應該多多傳達資訊，而不是什麼口風都不透露。

對於跨部門同事來說也是同樣的道理。

同事必須知道事情的發展現況，倘若你把他們蒙在鼓裡，他們會覺得很失望。

更重要的是，這樣他們就沒辦法出手相助了。

(本文摘自提姆．寇金茲著《如何幫雞洗澡：幫商業簡報脫胎換骨，個人品牌再升級，提升職場影響力》，寶鼎出版提供) 延伸閱讀 如何幫雞洗澡？簡報高手這樣說 為什麼番茄工作法有效？ 解決工作問題也能套公式 回工商書房首頁 寶鼎出版賈伯斯演講簡報職場工作術 工商時報書房編輯 熱門文章 暌違10年兆豐金擬配股票股利 2022.03.16 長榮爆量大逃殺！網憶這幾檔減資都超慘 2022.03.16 長榮閃電減資法人曝三大關鍵主因 2022.03.16 長榮試搓漲停開盤後爆殺老手爆大戶陰謀 2022.03.16 長榮大減資股價開殺老手示警小股東曝 2022.03.16