Business email正確寫法大公開- 香港經濟日報

Dear Mr. Smith,. 加上稱謂的用法比較正式，寄信給長輩或客戶比較常用，如果是寄給同事或是別的公司的 ... Businessemail正確寫法大公開 職場 17:28 2015/08/10 分享： 分享： 熱門 MIRROR演唱會 DSE 超市大搜查 白色強人II 消委會 香港小姐2022 1萬消費券 靚太安樂窩 升中面試 小一派位 正式英文Businessemail究竟該怎麼寫？該怎麼稱呼對方？怎麼講重點？又該如何有禮貌地結束信件？ 台灣英語網站voicetube這篇介紹的是比較正式的商業信件 businessemail，通常應用在聯絡別的公司或不熟悉的同事，在寫英文信件的時候最重要的是語氣和文法，尤其是跟nativespeaker溝通的時候要特別注意文法。

1.Greeting/問候語 Businessemail的開頭都需要一個 greeting 或是問候，最常見的用法是 Dear加收信人的名字，以下是一些例子： DearJohn, DearMr.JohnSmith, DearMr.Smith, 加上稱謂的用法比較正式，寄信給長輩或客戶比較常用，如果是寄給同事或是別的公司的合作夥伴直接寫名字(firstname)就可以了。

假如不確定收件人是誰的時候，即公司收到信通常都會轉寄給相關的人員，可以參考以下例子： Towhomitmayconcern,（敬啟者：） DearSirorMadam, 要記得這些 greeting 後面都需要加一個逗號(comma)然後空一行(empty line)才能開始寫信。

2.Purpose/目的 在進入信件內文前，我們通常會先告知收信人這封信件的重點或目的。

Iamwritingtoinquire… 我寫這封信想詢問… Iamwritinginreferenceto… 我寫這封信是關於… 在回覆信件的時候，可以這樣說： Thankyouforreachingouttousregarding… 感謝您主動聯絡我們… 提提大家，in reference to以及 regarding 都是「有關」或「關於」的意思，兩者的用法和 about 很接近，差別是about比較不正式，是比較口語的用法。

口語：I’mtalking about themeetingscheduledfornextweek. 正式：Iamwriting inreferenceto themeetingscheduledfornextweek. 正式：Iamwritingtoyou regarding thepossibilityofschedulingameetingfornextweek. 大家有沒有注意到，inreferenceto的用法跟regarding不同？通常 inreferenceto 用於「說明已經跟對方提過的事」，regarding 的用法比較廣泛。

3.Content/內文 再來就是信件的內文了，先跟大家提醒一些小技巧，寫商業信件的時候內文要簡單明瞭(clearandconcise)，相信大家每天也收到很多email，不想讀很冗長的信吧！ 跟附件相關的用法： Ihaveattachedthepreviouslymentioneddocumentsforyourreview. 上述資料已於信末夾帶檔案內附上供您參考。

Pleaseseetheattacheddocumentsforaquotationoftherequestedservices. 請參閱附加檔案內之服務相關報價。

4.Closing/結尾 信件內文的最後一部分通常會感謝收信人或解釋下一步是什麼。

Ifyouhaveanyfurtherquestionsorconcerns,pleasedon’thesitatetocontactme. 若您有任何問題或疑慮，請不吝與我聯繫。

Thankyouforyourtimeandconsideration. 感謝您的寶貴時間。

Ilookforwardtohearingfromyou. 我很期待能夠收到您的回覆。

5.Signoffandsignatureblock/結尾敬語與簽名檔 再來就是信件的結尾，會有 signoff 和 signatureblock，signoff要注意只有第一個字需要大寫！下面提供一些最常看到的signoff： Sincerely, Yourssincerely, Respectfully, Bestregards, 在北美其實比較少人會用Bestregards，它並不能算很正式，所以大多數的人會用 Sincerely，它是最正式和最安全的用法！ Signoff後面要接 signature block，這個包括你的姓名(name)、職稱(title)、公司(company)、聯絡資訊(contact information)等。

Sincerely, JohnSmith SalesRepresentative,FlooringCompany +886-900-000-000 6.完整Business email範例  最後，我們來看看完整的一個Business email範例  DearMs.Jones, Thankyouforreachingouttousregardingpricequotationsforhardwoodflooring.Pleaseseetheattacheddocumentforapreliminaryquotation.   Thesequoteswillvarygreatlydependingonyourchoiceofboardwidth,texture,color,finishetc.Onceourtechniciansassessthespaceyouwishtoinstallnewflooringin,wewillbeabletoprovideyouwithamoreaccuratequote.Ihavealsoattachedphotosofseveralofthewoodsampleswecurrentlyhaveinstock.   Ifyouhaveanyfurtherquestionsorconcerns,pleasedon’thesitatetocontactme.Pleaseletmeknowifyoudecidetomoveforwardwiththeassessment,andIlookforwardtohearingfromyou.   Sincerely, JohnSmith SalesRepresentative,FlooringCompany +886-900-000-000 提提大家，寫完email後不要忘記檢查清楚，是否有沒有文法或拼法的錯誤！ 全文刊於voicetube，獲授權轉載。

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