電子郵件寫作技巧| 展現專業的第一步| EF English Live 部落格

如果你沒辦法百分百確定收件人的姓名，你還是可以稱呼對方的職銜，例如： “Dear Hiring Manager”，或是對方的公司名稱（ex. “Dear Amazon Innovation Team”） 。

職涯英語展現專業的第一步，從5個英文電子郵件的寫作技巧開始！｜EFENGLISHLIVE部落格Wil電子郵件寫作技巧對我們多數人來說，電子郵件是工作上最常使用的溝通方式。

因為國際商務世界的語言都是以英文為主，因此撰寫英文電子郵件就成為一項必要的技能。

雖然電子郵電不比傳統信件正式，但還是可以表現出你的專業能力。

寫出正確而清楚的英文電子郵件將可使你的老闆、同事和全世界的客戶對你留下深刻印象。

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例如：你可以稱呼收信人的姓氏來開始比較正式的郵件（ex.“DearMsPrice,”）。

但是如果對方是你非常熟識的人，你只需要說　“HiKelly,”　即可。

無論你用哪種方式，都必須要確認收件人姓名是正確的。

 有時候你也可能不知道如何稱呼收件人，這常會發生在寫求職信的時候。

在這種狀況下，最好是先查出對方人事主管或其他可能收件人的姓名。

求職網站可能是一個不錯的資源。

如果你沒辦法百分百確定收件人的姓名，你還是可以稱呼對方的職銜，例如：“DearHiringManager”，或是對方的公司名稱（ex.“DearAmazonInnovationTeam”）。

這些寫法都比你不具名的寫“DearSir/Madam,”或“ToWhomitMayConcern”來得更有禮貌而且適當。

如果你要回覆一封電子郵件，適度的加上感謝語是很好的做法，例如：“Thankyouforgettingintouch”。

如果對方已經回覆你，你就務必要再回覆“Thankyouforyourpromptreply”或“Thanksforgettingbacktome”。

對收件人的感謝語可以使整封電子郵件顯得更親切而專業。

 表明你的目的你必須在電子郵件中清楚表達你的目的。

請記得，一般人常常是在會議中或手機上閱讀電子郵件，所以你的句子務必要簡潔清楚，而且容易理解。

“Iamwritingtoenquireabout…”或“Iamwritinginreferenceto…”，這兩句是可以使用的一些說法。

 如果你需要對方回覆你的郵件內容，那就要把目的表達得更清楚。

“Couldyoupleaselookintothis…”、“…atyourearliestconvenience”、“manythanksinadvanceforyourhelp”這幾句都是禮貌地提出商務請求時很實用的一些說法。

使用正確商務英文字彙不同產業會有不同或特定的使用字彙，你要寄給科技產業的電子郵件用語就可能和寄給醫療產業的截然不同。

為了要確保你了解所屬產業的用語，事先做一些研究並使用適當的英文字彙是很重要的。

 如果想要快速了解你所屬產業的專業英文字彙，你可以在EFEnglishLive線上英語課程選讀產業英文。

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 郵件內容力求簡潔扼要電子郵件常常是在行動中被迅速閱讀的。

所以務必要使你的郵件內容簡單明瞭、句子語意清晰並且主旨明確。

一封簡短的郵件也比較容易避免錯誤，尤其是對非母語人士而言。

 然而，簡潔的訊息並不表示突兀或無禮。

請記得，要以有禮貌的結束用語來保持正面而專業的語氣。

以下這幾句都是很好的參考說法：“Thankyouforyourhelp”、“Thankyouforyourconsideration”、“Ifyouhaveanyquestions,pleasedon’thesitatetoask”、“Ilookforwardtohearingfromyou”。

使用合適的結束敬語如同一封傳統的信件，一封專業的電子郵件也必須要用得體適當的敬語來做結束。

“Kindregards”、“Sincerely”、“Manythanks”都是常見的專業敬語說法，在敬語之後再加上你的姓名和職稱。

 在你送出郵件前，請記得要再仔細閱讀一次內容並修改錯誤。

如果你想要讓你的電子郵件更趨近完美，你還可以：詢問英語母語人士的意見 我們的學生來自全球各地，而許多學員居住的地方並不一定有英語母語人士可以馬上給予指導，但如果你是EFEnglishLive的學生，就可以24小時全天候得到我們英語母語老師的全力協助！一堂40分鐘1對1的私人家教課是獲得專業電子郵件寫作技巧的絕佳方式，你還可以請我們專業的外師為你修改重要的電子郵件。

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他已經從事實體教室與網路教學將近十年，並受過在教室以網路科技教學的訓練，同時他也為許多主要的網站撰寫線上學習教材。

他會說四種語言，目前正在尋找下一個語言學習的目標。

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