《新手公關第九課》辦講座、邀請講者如何不出槌？

我很幸運在踏入社會就受邀演講，進公關業後也有機會規劃論壇活動，今年更是一口氣接到三、四個演講邀請。

擔任過邀請者和受邀者兩種角色，其實中間 ... 選單 直接觀看文章 搜尋 搜尋： https://pixabay.com/photo-849825/ 要說辦什麼活動是大家最熟悉的，論壇／講座肯定榜上有名，可能不少人在大學時代就已經為系上、社團邀請學長姐、前輩、名人回學校演講，到了公關業，記者會是一個相對新的活動，但是論壇彷彿就毫不陌生了。

我很幸運在踏入社會就受邀演講，進公關業後也有機會規劃論壇活動，今年更是一口氣接到三、四個演講邀請。

擔任過邀請者和受邀者兩種角色，其實中間的「攻防」和「來回」存在著許多眉角，究竟發出邀請的人要怎麼做才能讓雙方甚至三方都皆大歡喜呢？ 客戶／老闆說：我們來辦演講／論壇吧 當客戶或老闆拋出需求時，AE和AM需通力合作訂定主題和邀請人選。

以我個人經驗為例，某次的論壇是客戶在台灣的週年紀念活動之一，同時因為是科技產業，所以也會跟著時下「創新」的潮流，大框架、主題已經確定了。

但是在這個大框架下，要各自用什麼子題、內容去支撐，同時跟客戶的產品連結，就考驗著團隊功力。

科技業近年來熱門的議題不外乎：物聯網、人工智慧（包含智慧汽車、智慧醫療）、虛擬實境VR、擴增實境AR等，而從中必須選擇出和客戶相關的產業，建議講者人選自然也可以是客戶的客戶，如此一來，講者最瞭解客戶的產品，相當於為客戶「驗證」了創新實際應用。

同時，一場大型的論壇甚至也可以是「產、官、學」的跨界融合，如果有機會邀請到政府官員講述當下政府在某領域的創新，不僅讓辛苦公務員的成果被更多民眾知道，也提升了政府和客戶的正面形象，是雙贏。

當年的論壇後來交由外部公司負責邀請講者，不過最初是由我在三個領域各提了三位人選，最後政府官員的演講收到觀眾的正面回饋，實在是意料之外的驚喜，對我個人來說無疑是大大的肯定。

邀請講者時的DosandDon’ts AE完成邀請函後，大多時候會有AM過目確認，內容上往往較為完備；不過最近收到的邀請也有第一線承辦人員送出的，在信件來往的過程中，我發現有些內容真的可以再進步的，同時也讓我回想自己過去是否有犯下同樣的錯誤（汗顏） 第一封訊息／email的範例： Wendy您好，我是某某公司的誰誰誰，因為（說明原因：在哪裡看到你的文章／演講，或是某某人介紹、建議），了解您對某某議題十分熟悉。

我們公司在Ｘ月Ｘ日有個活動（名稱），不知是否可邀請您擔任講者？以下是活動詳細資訊供您參考。

日期、時間、地點 活動名稱、活動目的 活動流程 聽眾樣貌（大學生、上班族⋯？） 車馬費（有時會留到第二封信說明） 注意，如果流程中不只一位講者，應明確點出每位講者的分享時間點，我就曾以為自己要分享的時間長達80分鐘，而後來發現只要講40分鐘。

第二封信之後的確認 是否有希望講者演講的內容大綱？或是由講者自由決定？ 公關代理商可能已經有規劃好的訊息架構和演講重點（Talkingpoint）即可於第一或第二封信中提供給講者；若是比較小型、自由的講座，則可讓講者自由決定，或是藉由過去的內容、聽眾的回饋，給予講者建議，畢竟講者有時可能並不了解你公司的TA是什麼樣貌。

簡報的提供時間：是由講者自行攜帶電腦、或是主辦單位投放 現場的器材支援：講者若自行攜帶電腦，你們有提供什麼樣的轉接頭？VGA、HDMI、AppleType-c等等；是否有投影筆；是否有音響設備 你希望講者抵達的時間 講者實際可能會抵達的時間 講者／秘書的聯絡電話 是否有提供餐點（提醒講者事前用餐、或是現場有提供小茶點） 是否有提供車馬費、車馬費提供方式（現金或匯款）、是否會需要給講者簽單據、講者需要準備什麼資料以利報帳（身分證影本？存摺影本？） 若事先知道聽眾樣貌、聽眾有什麼樣的問題，提早提供給講者準備簡報時參考 活動現場交通方式（如何停車、誰會去接） 撰寫講者介紹時 現在活動宣傳的管道很多，不管是Facebook、官網、售票系統，都可以看到宣傳文案，講者介紹的文字有兩種取得方法：我們自己寫，或請講者提供。

面對企業家、大人物、長輩，往往AE須先草擬好後給講者確認，這些人可能已經非常有名，所以網路上面可以找到非常多介紹，這時候要切記勿直接「複製貼上（重組）」，盡量自己消化後，依照你們公司、客戶的風格，撰寫一段介紹，再給講者確認是否可行。

如果你覺得某個網站上的介紹寫得非常好，最好詢問講者是否可以直接使用，若是講者自己寫的，有可能可直接使用，有時候也許是其他活動網站幫他寫的，這時候最好還是自己動筆思索。

宣傳時 如果這個講座活動也需要借助講者的社群分享宣傳，需事前提供講座的宣傳時程規劃： 宣傳資料提供時間點：講者提供資料（如照片、介紹內容） Facebook活動頁面公佈時間 宣傳管道： 品牌Facebook粉專 Faceook活動頁面：貼文頻率、內容介紹 電子報（可能是所有會員都收得到） 相關會員通知（可能是特別訂閱、追蹤的會員會收到） 相關宣傳的KOL分享 這個階段做得越細緻，就是避免後續報名成效不佳而引起的不愉快或尷尬；Facebook近幾年的演算法不斷改變，過去行得通的方法可能下次活動就不適用，因為Facebook希望你投入更多金錢在廣告上，抓住關鍵人物分享或是連結時事、感動人心的貼文，是我今年辦活動較為有效的方法。

活動當天現場注意 安排講者的休息區 安排講者與活動主管／客戶的會前交流時間（因為活動結束後，講者往往會被聽眾包圍） 安排講者彩排時間（是否需確認簡報內容？由講者確認或由秘書確認） 很多時候你的主管、客戶了解講者的程度，可能不如你來得深，所以事前應該「Brief」讓主管們知道為什麼你要邀請這位講者和演講內容，同時讓同場每位講者認識彼此，如此一來，每一位上台者在發言時可以更流暢地串起前後主題。

姑且不論你或講者是什麼個性，我們就假設每個人都想要感受到被尊重、舒服，所以在流程需極力做到細緻、謹慎、周到。

當客戶、主管只想一步（他們當然不會如此），你就必須先看到他們的需求、講者的需求，上面的東西也許瑣碎，但你永遠不知道哪個點是對方在乎之處，下次就用個清單確認自己是不是都做到了吧！   Sharethis:點這裡寄給朋友(在新視窗中開啟)分享到LinkedIn(在新視窗中開啟)分享到Twitter(在新視窗中開啟)按一下以分享至Facebook(在新視窗中開啟)分享到Pocket(在新視窗中開啟)分享到Tumblr(在新視窗中開啟)請按讚：喜歡正在載入... 相關 文章分頁導航 ←《新手公關第八課》你會打電話、接電話嗎？《生活》Moleskine遇上第一支鋼筆SailorF4→ 發表迴響取消回覆 在此輸入你的回應… 在下方填入你的資料或按右方圖示以社群網站登入： 電子郵件（電子郵件地址不會公開） 名稱 個人網站 您的留言將使用WordPress.com帳號。

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