演講邀約須知：如何寫出一封好的邀約信？後續該如何溝通？

雖然這分享的情境是建立在「如何邀約演講與講座」的建議套路上，但我想這些技巧基本上也能夠延伸到「如何邀請XX」或者「如何請人幫忙」這種比較廣泛的 ... 集團資訊關於我們集團介紹我們的團隊旗下媒體關鍵評論網everylittled.INSIDE運動視界Cool3c電影神搜未來大人物歐搜哇旗下節目多元服務Ad2Taketla拿票趣關鍵議題研究中心Cr.EDShareParty達思智能科技與我們合作內容行銷與廣告業務異業合作原創內容暨內容媒體業者合作加入我們新聞中心 2017/12/21,職場PhotoCredit:Shutterstock/達志影像侯智薰追求高效能，任性90後，ENFJ，沒靠山只好自己創造職業。

現為外商內容行銷、語音節目內容製作、自由寫手與自雇講者；18歲到印度自助，走上非典型的職業道路，自己辦自己的講座，曾一年講50場講到過勞。

帶著電腦到處工作，帶著任性去過生活。

人生的套路：「堅持分享我所在意的事。

」｜合作請至：raymondhouch.com 看更多此作者文章...訂閱作者收藏本文前言這篇文章是自己在整理這一年來的講座工作坊時，特別想抓出「演講邀約」這個議題來跟大家聊聊。

雖然這分享的情境是建立在「如何邀約演講與講座」的建議套路上，但我想這些技巧基本上也能夠延伸到「如何邀請XX」或者「如何請人幫忙」這種比較廣泛的情境。

然而，在這篇的後半段，我也想額外分享自己這兩年來，重新地看待了何謂「合作的本質」。

話不多說，直接先上「本年度最傻眼邀約」這是我收過最短最精簡，也是讓我最沒頭緒的講座邀約了。

沒單位（我不知道你是誰、來自那個單位？） 沒主題、預計分享內容（是要我去做些什麼呢？） 沒地點（我該去哪裡？） 沒費用（講師費、交通費？）而通常收到這種毫無頭緒的信件，只好變成我主動去詢問對方一些資訊：幸運的是，這次的溝通到第四封信件時，大致上所有資訊就敲定了，可以說是一個開頭傻眼、過程正常的案件。

也就是說，我也有遇過那種開頭完美，過程傻眼，最後花上十幾封來返的鬼打牆信件。

（讓我不禁懷疑寫第一封信跟後來的人不是同一人⋯⋯）因此，這篇上半部將分成兩部分來寫： 如何寫一封好的開頭邀請信 如何做好後續溝通一、寫出好的開頭信件邀約信件的組成不外乎三項： 開頭招呼（介紹主辦單位自己） 合作的資訊（時間地點與預期合作內容） 後續行動（被邀約方看到信件後應該做些什麼？）然而，根據我的統計（與個人感受）「演講（合作）的邀約」會有第四項要素：「為什麼是我？」這是因為市面上講同個或者類似主題的分享者實在太多了。

例如2017年根本是「簡報元年」，市面上充斥了各種簡報的課程，那你們單位為什麼會想來找ＯＯＯ呢？由主辦方回答這個問題後，能讓分享的講者知曉自己的內容該怎麼客製化調整，進一步去加強被需要的特質與部分，弱化重複的部分。

即便都是「簡報設計」課程，我自己的課程是專注在「內容思考架構」、「說服表達邏輯」上，並非投影片的平面排版設計。

若主辦方能清楚說明「就是要找你ＯＯＯ」的原因，一來可以避免分享主題上的誤會，二來也能確保跟過往的講座有所差異、有獨特性。

然而這個「為什麼是我」的部分，建議放入第一項「開頭招呼」裡，介紹自己單位外，也講講你們單位決定這個課程主題的原因，以及為什麼是找ＯＯＯ。

但不是用空泛的稱讚形容詞（Ｘ）錯誤示範（不截圖了，直接擷取文字並刪除單位資訊）：侯智薰先生您好，我是ＯＯＯ為ＸＸＸ負責同仁。

在網路上看到您的課程資訊，十分吸引人！我們單位的夥伴也很欣賞您在部落格上分享的內容，想邀請您來為我們分享ＯＯＯＯ。

（下面省略）太空泛稱讚形容詞其實對於「了解資訊」沒有什麼幫助的。

哪部分吸引了你們？部落格上的那個內容？是要加進去課程內做討論嗎？基本上太空泛的稱讚反而會讓我們不知道該怎麼辦，所以請直接點把「你需要什麼的原因」指出來，讓被邀請方知道為什麼是自己，這比用形容詞來稱讚還要令人感動，也更有效率！合作的資訊（時間地點與預期合作內容）時間地點這最基本資訊不用特別講，但如果主辦方能夠描述點出「觀眾性質」、「活動理想目標」的話，則能大大加分。

因為這能讓我們對於課程的方向有個大概的方向，才知道怎麼進行微調客製化。

對我來說，分享講課是一種對話，而不是準備好一個版本打天下。

直接用兩個好的範例說明吧！這就是一個非常完整的邀約信件，當然文字上可以再簡短一點，但她敘述的方式，讓我覺得是有所準備與認真的，即便要花數分鐘閱讀，看完也不會覺得字多而煩躁。

善用Email的顏色、粗體，透過標注重點，會讓長篇的信件看起來更舒服更有效率。

基本上，我覺得我還挺幸運遇到許多友善溫暖且用心認真的主辦方，就不一一列出了，不過如果你想來問問我當初收到你的邀請的感受是如何的？歡迎你訊息我，我一定如實以告XD。

二、做好後續的溝通與追蹤為什麼除了邀約之外，還要多做邀約之外的溝通？可能我還只是個年資約兩年，講了一百場講座的菜鳥講者。

我個人有兩個習慣： 第一次邀約的單位，無論授課時間長度，如果有空可以配合都會答應。

在講座舉辦前，我會希望能與主辦方見上一面。

如果受限於地理或時間因素，就會轉成透過線上溝通。

這是為了讓彼此更瞭解，認識單位本身，也認識籌辦的負責人員。

身為辦過許多實體活動與課程的人，我也能深深瞭解，辦活動給人參加就像是做功德（X）很多時候大家只會看到台前的講者，卻常常忽略了在背後籌備的我們。

因此，我會希望能多認識主辦方，看看除了這個講座之外，我還能幫上什麼忙（也可能因此讓自己有了更多的合作機會）。

題外話：約時間的小地雷遇過有主辦方（或一些想採訪的單位）會很貼心地「主動詢問有空的時段」。

然而，當我們回信給了有空的日期與時段，就請盡快把最終的時間與地點決定，不然我們那幾個時段與日期就會被卡著無法使用。

這時候會更建議邀約方，能在詢問時，不是去問：「請問你下週哪天哪時段有空嗎？」而建議的方法是問：「請問下列三個日期與時段，你哪個比較方便呢？（若都無法，請您再提供您下週可以的時段，謝謝！）」PhotoCredit:Depositphotos一項合作，並不只是一方提供酬勞，另一方提供勞務就結束的事情。

合作的本質合作不只是點狀的交互作用。

過去的我以為合作就是「你現在有個需求」，而「我剛好可以解決需求」，於是你找上了我來幫忙。

這是一種點狀的交互作用。

而這一年下來，我發現真正能長久的合作關係，往往不是只解決現狀上的那一點需求，而是能一起研究討論造成這需求的前因，解決需求的後果雨影響。

甚至有少數到了面，將其他外部觀點與資源引入。

上述這樣講起來太概念化了，用個例子說明吧！某Ａ大學發現他們學生很常參加校外競賽，作品都很有水準，但往往都在提案簡報這關失敗，因此找了我去進行三小時的簡報提案課程，希望能增進學生的提案簡報技巧。

而我在與某Ａ大學溝通發現，學生缺乏的並不是「表達技巧」本身，而是作品太少故事、使命感，甚至講不出為什麼這個計畫非他來做不可的動機。

因此，我從頭設計了課程內容，從與自我對話開始，再從生活洞察切入，先讓學生們漸漸成為會說出有共鳴與畫面故事的人，再來探討「表達技巧」。

課程結束後，某Ａ大學的學生反應良好，校方推薦我在該校開設長時間週期性的通識課程，也能推薦其他講師來協助同學們。

基本上這也跟「行銷」很像，並不是出錢者讓執行者把一項產品讓人看到注意到，甚至到下單購買就好。

一個好的行銷合作，是要先回歸到產品內容溝通、市場與價格區隔、包裝呈現與企業的文化的契合度，甚至購買之後的服務體驗、消費者的回饋是否能增長企業品牌⋯⋯等等。

這也是為什麼我開始很注重與主辦方的「後續的溝通與追蹤」，因為我想這才是能讓零散的點狀問題，顯現出「線性的脈絡連結」，也才能讓每一場的影響力更深植人心、更久遠。

畢竟，能幫上彼此的才算得上是人脈。

而能深入需求了解原因，延伸影響達到雙贏的才是合作。

結語講完了理想，如果回到現實，講課的根本就是工作，而工作就是為了賺錢養活自己。

但如果工作就只是工作，那也太無趣跟機器人處理指令然後產出沒兩樣。

所以我會更希望每一次的工作都能是種「合作」，讓自己或者對方達到「目的」以外，還能有「外部正效益」。

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