Outlook 搞定GTD 時間管理： 8 個Outlook 任務排程技巧教學

我就開始著手嘗試利用微軟Office Outlook 進行GTD 精神的時間管理， Outlook 本身就內建了可以接收處理郵件（亦即任務）、安排行事曆、建立待辦清單的 ... 跳到主要內容 Outlook搞定GTD時間管理：8個Outlook任務排程技巧教學 取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 作者： EsorHuang 2月09,2017 之前在電腦玩物寫完下面兩篇文章後： EvernoteGTD方法教學：我的「搞定」時間管理實踐2016版 GoogleGTD方法教學：用Inbox、Keep、日曆搞定時間管理 我就開始著手嘗試利用微軟OfficeOutlook進行GTD精神的時間管理，Outlook本身就內建了可以接收處理郵件（亦即任務）、安排行事曆、建立待辦清單的功能，可說天生就適合做一個時間管理中心。

所以這篇文章要做的，就是再透過我這段時間的實測心得，更善用Outlook上的一些特殊功能與技巧，來建立一個快速流暢、條理分明的任務管理流程。

你不一定要跟我的方法一模一樣，但或許可以提供給你一些參考與啟發。

下面我就直接切入Outlook的任務管理技巧說明，這套流程的設計跟我的時間管理方法有關，如果想對我的時間管理方法更了解的朋友，則可以先參考這篇文章：「幫你的時間管理方法健檢，如何挑選時間管理工具？」 而如果電腦玩物的長期讀者想問我，分析與實測了這麼多套時間管理系統，我自己到底使用哪一套呢？我自己目前還是主要使用「EvernoteGTD方法」來做時間管理，所以並非我同時又用Outlook、又用Google、又用Evernote一起管理，這樣有可能反而混亂。

雖然如此，我也是測試了Outlook時間管理幾個月後，才寫下這篇心得，所以裡面的技巧也都是我實際驗證過，對工作確實有幫助的。

0.整個Outlook的任務管理流程概覽 下圖是我在Outlook上的時間管理流程，郵件即任務，在收件匣中利用「標幟與提醒」將郵件像任務一樣整理在一份待辦清單，使用「彩色類別」根據情境分派郵件任務，輔助時程與行事曆統一查看，並把不需要的郵件封存移出視野，專注在當下重要任務與工作情境。

而在郵件、任務、時程、工作情境的整理過程中，還可以善用Outlook的「快速步驟」讓整理流程更快速完成。

1.用顏色「類別」做郵件情境分派 雖然Outlook上有內建所謂「重要！」的功能，但我實作上覺得單純或過多的「重要郵件」意義不大，而且很多人在寄信給你時就會加上「重要！」，這樣一來所謂標上「重要！」的郵件事實上不一定是真重要。

所以我這邊回歸GTD的方法，把收集到的郵件與任務用情境分類，更有實用意義。

我為自己在Outlook上區分的工作情境有：下一步行動、追蹤、會議討論、有空再說，根據字面意義，就可以了解這是什麼情境要處理的郵件。

每天優先處理完「下一步行動」裡的對我真正重要的郵件，然後定期到看「追蹤」的郵件有沒有進度，在開會時處理「會議討論」的郵件，然後沒有就先不要管「有空再說」的郵件。

這裡我用來分類Outlook郵件的功能，則是採用Outlook軟體上的「類別」，在軟體工具列上有一個彩色方塊，可以自訂名稱與顏色，建立專屬的類別分類。

為什麼要用類別，而不用單純的郵件資料夾？下面我就來解釋。

「類別」可以幫郵件加上特殊色彩的標籤，讓特殊情境的郵件有特殊顏色，並且在收件匣中改成用「類別排列」，就可以「收納摺疊」不同類別的郵件。

例如我現在需要專注在「下一步行動」，我就可以把其他類別的郵件清單收起來，收件匣看起來就簡潔多了。

Gmail上也有類似的顏色標籤，有興趣的朋友可以研究：Gmail如何幫專案郵件自動分類？自動畫重點顏色？ 「類別」就是Tag標籤的概念，一封郵件「可以加上兩種以上類別」，假如有一封郵件是「下一步行動」，但是又需要「會議討論」，那使用類別就能同時加上這兩個顏色標籤。

但是如果使用資料夾，就只能一個郵件放一個資料夾。

這也是我常說Tag標籤更適合數位資料整理的原因：分析Evernote與Onenote兩種截然不同的筆記整理邏輯。

而最後一個優點是「類別」不只可以用在郵件整理，Outlook上的行事曆行程、工作任務、聯絡人也都能加上同樣的「彩色類別標籤」，這樣一來，所有Outlook任務都可以用統一標準一起過濾。

例如下圖中我一次過濾出所有「會議討論」時需要用到的郵件、任務、會議資料、客戶資料，這樣開會時就可以方便討論，這樣是不是很方便？（後面我會說明如何過濾。

） 2.用「標幟」做郵件的待辦任務化與延後提醒 有了「彩色類別」來分類郵件的處理情境後，還會有些郵件是「真正的待辦任務」，並且有「截止期限」，這時候我會利用「標幟（紅色旗幟按鈕）」來將郵件任務化。

只要選擇需要變成任務的郵件，然後按一下「標幟（紅色旗幟按鈕）」即可。

這時候還可以將任務化的郵件加上開始與到期日，還可以額外設定提醒我要去處理這封郵件的提示時間。

如此一來，就可以不用擔心延後處理的郵件「被遺漏」。

3.用工作表統整郵件任務與一般任務 還不只如此，那些加上「標幟」任務化的郵件，還可以在Outlook的「工作」頁面看到，工作頁面其實就是一份待辦清單工作表。

那些被任務化的郵件都會出現在這份待辦清單，並且你可以在這裡修改這些郵件的名稱，改成任務行動的說明。

有時候也會有任務不是來自於郵件，這時候可以單獨加入到Outlook的工作表上，也同樣可以設定提醒時間。

也就是在Outlook的工作表中，讓你不會漏掉郵件或一般任務，尤其某個時間前要完成的事情，都可以在這份待辦清單裡統一管理。

4.使用資料夾封存郵件 我的原則是盡可能讓收件匣裡是真正要做的任務，把其他不需要的郵件刪除，或是把完成的郵件「封存（移出收件匣）」，這就是「清空收件匣」動作。

這時候我就在Outlook中建立一個叫做「封存」的「郵件資料夾」，然後把收件匣裡那些「處理完成的」、「不需要處理但要參考的」郵件全部移動到「封存」。

這樣收件匣就可以保持簡潔重要的狀態，而封存資料夾裡可以找到需要的郵件。

（封存資料夾裡也一樣可以加上「類別」做情境分類） 5.用行事曆輔助管理進度、行程與任務 做到前面的郵件情境分類、任務標幟、郵件封存動作後，基本上Outlook裡的郵件應該已經進入一個有效的處理流程了。

這時候Outlook裡還可以搭配「行事曆」頁面來同時管理，行事曆上有行程或專案進度（可參考我在Google日曆上的專案管理方法），搭配右方工作表看到今天要完成的任務與郵件，就可以妥善安排時間。

你可以在Outlook上方的「檢視」頁面，設定好可以同時看到行事曆、工作表的視野。

這樣一來，Outlook的郵件整理、任務清單、行程安排，就變成一個統一的管理流程了。

6.建立「快速步驟」來理清郵件 接下來分享一些時間管理上可以進階應用的Outlook技巧。

前面有些處理步驟很多，為了節省步驟，可以利用Outlook上的「快速步驟」功能，在上方功能列找到「快速步驟」，然後開始「新建」。

我可以建立像是下圖的快速步驟，命名為「完成」，按下後自動執行一系列動作：把這封郵件移動到封存資料夾、並且標示為讀取、清除原本的情境類別、清除原本的任務標幟。

這樣一來，之後無論是任務完成了、郵件在情境下處理好了，我都只要按一下快速步驟的「完成」，那麼這封郵件就會根據流程自動整理好。

或是像下圖中，我建立了一個叫做「有空再說」的快速步驟，他會自動執行：清除原本類別、加上有空再說類別、清除任務標幟、移動到封存的動作。

例如有時候一個郵件任務放了一段時間後，發現不需要也沒時間處理了，只要按一下「有空再說」的快速步驟，這封原本可能有提醒時間的郵件就會自動做好全新歸類。

7.用搜尋聚焦各種工作狀態 另外也應該好好善用Outlook的「搜尋」功能，不過初次使用時Outlook編制索引需要一段頗長的時間，在索引完成前搜尋可能都會有些問題。

搜尋最好用的地方有二，一個是直接搜尋客戶名稱、關鍵字，找出需要的郵件，不需要為了專案或客戶特別去做分類。

第二個是用搜尋過濾出前面我設定好的「情境類別」、「提醒任務」，這樣就能更聚焦在某個情境，例如一次看到處於下一步行動狀態的郵件、行程、工作與聯絡人。

8.使用GmailApp在行動端管理Outlook工作流程 最後，就是讓上述的工作流程也可以在行動裝置上使用，我目前發現最好的方法，是使用Android上的GmailApp來達成。

一個關鍵的原因是手機版的Outlook無法同步電腦上製作的工作表，但是Google的Gmail登入Exchange帳號後卻可同步Outlook上的工作表！（教學：GmailApp開放Exchange信箱、日曆、聯絡人同步） 而工作表是我這個流程中最重要的任務清單，所以我在手機上使用Gmail來管理Outlook上處理的時間任務流程。

以上，就是我自己在Outlook上實作GTD時間管理的流程，提供大家參考，如果你是長期Outlook用戶，有更厲害的方法，也歡迎留言一起討論分享。

延伸閱讀相關文章： 10個真的可以被具體執行的時間管理技巧 [時間技客-1]做得到的每日待辦清單：1-3-5專注法則 雲端時代時間管理術(上)：如何當擁有更多時間的人 轉貼本文時禁止修改，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者esorhuang（異塵行者），及附上原文連結：Outlook搞定GTD時間管理：8個Outlook任務排程技巧教學 文章分類： 工作效率 待辦事項 時間技客 時間管理 進攻型行事曆 資訊管理與網路工作 GTD outlook EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 留言 吾辈2017年2月9日晚上10:36建议使用samsungfocus软件，可以在移动设备上（android）同步outlook的日历、任务、便签（便签不太确定，没测试）、联系人等。

回覆刪除回覆回覆吾辈2017年2月9日晚上10:39软件地址在这里：https://play.google.com/store/apps/details?id=com.samsung.android.focus回覆刪除回覆EsorHuang2017年2月9日晚上10:49GmailApp也可以同步outlook的日曆、任務與郵件，如果FOCUS連類別都能同步就是個特色了。

刪除回覆回覆吾辈2017年2月10日下午4:34仔细看了下，能同步桌面版outlook的邮件、日历、任务、便签和联系人。

不能同步类别。

用outlook的日历没，就是因为被墙了，上不去gmail呗。

尴尬尴尬。

刪除回覆回覆Kevin2017年2月13日凌晨1:56你可以试一下NineApp，虽然收费，但功能强大。

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.ninefolders.hd3&hl=en刪除回覆回覆EsorHuang2017年2月13日上午8:13NineApp我也有撰寫過心得：http://www.playpcesor.com/2016/01/app-5-nine-exchange.html刪除回覆回覆回覆siau2tie12017年4月1日下午4:35看來，Gmail,Nine,SamsungFocus都能比較好支持Exchange工作表（大陸翻譯成「任務」）。

微軟自己Windows8.1/WindowsPhone8.1尚能支持，10以後砍了，不知何時恢復。

iOS尚無App支持。

回覆刪除回覆回覆aweisan2020年2月9日下午4:34Esor大，看了你的文章，對於工作獲益良多。

針對此篇文章，請問若是有同事發的會議紀錄，數量和內容都很多，一時之間消化不完，但又希望找時間來閱讀，你會放在哪個類別，或是有其他更有效的管理方式?目前我是放在收件夾，並未給予類別，但是持續累積未讀郵件數量，似乎會越來越沒效率。

再請指教，謝謝!回覆刪除回覆回覆訪客2020年3月15日下午3:25重要的再看吧太多可能顯示這種會議紀錄不重要回覆刪除回覆回覆新增留言載入更多… 張貼留言 為了避免垃圾廣告留言過多，開始測試「留言管理」機制，讓我可以更容易回應讀者留言，並更簡單過濾掉廣告，但只要不是廣告留言都會通過審核。

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但有時候就是需要拿到「實際照片」，例如：小朋友學校的勞作作業想要製作家庭相框用照片來當小禮物把照片貼在紙本手帳上這時候，有什麼方法可以快速把數位照片「洗」成實體照片？而且最好能不花時間、立即拿到、價格也不貴呢？如果家裡沒有印表機（或是沒有好的印表機），又不想跑照相館，那麼這時候「便利商店」同樣也提供了印照片的服務，而且價格不貴，可以立即拿到，操作流程也十分簡單。

之前我在電腦玩物分享過：「不需買印表機也免隨身碟，7-11全家雲端列印超方便教學」。

這篇文章則從印照片出發：同樣的不需買印表機、不需隨身碟，就能快速印出高品質的照片成品。

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今天，則要補充一個Windows10使用者可以試試看的螢幕錄影小技巧，不用另外安裝錄影軟體，就能用Windows10內建的「遊戲列」功能，進行各種軟體操作錄影。

雖然這個功能本來是給遊戲錄影用，但軟體操作錄影也可以喔！不過「遊戲列」錄影有兩個限制，第一個限制是只能錄單一軟體、單一遊戲的畫面，如果我跳出或切換軟體就會停止錄影。

並且不能錄製Windows桌面或系統本身的操作，一定要錄「軟體」（例如瀏覽器等軟體）。

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前一篇系列文章，提到卡片盒筆記法中的「長青筆記」概念，對應到職場筆記中應該要有更多筆記是保持反覆更新的狀態。

今天這一篇文章，要分享另一個相輔相成的概念：「原子筆記」，掌握住你需要的筆記的原子單位，才不會寫出太過分散，或缺乏彈性的筆記。

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而在該篇文章的留言中，讀者推薦了一個叫做：「pyTranscriber」的開源、免費軟體，這個軟體使用起來更方便、更厲害：不需播放影片，就可以自動轉字幕檔，所以速度會快上好幾倍。

我在自己的電腦測試，一小時的影片檔案，辨識轉出字幕只要10分鐘。

另外測試一個10分鐘影片，不到1分鐘就完成字幕。

操作設定更簡單，不需安裝任何驅動程式，不需設定。

任何人一定都能上手，兩三步驟就搞定。

支援多國語言的影片上字幕，包含中文語音辨識。

支援大體積影片，支援MP4和MP3檔案格式。

我實際測試有用到2.5GB的影片檔案，也能順利、快速轉出字幕。

有興趣研究其原理的朋友，可以參考「pyTranscriber」的開源程式頁面。

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線上的圖表製作工具還不少，除了我之前非常推薦的「Cacoo」之外，也讓我重新發現了今天要介紹的這個「 Draw.io」。

單機流程圖軟體推薦：yEd免費下載商業使用流程圖軟體！自動排版超好用 ........................繼續閱讀全文內容 EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

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