Google 試算表13 個效率翻倍的表格整理工作技巧 - 電腦玩物

這時候，可以利用「資料驗證」的功能，為特定的儲存格設定專屬填寫格式，可以是下拉選單、日期選單，或是輸入錯誤資料時的提醒。

圖文教學：Google 試算表 ... 跳到主要內容 Google試算表13個效率翻倍的表格整理工作技巧 取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 作者： EsorHuang 11月27,2020 最近因為企業內訓的需求，上了幾堂「Google試算表效率翻倍工作術」的課程，主要是帶大家練習在Google試算表中可以利用哪些功能，建立一套更高效率的表格整理、工作管理流程。

其實，Google試算表大多數的關鍵功能，和Excel並沒有太大不同，像是樞紐分析、巨集、大多數函式，熟悉Excel的朋友也能在Google試算表中使用，只是操作方式或功能名稱稍有不同。

但是雲端協作的特性，也可以增加串聯不同資料時的方便性。

既然已經為企業課程研究了常用的Google試算表功能與應用，就順便把我在電腦玩物寫過的相關教學，整理成一篇簡單目錄，也分享給各位讀者。

2020/11/30追加新技巧：Google試算表儲存格變身進度條，追蹤任務完成度、習慣養成、記帳預算一，避免協作出錯，善用「保護儲存格」Google試算表可以很方便的多人協作，一起編輯同一份報表，雖然可以設定編輯、註解等權限，然而一旦開放編輯功能，也會擔心有人在填寫表格時容易出錯。

這時候，可以利用「保護儲存格」、「保護工作表」的功能，在分享試算表時，設定好填寫位置的保護。

圖文教學：如何Google試算表多人共用不出錯？保護儲存格工作表範圍技巧例如下面這樣的流程：先把整頁工作表保護起來，只開放其中可被編輯的資料填寫欄位。

這樣可以讓多人編輯時，不會改到像是標題、結算公式等欄位。

在可編輯儲存格中，還可以進一步設定某幾格只允許某幾位合作者編輯。

這樣可以避免A夥伴改到B夥伴負責的欄位資料。

二，讓填寫格式更正確，活用「資料驗證」無論是多人協作一份數據報表、任務進度表，或是個人反覆使用的訂購單範本，我們都希望在填寫時「有固定的格式」，這樣資料才會統一、不容易出錯。

例如固定的日期格式、固定的選項、固定的數據格式等等。

這時候，可以利用「資料驗證」的功能，為特定的儲存格設定專屬填寫格式，可以是下拉選單、日期選單，或是輸入錯誤資料時的提醒。

圖文教學：Google試算表多人協作避免填錯、檢查錯誤與還原的5個技巧進階版圖文教學：Google試算表團隊協作任務清單教學，製作簡易版Airtable範本下載例如解決下面這樣的需求：要填寫郵件時，檢查是否為正確郵件格式。

要填寫數字時，檢查是否為正確單純的阿拉伯數字。

要填寫品項時，直接拉出固定的品項選單，以免亂填。

三，雜亂數據資料，用「資料透視表」快速統計分析有時候，試算表上收集了一堆數據項目，但次序是凌亂的，例如根據時間新增了數百筆資料，但許多同品項、同類型數據，分散在不同列，要做統計分析圖表時變得很困難。

這時候，在Excel中可以利用「樞紐分析」，在Google試算表中叫做「資料透視表」，可以幫助我們一鍵重整資料。

圖文教學：Google試算表樞紐分析表範例教學，像Excel般資料快速重整例如解決下面這樣的需求：有一份帳目表，裡面有數百筆帳目資料，資料欄位有關於A、B、C品項，有甲、乙、丙通路，有每一筆的銷售數量、銷售金額。

但是這些資料錯雜在一起，沒有次序。

利用樞紐分析（資料透視表），可以快速結算出A品項在甲通路、乙通路、丙通路各自的總銷售金額、B品項在甲通路、乙通路、丙通路各自的總銷售金額、C品項在甲通路、乙通路、丙通路各自的總銷售金額。

於是要製作出有效圖表也變得更簡單。

四，重複性的整理動作，利用「巨集」自動完成有時候一張試算表中，有好幾頁類似的工作表需要整理，每頁工作表目前的資料都還很雜亂，所以我想要做一些格式的調整，並且為每頁工作表做出樞紐分析後的統計圖。

如果每頁工作表都要手動整理一遍又製作樞紐分析統計圖，也是要花上不少時間。

這時候，就可以利用「巨集」，把第一頁工作表的操作「錄製」下來，接下來第二、第三、第N頁的工作表直接「播放」，就可以自動重複第一頁的各種整理步驟，快速完成其他頁面的整理。

圖文教學：Google試算表「錄製巨集」自動完成重複操作[影片+圖文教學]五，匯率函式，自動轉換貨幣金額，追蹤走勢圖如果要整理的帳目資料跟外幣有關，需要同時計算轉換成新台幣或其他外幣的金額。

這時候，可以利用Google試算表中的「Google匯率」（GOOGLEFINANCECurrency）函式，自動計算當下換算的新台幣、外幣價格。

還可以設定一個走勢圖，追蹤指定時間內的貨幣匯率趨勢。

圖文教學：Google試算表自動換算匯率：旅行記帳、即時日幣美金走勢圖六，翻譯函式，自動翻譯詞彙成多國語言結合Google翻譯的功能，Google試算表中還有一個翻譯公式（=googletranslate），可以自動把指定儲存格內的資料，快速翻譯成需要的語言。

圖文教學：Google試算表自製全自動多國語言翻譯機，範本下載七，自動彙整多份試算表的函式，讓統整報告更簡單有時候手上有多份銷售報表檔案，或是不同專案的統計數據分散在不同的工作表、不同的範圍。

我需要為自己製作一份總表，可以追蹤所有銷售報告、所有專案數據。

但是，不要用手動複製貼上的方式，因為那樣總表的資料沒辦法跟著其他試算表同步更新。

這時候，就可以利用「匯入其他試算表資料」的函式（「=importrange」），把其他檔案的資料，自動匯入到總表，並且當其他檔案資料更新時，總表也可以自動更新。

圖文教學：一條函數公式讓多份Google試算表帳目自動匯整到總表教學八，快速將文字分欄、轉換欄列如果說剪貼一份資料到表格中，結果一個儲存格中有太多筆資料，想要快速分成多欄。

或是一開始的欄列設定想要轉換，把欄換成列。

這時候，Google試算表也內建了直接分欄，或是欄列轉換的功能。

圖文教學：純文字筆記也能一鍵轉表格！Google試算表小技巧九，利用Google表單，快速、精準收集帳目報表若是需要收集大量的資料，最後整理成一份統計報表，那麼除了直接在Google試算表上填寫，不如先設計一份「Google表單」。

透過製作一份可以快速輸入與選擇的線上問卷，但做為回報資料的用途，這樣一來也能精準地收集需要的資料報表。

我之前曾經利用這樣的方式，來收集家庭收支表，或是多人旅行時的記帳功能，非常好用。

圖文教學：記帳雲端進化！Google表單比記帳App還好用進階圖文教學：出國旅行記帳分帳不混亂教學：免裝App的記帳表格範本下載十，安裝合併列印郵件外掛，寄送客製化郵件有些關鍵的功能，在Google試算表中缺乏，可以透過安裝外掛的方式實現，例如在Excel中常用的合併列印郵件功能。

當擁有一份客戶名單的Google試算表，安裝「YetAnothermailmerge」這個外掛程式，就可以直接透過Gmail，寄送包含客戶資料的客製化郵件。

圖文教學：Gmail超簡單寄送大量客製化郵件！Google合併列印郵件教學十一，修改網址，分享試算表時可以直接複製或下載當我們自己慣用Google試算表時，除了直接分享網址給合作者之外，如果對方想要快速複製試算表，或是把Google試算表下載成Excel檔案，有時候對方並不知道如何操作。

這時候，只要在試算表網址後面，修改一下後贅，就可以讓對方點開網址直接複製副本，或是點開網址直接下載Excel檔案。

圖文教學：讓他人直接複製你的Google文件副本：GoogleDrive分享密技圖文教學：讓Google試算表、文件分享網址打開後自動下載office檔案十二，把試算表內容張貼到網頁中，並可即時更新我自己在製作軟體工具比較表時（例如：Webex,Teams,Meet,Jitsi8款視訊會議軟體需求測試比較表格），用Google試算表製作，完成後可以獲得嵌入到網頁中的程式碼，這樣就能分享到網站。

而且在Google試算表更新時，網頁中的表格資料也會同步更新。

圖文教學：超簡單網頁表格製作！免語法用Google試算表教學十三，Google試算表的範本如果想要製作複雜的統計報表，或是像利用試算表製作甘特圖，這時候或許從範本開始入手，然後進行修改，也是一個快速的好方法。

現在許多提供Excel範本的網站，也會提供Google試算表的範本可以套用。

圖文教學：免費ExcelGoogle試算表範本下載百種專業工作表格結論：以上就是我自己會用到的幾種Google試算表整理功能、工作技巧，整理給大家參考。

我的電子郵件是 [email protected] ，如果你有任何關於相關工具、時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。

（歡迎社群分享。

但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者esorhuang異塵行者，及附上原文連結：Google試算表13個效率翻倍的表格整理工作技巧） 文章分類： Google試算表 EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 留言 Miao2021年1月30日下午4:21非常感謝~又學到了一些東西回覆刪除回覆回覆匿名2021年8月17日下午2:50你好請問googlesheet有沒有類似excel多重彙總資料範圍的功能呢？我把檔案轉存後樞紐就不能使用了回覆刪除回覆回覆匿名2021年8月17日下午2:54你好，想請教你googlesheet裡面有沒有類似excel多重彙總資料範圍的功能呢，我把檔案轉存後googlesheet的樞紐就不能使用了，當初有用多重彙總資料範圍，合併多個資料表(都在同一個檔案內)回覆刪除回覆回覆新增留言載入更多… 張貼留言 為了避免垃圾廣告留言過多，開始測試「留言管理」機制，讓我可以更容易回應讀者留言，並更簡單過濾掉廣告，但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章 全家沖印、7-11列印照片誰好用？立可得與ibon教學+比較表 作者： EsorHuang 12月21,2018 現在大家照片都儲存在數位手機、相機、硬碟或雲端，數位欣賞與分享很方便。

但有時候就是需要拿到「實際照片」，例如：小朋友學校的勞作作業想要製作家庭相框用照片來當小禮物把照片貼在紙本手帳上這時候，有什麼方法可以快速把數位照片「洗」成實體照片？而且最好能不花時間、立即拿到、價格也不貴呢？如果家裡沒有印表機（或是沒有好的印表機），又不想跑照相館，那麼這時候「便利商店」同樣也提供了印照片的服務，而且價格不貴，可以立即拿到，操作流程也十分簡單。

之前我在電腦玩物分享過：「不需買印表機也免隨身碟，7-11全家雲端列印超方便教學」。

這篇文章則從印照片出發：同樣的不需買印表機、不需隨身碟，就能快速印出高品質的照片成品。

........................繼續閱讀全文內容 EP13如何持續建構並有效累積個人知識體系？ 作者： EsorHuang 8月07,2022 對大家來說，建立一個個人知識庫的意義是什麼？一方面是看到有用的資料想要收集下來，但另外一方面，根據我採訪多位善於進行筆記或資料整理的朋友，都有一個共通的概念是：「收集自己的經驗」。

........................繼續閱讀全文內容 內建Windows10螢幕錄影功能：用遊戲列錄製軟體教學影片 作者： EsorHuang 9月09,2017 我自己有製作教學影片、錄製遊戲影片的需求，所以在電腦玩物比較過：「10大螢幕錄影軟體推薦比較」，基本上那篇文章涵蓋了Windows、Mac、Android與iOS上的螢幕錄影軟體。

今天，則要補充一個Windows10使用者可以試試看的螢幕錄影小技巧，不用另外安裝錄影軟體，就能用Windows10內建的「遊戲列」功能，進行各種軟體操作錄影。

雖然這個功能本來是給遊戲錄影用，但軟體操作錄影也可以喔！不過「遊戲列」錄影有兩個限制，第一個限制是只能錄單一軟體、單一遊戲的畫面，如果我跳出或切換軟體就會停止錄影。

並且不能錄製Windows桌面或系統本身的操作，一定要錄「軟體」（例如瀏覽器等軟體）。

........................繼續閱讀全文內容 別怕失去什麼，看到好像不錯、好像有用的資料，最好不要收集 作者： EsorHuang 8月04,2022 我在課程中常常會舉一個例子問大家：如果今天我在網路上讀到一篇覺得不錯的文章，我要不要把他收集下來，放入資料庫中準備整理？或是放入稍後閱讀中等待閱讀？很多時候，我們會捨不得放過這些資料，於是就會隨手把他們收集下來。

但是當我們只是覺得這是不錯的資料時，表示我們其實當下無法為這些資料找到使用的定位，那麼，或許「放過這些資料，不要收集」是一個值得我們思考看看的選擇。

........................繼續閱讀全文內容 Draw.io中文線上製作流程圖首選！專業水準完全免費 作者： EsorHuang 2月13,2015 最近在研究可以畫出流程圖、架構圖、線路圖、網站模板等圖表的製作工具，一開始先研究單機的免費製圖軟體，發現知名的「Dia」、「Pencil」、「DiagramDesigner 」似乎剩「DiagramDesigner」還有繼續更新（感謝網友提醒：Dia也偶爾會有更新），但只能在Windows上使用，這也讓我轉而開始研究可以跨平台的線上工具。

線上的圖表製作工具還不少，除了我之前非常推薦的「Cacoo」之外，也讓我重新發現了今天要介紹的這個「 Draw.io」。

單機流程圖軟體推薦：yEd免費下載商業使用流程圖軟體！自動排版超好用 ........................繼續閱讀全文內容 pyTranscriber影片自動上字幕免費軟體！10分鐘搞定1小時影片 作者： EsorHuang 1月21,2020 之前在電腦玩物撰寫的「免費！中文影片語音轉文字字幕，支援超大影片與長時間錄音」，是一個可以幫影片「自動產生中文字幕」的工具，透過語音辨識，產生的字幕檔案雖然還需要校對，但已經可以節省我們很多時間。

而在該篇文章的留言中，讀者推薦了一個叫做：「pyTranscriber」的開源、免費軟體，這個軟體使用起來更方便、更厲害：不需播放影片，就可以自動轉字幕檔，所以速度會快上好幾倍。

我在自己的電腦測試，一小時的影片檔案，辨識轉出字幕只要10分鐘。

另外測試一個10分鐘影片，不到1分鐘就完成字幕。

操作設定更簡單，不需安裝任何驅動程式，不需設定。

任何人一定都能上手，兩三步驟就搞定。

支援多國語言的影片上字幕，包含中文語音辨識。

支援大體積影片，支援MP4和MP3檔案格式。

我實際測試有用到2.5GB的影片檔案，也能順利、快速轉出字幕。

有興趣研究其原理的朋友，可以參考「pyTranscriber」的開源程式頁面。

........................繼續閱讀全文內容 搶先預購《防彈筆記法》獲得限時限量書卡、報名參加導讀會！ 作者： EsorHuang 7月14,2022 跟電腦玩物的讀者分享一個好消息，我的新書《防彈筆記法：簡單輸出式筆記架構，保護高產出、高效能心流》將在7/14禮拜四（今天）於博客來開放獨家預購，在獨家預購中會送給大家一套20張的筆記書卡，每張書卡是一面書中的筆記流程圖，搭配一面筆記法格言，讓大家可以快速抓住這次「防彈筆記法」的重點，也可以插入自己正在閱讀的書籍中、正在撰寫的筆記本中當作書籤使用。

........................繼續閱讀全文內容 Outlook職場必備郵件整理圖解教學，網頁版11個排程管理技巧 作者： EsorHuang 7月29,2020 因為我所任職的公司是使用Outlook郵件系統，所以我當然也想把自己在Gmail上的清空收件匣方法，套用在公司的郵件系統上。

多年前，我曾經用Outlook電腦端軟體（當年是用Outlook2010），實際測試過一套工作流程：「Outlook搞定GTD時間管理：8個Outlook任務排程技巧教學」。

不過現在新版的Outlook，基本上已經可以非常輕鬆的實踐跟Gmail一樣的郵件管理流程了。

所以今天這篇文章，就用版本比較一致的Outlook最新網頁端，分享幾個關鍵的郵件整理功能，提供大家整理職場郵件時的清空收件匣技巧。

如果你是使用個人帳號，或是使用公司帳號，可以分別從下面的網址，登入網頁版的Outlook：個人帳號登入（網頁右方會有廣告條）：https://outlook.live.com/公司帳號登入：https://outlook.office365.com/01.指定時間稍後處理郵件：首先，我的第一個常用功能，就是把郵件［延遲］處理。

例如：下週會議才要使用的郵件。

兩週後才要開始處理的任務。

次要的，之後有空再處理的。

我就會利用［延遲］，把郵件延後到指定的時間。

這些郵件，會在「指定時間」再次出現在收件匣，而且出現在最上方，提醒我現在到了處理他們的時間了。

Gmail的對應功能為：「改變Gmail預設延後郵件時間，聰明排除瑣事郵件的工作干擾」，非常有幫助的功能。

02.封存處理完成、不需要處理的郵件：有些郵件是看過就好，不需要處理（只是一些參考資料）。

有些郵件是已經處理完成了。

這類郵件，我不會留在「收件匣」，這樣會造成處理重要郵件的干擾。

這時候，就要把這些郵件［封存］起來。

Outlook中也預設了一個［封存］按鈕，點擊後，郵件將會從收件匣消失，放入［封存］資料夾。

不用擔心郵件不見，以後搜尋關鍵字，一樣可以找出這些郵件資料。

Gmail中也有封存的功能，善用封存，我們的信箱將會更簡潔、更好工作，可參考：「三步驟教學「一次完全整理好」爆炸的Gmail郵件」。

03. 釘選重要郵件，常駐處理：有時候有些郵件很重要，一時之間也處理不完，但隨時要看到。

這時候，可以利用Outlook中的［釘選］功能，把郵件釘選在整個清單最上方，方便隨時處理。

有兩個地方可以 ........................繼續閱讀全文內容 不再漏掉Google協作文件的重要修改，開啟編輯通知功能教學 作者： EsorHuang 8月10,2022 這是常常有人詢問我的問題：「如果有很多份Google文件、簡報、試算表都在跟不同人協作，我要如何知道哪些文件被修改呢？」尤其有些重要的文件，或是修改中與我有關的部分，有沒有什麼更準確的方法，可以幫助自己「確實」收到有誰修改、修改了什麼地方的通知？ ........................繼續閱讀全文內容 不被工具迷惑，建立高效個人管理系統3原則：安定、安心、安靜 作者： EsorHuang 8月01,2022 在時間管理、任務安排、資料整理的過程當中，很多朋友會煩惱著怎麼建立有效的系統，並且在許多五花八門的厲害工具，或是許多各有特色的管理技巧中，反而花掉了更多的時間研究與猶豫。

或許，我們需要的可能不一定是很厲害的系統，而是一個安定、安心、安靜的系統，用最簡單的原則，幫助我們完成最重要的事情。

........................繼續閱讀全文內容 EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

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