五個步驟減少開會次數- Project Club 專案管理輕鬆學

好不容易開會數次後有結論了，卻是上有政策，下有對策，決而不行，弄得人仰馬翻。

筆者舉的這個例子也許稍微極端了些，但在工作上，也許你曾碰過這樣的狀況，過多的會議造成 ... 五個步驟減少開會次數 專案管理 筆者有個朋友，每週要開三個例行性會議，第一個是專案會議，第二個是部門會議，第三個是全公司的會議，除專案會議外，另外兩個會議每次開會就跟華山論劍一樣，各大門派盡出奇招，好不熱鬧，事情本就一時半刻能有結論，因此總是會而不議，議而不決。

  好不容易開會數次後有結論了，卻是上有政策，下有對策，決而不行，弄得人仰馬翻。

筆者舉的這個例子也許稍微極端了些，但在工作上，也許你曾碰過這樣的狀況，過多的會議造成某種程度上的困擾，也使員工生產力下降，筆者在這篇文章裡將要探討我們是否能有方式減少開會的次數或時間呢？ 1.鼓勵回覆 有將近七成開會的原因是因為我們無法直接與決策者(decisionmakers)溝通，他們可能因公務、外派等各種原因很少進辦公室、不常回電話或mail，導致許多事情必須透過會議佈達。

在這種情況下我們必須設法「鼓勵」這些關鍵的決策者「回覆」，讓他們養成回覆的習慣，當許多事情可以透過電話溝通、信件來往讓員工收到回覆，不僅可以減少員工因為等待而造成的延遲，開會時間及次數也因為待處理事項減少而減少，豈不兩全其美。

2.使用好的專案管理工具 在Ｎ多年以前，專案管理工具可能是大企業才能負擔的起，但是隨著科技發展，新技術的誕生，現在專案管理工具不僅價格越來越平易近人，也開始越來越廣泛的被使用了，作為21世紀的上班族，工作生產力與電腦軟體的使用更有著密不可分的關係，善用這些工具進行任務分配、部門或是團隊間的協同合作及討論，相信這樣可以有效的減少開會的次數。

(這個前提必須建立在公司同仁也與你一起使用專案管理工具，否則只能節省個人的時間，而不能節省團隊的時間) 3.了解會議成本 公司行號是以營利為目的，當以上介紹的方法對你的組織都不適用時，也許你可以嘗試以ROI的角度分析會議成本，會議最大的成本在於人事，一個小時、八個人參與的會議，所花費的成本可能會到上百美元，在中、大型企業，每週會議花費的人事成本甚至可能高達上千美元，這樣的成本花費對於企業的營利是否有正向的作用，也許我們可以從這個角度出發評估會議的次數是否合理。

4.檢討是否需要定期會議 PM們都很喜歡定期會議，當專案開始的時候，PM常做的第一件事情之一是建立一個每週會議，讓teammember能夠了解專案運行的狀況，然而隨著專案的進行，每週固定會議的價值似乎也不再那麼高了，因此我們可以根據專案狀況調整開會頻率，也許可從每週一次改成每兩週一次，或是每月一次，當然，視專案情況而定。

5.注意 在開會前先設定好遊戲規則，鼓勵大家在開會時集中注意力，善意的提醒他們將手離開筆電、眼睛離開手機、與發言者保持眼神接觸，畢竟如果要每個人一對一的開會實在是太浪費時間了。

專案管理中，開會是經常使用的一種手法，用於收集需求、同步專案狀況、凝聚團隊向心力……等，當會議的性質是分享或是公告訊息時，會議是不可或缺的，然而我們也要注意，會議有可能是浪費時間和降低員工生產力的殺手。

整理者：專案俱樂部副站長Sara 分享 comments 站長推薦文章   怎麼把人生經營成一場成功的專案？ UX是什麼，Google特別開線上認證？ 團隊意願不高，如何導入專案管理？ 超速學習的重點，是過程還是結果？ 我會使用MSProject為什麼畫不出要徑 阿比林矛盾情結(發展專案聲明的步驟) 讓企業敏捷起來的影響地圖 16種專案管理方法論 ProjectClub職場菁英學習地圖     熱門課程推薦 可重複觀看的線上課程 Excel樞紐分析全攻略 可隨時隨地重複觀看，沒有時間限制。

5大應用案例+17個章節+70個技巧   晚間線上直播課程 重覆的事，只會得到重覆的結果！ 專案管理就是一種做事的方法 學好專案管理，幫助我們工作更聚焦 用專業PM的角度觀察事情、思考策略、解決問題、完美結案。

第８期：06/16(四)19:30-21:30 第９期：07/21(四)19:30-21:30   晚間線上直播課程 ★會員都是衝著這個範本衝來上課的★ 專案多到爆，根本力不從心！無法應付！ 想要簡單明瞭的方式管理好專案？ 就是這堂課！教你還送你！一頁紙範本快速掌握花費成本、任務進度績效表現，立馬呈現！ 第21期：07/28(四)19:30-21:30   晚間線上直播課程 成功人士,都有一個共同特色:工作效率高 帶他們並不會每天24小時不停的工作 他們拚的是『工作效率』工作效率決定了『工作成果』怎麼從『窮忙』中脫穎而出呢？ 第23期：06/09(四)19:30-21:30   ★最長壽課程，突破100期★ 一堂最適合"初學者"的專案管理課程不教你名詞解釋名詞的長篇大論就是要你將專案管理實務應用在工作上！ 16個簡單步驟，讓你清晰管理專案專案經理最需要具備的精神與能力綜觀專案管理手法掌握解決問題方案從風險管理中學習減少威脅提升機會 第115期：07/02(六)   ★學員票選最推薦課程★ 簡報醫生妙手回春治"簡報百病"讓你的簡報由裡到外"脫胎換骨" 簡報一開始如何抓住群眾的心？如何做出讓人心動又產生需求的簡報如何美化設計，讓人一眼掌握簡報重點取得免費高畫質的文字/圖片秘密通道簡報互動式提案必勝技巧  即將推出   ★站長最愛課程，可是一年只有開三梯★ 專案總是變更？進度撲朔迷離？職場上最可怕的事:不知為何而忙！專案實作高效力！Self-Organizing！打造自組管理菁英部隊！ 專案老變更，教你成功結案的關鍵手法工作老插單，怎麼安排工作順序？需求模糊，如何因應變更達成目標？團隊士氣低迷，如何打造自組菁英部隊結合雲端看板，一眼掌控團隊進度 第35期：08/14(日)    ★每開班必秒殺，我不是五月天★ 強化Excel樞紐分析技能不寫程式，就可做出動態商業儀表板！ Excel動態連結網頁、萬筆資料做數據分析 第80期：07/17(日)09:30-16:30   辛苦做出的數據報告，老闆卻說看不懂？精心策劃的業績展示，客戶卻說沒感覺？ 從邏輯架構出發選擇合適圖表，傳達正確數據意義打造一秒就懂的商業簡報 第32期：06/25(六)09:30-16:30   利用微軟新一代大數據利器PowerBIDesktop 快速統整併自動更新不同來源的數據資料 一網打盡散落在各部門的資料 『互動式儀表板』隨時追蹤公司營運狀況 資料處理實務班  圖表視覺應用班  商業分析進階班   ★進階限定&最搶手複訓課程★ ★對不起~站長真的推爆★ Excel＋超強大PowerQuery企業數據問題最佳解決方案 學會合併多資料來源、梳理數據整合分散的Excel活頁簿自動刪除重複的數據實作-銷售名單交叉比對,找出潛在客戶 第12期：07/24(日)   Projectclub©AllRightsReserved. ProjectClub專案管理輕鬆學隱私權政策 0963-388-000@projectclub[email protected]11655台北市文山區和平東路四段65巷9弄33號 (非上課地點) 網頁設計by蓋婭科技 登入 帳號 密碼 記得我 登入 註冊 忘記你的帳號？ 忘記你的密碼？ 帳號 密碼 記得我 登入 註冊 忘記你的帳號？ 忘記你的密碼？ 會員消息 ■最新消息(站長有話跟你說) ■線上直播專區 ■追蹤PM編『互動圖文』讓你無痛學習 ■註冊為新會員可以獲得專案點數10點 ■不要用手機下載範本！ ■記得每天登入有一點， ■怎麼註冊？怎麼輸入點數序號？ ■忘記密碼嗎？快點來信說 ■找文章請善用『搜尋』功能 ■點我闖關搶點數～ ■點我去範本軍火庫 搜尋... × 新上架直播課程：複雜變簡單的數據思維課，06/30(四)晚上 搶先預約