減少開會次數與長度，提升工作效率 - 王寶華的顧問室

減少開會次數與長度，提升工作效率作者：陳立唐出處：經理人月刊(2011年5月號) 開會時間已到，但大家仍然姍姍來遲？一開會動輒3？4個小時以上， ... 王寶華的顧問室 跳到主文 這裡鎖定會計、法律等相關專業問題，提供實務解答與服務。

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                                                             開會時間已到，但大家仍然姍姍來遲？一開會動輒3？4個小時以上，最後卻沒有結論？時不時就召集會議，卻沒有重要的事情要討論？大家輪番上台報告聽到最後都無法集中注意力？如果你也有過上述的開會經驗，不妨試試「時間限制」開會法。

時間限制，顧名思義就是事先規範會議開始與結束的時間，並且設定詳細的議程，嚴格地監控會議的進行。

控制時間的目的在於，擺脫無聊的會議，同時能夠重視「時間成本」的觀念。

計算成本的時候，我們很容易看到「外顯」的費用，比方說，花了多少錢、投入了多少原物料等，卻很容易忽略「時間」這項珍貴且不可逆的資源。

當我們選擇做某一件事時，也就意謂著無法在同一時間，去做另外一件事，就像當我們選擇找許多人開會，就沒辦法同時讓與會者外出跑業務、從事研究或靜下心來思考決策等。

而大部分這些工作的報酬，幾乎都會大於「開會」所帶來的成果。

常見的「時間限制」做法，包括減少開會「次數」與「長度」。

控制次數的多寡，可先自問「是否一定要開這個會？」若沒有適當理由，那就沒有召開的必要性。

而會議長度也可藉由「準時」開始和結束，以及事先設定每個人的發言時間，有效掌控。

對工作者來說，在開會中落實「時間限制」，並不見得一定需要使用特殊工具，才能將時間運用在更高附加值的地方，更關鍵在於，是否能把「時間成本」的概念放在心上，從會議前的準備、會議中的控制、以及會議後的收尾等每個流程，一方面減少時間，另一面提升每一次會議的效果，雙管齊下，就能更有效地改善工作效率。

■DOs1每次開會，都拿出表來計時，強制控制時間的進行。

2事先準備愈充分，時間就愈能節省下來。

3適合例行報告、工作進度報告等會議。

■DON'Ts1不要在過短的時間，塞進過長的議程，否則開會沒有品質。

2就算時間要結束了，也不能略過「做結論」步驟，即使結論是「擇期再開」。

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