[高效能職場筆記法-7] 寫好原子筆記，別讓筆記分類變成一座迷宮

在以知識管理為目的的卡片盒筆記法中，原子的單位是一個知識概念。

那麼在職場工作筆記中，什麼是更好的原子單位呢？ 跳到主要內容 [高效能職場筆記法-7]寫好原子筆記，別讓筆記分類變成一座迷宮 取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 作者： EsorHuang 3月22,2022 這幾年流行的卡片盒筆記法雖然是以知識管理為主的系統，但也可以帶給我們在職場工作筆記、專案任務筆記、時間管理筆記中的許多啟發。

前一篇系列文章，提到卡片盒筆記法中的「長青筆記」概念，對應到職場筆記中應該要有更多筆記是保持反覆更新的狀態。

今天這一篇文章，要分享另一個相輔相成的概念：「原子筆記」，掌握住你需要的筆記的原子單位，才不會寫出太過分散，或缺乏彈性的筆記。

在以知識管理為目的的卡片盒筆記法中，原子的單位是一個知識概念。

那麼在職場工作筆記中，什麼是更好的原子單位呢？職場筆記中的原子單位首先讓我們先來看看問題所在，寫筆記的時候如果沒有掌握好「一則（一頁）筆記的單位」，確實會造成非常多問題，例如：當你打開一則筆記，卻無法看到這個事件、知識、任務的全貌。

你發現這則筆記只是某件事情的其中一個碎片，你還不知道這是不是最新最重要的片段，當然你也搞不清楚相關的前後資訊還有哪些，甚至你可能忘記這個碎片是要跟哪個任務連結，要如何處理。

當出現這樣的情況，即使寫了再多筆記，也只會覺得筆記是一團雜亂，無法真正有效幫助工作。

或是你花了很多時間整理出看似架構嚴明的系統，但發現每次打開某則筆記後，還需要繼續往下、往前、往後翻好幾個層次，才能讓你找到真正需要的重點。

而且這些層次還很容易在中間斷掉（因為當時整理時可能漏掉幾步），找到一半就失去連結，最後還是找不到自己最後想要的內容。

當出現這樣的情況，即使花了很多時間整理架構，但每次運作自己的筆記系統時，會發現怎麼還是要花掉很多時間，甚至大部分時間都在整理。

這些時候都是一個警訊，表示我們的筆記過於瑣碎複雜，或是太多層次、太多分類，而成為了一座資料迷宮。

而造成這座迷宮的原因，往往並非我們整理得不好（通常還可能是我們整理得太多）。

究其真正原因，其實是我們沒有掌握工作筆記有效的原子單位。

「分類整理」並非我們的目的，起碼一定不是職場筆記的目的。

一座資料迷宮即使打造得再漂亮，往往也要花更多時間才能走到出口，更可能直接在裡面迷航，忘記了自己要前往的方向。

當真正的目的是「完成任務」時，其實更少層次的筆記結構，更能幫助我們掌控任務與專案全局，從而更有效率使用筆記。

所以在職場筆記的需求中：一個「原子筆記單位」應該是「一個要交付的任務成果」，在一則要交付的任務成果筆記中，應該就要在第一層展開完成這個任務的行動、資訊全貌，盡量減少分類分層、避免破碎分散。

避免為了漂亮的資料版面，導致任務筆記層次太多進行一個線上課程專案，把所有需要的各種簡報做一個分類，把課程的各種素材做了分類，把課程的想法做了分類，還設計出課程的分鏡表分類、使用設備分類，感覺鉅細靡遺。

尤其這幾年Notion十分熱門，但我常常看到在合作專案時，有朋友用心且花時間的把「專案資料」整理出這樣鉅細靡遺的架構，用各種資料庫格式做出漂亮的資料分層版面。

但在真正執行專案時，這樣的資料庫最後常常使用率很低，變成只是把資料漂亮儲存進去的架構，等到要「執行任務」時，反而無法輕鬆看出任務的輕重緩急與下一步行動。

甚至有時候要找個資料也都容易在多種分層的格式、多個資料庫中迷航。

但回到目標來看，一個線上課程專案真正需要完成的目標，其實也就是「把每一個單元拍完」，如此而已。

這時候，一個線上課程專案的「原子筆記」單位，可能是一個一個要具體拍好的單元。

所以與其去窮究每種類型的資料怎麼整理，不如專注在思考「一個任務」要怎麼完成的行動步驟。

資料的整理也應該是以任務的完成步驟為依歸。

這時候或許我們需要的層次只是：一門線上課程的專案統整頁面，看到專案的階段性進度時程。

每一個獨立單元如何製作完成的任務筆記。

兩個層次，甚至只需要一個層次，最簡單的筆記頁面，其實就能搞定一切。

打開專案筆記就能看到每一個階段進度的流程，打開任務筆記則看到完成的步驟與需要的資料。

甚至複雜的甘特圖或行事曆都可能是多餘的，一個有列出足夠目標流程拆解的筆記，往往就能幫助我們完成專案。

為了分類，任務執行反而太過破碎如果你的筆記單位是「資料」，你會發現找到每一個資料筆記，往往還是不足以完成一件事，於是要在許多不同資料庫中花時間整合如果你的筆記單位是「任務」，你會發現找到一則任務筆記時，就能完成這個任務，更精準，也節省不必要的找資料時間課程大綱資料第一單元第二單元第三單元.........簡報資料第一單元第二單元第三單元.........素材資料第一單元第二單元第三單元.........講稿資料第一單元第二單元第三單元.........設備資料第一單元第二單元第三單元.........拍攝分鏡資料第一單元第二單元第三單元.........第一單元所需設備大綱分鏡表需要的簡報需要的素材講稿第二單元所需設備大綱分鏡表需要的簡報需要的素材講稿第三單元所需設備大綱分鏡表需要的簡報需要的素材講稿.........而且一旦簡報、素材、企劃想法、分鏡腳本等等都有各自的分類，反而切碎了專注在「拍好一個單元」的任務流程。

與其在執行一個任務的過程中（拍攝每一個單元），還要在筆記不同分類資料庫中東找西找，不如讓他們都在同一則筆記裡。

事實上，我們通常不需要分類會議記錄、簡報、資料文件、企劃想法這種「資料型」筆記。

我們真正需要分辨的只是「要完成什麼具體任務」，也只需要根據任務來做出最簡單的分類層次即可。

為了記錄資料，筆記太多版本而且一旦我們不小心陷入「分類資料」的迷思，不僅會像上面所說，愈分類愈零散，而且會愈分類愈版本錯亂。

還是一樣的邏輯，這是簡報的第七版還是第六版，其實沒有意義，因為這是從資料角度看的邏輯，就算做了再多層次的版本分類，最後我們依然無法確認要用第六還是第七版。

有意義的是從任務角度出發，這是這個單元添加了所有練習的版本，這是這個單元為了精簡時間後的刪減版，而這只能回到個別任務中記錄與管理，沒辦法單純在個別資料中分類。

你的每一則職場筆記，應該都是可以獨力完成一個任務成果的原子筆記所以如果呼應卡片盒筆記法的原子筆記，我的管理建議是這樣的：每一則筆記都是可以展開任務全貌的第一層筆記，在這第一層筆記中你就有足夠資訊幫助你完成這個任務。

為什麼筆記要原子化？起碼可以帶來下面的好處：1.方便整理基本上這樣的筆記，不太需要整理，搜尋「任務的關鍵字」就能找到。

例如搜尋某個課程單元的名稱，搜尋某一個產品的名稱，一定能找到該任務的原子筆記，而裡面就有你要完成這個任務所需的各種資訊。

2.方便修改執行工作時一定會有許多變動、臨時意外、新增資料，這時候，凡是跟某個任務有關的更新修正，就修改到該任務的原子筆記即可。

簡單、明確，而且不用花時間去想這個額外資料要整理到哪裡。

3.聚焦成果在煩亂的工作與學習中，聚焦在要產出的成果。

而不要迷思在一大堆資料，一大堆散亂的行動中，一開始我們就建立以任務成果為核心的原子筆記，自然我們就能在工作上聚焦在這些真正要完成的成果上。

4.深化思考可以把思考聚焦在真正的產出上，而不是散落在一堆雜亂資料上。

前者可以引導我們優先去想一個任務如何執行的更好、避免問題、採取更有效的行動。

後者只會讓我們出現一堆雜亂的待辦清單。

5.重新組合有了以任務為成果的原子筆記，你會更容易重新組合成未來你需要的專案，因為專案是「任務的組合」，你有了以各種任務為核心的一則一則原子筆記，就能更彈性的組合出各種專案流程。

例如這次執行了一個國際快遞包裹的任務，這個任務當然有一則原子筆記，之後另外一個專案也需要寄送國際快遞包裹時，只要連結之前這則國際快遞包裹的原子筆記即可。

這時候，你還會發現原子筆記更好覆盤，並且可以隨時把過去執行過的任務，拿出來在新的專案上利用。

但如果你之前的筆記是一堆資料筆記，往往未來要執行其他專案時，就算裡面藏著一些可用資料，我們也會懶得去找回來使用，因為太花時間了。

建立原子筆記，這樣簡單分類，真的可以嗎？害怕以後資料不能彈性重新組合？如果覺得要把資料分得很細，每一個任務的不同資料都切分成更多筆記，希望以後可以重組成另外一個需要的任務，這個想法很有可能造成我們光是設計重組的彈性流程，就要花掉更多的時間了，反而沒有時間完成任務。

所以在擁有足夠的筆記切分，但又不要切得太瑣碎的平衡上，我覺得「任務成果」是最好的平衡。

在一個目前專案中，最重要的就是推進一個又一個的任務成果，既然如此，我們的筆記原子單位也應該聚焦在其上。

未來的新專案、新任務，雖然會有獨特性，但這時候只要搜尋找回之前類似專案、任務的原子筆記，用最簡單的複製貼上，把之前任務的行動清單、所需資料，一次複製到新任務筆記中（因為以任務為原子單位，這則任務筆記的第一層就是完成這個任務所有行動和資料，那麼就一次就能複製貼上），然後根據新任務筆記修改調整即可。

害怕以後找不到筆記？建立好任務原子筆記，如果你使用的是有基本搜尋功能的數位筆記系統的話，我的想法是不需要其他分類整理。

其實根據資料類型分類，才會真的讓我們以後找不到筆記，因為「資料分類」其實失去了「為什麼、要如何使用」的邏輯，例如前面表格中根據簡報來分類，但為什麼這邊要用這個簡報呢？跟第一單元的哪個大綱或講稿相關呢？有沒有要搭配什麼素材呢？這些是資料分類很難呈現的，或者要花很多時間整理才能呈現的。

反而根據任務的邏輯，建立簡單的層次，這樣以後反而不會遺失「為什麼、要如何使用」的邏輯，更容易找到資料。

因為在一則任務原子筆記中，核心架構是任務的行動流程，行動流程中包含每一段需要解決的問題，以及解決他們需要的資料，這樣在這個流程中，就不會遺失那些關鍵的「為什麼、要如何使用」的邏輯。

這樣的「原子筆記」論點，其實也很好的呼應了我這一系列「高效能職場筆記法」文章的方法論。

這篇文章從原子筆記、筆記單位的角度切入，我們可以發現，掌握好一個有效的「筆記單位」，往往就能解決很多筆記問題，也讓自己的筆記變得更有效率。

（可以延伸參考：如何辨識任務單位？4個案例分析幫時間管理系統不淪為雜事管理）我的電子郵件是 [email protected] ，如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。

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也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程、相關書籍，歡迎參考。

系列文章：[高效能職場筆記法-1]為什麼要改變一天一頁、隨手記錄的習慣？[高效能職場筆記法-2]整理任務雜亂資料前，想想我們如何執行任務[高效能職場筆記法-3]練習五個覆盤步驟，用解決問題取代空想計畫[高效能職場筆記法-4]一張便利貼、一個暫存箱就能改變工作效率[高效能職場筆記法-5]設計連結，減少生產力摩擦，降低整理時間[高效能職場筆記法-6]維護一則長青筆記，而非不斷新增拋棄式筆記[高效能職場筆記法-7]寫好原子筆記，別讓筆記分類變成一座迷宮[高效能職場筆記法-8]間歇日記結合每週清單，要事完成率大提升[高效能職場筆記法-9]分辨這5種筆記，你就能建立高生產力系統[高效能職場筆記法-10]筆記不是複製貼上，改寫資料的3步驟5問題（歡迎社群分享。

但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者esorhuang異塵行者，及附上原文連結：[高效能職場筆記法-7]寫好原子筆記，別讓筆記分類變成一座迷宮） 文章分類： 子彈筆記法 子彈筆記術 高效能職場筆記法 筆記技巧 筆記術 EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

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之前我在電腦玩物分享過：「不需買印表機也免隨身碟，7-11全家雲端列印超方便教學」。

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今天，則要補充一個Windows10使用者可以試試看的螢幕錄影小技巧，不用另外安裝錄影軟體，就能用Windows10內建的「遊戲列」功能，進行各種軟體操作錄影。

雖然這個功能本來是給遊戲錄影用，但軟體操作錄影也可以喔！不過「遊戲列」錄影有兩個限制，第一個限制是只能錄單一軟體、單一遊戲的畫面，如果我跳出或切換軟體就會停止錄影。

並且不能錄製Windows桌面或系統本身的操作，一定要錄「軟體」（例如瀏覽器等軟體）。

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線上的圖表製作工具還不少，除了我之前非常推薦的「Cacoo」之外，也讓我重新發現了今天要介紹的這個「 Draw.io」。

單機流程圖軟體推薦：yEd免費下載商業使用流程圖軟體！自動排版超好用 ........................繼續閱讀全文內容 GoogleMaps我的地圖完全教學！規劃自助旅行攻略 作者： EsorHuang 3月26,2016 在之前寫完「善用Google航班搜尋找出理想便宜機票的10個技巧」一文後，我想繼續挖掘Google幫我們規劃自助旅行的潛力。

今天這篇文章，就深入的來聊聊Google的「我的地圖」服務，這是一個可以讓我們「自訂地圖」的工具，在地圖上任意繪製地標、路線，對商務需求來說可以打造出一張一張資料地圖（例如我之前在製作一本新書時建立的「台灣推薦空拍地點地圖」），對生活需求來說，則可以讓我們規劃自助旅行路線！Google「我的地圖」在規劃自助旅行路線時可以解決許多問題：國外地點名稱地址常常難懂，用自訂地圖就能自己取一個好辨識的名稱。

在規劃路線之外，自訂地圖還能補充許多旅遊圖文資料，讓這張地圖就是旅遊手冊。

好看的自訂地圖一方面旅行時帶來好心情，二方面事後就是最好的旅遊回憶之一。

自訂地圖還能跟朋友共享合作，讓彼此都能在手機上查看這次旅行地圖。

........................繼續閱讀全文內容 利用Logseq超快速同時標註PDF、筆記引用文獻、連結寫作大綱 作者： EsorHuang 9月30,2022 在以雙向連結為特色、適合卡片盒筆記法的數位筆記中，「Logseq」是一款我自己用起來相對順手的選擇。

之前介紹過後，陸續看到有電腦玩物的讀者利用它來整理研究所的上課筆記，也有工程師朋友利用來整理自己的職涯目標專案，還有老師利用來整理自己的各種教案等等。

做為知識整理工具，確實是一個很棒的選擇。

........................繼續閱讀全文內容 Outlook職場必備郵件整理圖解教學，網頁版11個排程管理技巧 作者： EsorHuang 7月29,2020 因為我所任職的公司是使用Outlook郵件系統，所以我當然也想把自己在Gmail上的清空收件匣方法，套用在公司的郵件系統上。

多年前，我曾經用Outlook電腦端軟體（當年是用Outlook2010），實際測試過一套工作流程：「Outlook搞定GTD時間管理：8個Outlook任務排程技巧教學」。

不過現在新版的Outlook，基本上已經可以非常輕鬆的實踐跟Gmail一樣的郵件管理流程了。

所以今天這篇文章，就用版本比較一致的Outlook最新網頁端，分享幾個關鍵的郵件整理功能，提供大家整理職場郵件時的清空收件匣技巧。

如果你是使用個人帳號，或是使用公司帳號，可以分別從下面的網址，登入網頁版的Outlook：個人帳號登入（網頁右方會有廣告條）：https://outlook.live.com/公司帳號登入：https://outlook.office365.com/01.指定時間稍後處理郵件：首先，我的第一個常用功能，就是把郵件［延遲］處理。

例如：下週會議才要使用的郵件。

兩週後才要開始處理的任務。

次要的，之後有空再處理的。

我就會利用［延遲］，把郵件延後到指定的時間。

這些郵件，會在「指定時間」再次出現在收件匣，而且出現在最上方，提醒我現在到了處理他們的時間了。

Gmail的對應功能為：「改變Gmail預設延後郵件時間，聰明排除瑣事郵件的工作干擾」，非常有幫助的功能。

02.封存處理完成、不需要處理的郵件：有些郵件是看過就好，不需要處理（只是一些參考資料）。

有些郵件是已經處理完成了。

這類郵件，我不會留在「收件匣」，這樣會造成處理重要郵件的干擾。

這時候，就要把這些郵件［封存］起來。

Outlook中也預設了一個［封存］按鈕，點擊後，郵件將會從收件匣消失，放入［封存］資料夾。

不用擔心郵件不見，以後搜尋關鍵字，一樣可以找出這些郵件資料。

Gmail中也有封存的功能，善用封存，我們的信箱將會更簡潔、更好工作，可參考：「三步驟教學「一次完全整理好」爆炸的Gmail郵件」。

03. 釘選重要郵件，常駐處理：有時候有些郵件很重要，一時之間也處理不完，但隨時要看到。

這時候，可以利用Outlook中的［釘選］功能，把郵件釘選在整個清單最上方，方便隨時處理。

有兩個地方可以 ........................繼續閱讀全文內容 Google表單的10個專業問卷調查設計秘密教學 作者： EsorHuang 10月01,2014 2018年最新教學整理：Google表單不是只能做問卷，你沒想到的10個活用案例教學 說到Google表單功能，現在愈來愈多人知道可以利用他來製作免費的線上問卷調查，或是利用他來收集學校班級、公司團體裡的各種投票、意見、資料。

利用「Google表單」，任何人都可以不花一毛錢、不需要寫程式技巧、不需要自己架站，就可以自己完成例如訂便當網頁、線上報名系統，或是線上讓上百上千人一起回答的問卷統計。

而且最新版的Google表單還提供了漂漂亮亮的各種新版面，就算不滿意也能讓自己新增照片、影片、調整外觀，製作出實用又好看的問卷：設計問卷調查快速免費，新版線上Googleform表單教學不再只有醜醜範本！如何幫Google表單美化背景外觀？Google表單的基本功能很好上手，但是大家有沒有深入挖掘一下Google表單更多的潛力？或者一些缺少的功能有沒有技巧可以轉個彎補足？我們可以在Google表單中做出跳轉答案的心理測驗遊戲嗎？或是可以在Google表單限制回答者一定要在郵件欄位填寫電子郵件？今天這篇文章，我要總結Google表單的新舊功能，一起來看看可能很多朋友不知道的Google表單設計秘密。

2014補充秘密：讓Google表單可以到期自動關閉：Google表單自動關閉回覆教學：時間人數到達就過期2015/9/6新增：Google表單新介面你試過嗎？快速設計時尚問卷調查2015/9/21新增：Excel記帳雲端進化！Google表單比記帳App還好用2016/3/21新增：如何讓Google表單報名成功後自動寄出確認通知信？2016/6/28新增：Google表單測驗卷製作教學，幫老師自動改考卷評分2017/1/23新增：用Google表單設計九宮格晨間日記教學：問卷自動轉特殊文件2017/6/27新增：Google表單支援中文智慧型問卷，寫好題目自動設計好答案！2017/7/9新增：出國旅行記帳分帳不混亂教學：免裝App的記帳表格範本下載 2017/7/11新增：免費簡單架設報名徵選傳檔網頁，Google表單上傳檔案開放了2017/8/31新增： ........................繼續閱讀全文內容 EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

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