做好時間管理，不如改正工作習慣 - 天下雜誌

做事有方法，時間自然變多 · 1. 思考要慢，執行要快 · 2. 再三確認，知道你該做什麼 · 3. 時間壓力愈大，工作效率愈高 · 4. 工作之前，先把辦公桌清理乾淨 · 5. 回首頁 English 免費訂閱電子報 天下APP免費下載 搜尋 頻道分類 財經 理財五角課 貿易戰 財經焦點 財經週報 投資理財 產業 製造 服務 金融 科技 國際 國際週報 兩岸四地 東南亞 亞洲 歐洲 美洲 非洲 紐澳 管理 管理 行銷 創新創業 人才 職場競爭力 環境 永續發展 氣候變遷 環境 能源 教育 教育趨勢 創新教育 親子教養 人物 大師觀點 CEO觀點 人物特寫 政治社會 政治 政策 社會現場 調查排行 2000大調查 兩岸三地1000大 快速成長企業100強 天下永續公民獎 標竿企業 金牌服務業調查 縣市調查 2000大調查資料庫 健康關係 健康醫療 兩性關係 心靈成長 時尚品味 時尚精品 旅行 設計 藝文 影視 運動生活 運動 生活 重磅外媒 經濟學人 BBCNews中文 日經中文 德國之聲 路透社 專欄作者 多媒體 數位專輯 互動專題 深度專題 品牌專區 數據圖表 資料新聞 數字說話 圖表動畫 調查報導 聽天下 重磅封面 財經週報 國際聚焦 天下好讀 記者開講 好主管的12樣禮物 創新突圍軍師 四端看天下 大數據，熱品牌 天下書房 天下影音 雜誌 策展 Fast100 傳承接班 創新突圍 數位轉型 經營管理 永續責任 Fast100 Off學 風格 文化 旅行 美食 特色頻道 未來城市@天下 CSR@天下 獨立評論@天下 創新學院 天下學習 我讀網 換日線 天下影音 微笑台灣 粉絲專頁 官方instagram 官方Line 本日最熱 第一季交易戶突破400萬！前十大ETF出列，熊市中怎麼挑？ 管理 職場競爭力 做好時間管理，不如改正工作習慣 要做好時間管理，與其花時間煩惱如何擬定規劃，把最多的工作塞進有限的時間表裡，還不如徹底檢討、修正你的工作習慣或方式，減少時間的浪費。

8816瀏覽數 圖片來源：finda.photo 分享 其他 文 吳凱琳 Cheers雜誌 發布時間：2021-04-30 8816瀏覽數 時間管理的第1守則，就是“Dotherightthingright.”（用對的方法做對的事情）。

但是多數人只做到前半段，卻忘了後半段。

翻開許多談論時間管理的書籍或文章，內容一定是告訴你，如何依據事情的輕重緩急，設定優先順序。

但事實上，如何用對的方法做對的事情，其實更重要。

做事有方法，時間自然變多 交通大學資訊管理研究所教授黎漢林就曾要求EMBA學生1年要看完100本書，當場引起大老闆們的激烈抗議。

工作的事情都處理不完了，怎麼可能還有時間讀這麼多書？ 直到學期最後，大家才恍然大悟是怎麼一回事。

「我想測試看看，有幾個人可以找到最有效的讀書方法，」黎漢林說。

事後他才向EMBA學生解釋什麼是有效的閱讀方法，從目錄、內文標題、前言以及關鍵章節的內容當中，抓住整本書核心概念，再用簡短的字數描述這個概念，就能吸收到一本書的精華。

改善時間管理，不只是討論哪些事情該做、哪些不該做，你還得更進一步改變做事方法，多注意平常忽略掉的小細節，讓工作流程達到「最佳化」，大幅減少時間浪費。

該如何開始？美國卡內基訓練公司（DaleCarnegie&Associates）前執行長、目前擔任史都華李文顧問公司（StuartLevine&Associates）執行長的史都華．李文（StuartR.Levine），在《關鍵時刻》（CuttotheChase）這本新書提供了有用解答。

廣告 1.思考要慢，執行要快 有些事情一旦你決定了，就無法再回頭，或者事後得花雙倍的力氣去調整。

如果你真的想要節省時間，「第一次就要做對」是很重要的原則，寧可事前多花點時間，仔細討論，想清楚再動手，即使事後仍需要調整，但也不至於會太過離譜。

2.再三確認，知道你該做什麼 如果你一開始就會錯意，不清楚對方要的是什麼，就是在浪費時間做白工。

很多時候，甚至你覺得很清楚對方的意思，最後卻發現相差十萬八千里。

到底是對方沒說清楚，還是你的理解能力有問題？ 假設你的主管要求你下星期報告最近的重大經濟趨勢，你可以自己先設想，哪些內容會是主管想要的，然後立即和主管討論，確定你們彼此之間的認知是一致的，就可以開始工作。

廣告 但是如果主管交代完，你就直接問比較細節的問題，例如是哪些經濟趨勢，一時之間他可能也很難說清楚，不如先做大略的研究，提出你初步的構想，再和主管確認最後內容的走向，會更有效率。

3.時間壓力愈大，工作效率愈高 規畫工作行程表時，不要只是列出該做的工作項目，還要在旁邊寫上預計完成的時間。

一旦有了時間限制，就有了限期完成的壓力，工作時會比較專注，而不會毫無限制的拖延。

李文在規畫每天的工作行程之前，除了列出工作項目，還會寫上預計要花費的時間，等到一天的工作結束之後，再把實際花費的時間寫出來，包括中途被打斷的時間，相互比較，這樣就可以清楚知道自己是否預估正確，下次預估的精準度就會提高。

4.工作之前，先把辦公桌清理乾淨 廣告 如果你去知名餐廳或飯店的廚房就可以發現，廚師在開始烹飪之前，必定會把需要用到的食材和工具依照先後順序整齊地排列好。

同樣的，工作時不要把時間浪費在找東西。

開始工作之前，請先空出一個乾淨的桌面出來，再把可能需要用到的資料或物品，放在方便拿取的地方。

5.向外求助，別閉門造車 如果你新接某個工作或專案，先詢問有經驗的同事或主管，什麼樣的工作方式最有效率，不要浪費時間自己去摸索，以免走錯方向。

平常，也應該多觀察他人不錯的工作習慣，自己多加學習，例如如何整理檔案文件、管理客戶等，這些都是伸手可及、立即可用的方法，應多加利用。

6.凡事主動，等待只是浪費時間 廣告 每次當有人說「我再打給你」這句話時，就當作他沒說過。

請別浪費時間等待對方的回音，直接拿起電話打給對方，才是明智之舉。

或是，你的朋友或同事幫你介紹新的客戶或是某個人，先詢問他，你是否可以直接聯絡那個人，一方面表示尊重，另一方面又可以節省等待的時間。

7.改變自己，適應其他人的工作習慣 工作的完成需要有很多人的共同參與，但是每個人習慣的工作方式都不一樣，往往容易引起不必要的時間浪費。

要改變別人，不如先改變自己，順應別人的工作方式，讓流程的進行可以更有效率。

平常互動時，多觀察對方的工作習慣，或是他最討厭別人有哪些壞習慣，避免自己踩到地雷。

8.成功也要花時間分析 我們常要求自己了解犯錯背後的原因，避免下次再犯。

廣告 但是，你也應該知道自己哪些部份做得很好、原因是什麼。

下次再遇到類似情況時，你才知道如何達到成果。

當你知道成功的原因，又能避免可能的錯誤，才能有絕對的把握。

避開浪費時間的４大元凶 提高工作效率的同時，也要避免浪費時間的活動。

鄧肯集團顧問公司（TheDuncanGroup）負責人及暢銷書作家陶德．鄧肯（ToddDuncan）列舉出一般人最常見的4種浪費時間的原因。

1.多做沒有必要的工作 你之所以覺得時間不夠用，主要原因在於把時間浪費在沒有必要的干擾。

當然，干擾是無法避免的，總是有緊急事情需要處理，但是你還是可以做一些防範工作。

例如，你可以申請2個行動電話號碼，一是工作上使用，另外則是與家人或朋友聯絡時使用，就可以避免在上班時間接到朋友打來、但不是很重要或緊急的電話，減少無謂的干擾。

電子郵件的使用也是一樣。

美國聖路易斯大學傳播學教授佩吉．透納（PaaigeTurner）建議，你可以依據不同類別的寄信人，設立不同的帳號，讓自己可以更有效管理。

另外也可以使用自動回覆的功能，告訴對方你在哪個時段才會回信，這樣就可以安心地只在某個時段回信，又不會讓對方覺得你工作效率不佳，沒有即時給對方回音。

最後，每天傍晚可以留大約半小時～1小時的時間，用來回覆內容較為複雜、或需要詳細解說的信件，一次就溝通清楚，而不是急著回覆對方，結果來來回回好幾次才搞定，這也是在浪費時間。

2.當濫好人 這種人不論別人有什麼要求，都照單全收。

特別是做業務的，為了搶生意，客戶各種無理的要求也忍氣吞聲的答應，做了太多超出業務範圍以外的事情，其實大可不必這樣做。

你應該要自己設定界線，哪些可以為客戶做、哪些不可以，只要有清楚的原則，客戶也會接受。

如果你自己沒有原則，只會讓對方得寸進尺，最後吃虧的還是自己。

3.迷信科技產品 科技產品確實能幫助我們增加效率，但是如果做得太過，也可能讓工作沒效率。

如果你已經有習慣的工作方式，例如你習慣用手寫筆記的方式排定行程表，而且效果也很好，就不一定非得特地去買PDA。

身上有太多科技產品，只會讓你疲於應付。

4.重質不重量 工作效率的衡量標準不是看你做完了幾件事情，而是這些事情的價值。

以業務來說，你的工作效率不在於完成多少筆生意，而是應該就你的投入與可得報酬來看。

也許今天你只拿到一筆生意，但是帶來的收益可能是過去半年的業績總和。

不妨現在就開始，重新檢討你的做事方法，改變浪費時間的工作壞習慣。

（本文轉載自Cheers雜誌） 相關熱門主題 延伸閱讀 不知道對方要什麼，報告再好都沒用！３個簡報攻略，讓老闆心甘情願買單 想辭職，但害怕薪水不比現在高？過來人：這個心態，已經綁架你的未來 成功不必做到十全十美：有時追求「完美」，反而會阻礙你 沒經過思考的資訊，無法產生效用！５個方法善用「Podcast」 靠關係又愛邀功...職場上，遇到「皇親國戚」時：請學會保護自己 訂閱天下每日報（每週一至週五發送） 天下編輯精選國內外新聞，每天早晨發送，也可以聆聽語音朗讀 訂閱天下每日報 編輯精選新聞，早晨寄送 訂閱 感謝您的訂閱！ 請查看您的信箱，我們將寄送驗證信給您，確保未來信件會送到您的信箱 #工作 #工作效率 #Cheers雜誌 你可能有興趣 【2022．SDGs國際論壇#2】中央、地方、產業　永續利害關係人如何協作？｜永續議題分析與利害關係人協作 最新訊息 領取首訂優惠3個月$399(原價$699) 訂閱天下雜誌電子報 天下雜誌當期內容的精華與延伸，每周三發送最具時效性的深度內容 立即訂閱 您已成功收藏此文章 您已成功取消收藏此文章 請先登入或註冊登入會員後，即可收藏文章 註冊 登入 請先登入天下雜誌會員 文章PDF檔案下載為全閱讀專屬功能，若您還不是天下全閱讀訂戶，請先訂閱。

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