事半功倍的會議管理技巧大公開！如何精準歸納會議備忘錄？

了解會議前、後的準備與善後工作，搭配JANDI 議題應用，讓你每次的開會更有依據。

讓會議管理成為效率行事的最佳解. 開會，是團隊充分溝通，完成決策的 ... > Home高效能工作管理工作效率與職場生活事半功倍的會議管理技巧大公開！如何精準歸納會議備忘錄？ JANDI的會議管理讓會議更快、更準、更有依據。

PhotobySyuyaFujikawa 事半功倍的會議管理技巧大公開！如何精準歸納會議備忘錄？ JANDI團隊真實故事！我們如何掌握開會紀錄，重點歸納整理。

因為好的會議管理，做事變得更快、更準、更有依據 LastupdatedJan25,2021 Share 邀請：邀請XXX進入會議，請點按是否參加？ 常在手機上看到這類的語句嗎？是的，這是標準的會議通知。

原本在茶水間，假裝裝水望望窗外的你，赫然看到通知跳出，心裡大概只會想「怎麼又來了！」。

通常會議通知，就真的只是一個「通知」而已。

這樣簡短的訊息，是否往往造成與會者的你，不知道該何去何從？了解會議前、後的準備與善後工作，搭配JANDI議題應用，讓你每次的開會更有依據。

讓會議管理成為效率行事的最佳解 開會，是團隊充分溝通，完成決策的重要過程。

一場高效率的會議，有三項原則：充分準備、充分溝通和限時決策。

充分準備：釐清會議核心目的，備妥會議事前資料。

充分溝通：協同討論準備內容，降低合作溝通成本。

限時決策：收斂討論項目，統整會議內容，限時決議，並任務分配。

「準則只是空話，如何落實才是重點」 會議開始前，與會者必須做的 每一個與會者都有不同的工作項目必須完成。

其中有三種角色，分別為決策者（管理職）、會議召集人（專案成員其中一員）、參與者（專案成員）等。

設定會議目標：由會議的決策者訂定，並由召集人撰寫會議通知。

擬定會議通知：由召集人撰寫，並告訴夥伴討論項目。

假設問題：參與者必須調查主題資料，並假設問題內容，方便夥伴協同討論。

在 JANDI 上，你可以設立「會議通知」議題。

將整理好的會議通知檔案，上傳至議題內，與會者可以在留言串中，放上事前準備資料與回饋內容，方便其他參與者進行討論。

「激勵討論，創造美好會議」 討論的過程，也可以很美好 開會的過程，可以針鋒相對，但如果是激發潛能的點子討稐，有趣的點子能被串成可行的解，便會是難忘的會議。

創造激勵式的內容，清楚目標、弄懂條件和提出問題，最後衝撞思想，一場會議也能創造想像。

會議通知議題資料夾 會議結束後，與會者必須做的 會議中需要發散式的討論，更需要結束後的收斂與歸納。

將該次的會議重點歸類，並清晰的交付工作內容，才是效率的會議紀錄。

1.歸納討論內容：條列分明每一個發言者的想法與問題 2.紀錄合作共識：條列紀錄最終的共識與討論成果 3.任務指派：清楚記錄共識成果，和與會者的任務概要 在 JANDI 上，你可以設立「會後備忘錄」議題。

將整理好的討論內容與合作共識資料，上傳至議題內，並藉由「@」或「待辦清單」來指派工作任務，並進行進度追蹤。

「期許多一點，工作好一點」 「@」是一個標記，更是一種期許 會議結束後的任務指派，不只是分發工作的過程，而是對夥伴表現的期待。

標記同仁的同時，一句「謝謝」、「辛苦了」、「我很期待你的表現」，能激勵整體的組織氛圍，不妨讓備忘紀錄，也成為激勵夥伴的助手。

會議記錄議題資料夾 掌握每一分鐘(minutes)，做好會議備忘管理 做好會議通知與紀錄，與會者能充分了解，每一次討論的目的與結論。

任務指派與訊息的佈達，也能被清楚的掌握。

英文的會議紀錄叫做「MeetingMinutes」，珍惜每分每秒，以最有效率和效益的方法，完成精實的開會內容，讓分秒的討論都成為下次成長的關鍵。

會議的價值、信任與期待 一場好的會議，創造的是價值、信任與期待。

會議目標的達成，是無形成本被攤提的成果；會議溝通的建立，是工作信任的依據；會議後任務的指派，則是對同仁充滿信心的期待。

做好會議管理的技巧，公司願景能被樹立，信任得以被建立，成員間也願意為了組織價值而努力。

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