如何開好業務會議？又要開會了，你準備好了嗎？ - 天下雜誌

在設定主題的過程中，要瞭解誰會參與會議。

最常發生的情況是開會者與主管對主題的想法不同，無法找到交集。

美國PGI行銷企劃公司、行銷企劃副總 ... 回首頁 English 免費訂閱電子報 天下APP免費下載 搜尋 頻道分類 財經 理財五角課 貿易戰 財經焦點 財經週報 投資理財 產業 製造 服務 金融 科技 國際 國際週報 兩岸四地 東南亞 亞洲 歐洲 美洲 非洲 紐澳 管理 管理 行銷 創新創業 人才 職場競爭力 環境 永續發展 氣候變遷 環境 能源 教育 教育趨勢 創新教育 親子教養 人物 大師觀點 CEO觀點 人物特寫 政治社會 政治 政策 社會現場 調查排行 2000大調查 兩岸三地1000大 快速成長企業100強 天下永續公民獎 標竿企業 金牌服務業調查 縣市調查 2000大調查資料庫 健康關係 健康醫療 兩性關係 心靈成長 時尚品味 時尚精品 旅行 設計 藝文 影視 運動生活 運動 生活 重磅外媒 經濟學人 BBCNews中文 日經中文 德國之聲 路透社 專欄作者 多媒體 數位專輯 互動專題 深度專題 品牌專區 數據圖表 資料新聞 數字說話 圖表動畫 調查報導 聽天下 重磅封面 財經週報 國際聚焦 天下好讀 記者開講 好主管的12樣禮物 創新突圍軍師 四端看天下 大數據，熱品牌 天下書房 天下影音 雜誌 策展 Fast100 傳承接班 創新突圍 數位轉型 經營管理 永續責任 Fast100 Off學 風格 文化 旅行 美食 特色頻道 未來城市@天下 [email protected]天下 獨立評論@天下 創新學院 天下學習 我讀網 換日線 天下影音 微笑台灣 粉絲專頁 官方instagram 官方Line 獨家榜單 賺一天抵一年！長榮海運獲利漲9倍，只輸台積　張國華還不滿意？ 財經 財經焦點 如何開好業務會議？又要開會了，你準備好了嗎？ 根據統計，多數主管一個月平均要開62個大小會議，卻只有50％的會議是有效率的，這之間到底出了什麼問題？以下6個「如何開好業務會議」的技巧，讓你遠離無效會議。

41505瀏覽數 分享 其他 文 蔡明珊 Cheers雜誌 發布時間：2011-04-28 41505瀏覽數 為了讓企劃、產品做的更出色，業務人員最常需要開會，彼此動腦討論；然而，根據調查指出，91％的人承認在開會的時候，多半都在做白日夢，有近四成的人真的睡著了。

本來應該有聲有色的業務會議，竟然無聊到極點，到底哪裏出了錯？美國《行銷管理》雜誌（Sales&MarketingManagement）建議要開好業務會議，在會議前後要謹守：「選定主題」、「參與感」、「互動」、「彼此讚美」、「保持活力」及「持續掌握會議後續進度」等六項小技巧，讓開會不再是一種負擔。

1、選定主題： 會議主題要能振奮人心，不是只有幾個字，或隨意敘述一場會議主題，應要確切指出整年的業務目標與基調。

紐約P&V企劃公司執行長維西‧艾西（VinceAhaesy）建議，最好能在3個月之前，儘早確定會議主題並仔細介紹會議內容，告訴業務同仁，不僅可以刺激他們的興趣，也可以鼓勵他們多多參與。

在設定主題的過程中，要瞭解誰會參與會議。

最常發生的情況是開會者與主管對主題的想法不同，無法找到交集。

美國PGI行銷企劃公司、行銷企劃副總鮑伯‧麥克麥（BobMcCormack）曾協助石油大廠Amoco公司，替業務人員企劃會議，會議目的希望業務同仁學習新的產品與策略，並在會議後立即執行，因此會議主題就是「決心、行動、Amoco」（Commitment,Action,Amoco）。

會議之前，就將主題散佈公司各個公告處、電子郵件，並儘量知道同仁們的想法、感覺及信念，以便在會議中，每位同仁都能參與。

廣告 2、參與感： 要讓會議有趣，就是要與會者盡情參與。

你優秀的業務團隊，不容許你開一個乏善可陳的無聊會議。

紐約長島市一家行銷顧問公司副總喬‧西哲（JoeSiegel）舉例，「有一次開完產品行銷會議，我舉行一個小型問答，答對的同事，我就給他們每人兩塊美金，」重點不在錢，而是在與會者被激勵、引發他們的參與感，這個小遊戲，至今還被同事們津津樂道。

「角色扮演」也是一種參與方式，例如可以讓與會者推銷各種產品，其它同仁擔任一般消費者的角色，透過這一層的練習，更加瞭解產品與消費者間的關係，也能讓會議變得有趣、與會者有強烈的參與感，讓會議更有效率。

3、互動： 時間已經過了20分鐘，如果主管仍滔滔不絕講個沒完，你的屬下可能都已經睡去了。

廣告 專家建議，要多嘗試不同的動腦練習，例如可以將業務同仁，分散成各個小團體，每個人都有參與感，而且可以討論各種解決方案。

此外，也可以將新產品讓業務同仁各自出外試賣、試用，回來開會時，與會者很自然的一定會發言，因為他們搜集到外面的消費者對此產品的試用經驗，並能告訴大家產品的問題與建議。

以小型業務來說，該如何激發互動？康乃迪克州、電腦服務訓練公司的業務經理鮑伯‧馬藍多（BobMalandro）說，可以在會前讓每位與會者準備上台報告內容，開會中間，主席會抽點其中一位上台簡報，這樣使每位與會者都能在會前、會中專心參與整項會議。

4、讚美、鼓勵： 會議上口頭讚美或會後請吃一頓晚飯，都能讓業務人員覺得自己的努力的確受到上級注意。

廣告 專家也說道，有時要表揚一位優秀的業務人員，不見得是上級的讚揚，反而是藉由平輩同事，因為業務員的特性比較著重個人表現，自我中心很強，若能受到同事間的肯定與讚美，反而更覺得真誠與直接。

同時，主管也可以在大型的業務會議中，利用PowerPoint，表揚優秀的同仁，讓他感受至高無上的榮譽。

5、保持活力： 要讓與會者不覺得開會是緩慢、無聊、長時間的話，場地也是一項考量因素。

專家指出，有時要避免那種盛大排場的宴席會議，因為在此種場合裏，一定會有酒精類飲料，「那一次大家試喝了15種伏特加，後來每個人都醉倒了，第二天早上根本全忘了昨晚的會議內容。

」還有要考慮場地佈置問題，例如不要去佈置詭異氣氛的餐廳，這樣與會者反而會不專心，因為都被那些恐佈的佈置氣氛給嚇跑了。

廣告 6、持續掌握後續進度： 開完成功的會議只是個開端，不是會議結束。

要持續追蹤後續進度，讓會議結論更能有效執行。

首先，可以要求每位與會者寫下會後評估建議，搜集會後的統計資訊，並且要有「開放式問題」詢問與會者意見，可以給他們一點獎品以答謝其回應。

其次，可以將會議中討論的重點、演講內容張貼在網站上，讓每位參與者都能掌握會議重點。

專家也建議，有的時候，也可以請一些本月業績表現優秀的業務員，在會議中分享他成功故事或銷售的秘訣，達到激勵其它業務人員的效果。

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