帶領有效的員工會議的秘訣 - Microsoft

探索可協助您達成目標的突破性技術，以及最佳工具可為貴企業執行哪些工作。

取得免費電子書. 定義好會議主題和結果，接下來該是時候建立詳細的會議議程了 ... 跳到主要內容 帶領有效的員工會議的秘訣 LisaSteinmann 十月18,2019 開會往往浪費時間而且沒有可測量的成果。

優秀的主管都是持質疑的態度參加會議，身懷策略而歸。

  您可能覺得您的 小型企業會議 關係不大。

您的企業，您自己決定會議重不重要。

但是，如果您付錢請員工參加，就要好好考慮成本。

  如果一場90分鐘的會議在薪資上花費$750美元，點心花費$75美元，而且全部的工作停頓，值得嗎？開會的結果可以彌補成本和90分鐘的生產力損失嗎？  以下是如何為您的小型企業帶領優質的會議。

   您如何促進會議？  有效的會議需要  規劃  會議期間的時間和人員管理  會議後續作業  規劃  典型的會議議程：  應付挑戰的腦力激盪解決方案以及發掘新商機的方法。

您的企業發現了問題或商機。

目前，您不知道該如何採取下一步。

您需要與您的團隊 腦力激盪 產生主意。

  設計或更新產品或服務。

您的團隊有了構想。

現在他們需要開會來規劃如何執行。

  溝通重要資訊。

您的企業正在成長中，而新的發展將影響您的員工。

您想要一次向整個團隊傳達這些變動。

  提供收取回饋意見的場所。

您想要知道小組的想法或是他們目前的顧慮。

會議是分享他們想法的機會。

  現在與每個人親自到場或一些虛擬與會者在同個房間開會。

來自世界各地及不同時區的參加者可以利用 線上會議解決方案參加會議。

會議現在通常只依時間，而非地點來定義。

僅依時間設立的會議比較容易參加，但並不表示應該多進行此類會議。

  您需要開會嗎？  這是會議前規劃階段中最重要的問題：您需要開會嗎？小組會議(數位或實體)是解決您的問題的最佳方法嗎？您已經嘗試過用其他方法管理您的情況都沒有成功嗎？  如果您採用其他形式的小組通訊工具，像是電子郵件、專案管理平台和客戶關係管理(CRM)或銷售軟體，有什麼是會議可以解決而這些工具無法解決的嗎？您的團隊使用這些工具合作無間嗎？  如果您透過 專案管理軟體將問題、工作或公告散發給您的團隊，他們可以成功達成嗎？  只有在您相信進行小組會議可以為您目前的問題提供最佳解決方案才如此做。

  您的會議主題和所要的結果是什麼？  一旦您決定開會，定義會議的主題，並確定什麼才是成功的結果。

  會議主題的範例；您的製造公司有資源衝突  您的公司有兩張裝置訂做訂單。

不幸的是，它們的交貨日期相衝突，因為兩張訂單在核心都需要特定的訂製小機械(Z型)。

難題在於您只有一台機器可以訂做Z 小機械。

   所要的會議結果：找出方法將兩張訂單準時交貨  建立會議議程  定義好會議主題和結果，接下來該是時候建立詳細的會議議程了。

  線上有許多會議議程範本。

例如，這個適用於MicrosoftWord的 典型會議議程 可以滿足許多小型會議的需要。

  每場會議都不盡相同。

從每場會議的挑戰到目標擬定特定的步驟。

定義會議的各個部分，並分成計時的區段。

因此，會議可能持續幾分鐘到幾天的時間。

以下是為時一個小時的會議的範例議程大綱  與會者簡介：10分鐘  主題解說：10分鐘  腦力激盪：20分鐘  選出最佳解決方案：10分鐘  記載解決方案和任務指派：10分鐘 會議期間  在實際的會議中，計時器可幫助讓團隊保持進展。

它可激發與會者繼續進展而不會受到不重要的細節分心。

  要求參加者將與主題無關的構想和問題留待下次提出。

  請記住每個人學習和處理資訊的方式都不一樣。

如果有人無法理解某概念，詢問他們的需要。

  將概念畫出來、用便條紙整理、寫下來稍後再次審閱，有幫助嗎？如果您有小型團隊，在經過一段時間後，您對於他們如何處理構想將更加了解。

  要求會議中的每個人分享構想。

沉默的團隊成員可能有最棒的建議，不過他們可能不喜歡在小組或老闆面前發表。

  誰需要參加會議？  盡可能包含最少的人數。

人數少的會議更專注。

如有需要，可以在未來的會議邀請更多貢獻者。

  以製造為例，團隊至少應該包含：  了解整體製造流程的團隊成員  操作製作Z小機械的機器的團隊成員  了解客戶的團隊成員  非實務和實務團隊成員合作通常可找出最佳解決方案。

   例如，Z型機器操作員知道機器的限制，以及清理和重設需要多久時間。

而設想大局的工程師，可能找方法修改裝置建構的順序。

   解決方案：對公司A，Z小機械將是組裝過程的第一部分。

對於公司B，Z小機械將是最後一部分。

團隊將能夠在沒有Z小機械下開始組裝其中一組裝置。

公司A和B精準時收到他們的訂單。

  會議後： 後續追蹤您的會議參加者  了解提議的構想和解決方案是否有進展  判斷後續步驟  公開徵求回饋意見以改進未來的會議 從這些秘訣開始著手。

透過您規劃良好、高效的會議，讓您的員工和潛在的業務夥伴印象深刻。

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商業見解與構想不會構成專業的稅務或財務建議。

您應該連絡您的稅務或財務專家以討論您的情況。

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