印信管理及使用- 夏老師的部落格

文件蓋用印信，具有法律上的效力，使人相信文件. ... 1、依《印信條例》規定的印信，包括：國璽（中華民國之璽及榮典之璽）、印、關防、職章、圖記5 ... Contents... udn網路城邦 夏老師的部落格　（到舊版） 夏老師是一位公文達人，樂於解答網友有關公文的問題！本人從事「文書作業」演講多年，如機關團體邀請本人前往有關「文書作業」相關報告，可先以電郵聯繫，我的電郵是：[email protected]或[email protected] 文章相簿訪客簿 精選 印信管理及使用 2016/09/2122:34 瀏覽13,069 迴響9 推薦16 引用0 印信管理及使用  一、前言     (一)意義：印，會意字，左為爪字，右為跪著的人，用手按著跪著的人，象徵相互契合、權力下授之意。

信，則為取信於人。

文件蓋用印信，具有法律上的效力，使人相信文件為「真」。

     (二)種類：　　１、依《印信條例》規定的印信，包括：國璽（中華民國之璽及榮典之璽）、印、關防、職章、圖記5種。

以上印信字體，仍按傳統由右至左直行格式，採陽文篆字。

　　２、依《文書處理手冊》規定的章戳，包括：條戳、簽字章、鋼印、校對章、騎縫章、附件章、收件章、職名章、電子文件章。

以上章戳字體，配合現行公文由左至右橫行格式，採陽文正楷、宋體、隸書或篆字。

     (三)一般原則：　　１、依《印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳銷辦法》第6條規定：「各機關、學校及事業機構，對於印信管理事項，應指定專人辦理。

」　　２、依《文書處理手冊》40.1.規定：「各機關任何文件，非經機關首長或依分層負責規定授權各層主管判發者，不得蓋用印信。

」　　３、印信的製發、啟用、換發、補發及繳銷，須向製發機關申請或報備；章戳得因處理文書需要，自行刻製，分交各有關單位或人員妥善使用。

二、印信管理　 (一)印信製發：　　１、中央及地方機關之印信，其首長為薦任以上者，由總統府製發；為委任者，由其所屬主管部、會或省（市）、縣（市）政府依定式製發。

       ２、公立專科以上學校及全國性之教育、文化事業機構之印信，由總統府製發；其餘則由各該主管機關製發。

       ３、印信啟用時，應銼去四角小柱，填具印信啟用報備表，拓具印模，於啟用後一週內，向原製發機關報備。

　　４、因業務需要，須將印信製模套印於文件者，應經機關首長核准，並依規定拓模，向原製發機關報備。

　 (二)印信換發及補發：　　１、印信蓋用日久致印文模糊，應拓具印模，填表向原製發機關申請換發。

　　２、印信毀損或遺失，應敘明毀損或遺失之經過及失職人員議處情形，填表向原製發機關申請補發。

　　３、換發或補發之印信，其印文篆法應與原印信有所差異，以資識別。

　 (三)印信繳銷：　　１、因裁撤、歸併、變更名稱而繳銷者，應將原領印信左下方截去一角，洗刷潔淨，拓具印模，於一個月內，填表向原製發機關繳銷，不得自行銷燬。

　　２、因換發而繳銷，應於新印信啟用後，隨即為之。

　　３、因遺失而補發，再尋獲原印信，應於尋獲時，隨即繳銷。

三、印信使用　 (一)一般規定：　　１、一般公文蓋用機關印信之位置，以在首頁右側偏上方空白處用印為原則，簽署使用之章戳位置則於全文最後。

　　２、公文及原稿用紙2頁以上者，其騎縫處均應蓋（印）騎縫章。

　　３、附件以不蓋用印信為原則，但有規定須蓋用印信者，依其規定。

　　４、副本之蓋印與正本同，抄本（件）及譯本不必蓋印，但應分別標示「抄本（件）」或「譯本」。

　　５、文件經蓋印後，由監印人員在原稿加蓋監印人員章，送由發文單位辦理發文手續。

　　６、不辦文稿之文件，如需蓋用印信時，應先由申請人填具「蓋用印信申請表」，其格式由機關自訂，陳奉核定後，始予蓋用印信。

　 (二)用印及簽署：監印人員於待發文件檢點無誤後，依下列規定蓋用：       １、發布令、公告、任免令、考績通知書、聘書、訴願決定書、獎狀、證明書、執照、契約書、匾額及其他依法規定應蓋用印信之文件，均蓋用機關印信及首長職銜簽字章。

　　２、呈：用機關首長全銜、姓名，蓋職章。

　　３、函：上行文署機關首長職銜、姓名，蓋職章。

平行文蓋職銜簽字章或職章。

下行文蓋職銜簽字章。

　　４、書函、開會通知單、會勘通知單、移文單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文，蓋用機關或承辦單位條戳。

　　５、機關內部單位主管依分層負責之授權，逕行處理事項，對外行文時，由單位主管署名、蓋單位主管職章，或蓋條戳。

　　６、機關首長出缺由代理人代理首長職務時，其機關公文應由代理人署名。

機關首長因故不能視事，由代理人代行首長職務時，其機關公文，除署首長姓名註明不能視事事由外，應由代行人附署職銜、姓名於後，並加註代行2字。

　 (三)其他：　　１、監印人員應備置印信蓋用登記表，對已核定需蓋印之文件，應予登錄並載明發文字號，登記表及蓋用印信申請表，於新舊任交接時，應隨同印信專案移交。

　　２、機關、學校依其內規或慣例，部分主管人員除職名章外，另刻製甲、乙、丙等章，分交各有關單位或人員使用。

如遇該主管請假時，有關人員不得再使用甲、乙、丙等章，以明責任，免生紛擾；若須蓋章之文件，應請代理人及其授權之人員蓋用。

　　３、文書處理過程中之有關人員，均應於文面蓋章或簽名，並註明時間（例如11月8日16時，得縮記為1108/1600）。

蓋章或簽名採「由上而下，由左而右」之原則簽署。

四、結語：印信為機關權力之象徵，監印人員必須妥善保管，不得有遺失、濫用情形。

使用印信，為使文件發生法律效力的程序，務須謹慎為之，亦即每蓋一個印信，都需有一份對應資料，以供查考。

再者，部分文件如：任免令、聘書、獎狀、證明書、執照、匾額及感謝狀等，收受者常懸掛牆上，以供他人觀賞與察看，監印人員須將該等文件視為「藝術品」，不僅要用印正確、位置適宜、印色清楚勻稱，以提升文件品質，維護機關、學校之形象。

    回覆 推薦引用 有誰引用 我要引用 引用網址 列印 全站分類：知識學習｜ 檔案分享 自訂分類：公文製作 上一則：案例解說主旨下一則：標點符號在公文內的運用 你可能會有興趣的文章： 多做多得 9樓. 傑2022/04/0609:42 謝謝老師 8樓. 夏老師plus2022/03/3122:23 印信銷毀，須依《印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳銷辦法》第13條規定辦理，有嚴謹的法定程序，請自行察看該條規定辦理。

至於蓋用印信申請表須保存多久？並無明確規定，但依前述《辦法》第7條第2項規定，蓋用印信申請表於首長交接時，隨同印信專案移交。

蓋用印信申請表，以永久保存為宜。

7樓. 傑2022/03/3011:09 老師好: 請問蓋用印信申請表(本機關為用印申請單)須保存多久呢? 以及若要銷毀的話是否有其法定程序? 查詢法規時找不到上述二規定，望老師講解，謝謝。

([email protected]) 6樓. 懵懂小生2021/03/1114:26 謝謝老師。

5樓. 懵懂小生2021/03/0311:15 老師好： 請問有關非正式之證明文件（例如班級幹部證明書），若學校處室擬自行刻印，用於內部證明使用之大印，是否有不妥之處呢？ 若用在非正式之證明文件，而不是用在與法律有關的文書，學校自行刻印，應該沒有太大關係。

夏老師於2021/03/0522:45回覆 4樓. 小吳2019/05/2210:41 老師您好: 若學校校史單位要出版校史書籍,內容有提到學校校印(含圖片及文字說明)的歷史紀錄,想請問老師依照目前相關法規,印信保管單位需要做什麼動作或留意什麼事呢? 學校出版校史書籍，若只是文字記載，印信保管單位提供相關資料，或予以拍照，都只是行政裁量的問題，也沒有相關法規規定。

但學校若要典藏舊印信，可在繳銷時，向原印信製發單位申請保留，但仍須依規定截角。

夏老師於2019/05/2606:58回覆 3樓. 小黃2018/03/2714:36 老師好：請問機關條戳是否規定必須為藍色？可否以黑色取代？法規依據為何？感謝解惑。

([email protected]) 條戳沒有規定用何種顏色，但大家習慣使用藍色，較少使用紅色及黑色，《文書處理手冊》沒有相關規定，慣例而已。

夏老師於2018/03/2718:08回覆 2樓. 新竹市曾上過夏老師課的學生2017/11/0918:38 老師您好：請教老師，機關印信(也就是大印)只能有一個，或者可能有2個印信分為不同人保管，做不同使用嗎？再，首長是薦任(7等)以上，印信便是由總統府製發是嗎？ 原則上，每個機關只能一顆印信，除非設有幕僚長的機關，依《印信條例》第9條規定，呈請總統核准製發印或關防；另依第6條規定，中央及地方機關之印信，其首長為薦任（六職等）以上者，均由總統府製發。

夏老師於2018/03/2718:14回覆 1樓. cartier2017/11/0111:14 老師好： 請教若公司負責人變更，但有些文件仍需要使用舊印信(如因稅務,可能長達1-2年)時,在印信管理辦法理應如何規定為宜，謝謝 所提：公司負責人變更，但公司的印信（俗稱為：大、小章）並未變更，所以長達1-2年的文件，仍然使用該公司的同樣印信；倘若須蓋公司負責人名章，仍須使用現在負責人名章，不能使用以前負責人名章；實務上，遇到這種情形時，通常先行文給相關單位，表明公司負責人已變更，另可附目前負責人名章樣式。

夏老師於2017/11/0118:24回覆 會員登入 += ※請計算輸入數字 送出迴響 加入好友 推薦部落格 訂閱關注 留言給他 夏老師 部落格推薦：102 等級：8 點閱人氣：6,679,741本日人氣：2,399 文章創作：843 相簿數：1 輸入關鍵字： 搜尋 prev 6月(1) 5月(2) 8月(4) 7月(5) 6月(6) 5月(6) 4月(4) 3月(5) 2月(5) 1月(6) 12月(6) 11月(5) 10月(5) 9月(5) 8月(5) 7月(6) 6月(5) 5月(5) 4月(5) 3月(5) 2月(5) 1月(6) 12月(6) 11月(4) 10月(5) 9月(4) 8月(6) 7月(6) 最新發表 最新回應 最新推薦 熱門瀏覽 熱門回應 熱門推薦 多做多得 騎年蓋月 夏老師plus 勘、堪、戡三字的用法 東京奧運的省思 微解封下的九份 低級錯誤 重修國文課 九份與焿子寮 茉莉花 涸轍枯魚 和平島 愛の祈り 將心輕放，到蘭嶼走一趟(瑀璇) 當下廢除死刑之我見 早安，月亮 情書 搞笑的哈布 《心夏》 緣若不深不要強求 黃金榮景不再 RSS部落格聯播 ▲top 本部落格刊登之內容為作者個人自行提供上傳，不代表udn立場。

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