時間管理前先建好工作整理系統，避免5大浪費才有 ... - 電腦玩物

前陣子接受一個時間管理採訪，問我說針對職場的時間管理，有沒有什麼上手的建議？我的回答就是：「先把自己的工作整理系統建立起來。

」 如果我們不能先 ... 跳到主要內容 時間管理前先建好工作整理系統，避免5大浪費才有時間做時間管理 取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 作者： EsorHuang 8月03,2021 兩年前我在《大腦減壓的子彈筆記術》書中說：「很多時候不是我們不會時間管理，而是我們沒有先把系統建立起來。

」經過了這兩年更多的工作經驗、更多的課程討論，我更確定這個重要的前提是有效的。

「如果只是處理眼前的東西，那麼當新的東西出現後，因為沒有系統，東西沒有決定他們應該擺放的位置，於是就會繼續累積多餘的東西，更多東西開始回覆更多雜亂，最後只好又在混亂中重新整理一次，日復一日。

但是如果我們有建立『一套整理系統』，就可以很大程度避免恢復混亂的問題。

」前陣子接受一個時間管理採訪，問我說針對職場的時間管理，有沒有什麼上手的建議？我的回答就是：「先把自己的工作整理系統建立起來。

」如果我們不能先妥善的管理好那些職場上的突發狀況、臨時瑣事、意外要事，如果我們不能先整理一個讓自己可以一覽無遺、快速下決定、神速找資料的架構。

那麼，我們將會在每天的工作中出現很多「時間浪費」，這些浪費會一點一滴的侵蝕工作時間，最後我們就覺得自己「沒有時間」去做那些更高層次的目標設定、專案管理，也會發現自己排出的待辦清單總是混亂、瞎忙但缺乏效能。

關於我的這套工作整理系統，無論是用在Evernote，還是Notion、Trello等工具中，之前在電腦玩物我都做過不少分享：如何重新整理Evernote筆記？完整教學流程的重新排序分享Notion實踐GTD時間管理法，與每週行動清單的流程圖解教學Trello拆解專案7個步驟教學，把目標規劃到容易高效率執行最近期的文章則是：「重溫GTD時間管理5個經典步驟，讓在家工作、自我管理不雜亂」。

今天這篇文章，我就不再重述這套結合數位筆記、資料整理、專案管理的整理流程。

而是反過來跟大家分享，如果建立這套「工作整理系統」，就算時間管理的目標設定、行動拆解還做得不夠好，但已經可以立即帶來哪些節省時間的效果。

或者應該說，是先有這套「工作整理系統」，所以我們才能減少下面這些時間的浪費，從而有時間去做目標設定、行動拆解，並做出更好的行動決定。

一，捕捉碎片，節省找資料的時間相信電腦玩物的老讀者都知道，我一直很強調要捕捉工作上所有的碎片，並且集中整理到一個統一的系統中，並且最好用一個任務為單位來彙整碎片。

（參考：突破四個效率盲點，建立工作碎片不爆炸的工作流）（參考：如何辨識任務單位？4個案例分析幫時間管理系統不淪為雜事管理）回想我們正常的工作流程中，會有許多資料碎片分散出現在電子郵件、即時通、電腦（雲端）硬碟、紙本筆記、網頁等等不同工作管道中，甚至在郵件、即時通中還會不斷有工作碎片的更新、迭代。

這時候如果我們讓工作碎片就這樣分散在不同的工作管道，那麼光是處理一個任務時要找到、確認資料，就要花掉很多的時間。

如果我們在處理一個任務時，還要回去郵件確認一下任務交代的版本，還要去即時通找一個文件，還要打開不同雲端工具確認資料，那麼「都還沒開始做這個任務」，光是找到資料、彙整資料就已經過去十幾、二十分鐘了。

而我們每天要做多少個任務？又在這中間有多少的時間浪費呢？這些時間省下來，才有時間去做時間管理。

二，集中下一步行動，節省分心的時間不只是前面所說的任務碎片、資料迭代要統一整理，任務要處理、被交辦的下一步行動，也應該統一整理到工作系統中。

這些工作系統最好能夠做到：打開一個任務單元，這個任務要做的下一步行動，所有行動需要的資料，都可以在這個任務單元完整看到。

為什麼呢？這中間的關鍵在於「可能的分心所造成的時間浪費」。

現在我們很多的任務交辦、下一步行動確認，都是出現在即時通、電子郵件中，但是這兩類工具最麻煩的就是「很容易讓人分心」。

一旦我們打開即時通、電子郵件想要確認之前交代的行動，很有可能被新訊息、新郵件吸引，結果一分心，可能20~30分鐘後才能回到原本的重要任務。

無論是分散的資料、分散的行動清單，或是行動和資料分散，都會導致工作時容易分心到另外一個工作管道中，而這中間往往也有許多時間浪費的產生。

同樣的，把這些時間省下來，才有更多時間去做所謂的管理。

（參考：為什麼我會避免在郵件、即時通，甚至待辦清單中直接完成工作？）三，理出工作流程，節省出錯的時間當我們沒有自己的工作整理系統，沒有「為自己」理出屬於自己的工作流程，我們就適必在職場工作時要依靠他人的系統、零散的系統。

他人的系統：別人寄給我的郵件、即時通，甚至是不同團隊的不同專案管理系統，這些系統確實可以通知我們該做什麼，但是跟著不同人的節奏工作，要不出錯也難。

零散的系統：有些任務內容在筆記本，有些任務內容在待辦清單，有些任務內容在腦袋，有些任務內容在討論串，這樣要如何不出錯？沒有自己可以依靠的一套完整、統一、集中的工作整理系統，就變成要依賴上面兩種系統，於是工作節奏無法自己掌控，工作混亂就變得容易出錯，而這樣一來就產生了更多的時間浪費。

常常有學員、讀者問我說，團隊會有共用行事曆、共用專案協作工具，我們還需要自己擁有一個自己的工作管理系統嗎？我的回答是：「難道我只做一個專案嗎？我只跟著一個團隊做一件事情嗎？我沒有其他屬於自己要管理的事情嗎？我沒有多個團隊、多個專案的屬於我的不同任務要管理嗎？如果有，我們當然還是要有一套只屬於自己的工作整理流程。

」四，連結目標與任務成果，減少低效努力的時間一套有效的工作整理系統，除了可以收集統整工作碎片、理清任務單元的下一步行動，建立只屬於自己的工作流程之外，還可以幫助自己串連不同的目標、任務成果。

很多時候我們做的事情各自為政，每一個都要花上許多時間，但其實有些事情之間可以有統合綜效，例如：B專案很需要一個新的行銷方案，可以在目前更有把握的A專案先測試一個簡單版本。

A課程嘗試了一個很特別的教學流程，其實可以發展到B、C課程的提案中。

和孩子一起閱讀一套C書籍，或許可以關連到我們正在練習的B親子活動，以及某個孩子教養有關的A專案。

如果有一套自己的工作整理系統，可以清楚的看到目標與目標、專案與專案之間的關聯，那麼很多時候我們就能更知道應該優先著力在哪個任務上（當然就是和更多專案有關、更有統合綜效的任務）。

其實這是判斷優先次序最好的方法，不是在每天的待辦清單中的獨立事件判斷重要次序，而是在「哪個任務能夠關連最多專案」上，決定最有效益行動。

而這往往能夠減少許多忙碌卻低效努力的時間。

五，復盤經驗，節省下一次做浪費的時間其實我自覺自己時間管理的進步，很關鍵的一點就在於認真的做復盤筆記：「煉成高效率個人工作知識庫的7個Tips，不只是整理記錄而已」。

有時候或許第一次做得跌跌撞撞、心驚膽顫，但是職場上很多工作任務是有重複性的，只要願意在第一次做好工作過程、經驗、修正的「整理」，那麼這個工作整理系統，就會幫助自己在下一次做類似任務的時間，節省大量的時間。

反而是有時候我們太急著去做，沒有先建好工作整理系統，結果每一次做都要重複犯錯、要花一樣甚至更多的時間，這也都是時間浪費。

（參考：為什麼例行工作還是常犯錯？不是依靠認真、反省、細心就好）當我們想說，明明時間管理的基本方法看起來我都會，但在真實的職場上卻難以實踐，因為根本沒有時間去推進目標。

這時候，或許可以先想想看，是不是自己「還沒有建立起屬於自己的工作整理系統」，所以導致前面的五大時間浪費，而讓自己沒有時間去做時間管理了呢？歡迎參考相關文章：如何進一步突破效率瓶頸？5個時間管理的不浪費法則工作愈忙愈要補上5個時間漏洞，覺得時間不夠不只是因任務太多找回時間掌控權的15個小習慣，我在時間管理、生活管理、科技管理上實踐多年我的電子郵件是 [email protected] ，如果你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。

或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程、相關書籍，歡迎參考。

（歡迎社群分享。

但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者esorhuang異塵行者，及附上原文連結：時間管理前先建好工作整理系統，避免5大浪費才有時間做時間管理） 文章分類： 子彈筆記法 子彈筆記術 生活時間管理 時間技客 時間管理 Evernote子彈筆記術 EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

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今天，則要補充一個Windows10使用者可以試試看的螢幕錄影小技巧，不用另外安裝錄影軟體，就能用Windows10內建的「遊戲列」功能，進行各種軟體操作錄影。

雖然這個功能本來是給遊戲錄影用，但軟體操作錄影也可以喔！不過「遊戲列」錄影有兩個限制，第一個限制是只能錄單一軟體、單一遊戲的畫面，如果我跳出或切換軟體就會停止錄影。

並且不能錄製Windows桌面或系統本身的操作，一定要錄「軟體」（例如瀏覽器等軟體）。

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而地圖模式也讓照片瀏覽有了更棒的美食、旅行導遊功能。

我喜歡Instagram不外兩個原因，第一個就是在Instagram上有真的熱於互相瀏覽照片的用戶，會彼此按讚、留言。

第二個則是Instagram的濾鏡功能非常好用，能夠輕易的幫照片做出有質感的效果。

而在新的「照片地圖」模式加持下，Instagram或許可以在原本欣賞彼此照片風格的用途之外，更進一步的強化「地理導覽」功能，例如我可以看到我朋友在哪裡看到哪個美麗的風景，而這或許就成為我下一次旅行的目標。

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但有時候就是需要拿到「實際照片」，例如：小朋友學校的勞作作業想要製作家庭相框用照片來當小禮物把照片貼在紙本手帳上這時候，有什麼方法可以快速把數位照片「洗」成實體照片？而且最好能不花時間、立即拿到、價格也不貴呢？如果家裡沒有印表機（或是沒有好的印表機），又不想跑照相館，那麼這時候「便利商店」同樣也提供了印照片的服務，而且價格不貴，可以立即拿到，操作流程也十分簡單。

之前我在電腦玩物分享過：「不需買印表機也免隨身碟，7-11全家雲端列印超方便教學」。

這篇文章則從印照片出發：同樣的不需買印表機、不需隨身碟，就能快速印出高品質的照片成品。

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回頭看自己的筆記，愈看愈不甘心，這裡面到底問題出在哪裡呢？其實，「職場筆記」不只是要能接住、記住這些臨時的訊息，更要能「第一時間」轉換成有效的任務與行動。

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線上的圖表製作工具還不少，除了我之前非常推薦的「Cacoo」之外，也讓我重新發現了今天要介紹的這個「 Draw.io」。

單機流程圖軟體推薦：yEd免費下載商業使用流程圖軟體！自動排版超好用 ........................繼續閱讀全文內容 pyTranscriber影片自動上字幕免費軟體！10分鐘搞定1小時影片 作者： EsorHuang 1月21,2020 之前在電腦玩物撰寫的「免費！中文影片語音轉文字字幕，支援超大影片與長時間錄音」，是一個可以幫影片「自動產生中文字幕」的工具，透過語音辨識，產生的字幕檔案雖然還需要校對，但已經可以節省我們很多時間。

而在該篇文章的留言中，讀者推薦了一個叫做：「pyTranscriber」的開源、免費軟體，這個軟體使用起來更方便、更厲害：不需播放影片，就可以自動轉字幕檔，所以速度會快上好幾倍。

我在自己的電腦測試，一小時的影片檔案，辨識轉出字幕只要10分鐘。

另外測試一個10分鐘影片，不到1分鐘就完成字幕。

操作設定更簡單，不需安裝任何驅動程式，不需設定。

任何人一定都能上手，兩三步驟就搞定。

支援多國語言的影片上字幕，包含中文語音辨識。

支援大體積影片，支援MP4和MP3檔案格式。

我實際測試有用到2.5GB的影片檔案，也能順利、快速轉出字幕。

有興趣研究其原理的朋友，可以參考「pyTranscriber」的開源程式頁面。

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