別再小看每週的例會了！其實開會品質可以大幅提升工作成果

開會是日常工作的重要環節，但往往在不知不覺中被我們濫用、誤用。

... 所謂「會議」，指的是在公司內聽取各部門分享的狀況報告，或是經營高層與管理 ... Share 【為什麼我們要推薦這本書：開會就是創新的現場：佐藤可士和打造爆紅商品的祕訣】上班工作必經的一項活動應該就是開會了！早上有晨會、每隔一段時間會有例會、甚至還有臨時會議，這麼多「會」到底要做什麼？為了縮短冗長的開會時間，最必須做的就是調整心理狀態，你就會發現開會原來是個不可多得的事項。

（責任編輯：吳玲瑄） 開會是日常工作的重要環節，但往往在不知不覺中被我們濫用、誤用。

UNIQLO、SMAP、7-11、KIRIN等知名商品推手，日本首席商業設計師佐藤可士和，為何每天行程滿檔，仍能提出令人眼睛一亮、讓客戶讚不絕口的創意設計？ 祕訣就在他不斷地思考該怎麼「開會」！ 「會議」、「開會」到底該如何定義呢？ 關於這個問題，我提供我自己的定義給各位參考。

無論是見客戶也好、見廠商也好、見公司內部同事也好，所有在工作場合上與人碰頭的機會，我想都可稱之為「開會」。

如果各位可以清楚了解開會和所謂「會議」的差別，應該就會更清楚本書想討論的「開會」是什麼意思。

所謂「會議」，指的是在公司內聽取各部門分享的狀況報告，或是經營高層與管理階層批准一些案子的場合，是一種聽取事實報告、做出最後決策判斷的集會。

在會議中不會進行腦力激盪之類的活動，只會對經過充分討論的事物做出決定。

我在本書中定義，會議是一種正式、官方的場合，而開會則不是。

「開會」是進入正式會議之前的階段，是能夠自由思考、討論各種意見的場合。

換句話說，所有做出最後決策前的過程，都可稱之為開會也不為過。

舉例來說，主管找部下討論在經營報告會議時應該準備什麼樣的資料，就是一種開會；主管指示部下該為會報做什麼樣的準備，也是一種開會。

業務員去拜訪客戶，找負責人洽談是一種開會；甲乙雙方聚集在一起討論某項即將開始進行的專案，也是一種開會；部下為了某件生意事先與主管討論商量，這還是開會。

有些公司或許會將各業務部門的經理聚集在一起，討論今後經營方針的場合稱為「業務會報」，但這也是一種開會。

同部門的成員藉由早晨聚在一起開早會，也同樣屬於開會吧！因為在早會中大家會彼此交換意見、進行討論。

其實各部門都在頻繁舉行各種開會。

例如總務部的成員針對如何改善職場環境提出彼此意見進行討論，或是與系統部門的成員商量關於新系統的引進等。

我認為在做出最後決策前，彼此針對主題進行溝通的階段，全都可以稱為開會。

這麼一來我也發現，幾乎所有的工作，其實都從開會開始。

幾乎沒有哪個工作是可完全由某人獨自進行，獨自完成的吧？工作必須在許多人的合作之下進行，而有合作就一定會「開會」。

開會是在日常工作中一個極為重要的溝通與交流機會。

所有的開會，都是「創新的場域」 我們對於開會要有一個強烈的意識，那就是「開會是一種孕育創新的場域」。

提到「創意」，很多人可能會想到廣告之類的工作。

在各位的想像中，或許廣告點子是某個擁有特殊天賦的人，伴隨著喃喃自語的過程中想出來的，但實際的廣告製作卻不是這樣。

廣告是由製作團隊將各種提案拿出來討論，再一起合力完成的。

創意工作到處都有。

更進一步來說，把工作做得有創造性非常重要。

並非只有創作者才需要創意，大家一起孕育出某件事物的場合，全都是創新的場域。

開會是一種供與會成員自由思考、討論各種事情的場合。

在這個場合中可以反覆摸索，透過討論來達到某種成果。

這才是真正的創意工作。

開會也是一個無中生有的過程，從課題、問題點、概念、想法、實行計畫到表現的細節都可以拿到這個過程中討論。

所有進入最後決策前的過程，都離不開富有創造性的開會。

因此，一旦參與開會，我們就必須抱著「這是創意工作，我要與大家一起創造出些什麼」的態度出席。

想要孕育出成果就不得不發言，不得不持續思考。

因為就算事先想好，話題也會在開會中不斷發展，所以必須當場構思新的想法。

反過來說，如果大家都能抱著這樣的意識去開會，開會的品質應該也會截然不同。

此外，開會的品質如果提升，溝通的品質也能提升，因為開會就是一種溝通。

所以我們在出席開會時，也必須把開會當成磨練溝通能力的場合。

如果只是隨便把開會敷衍過去，不管過了多久技巧都無法精進。

我們必須隨時反省自己是否抱著想要提升溝通能力的想法面對開會？有沒有好好地整理自己的想法？是否順利地把想法傳達給與會的對象？有沒有成功地讓對方說出真正的想法？聽到對方的意見能不能做出適當的反應等。

我相信只要抱著磨練溝通技巧的態度來面對每天各種不同的開會，應該就能大幅提升自身的溝通能力。

開會的品質，與工作的品質息息相關 或許是因為我的手邊總有許多工作，連日的開會填滿行程，所以有時候會聽到這樣的疑問：「你到底都在什麼時候整理想法、思考設計，從事創意工作呢？」 面對這樣的疑問，我的回答是：「我當然會確保完成設計的時間，但是我沒有保留重新整理想法的時間。

」 因為開會的時間，正是我做這件事的時間。

開會，是和對方一起創造出些什麼的場合，是「產出」的場合。

不管對方是客戶還是合作對象都一樣。

產出的品質直接關係到最後成果的品質，這是理所當然的事。

換句話說，開會的品質就是工作成果的品質。

我在前面雖然寫道，開會就像是做出最後決策前的過程，但或許是因為這樣，也有不少人覺得開會就像在「練習」。

的確，要在會議中才會做出決策，但會議中決定的方向，卻必須在開會中確定下來。

可見開會並不能視為「練習」。

所有的開會都是「比賽」，是「正式上場」。

所有的開會都是「正式過招的戰場」。

所以，我幾乎不會只為了分享資訊而開會。

如果只是要分享資訊，電子郵件或書面資料就已經足夠。

難得有機會面對面討論，如果最後還得不到結論就太可惜了。

不管開會採取什麼樣的形式，都必須隨時意識到這是一個孕育創新的場域，必須完成一定的進度。

即便是初次開會，在聽了別人的意見之後，也必須不斷地把自己的疑問與感想回饋給對方，例如「請問這是什麼意思呢？」「為什麼會發生這樣的事呢？」「要不要試著這麼做呢？」「我這樣定義正確嗎？」等。

像這樣當場讓彼此腦海中浮現的想法或與想像互相碰撞與激盪，對我來說算是司空見慣的情形。

開會的重點是讓對方把他所思、所想、所感毫無保留地充分表達出來。

在各抒己見的過程中，我，更進一步來說是我們，將藉由這樣的不斷反覆問答，讓彼此心中的想法達成共識，最後靈感源源不絕地湧出。

而這也會直接關係到最終的成果。

當然，不可能開完一次會就達成共識，但多少往前推進很重要。

開會時，要抱著讓每一場會都對「最後的共識」有所幫助的態度出席。

這麼一來，準備工作就顯得很重要了。

我把準備工作稱為「備料」。

我在開會前，會主動把需要的資訊輸入腦中，就算是模糊的、不像正確答案的想法也無所謂，重點是帶著自己的想法出席。

或許這才是真正的「練習」。

因為練習可以獨自進行，如果可以確實「練習」，事先構思想法，在會中被徵詢意見時也應該能夠從容應付。

然後，在「正式上場」時我會專心傾聽所有與會者的發言，但我幾乎不做筆記。

總而言之，開會時盡全力去傾聽、去思考，如果想到什麼意見，就盡量說出來。

所以我在開完會之後總是非常疲倦。

開一場會就會讓我精疲力盡，不僅大腦很累，肚子也很餓。

明明在會議室裡一直坐著沒有動，為什麼會覺得又累又餓呢？雖然相當不可思議，但事實的確如此。

（本文經原作者圓神書活網授權轉載，並同意VidaOrange編寫導讀與修訂標題，原文標題為〈日本名設計師佐藤可士和：開會就是創新的現場！開會品質，決定你的工作品質〉。

圖片來源：unsplash.com、shoothead、kohn_andreas,CClicensed） 分享本篇文章 我們有IG囉！陪你隨時探索生活靈感👇 NowReading 別再小看每週的例會了！其實開會品質可以大幅提升工作成果 1minread 最新文章 〈全新一本〉聽好書 編輯部精選好書 國際潮流 心理紓壓 美食旅遊 健康運動 職場領導 經營愛情 主題特展探索城市生活中的永續美學 情人節的11種浪漫提案 狂吃後的人生 靠腰人生，不如犒賞自己 暖心寓所 0% ✕ Close 最新文章 〈全新一本〉聽好書 編輯部精選好書 國際潮流 心理紓壓 美食旅遊 健康運動 職場領導 經營愛情 質感生活 Vida風格人物 聯絡我們 ✕ 最新文章 〈全新一本〉聽好書 編輯部精選好書 國際潮流 心理紓壓 美食旅遊 健康運動 職場領導 經營愛情 主題特展 探索城市生活中的永續美學 情人節的11種浪漫提案 狂吃後的人生 靠腰人生，不如犒賞自己 暖心寓所 LatestPosts 拒絕「空氣殺人」──為保護孩子，天淨創辦人徐毅珍要打造最安心安全的居家環境 8結蛋捲創辦人沈劭蘭：女性創業者的功課是身心平衡 《OGSM變革領導》該如何知道自己設定的工作目標，是否吻合公司發展需求？ 《OGSM變革領導》設定2022下半年工作目標，如何讓團隊對TA有一致認知？ 《羞辱創傷》父母老是為小事發飆，孩子會帶著「我不夠好，就沒人愛」的創傷長大 為提供您更好的網站服務，本網站會使用Cookies及其他相關技術優化用戶體驗，繼續瀏覽本網站即表示您同意上述聲明了解隱私權政策同意並關閉視窗Manageconsent Close PrivacyOverview Thiswebsiteusescookiestoimproveyourexperiencewhileyounavigatethroughthewebsite.Outofthese,thecookiesthatarecategorizedasnecessaryarestoredonyourbrowserastheyareessentialfortheworkingofbasicfunctionalitiesofthewebsite.Wealsousethird-partycookiesthathelpusanalyzeandunderstandhowyouusethiswebsite.Thesecookieswillbestoredinyourbrowseronlywithyourconsent.Youalsohavetheoptiontoopt-outofthesecookies.Butoptingoutofsomeofthesecookiesmayaffectyourbrowsingexperience. Necessary Necessary AlwaysEnabled Necessarycookiesareabsolutelyessentialforthewebsitetofunctionproperly.Thesecookiesensurebasicfunctionalitiesandsecurityfeaturesofthewebsite,anonymously. CookieDurationDescriptioncookielawinfo-checkbox-analytics11monthsThiscookieissetbyGDPRCookieConsentplugin.Thecookieisusedtostoretheuserconsentforthecookiesinthecategory"Analytics".cookielawinfo-checkbox-functional11monthsThecookieissetbyGDPRcookieconsenttorecordtheuserconsentforthecookiesinthecategory"Functional".cookielawinfo-checkbox-necessary11monthsThiscookieissetbyGDPRCookieConsentplugin.Thecookiesisusedtostoretheuserconsentforthecookiesinthecategory"Necessary".cookielawinfo-checkbox-others11monthsThiscookieissetbyGDPRCookieConsentplugin.Thecookieisusedtostoretheuserconsentforthecookiesinthecategory"Other.cookielawinfo-checkbox-performance11monthsThiscookieissetbyGDPRCookieConsentplugin.Thecookieisusedtostoretheuserconsentforthecookiesinthecategory"Performance".viewed_cookie_policy11monthsThecookieissetbytheGDPRCookieConsentpluginandisusedtostorewhetherornotuserhasconsentedtotheuseofcookies.Itdoesnotstoreanypersonaldata. Functional Functional Functionalcookieshelptoperformcertainfunctionalitieslikesharingthecontentofthewebsiteonsocialmediaplatforms,collectfeedbacks,andotherthird-partyfeatures. Performance Performance Performancecookiesareusedtounderstandandanalyzethekeyperformanceindexesofthewebsitewhichhelpsindeliveringabetteruserexperienceforthevisitors. Analytics Analytics Analyticalcookiesareusedtounderstandhowvisitorsinteractwiththewebsite.Thesecookieshelpprovideinformationonmetricsthenumberofvisitors,bouncerate,trafficsource,etc. Advertisement Advertisement Advertisementcookiesareusedtoprovidevisitorswithrelevantadsandmarketingcampaigns.Thesecookiestrackvisitorsacrosswebsitesandcollectinformationtoprovidecustomizedads. Others Others Otheruncategorizedcookiesarethosethatarebeinganalyzedandhavenotbeenclassifiedintoacategoryasyet. SAVE&ACCEPT