要看一個主管的管理品質，就看他怎麼開例行性會議 - 關鍵評論網

只要改變例行性會議的報告內容、進行方式與跟進工作，團隊的整體能力也會有大幅度的提升。

這就是我常講的「管理槓桿」，從小的改變來撬動大的變化。

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過去職場經歷從技術起家，後深入管理、產品、運營等相關領域，擅長從商業本質解構問題，協助企業突破現況，曾帶領300人團隊面對全球市場，離開職場後投入管理顧問工作，曾輔導20餘家企業完成戰略規劃與轉型，擅長商業戰略設計與組織轉型，為台灣少數同時精熟技術與商業的管理顧問，現為多家互聯網、傳產、電商與教育平台長期合作顧問。

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立即支持要看一個主管的管理品質，就看他怎麼開例行性會議。

只要讓我參與幾次例行性會議，我就知道團隊目前的問題在哪了。

例行性會議會凸顯以下資訊：1.團隊是在解決問題，還是在彙整資訊2.團隊是主動找答案，還是在等主管作主3.主管是否善用引導與提問來提升團隊能力4.會議的主軸是否清晰，反應了團隊運作是否高效5.團隊是缺乏意願、意識、能力任一或多種 其實例行性會議就是團隊運作的縮影，這是團隊慣性，騙不了人。

你相信嗎？只要改變例行性會議的報告內容、進行方式與跟進工作，團隊的整體能力也會有大幅度的提升。

這就是我常講的「管理槓桿」，從小的改變來撬動大的變化。

幾乎每個公司、每個部門都會有例行性會議與報告，很多人可能覺得這樣的會議很沒意義，就是大家形式上做做樣子，把要講的講一講就結束了，但如果，你希望把管理做得更到位，那例行性會議對你來說就非常關鍵，重要性甚至遠高於月會。

例行性會議是你跟團隊互動的好機會，而月會一般是面對老闆，兩者的對象不同，重點不同，報告方式也不一樣。

如果你想了解怎麼開好一個會議，可以參考我過去先前寫過的這篇文章。

本文我暫且回到例行性會議上，身為一個主管或會議主持人，在聽工作報告時，有一個關鍵環節，那就是「提問」，要做一個到位的主管，提問是你要增強的能力，你能透過提問來掌握部門的運作狀況，包含專案的執行狀況，KPI的達成狀況，內外部溝通的問題等；透過提問也能清楚同仁們的工作狀況，包含簡報者對工作的把握度有多高？他的專業水平怎樣？他的投入狀況如何？他面對公司的心態又是怎樣？目前可能遭遇了什麼問題？有些主管會把例行性會議當成一個單純teambuilding活動，所以對會議報告的過程不太在意，對很多的問題也視而不見，輕輕帶過，把例行會議當成一個大家有時間聚在一塊聊聊天的場合。

我強烈建議你千萬不要這樣做，多數人之所以會討厭例行性會議，就是因為它們被搞的四不像，參加會議對他們工作的推進與個人成長沒有幫助，覺得來了是浪費時間，但不來又不行，你必須重視例行性會議，因為這是一個團隊與個人能力都得以提升的一個重要場合。

會浪費自己與員工時間的主管，思維基本上是有問題的，開會是為了解決問題與提高工作效益，而非單純為了社交或展現權威。

如果你希望團隊能力提升，你要認真的進行每次的會議，除了對成員的報告內容做足要求外，也要持續拋出問題要簡報者回答，透過一問一答可以達到以下幾個目的： 釐清執行上有疑問的點你的角度與同仁的角度可能不同，彼此都會有盲點，透過提問可以把彼此的盲點找出來，同步彼此的認知。

有時身為專案的負責人，我們對專案的細節非常熟悉，因此會跳過很多自認為理所當然的過程，但聽的人其實聽得一頭霧水，就會有許多的疑問。

若你本身就是聽眾，那你唯有透過提問才能獲得解答，否則就很容易帶著錯誤的認知。

協助對方找出問題透過一問一答，提升彼此的問題分析與解決能力，部屬為了回答你每次會議的提問，他事前的準備就會做足，會自己先去找答案，長期累積下來，他解決問題的能力就會提升。

我在先前的分享中曾提過，以前有teamleader跟我反應說會議太多，我跟他說：「我也覺得會議好多，如何才可以不用開這麼多的會？」對方一臉疑惑的表示不知道怎麼處理，我告訴他：「你想想我會議中都問哪些問題，如果你能不開會就把我想知道的資訊，以及你想討論內容都用郵件或五分鐘的電話就交代清楚，那我們就不開會了。

」 PhotoCredit:Shutterstock/達志影像要提高效率，從那些例會下手是最快的，當週會已經成了例行工作，為會議而準備的資料也是沒有太多參考價值的內容時，把這些時間節省下來，每個人的生產力頓時都提升了20–30%，而且所有人為了能有效的溝通，花在精進自我工作能力上的時間，大約在半年後會發揮巨大成效。

減少浪費+精進能力，團隊生產力的提升其實非常非常可觀。

會議愈多，其實反應的只是組織溝通效率的低落，會議有其必要性，但這只限於能有效提升生產力的那些。

確認對方真的掌握了必要的資訊，且對現況的判讀是正確的，若他無法解讀他的報告內容，那代表他看的不夠仔細，對現況掌握不足，執行上也很容易出問題。

所以我非常喜歡問一些例外狀況，比如如果當天碰到颱風怎麼辦？又比如競爭對手同時也採用了相同的戰略怎麼辦？萬一跟你假設不一樣怎麼辦？你說這件事合作夥伴那邊一定沒問題，那是你談妥了，還是只是猜想？舉例來說，在某次的業務週會上，有個部門的業績未達標，落後了30%左右，此時業務主管表示他們可以在本週補上落後的業績。

我問他：「你知道業績落後的原因嗎？」他回答我：「業務告訴我是名單品質問題，我會跟行銷溝通這件事。

」我說：「不是，我確認過名單給的量跟成交率都沒問題，但你們自己的開發量不足，然後成交前的轉化動作也沒有落實，整個比例掉了快10%，你沒發現？」他說：「抱歉，沒有，我會去確認，但我們會努力在本週補上落後的部分。

」我說：「你依據什麼覺得有可能可以趕上業績？」他說：「我們會加倍努力，總之會趕上。

」我說：「唉，根據現在的狀況跟你手邊的資源，你就算團隊每天工作12小時，週末都不休假，本週怎麼努力也趕不上。

」他最後回答我：「總之，我們會努力做到。

」 作者製作提供我跟這個業務主管的關係不錯，會後我跟他說為何我覺得做不到，因為當你手上的名單數量固定，而各渠道來的名單歷史轉化率大致在一個range內，波動不會太大。

12»全文閱讀不想分頁？試試看我們的新服務猜你喜歡最新發展：疫情期間給企業主與HR的「遠距辦公」指南：溝通管理、訊息分級、建立員工關懷機制1年前Tags：開會會議例會會開太多浪費時間管理業務TeamBuildingMore... Sponsored2022/06/09,環境photocredit:貝殼放大媒體採購廣編企劃由關鍵評論網媒體集團《業務團隊》製作，由各品牌單位贊助。

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立即支持為推廣環保價值，聯合國將每年6月5日訂為「世界環境日」，而2022年主題是「只有一個地球（OnlyOneEarth）」，強調人類應創造與大自然和諧共處的永續生活。

然而，隨著疫情不斷升溫，許多民眾為降低風險謹慎在宅防疫，這也讓網路購物的「宅經濟」商機大躍進。

根據經濟部統計處資料顯示，2021年台灣零售業網路銷售來到4,303億元，相比2020年的3,456億元一口氣成長24.5%！網路購物驚人成長的同時，卻也突顯出過度包裝、製造更多一次性包裝的現況，對台灣環境保護帶來直接衝擊。

由台灣最大群眾集資顧問公司「貝殼放大」成立的「挖貝WaBay」群眾集資平台，本著鼓勵環保的精神，同時響應世界環境日，宣布群眾集資產業相關的兩項好消息：一是帶頭推動永續環保的「蜂巢紙包材推廣計畫」，讓提案團隊在出貨時有更環保的新選擇，二是站上環保類型專案累計集資金額正式突破四千萬元！秉持鼓勵原創與環保精神，挖貝平台期許未來持續連結更多提案團隊、贊助者攜手共創環境友善的台灣。

photocredit:貝殼放大媒體採購 蜂巢紙以蜂巢狀結構的專利紙張切割技術，讓團隊包裹商品達到防碰撞效果。

台灣在地生產蜂巢紙可被土壤分解的永續包材公益行動再加一！每賣出一萬公尺紙張將種下一棵樹 挖貝平台作為一個以實際行動力求群眾集資產業更好的集資平台，為讓大眾贊助專案時也能愛護地球，這次與NextPack明日事業合作「蜂巢紙包材推廣計畫」，讓提案團隊能享有較低採購成本外，NextPack明日事業更計畫與「好事交易所」合作，正在洽談每賣出一萬公尺長度的蜂巢紙就種下一棵樹的公益行動方案，期許一點一滴共同修復地球。

「蜂巢紙」是使用FSC永續森林紙漿、台灣在地生產、可回收且土壤分解僅需20天的環保防撞包材。

挖貝平台自今年5月起主動向提案團隊推廣蜂巢紙包材，「全台MiniRamp發展計畫」則成為第一個搶先響應的專案，後續出貨會使用蜂巢紙將集資回饋品送到每一位贊助者手上。

photocredit:貝殼放大媒體採購 蜂巢紙為單一紙類材質，簡單易回收 挖貝平台積極鼓勵環保類型集資專案一環保提案成功晉級提案者大賽決賽 挖貝平台成立至今才剛滿一週年，目前站上環保類型集資專案共有13個、累計贊助人次18,543人、累計集資金額NT$44,684,553元，可說是成績斐然。

挖貝平台環保類型集資專案中，提案數量最多團隊為「馳綠22製夢所」，共有3件環保鞋款的集資專案，包含：5支寶特瓶加上3顆廢牡蠣殼結合的「新國民藍白拖」、4種農漁生質材料加上4支寶特瓶打造的「三菜一湯復古防水鞋」、由15杯咖啡渣製成的「XpreSole®全天候防水咖啡靴」更募得破千萬好成績NT$10,728,616成為集資金額最高。

而贊助人次最多的「月釀碟片集資預購計畫」，以全台第一片月釀碟片主打讓女性有更多生理用品選擇權，同時省下衛生棉等生理用品帶來的垃圾，截至目前已獲得6,545位贊助者支持。

而另外也包含「漫遊者號：2022海洋生物日曆」呼籲關注海洋生態並捐款響應公益，以及使用廢棄漁網製成的「Hibāng友漁循環眼鏡」，各式環保專案型塑出挖貝鼓勵原創、響應環保的核心理念。

此外，長期推廣可重複使用「網購循環包裝」而廣受各界支持的團隊PackAge+配客嘉，未來希望推出全新模式提升循環包裝的便利性，讓消費者透過網路購物取貨後，由系統安排宅配人員前往收取，省下自行歸還循環包裝的麻煩。

大眾在一如既往方便購物的同時，還能減少一次性包裝的產生，是有望在不改變現有消費模式下，能推動台灣社會更環保的優質提案。

由團隊向挖貝平台提案的「PackAge+網購循環包裝2.0升級版」日前也成功晉級「第一屆挖貝提案者大賽」決賽初選。

本文章內容由「貝殼放大媒體採購」提供，經關鍵評論網媒體集團廣編企劃編審。

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