17 款推薦生產力工具，提高你的工作效率！ - 女人迷

智慧型手機與電腦，幾乎成為現代人不可或缺的夥伴；這篇文章將用典型上班族一天的作息，教你如何用各種數位工具提高自己一天的工作效率！ 逛逛WomanyShop 主題分類 特色專題 熱門單元 關注興趣 女力職場 自我成長 人際關係 生活風格 美妝保養 時尚精品 身體康健 女子旅行 女子理財 最新文章 更多服務 女人迷課程 你值得擁有 名家專欄 試用體驗 活動講座 性別駭客松 WomanyShop 熱烈討論 官方App 吾思品牌 女人迷香港 性別力 回家吧 臉紅紅 產品 課程 女人迷 性別力 回家吧 臉紅紅 透可室 17款推薦生產力工具，提高你的工作效率！ 01 2022.03 Tuesday 宜見證 三月是美國女性歷史月 除了表彰女性在不同領域的傑出貢獻，近年也透過更多串聯響應活動，讓大眾能夠關注全球女性的現況與困境。

了解更多 女人迷womany.net 2020/03/26 女力 17款推薦生產力工具，提高你的工作效率！ byHahow好學校 2019/01/02   該如何成為一個高效能，同時又能保持能量的工作者？推薦給你17個工作實用的apps，輕鬆管理能量，活動迎接每一天！ 有時候我們以為手持智慧型手機、指間不離筆電，就是高效能人士辦公的形象，他們往往能透過一堆神奇的數位工具，省下非常多的時間來愜意地享受生活；但自己忙了一天，手機訊息總是跳個不停，手上似乎永遠都有做不完的工作，這才是現代人的真實寫照。

我一直認為「效率」不是節省時間，而是能在同樣、甚至有限的時間內做比別人更多的事情；畢竟我們只有一顆腦袋、一雙拳腳，借助「數位工具」達到高效率的確是一種可行的辦法，但更重要的是，怎麼安排這些工具與你的工作步調契合？為了湊字數讓文章更可看，我會用自己的一天作息與搭配數位工具，說明我是怎麼實踐工作效率的；不過先打個預防針，哥哥有練過，我的作息僅供參考，各位不一定要仿效啊！ 推薦閱讀：【現場直擊】女人迷沙龍——她和他說說：善用小工具，提升大效率你的一天，其實從前一晚就開始了 圖片｜Hahow好學校提供我們的一天並不是從早上睜開眼睛的那一刻，而是從昨晚闔眼前就開始了；我會在前一天晚上就把隔天要做的事情想一遍，然後記在跟時間有關的數位工具上，分別是 Google日曆與 GoogleTasks： 有明確的「開始」與「結束」時間，能形成一個區段的任務，用Google日曆來管理。

僅有「開始時間點」、或單項具體任務的工作，記在GoogleTasks。

因此你的日曆上只會有「13:00～14:30：與江董開會」這樣的區間行程，而不會有「19:30～19:32：買香蕉」⋯⋯誰會買2分鐘的香蕉啊！這種單項明確任務請記到「Tasks」清單上並設定一個截止日。

圖片｜Hahow好學校提供我推薦使用「Google日曆」的網頁版，它一次整合「日曆」與「GoogleTasks」在同一個介面，當你在右欄的輸入待辦清單後，如果有指定截止日，會直接幫你標注在日曆上，非常方便！ 【Tips】設定日曆時請適當的留彈性時間，每個行程之間空出10～15分鐘；千萬不要把自己的日程塞得滿滿，因為你永遠不知道上一個會議會不會delay。

起床後，用知識來醒腦！ 圖片｜Hahow好學校提供我通常6:30前起床，第一件事情是戴上耳機聽Podcast（播客）這類的聲音媒介學習平台，早上非常適合用聲音來醒腦，不間斷的邊聽的同時邊享用早餐，並在30分鐘後前往健身房，鍛鍊體力兼鍛煉腦力；如果喜歡用觀看方式學習的話，也可以用 YouTube 到《志祺七七》聽一個小知識，或是直接上 Hahow好學校看自己購買的課程！總之，晨間我會盡量不讓自己去刷FB、LINE等容易上癮的社交軟體（或是打遊戲）。

圖片｜Hahow好學校提供 【Tips】如果你是用iOS系統，可以直接在Apple官方的 PodcastApp 上聆聽節目，不過很多內容都是英文，或是語言學習類；Android用戶可以下載 Hahow的App，就可以在自己的手機上看已經購買的課程囉！ 通勤中，邊整理筆記邊思考 圖片｜Hahow好學校提供通勤途中是最好整理思緒的時刻，我會建議盡量搭大眾交通工具而不要自己駕車，不僅是找停車位頗麻煩，你的雙手還會會被束縛住，錯失很多用手機高效整理筆記與思考的機會。

我會把上午聽到、看到的內容用筆記軟體記錄下來，紀錄的時候至少寫一句自己的想法，讓這個靈感嵌入在腦海中；我推薦使用 Evernote、Bear、OneNote 這些第三方筆記軟體，它們大多不會受限於PC／Mac／Android／iOS等系統，並能將你所有的知識與靈感都保存在雲端上。

會議中，無紙化與同步協作 圖片｜Hahow好學校提供開會是每個人都會經歷的工作環節，這邊不講「怎麼開一場高效率的會議？」，而是要讓所有人在會議中高效交流資訊與想法，我認為最好的方式是採用「雲端協作」；我推薦 GoogleDocs、DropboxPaper、Notion 這類的雲端文件服務，它們有下面三個好處： 跨系統、平台同步資料。

以網頁瀏覽器開啟，所有成員能同時協作一份文件。

能追蹤與檢視個別成員的意見與修改過程。

圖片｜Hahow好學校提供用雲端文件的好處是不會因為電腦系統與格式不同，就無法開啟別人傳給你的檔案；同時大家能在同一份文件中協作，你會看到隔壁的小美很認真的輸入，然後自己的螢幕上即時跳出⋯⋯她打錯字了。

【Tips】使用雲端協作文件開會時，只讓1～2個人有編輯權限負責會議記錄，其他人則用Comment（備註）功能將意見附在指定的文字上，避免大家重複編輯亂成一團。

工作中，如何面對無時無刻的通訊交流？ 圖片｜Hahow好學校提供每次點開同事的LINE群組，迎面而來的是一票的貼圖⋯⋯把重要的公告都給洗下去了；當你想回覆老闆工作進度時，卻看到女友的訊息：「北鼻今天晚上要鼻要吃鍋鍋～來接偶。

」不知不覺就開始聊起要不要吃海某撈啊？工作一下子就被耽擱了。

我們的日常聯繫已經離不開社交軟體，因此我建議將工作與私人的通訊方式直接分開：一.重要的工商事務，請用E-mail重要的工商事務切記不要用社交軟體，尤其是涉及到交件期限、修改項目、合約等商業溝通，請一定要用E-mail留存重要資料，並CC、BCC你的同事。

二.團隊內部交流，不要用LINE像LINE、FBMessenger這類的通訊軟體有「貼圖」的設計，且往往會跟私人訊息混雜到讓你超容易分心；我建議團隊內部改用 Slack、Telegram 這兩款相對比較少人用、但功能非常棒的通訊軟體，與私人社交做區分。

圖片｜Hahow好學校提供我滿推薦Slack的（這也是Hahow團隊在使用的唷），它能針對專案或是團隊開群組（Channel），另外能將單一群組設定暫時靜音，不怕被同事訂飲料的閒聊打擾；在交流過程中還能很方便的用「Pin」功能，將重要的訊息與資料釘起來，方便隨時查看。

【Tips】私人社交中，我建議不要快速回覆那些「不重要的訊息」，因為這並不會讓你顯得很高效率，反而會讓人覺得你無時無刻都很閒；回覆別人時也盡量說：「我查看一下行事曆。

」讓對方覺得你很重視這次會面，同時你也尊重自己的時間。

下班前，請把你的桌面清空！ 圖片｜Hahow好學校提供我建議所有的文件與資料除了電腦中存一份，也要同步上傳到雲端檔案夾，可使用 GoogleDrive、Dropbox、OneDrive 這類的雲端服務，它們能將你的檔案同步到手機中隨身帶著走，你不再需要用USB整天拔拔插插，或是擔心咖啡灑到電腦上歐買尬資料通通消失。

另外檔案管理平時一定要養成的幾個好習慣：一.替檔案取好名稱：建議用「180829_專案名稱」這樣的結構來命名，且用檔案夾管理檔案分層時，盡量不要超過三層；因為一層一層的點就跟拆驚喜包一樣麻煩，如果你的檔案有上百個，要找一份陳年老檔你會翻到起肖的。

二.用「搜尋」取代手動翻找：這也是為什麼我們要命名好檔案的原因，每次想到檔案它老人家就請輸入「關鍵字」，讓系統幫你叫出檔案，取代手動點選檔案夾一層一層的翻找吧！三.保持電腦桌面淨空：桌面是「正在執行的專案」暫置處，而不是用來堆積所有資料的地方；別以為資料通通堆在桌面這樣拿取最快，如果有40～50份檔案夾、文件、試算表、簡報，那不就跟玩踩地雷一樣刺激，每次都要5～10秒才能找到自己要的文件，還不能看到美美的桌布，何必呢？ 圖片｜Hahow好學校提供高效率不是追求全面數位化在工作上的效率達到極致，並不代表你在整段生命中能獲取最高的效益，這不是什麼「政治正確」或「心靈雞湯」的話，真的沒有必要事事追求高效、或以為什麼東西都能用數位工具來搞定。

使用工具，是因為我們有更重要的事情要處理與思考，而不是為了工具而工具，像我有時候也會偷懶，我就把這稱作「合理的懶癌釋放」，畢竟適時的放過自己也是一種有效率的生活方式。

推薦閱讀：時間別用擠的！養成好效率的「偷時間」術再次重申「效率」這件事不是你節省了多少時間能去休息、追劇、打Game，而是能在有限的時間內，做比別人更多的事情；盡量讓重複、無聊的事外包給數位工具處理，將自己的腦袋與時間留下來思考，並珍惜身邊重要的人、事、物，久而久之你自然會成為一位「快樂又超有效率」的人！ 發揮每分每秒的最大效益 很努力還是做不完？七個顛覆工作效率的新觀點 11個有效提升工作效率的方法 上班族必看！8張圖提高你的工作效率 5個提高工作效率的好習慣！ 女力 學習 上班族 工作技巧 工作分享 職場培力 時間管理 WomanyU 女人迷學吧 女人迷課程 英文 工作 上班 軟體 執行編輯　Phoebe 核稿編輯　女人迷編輯Yuting 吾思傳媒致力提供公開平台，提供多元與共融視角，本文代表創作者觀點，幫助更多人成為自己，歡迎你投稿。

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