遠距工作成趨勢,英文Email 怎麼寫才專業? 三個重點你一定要 ...

文章推薦指數: 80 %
投票人數:10人

兩步驟下好英文Email 主旨: · Inquiry about Job Openings (詢問職缺) · Follow-up to XXX marketing meeting on Monday ( 星期一的XXX行銷會議後續事宜) ... 新冠病毒肆虐全球,遠距工作成為世界趨勢,平時可以見面洽談的工作內容也得全面線上化,除了視訊會議和電話會議,看不見人影也聽不見聲音的Email,其重要性更勝以往!寫好一封Email是2020年每個人必備的職場禮儀。

這篇文章為大家整理了3個提升專業度必備的商業英文Email寫作要點: 精簡主旨主動提醒最後校對 讓我們一起來看看吧! 一、信件主旨包含內容關鍵字(IncludeaSujectLinewithKeyWords) 一個好的信件主旨須包含精簡地表達信件重點,讓收件人看到主旨馬上明白此封信的來意,若是一封Email被標註nosubject(無主旨),很容易被當成SPAM(垃圾郵件),沒有點開就直接刪除。

若你的收件人是素未謀面、陌生開發的對象,一個清楚明瞭的信件主旨尤其重要! 信件主旨包含內容關鍵字還有一個好處:讓收件人後續回覆時便於搜尋。

因為我們寄出的信件,絕對不會是收件人信箱中唯一的一封信,一個簡潔明瞭的信件主旨可以讓一位忙碌的收件者決定你的Email是否有打開的價值。

兩步驟下好英文Email主旨: 1.以名詞或片語為主,用一個單字或片語呈現信件重點!例如: Inquiry(詢問)Follow-up(後續事宜)Quotationrequest(報價請求) 2.善用介系詞及標點符號,清楚補充信件重點,讓收件者一目了然!例如: InquiryaboutJobOpenings(詢問職缺)Follow-uptoXXXmarketingmeetingonMonday(星期一的XXX行銷會議後續事宜)Requestforquotation(ABCDictionary)(ABC字典的報價請求) 那麼NG的信件主旨,基本上就是犯了以下兩種錯誤,來看看你是否也這樣寫過? 1.過於精簡 NG版:Aquickqusetion 那麼多的qusetions,收件人怎麼知道是哪一個?直接寫清楚,節省彼此的時間! 修正後:AquickquestionaboutthemeetingonMonday 2.目標不明確: NG版:Important!ReadImmediately!  收件人根本不知道來龍去脈,很有可能忽略這封電郵,優先處理那些主旨更明確的郵件。

修正後:Onemoreimportantthingaboutthemarketingplan 二、信件最後提醒對方採取行動(EndWithaCalltoAction) 商用英文書信的往來,無非是想要達到跨國界的交流或是節省溝通時間,所以在英文信件的結尾除了說聲Thankyou之外,記得提醒對方針對信件內容做出回覆。

若是能主動告知對方該如何聯繫你,或是在何時連繫你,那是再好不過了! 無論是簡單的一句話, Lookingforwardtohearingfromyousoon.期待盡快得到你的回覆。

Pleasecontactmeatextension123.請透過分機123聯繫我。

或是直接說清楚你的要求都可以! Pleaseconfirmifthisdateandtimeisconvenientforyou.請確認這個日期和時間您是否方便。

PleasecountersignthedocumentandreturnittomebythisFriday.請回簽這份文件然後在這周五前寄回給我。

三、寄出信件之前務必校對(Proofread,andkeepthemailprofessional!) 神仙打鼓也會出錯!儘管科技發達,但不應該全盤仰賴電腦或手機的拼字自動校正,尤其英文屬於拼音文字,一恍神很容易就在鍵盤上按錯字母。

若是要群發郵件或是寫信給位階較高的人,花個兩分鐘請旁人幫忙看一下內文也好,務必在寄出前確認一字一句是否適當且正確。

列舉幾個比較常見、需要注意的地方: 收到(信)了Youremailwaswellreceived.(X)Thankyouforyouremail.(O)remindsb.ofsth.:提醒某人某事I’dliketoremindyouthedocuments.(X)I’dliketoremindyouofthedocuments.(O)lookforwardto+Ving:期待~I’mlookingforwardtohearfromyou.(X)I’mlookingforwardtohearingfromyou.(O)可數名詞:ameeting,anattachment,afollow-up,etc. 不可數名詞:advice(建議),time(時間),inquiry(詢問),etc. 這邊提供兩個評價不錯的檢查文法資源,可以即時檢測自己的內容是否有誤,在緊急時刻不妨試試糾錯好幫手喔! PaperRater:完全免費,不用下載軟體,線上直接分析文章,付費版可使用更多功能。

Grammarly:前七天免費,須下載裝置到瀏覽器,網路上評價準確率最高的軟體。

當然,商用英文Email要注意的細節可不只這些,還有許多的眉角需要注意!在疫情嚴峻的現在,雲端上的Email溝通重要性無需多言,若是你對於用英文寫Email感到束手無措,不妨趁現在花些時間,為自己充電一下! Clarence老師廣受好評的電郵寫作課已經正式推出線上課程(傳送門:上班族的Email寫作課),現在不用出家門也能提升Email寫作能力!在三個半小時的課程裡,你會掌握商用英文Email各段落的撰寫重點、學習到兼具禮貌及專業度的實用句型,更可以改善自己的英文寫作錯誤!  若是想要更扎實地培養自己的商業英文能力,可以參考Clarence老師獨家設計的商用英文電郵寫作課程(傳送門:CLN邏輯文法系列課程),透過30小時的課程歷練,讓你脫胎換骨,在Email往來中無往不利,在同儕間脫穎而出! 延伸閱讀: 【會議英文】遠距視訊會議英文用語大公開! 6個商用英文電郵最常用的英文縮寫,電郵寫作不再霧煞煞! 簡單4步驟,教你寫出誠意滿滿的商用英文道歉信! 本站所有文章未經授權,請勿任意利用、引用或轉載。

關於CLN CLN創辦於2014年,位於國際地標台北101辦公大樓第37樓,擁有教學經驗豐富的顧問團隊,旨在提供高品質的企業英語培訓課程、翻譯、駐點諮詢、英文師資訓練、一對一顧問與商用英文家教等服務。

歷年來合作客戶涵蓋各大產業,包含Google、Yahoo、聯發科、Shopee、IKEA、賓士、GSK、Deloitte等知名企業。

Foundedin2014,CLNiscommittedtoprovidingalife-changinglearningexperiencewherecompaniesareabletopavethewayintotheinternationalmarketaswellascommunicatewithfluencyinforeignlanguages.CLNprovidesfirst-classEnglishservicesincluding corporatetrainingprograms,businessEnglishcourses,translation,teachertraining,andone-on-onetutoring.Overtheyears,CLNhasworkedtogetherwithGoogle,Yahoo,Asus,Shopee,Mercedes-Benz,andseveralotherglobalbrands. 搜尋文章 文章分類 最新文章 企業內訓 企業內訓專欄 企業內訓花絮 商用英文 電郵英文 簡報英文 社交英文 職場情境 觀念英文 英文文法 英文口說 英文聽力 生活英文 雙語教育 精選評論 PrivacySettings Weusecookiestoenhanceyourexperiencewhileusingourwebsite.IfyouareusingourServicesviaabrowseryoucanrestrict,blockorremovecookiesthroughyourwebbrowsersettings.Wealsousecontentandscriptsfromthirdpartiesthatmayusetrackingtechnologies.Youcanselectivelyprovideyourconsentbelowtoallowsuchthirdpartyembeds.Forcompleteinformationaboutthecookiesweuse,datawecollectandhowweprocessthem,pleasecheckourPrivacyPolicy Youtube ConsenttodisplaycontentfromYoutube Vimeo ConsenttodisplaycontentfromVimeo GoogleMaps ConsenttodisplaycontentfromGoogle Save



請為這篇文章評分?