台灣人寫英文Email常見的4大迷思學會這幾招讓你職場書信 ...

收件人往往只會花1、2秒的時間來看標題吧？主旨只要用簡單的一、兩個字把信件關鍵字寫出來不就好了嗎？其實，email主旨欄真的很 ... 點閱次數： 6,550 英文email是目前國際化的職場上，最常被使用的溝通往來工具。

人人都會寫，但卻非人人都可抓到其中的竅門，進而寫出一篇能為自己及公司建立專業形象、又能讓收件人想立即回信的email。

到底台灣人的英文email都犯了什麼樣的錯誤，又常遇到哪些疑難雜症呢？ （來源／MaxPixel） 迷思一：Email主旨要越簡短越好，才能讓對方一看就懂？ 首先，先回答以下幾個問題： 你有沒有曾經因為想不出標題，而讓email主旨欄空白呢？ 你有沒有曾經懶得改主旨，而一直沿用同一封信的標題繼續和對方聯繫，就算討論的議題已經和原主旨毫無關聯了呢？ 你有沒有曾經將email內容或是問題，一股腦兒全打在主旨欄，再複製一遍在信件內容欄，或是讓內容乾脆一片空白呢？ 若是以上的答案都是YES，那可就要好檢討囉！大家可能會想：email的主旨有這麼重要嗎？收件人往往只會花1、2秒的時間來看標題吧？主旨只要用簡單的一、兩個字把信件關鍵字寫出來不就好了嗎？其實，email主旨欄真的很重要，太簡短或太冗長都不好！ 首先，主旨欄千萬不可以空白，否則可能會導致email被當成垃圾信件。

再來，若信件內容經雙方一再的往來答覆，內文的討論事項已脫離原主旨，那麼請務必刪除先前的信件內文，並換上一個新的主旨，一來是讓收件人更清楚信件內容，二來是方便日後搜尋信件和資料歸檔。

而最後，不可將信件所有內容放在信件主旨欄，那只會讓對方對你有亂無章法的壞印象，更別談對方對你會有後續的聯繫和回應了。

要記住：忙碌的商務人士每天收到的email至少約20封，而主管們甚至會收到上百封的email，因此想吸引收信人的目光或是贏得對方秘書的注意，來獲得快速回信，秘訣在於你的email是否下了個好主旨。

好的email主旨，要有三個大原則：條理分明、目標明確、符合內容。

現在就讓我們來看看幾個email常見的問題，一起來比較錯誤及正確的用法。

NG！主旨不夠清楚明白 Subject:Request 主旨：請求 vs. Subject:QuotationRequestforGiftBags 主旨：贈品袋的詢價請求 第一個主旨雖然易讀，也與內容相關，但卻一點也不明確。

忙碌的商務人士看到這封信的主旨時，怎麼會有快速點開處理我們請求的念頭呢？ 第二個主旨把Request（請求）更明確化為QuotationRequest（詢價請求），又再進一步加上forGiftBags（關於贈品袋），雖然還沒看完信件全文，但這主旨已夠明確易讀，讓收件人只要一眼瞥過，就可以馬上對應到相關資訊和流程，並且快速地回覆這封要求信件。

NG！主旨沒有詳細時間說明 Subject:SalesPromotion 主旨：促銷活動 vs. Subject:SalesPromotionfor2012A/WCollection 主旨：2012秋冬新品上市的促銷活動 第一個主旨雖然比Sales來得明確，但到底是哪種的促銷活動呢？過季特賣？週年慶？品牌日？還是新品上市？第二個主旨多了for2012A/WCollection，幫助收件人更明確點出信件內文是關於新品上市的，這樣的主旨才能快速帶到重點。

迷思二：Email的開頭該直呼名字還是用DearSir/Madam？ 大家在寫英文信件時，是否覺得公式化的DearSir/Madam是陳腔濫調？而也會有多人會問，Dear翻成中文是「親愛的」的意思，我明明和對方不太熟，這樣稱呼會不會太親暱了呢？這裡一次為你解開這兩個疑問。

事實上，在英文email規則中，Dear是一種表示禮貌、尊敬對方的意思，DearSir/Madam是使用在寫信給不知其名的人，亦即我們所謂的「敬啟者」。

我們也可以將Dear解釋為「致～」，例如DearAlisa就是致Alisa的信；當然你有其他更輕鬆的信件抬頭選擇，其實大部份的人都可以接受在信件抬頭上直接稱呼名字，例如：「HiAlisa,」或是「GoodmorningAlisa,」而該如何拿捏，就在於你和收件人的關係、以及你們溝通的頻率。

從信末署名可以看出你與對方想建立什麼樣子的關係，想較親近一點，你就可以署名Alisa；若想與對方保持距離，就可以連名帶姓的署名AlisaTu。

同樣地，對方也會從中嗅出你的署名密碼，而和你維繫你所預設的雙方關係。

另外，當你收到對方回覆時，也可以觀察對方如何稱呼你，以及如何在信末署名，這樣就知道下一次寫信時，能怎麼稱呼對方。

迷思三：Email的用詞口氣越正式就越專業嗎？ 很多人都認為要寫好一封email就是要使用正式的措辭和口氣，而且還要公事公辦、就事論事，才能呈現出自己在工作上的專業度。

但，這絕對是個錯誤！ 英文email內文的寫作重點是，讓內文如同平常對話的口氣，不打官腔也不咬文嚼字，所以在一般談話中不會用到的措辭，在email中也不會出現。

台灣的英語教育總是要求我們在寫作時，要使用看似厲害專業的用詞遣詞和片語，和高階的文法技巧，才能得到令人滿意的高分成績，但實際上，一封正確適當的email內容，是要讓人一目了然又可以明確收到所要傳達的意思。

以大家常犯的錯誤舉例來說，請比較兩封信中內文的第一段「wespokeearlier」（信件一）和「wetalkedinthemorning」（信件二），Alisa老師認為後者是比較適當的。

同學們應該會覺得很疑惑，這兩句話看起來都很正確，看不出有甚麼問題，但事實上卻是，「wespokeearlier」在信件一裡的意思是：我們剛才講過電話。

並沒有明確的提到時間，會讓人摸不著頭緒，不知道我們曾在哪個時間點講過話。

而「wetalkedinthemorning」明確的指出，我們在早上通過電話，讓收信者一看就能聯想到早上的對話內容。

  email可以展現寄件者的說話口氣，在職場上與客戶應對的口氣和態度非常重要，這會影響到你的客戶是否有和你建立業務合作關係的意願。

原本看起來冷冰冰的信件一改造成信件二後，是不是變得更友善、更讓人想閱讀了呢？而且信件二的內容看起來是不是也明確許多呢？請大家務必email的用字遣詞上多花點心思，不僅能提高辦事效率，更能在職場中打好人際關係呢！ 另補充一點，在信件一的最後有一句：「Ifyouneedfurtherinformationorassistancepleaserevert.」句末的「pleaserevert」（請回覆），請把它記起來，這句話簡短又明確，可以常用在商業信件上。

迷思四：Email的信末問候語用BestRegards最禮貌？ 大家是不是也經常有以下的疑問：email的結尾只有BestRegards才最得體嗎？BestRegards翻成中文，意思是「致上我最高的問候」，是不是感覺有點咬文嚼字呢？為什麼這句咬文嚼字的問候語，卻常在商業書信出現，竟然還是大家最熟悉的的問候語呢？因為，商業人士的時間永遠不夠用，只想用最快的時間處理一封email，而這句話因為太常出現，所以容易被大家接受，大家也不用絞盡腦汁，去想出一句漂亮的信末問候語，因此BestRegards就這樣在你我的周遭生活中活蹦亂跳。

不過，當大家都這麼做的時候，不見得代表這就是最好的用法喔！下面提供大家幾個其他常用的信末問候語，都是一些好記又簡單的詞彙，你可以挑選幾個熟記，在下次寫信時使用，收件者一定會感受到你的用心。

email結尾語的選用可是一門大學問，必須考量與收件人的關係和彼此的互動情況，才能維繫與對方的關係，一句好的email結尾就是再次和對方釋出一個友善的訊號喔！ 文／AlisaTu 延伸閱讀》年末想轉職？改履歷前，先來學自我介紹「我專攻某某領域」英文怎麼說 想瞭解更多英文學習資訊，歡迎加入EnglishOKLINE@官方帳號好友 Prev生活英語＋國中會考【餐飲篇】137 Next怎麼用英文點飲料？去冰、半糖怎麼說？萬用句型和五大類常用單字總整理 高中生應該具備什麼樣的能力？ 108課綱的核心素養是什麼？ 老師該如何培養學生所謂的核心素養？ 看師大附中英語科老師吳詩綺談「高中生應該具備的能力」！ TAGSLexile TOEFL TOEFLJunior TOEFLPrimary TOEIC TOEICBridge 中學托福 出國 出國留學 升大學 台大 單字 國中會考 國際溝通 國際職場 多益 多益普及測驗 多益測驗 大學 大學排行 學測 情境圖解 托福 新冠肺炎 留學 美國 英文 英文學習 英文能力 英文閱讀 英語 英語力 英語口說 英語學習 英語教育 英語溝通 英語能力 親子共學 親子共讀 語言學習 語言能力 閱讀 面試 高中 高中生