說話沒頭沒尾的下屬，一篇範例教他「抓重點」

說話沒頭沒尾的下屬，一篇範例教他「抓重點」 (來源：Dreamstime) ... 如果我們表達了想說的內容，對方卻沒有理解或理解錯誤，那麼很遺憾的，你 ... 商周會員登入 × 啟動成功關鍵，隨時掌握商周.com最新資訊 提供第一手新聞解析、財經趨勢、專屬活動 接收通知 下次再說 已加入收藏 已取消收藏 焦點 焦點首頁 時事分析 封面故事 今日最新 大家都在看 國際 國際首頁 全球話題 趨勢中國 財經 財經首頁 產業動態 商業趨勢 焦點人物 投資理財 地產風雲 管理 管理首頁 創新策略 數位轉型 行銷密技 領導馭人 職場 職場首頁 職場修練 創業心法 心靈成長 英文學習 教育趨勢 ESG 精選特輯 alive Smart自學網 商周財富網 特別企劃 名家專欄 影音 Podcast《商周Bar》 數位閱讀 商周知識庫 商周共學圈 商周陪你讀 百大顧問團 關鍵100天CEO作戰室 聲音商學院 商周Store 週年慶享好禮 紙本雜誌 電子雜誌 數位訂閱 暢銷圖書 商周CEO學院 領導學程 CEO社群 職場技能 青少年學習 企訓&專班合作 圓桌趨勢論壇 服務 會員中心 訂閱商周 客服中心 常見問題 活動總覽 加入我們 序號兌換 商周紅包 追蹤商周 下載App抽好禮 訂閱電子報 現正閱讀 說話沒頭沒尾的下屬，一篇範例教他「抓重點」 畫重點 段落筆記 新增筆記 「請稍等」英文別直接中翻英說pleasewaitaminute！一次掌握，常用的電話對談英文 0/500 不公開分類 公開分類 儲存 商周 職場 職場修練 職場|職場修練 說話沒頭沒尾的下屬，一篇範例教他「抓重點」 說話沒頭沒尾的下屬，一篇範例教他「抓重點」 (來源：Dreamstime) 撰文者：山口拓朗 非讀BOOK 2021.12.06 2021/12/0615:03:37 摘要 1.很多不擅表達的人容易誤以為：我知道的事對方一定都知道，實際上則不然。

2.因此在談話時，補充「沒說清楚的部分」、使用「數字」和「確切名詞」只要掌握這兩點，就能大幅增加對方對資訊的掌握程度。

3.此外，也要在對談中留意對方是否理解前述說明的內容，並依照對方問題提供適當的補充說明。

觀察表情等非語言表現，可避免對方聽不懂、或是明明聽懂，你卻頻頻確認的狀況。

「課長，明天的人數會稍微少一點，時間上該怎麼安排？」這就是「摘要力」弱的人說出來的話。

明天到底有什麼事？「稍微」是指多少人？「時間上該怎麼安排」又是什麼意思？完全聽不懂這個問句，被問問題的課長說不定還會發飆。

「課長，明天的業務強化會議將有2名同仁缺席，總計5名員工參加。

我們把時間訂在11點到11點半可以嗎？」這樣具體說明內容，課長就不會暴怒了。

這個問句跟前面的問句主要差別有兩點：①補充「沒說清楚的部分」、②使用「數字」和「確切名詞」只要掌握①跟②兩點，你就能大幅增加對方對資訊的掌握程度。

以下看幾個範例：1.「離機場稍微有點距離。

」→「搭計程車到羽田機場大概要花20分鐘左右。

」廣告 2.「存放位置有變，可以協助配合嗎？」→「公司內部刊物的存放位置從會議室A改為倉庫C。

麻煩跟負責人聯絡一下。

」3.「多少會有點損失。

」→「最多約損失2千萬日圓。

」4.「請盡早幫我送達。

」→「希望能在6月3日（週五）中午前送達。

」5.「本公司正快速邁向全球化。

」→「本公司只花了3年，就在東南亞等地區共9個國家導入了教育系統。

」廣告 6.「有個問題如果不解決會很麻煩。

」→「如果不將群馬廠的稼動率提高30%，就無法跟上產品供應速度。

」很多不擅表達的人容易誤以為「我知道的事對方一定都知道」。

在牽涉實務面的對話中，我們必須特別積極地補充可能沒說清楚的部分，並多使用數字與確切名詞。

不管你的摘要再怎麼精確，對方如果不能理解就沒有任何意義了。

我們不能過度相信對方的能力（知識水準、理解力、想像力等），反而應該「稍微低估對方能力」才能做出「剛剛好」的表達內容。

避免「對方沒聽懂」的確認方式我們在表達內容時，必須要注意「對方是否有聽懂」。

如果我們表達了想說的內容，對方卻沒有理解或理解錯誤，那麼很遺憾的，你的「表達」動作就失敗了。

要降低對方聽不懂的風險，其中一個方式就是「確認」。

以下是確認範例：請問上述內容有哪裡聽不懂嗎？請問對○○還有不清楚的部分嗎？到這裡有什麼問題嗎？你有聽懂○○嗎？業務：「這個樣品屋設有各種IoT智慧家電。

我們預期之後會有越來越多房子採用這類設備。

」客戶聽了建商業務的這段話，卻沒聽懂「IoT智慧家電」是什麼意思，表情因而略顯疑惑。

這時如果業務完全不理會，繼續說下去，客戶就會對這名業務感到有些不滿了。

世界上無時無刻都會出現這種溝通不良的狀況。

業務：「這個樣品屋設有各種IoT智慧家電。

請問您知道『IoT智慧家電』嗎？」如果業務有注意到對方表情轉變，且沒有忽略掉對方的求救訊號，及時詢問客戶的話，就能順利進行溝通。

客戶：「我不知道耶。

」業務：「『IoT智慧家電』是指有連接網路的家電。

例如有些智慧家電系統可以讓我們用手機取代傳統遙控器，隨時操控或管理家中的各個機器。

」像這樣在重點部分向對方確認是否理解內容，就能非常有效「確保對方懂自己說的話」。

詢問對方是否有聽懂，如果對方回答「不知道」「不太清楚」「我不太懂○○」「○○是什麼？」「我有個問題……」，你就可以依照對方問題提供適當的補充說明。

也要注意避免對方明明有聽懂，自己卻不斷向對方確認的狀況，這樣反而會把對方嚇跑。

我們發言時除了要隨時注意對方說的話以外，也要觀察對方應和的樣子和非語言表達（表情、語調或態度）中隱藏的訊號。

回答問題時所需的「瞬間摘要力」一般對話中偶爾也需要用到瞬間摘要力。

尤其是當對方問問題時，我們需要讓大腦高速運轉，做出「①收集資訊（掌握對方提問的目的）→②整理手中資訊→③表達資訊」的一連串行為。

面對面對談，能測出一個人真正的摘要能力。

以下為一位腰痛治療儀製造商的銷售業務與客戶的對話內容：客戶：「使用這個電磁治療儀的時候，手是不是不能碰其他東西？」銷售業務：「可以碰其他東西沒問題喔。

」客戶：「真的嗎？那也可以一邊用一邊滑手機囉？」銷售業務：「手機呢……有時候可以用有時候不行。

」客戶：「什麼意思？」銷售業務：「治療腰部以下部位時，電流不會經過手部，所以可以使用手機。

」客戶：「這樣喔。

那可以看書嗎？」銷售業務：「不管治療哪個部位都可以看書。

」客戶：「不會被電到吧？」銷售業務：「不會的。

」你在說話時，會不會跟這個業務一樣不停繞著同一件事打轉呢？在這樣的對話中，我們必須掌握對方提問的理由，並確實針對對方問題做出回應。

以剛剛的對話內容為例，客戶一開始提問：「使用這個電磁治療儀的時候，手是不是不能碰其他東西？」的時候，業務就應該直接給出答案。

如果回答說：「可以碰其他東西沒問題喔。

」但是後面對話裡又出現一些其實不能碰的物品或狀況，就顯得這名業務真的不擅長摘要。

客戶：「使用這個電磁治療儀的時候，手是不是不能碰其他東西？」銷售業務：「要視情況而定。

如果你要使用手機等電子產品，那治療腰部以下部位時都可以正常使用。

不過治療腰部以上部位時，由於指尖會有電流經過，有可能造成機器故障，因此要避免使用電子產品。

另外如果想閱讀書本、雜誌這種電子產品以外的物品，那在治療腰部以上部位時也可以正常使用，不會出現感電狀況。

」以上是最理想的對話範例。

如果業務能一次給出這種完美回答，對方也會心服口服感到滿意，一來一往間就輕鬆解決問題了。

如果想掌握問題重點，並確實回答問題，你必須擁有以下兩種能力：①正確理解對方提問目的的能力②確實回答對方提問的應答能力。

這兩項能力可說是缺一不可。

我們必須同時以最大程度發揮①跟②的能力，才能達到「確實將對方所需資訊傳達出去」的目標。

不管手中的資訊再好、再優質，如果你無法讀懂對方提問的目的，或無法確實回答問題，就等於是白白浪費了手中寶貴的資訊。

另外在回答問題時，千萬不要說一些像「這個電磁治療儀其實有個很有趣的特性喔……」這種無聊冗長的開場白或背景知識，把重點內容放在後面才講。

此類型對話中，將回答擺在最前面說，就是先說出「臨死前最想說的話！」。

請特別注意，在回答前說了一堆前提，對方可能反而會覺得：「你是不是根本不知道答案？」或「你是不是在耍我？」若你沒有辦法回答問題，可以跟對方坦白：「不好意思，這件事情我並不清楚，無法立即回答，稍後確認後再回覆您。

」假設你遇到了無法馬上回答問題的狀況，當下卻用胡說八道或曖昧不明的話搪塞對方，很有可能會失去對方的信任。

書籍簡介 摘要力：刪掉9成重點，比別人強10倍的表達力9割捨てて10倍伝わる「要約力」作者：山口拓朗譯者：吳羽柔出版社：商周出版出版日期：2021/11/20 責任編輯：易佳蓉核稿編輯：鍾守沂 延伸閱讀 「人生下半場」的一道思考題：放鬆不工作？還是不為錢工作？ 成為交友圈裡最成功的人，其實是警訊？Dropbox創辦人：要與強者為伍！ 憑喜好選工作，很危險？聰明的人，會用「反感程度」來挑 下滑載入更多報導 抓重點 提問 摘要力 非讀BOOK 出版社 蒐羅與財經、職場、生活相關書籍內容介紹及書摘，協助讀者快速閱讀書籍精彩內容。

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