工作時被說講話沒重點，怎麼辦？ - 大人學

我的上司常說我論述沒重點、讓人聽不懂想表達什麼，做簡報也是一樣。

這其實是我一直以來的痛處，我常被說「講話很跳」、「不夠有重點」或「思考不夠 ... 首頁 大人知識 表達溝通 工作時被說講話沒重點，怎麼辦？ （Photoby MimiThian on Unsplash） 在這次的文章中，我要回覆來自學員Min的提問。

首先，我們看看她寄來的信件內容： 「Bryan、Joe你們好，我是目前在東京工作的Min。

我是你們線上課程的學員，同時也是Podcast的忠實聽眾。

非常喜歡你們優質的節目，聽著聽著感覺自己也一點一滴地成長。

這次寫信給你們，是想請教兩個困擾我很深的問題。

第一個是『如何讓論述有重點』。

我現在30歲，上個月剛換工作，目前在東京一間專門開發APP跟網站的IT公司擔任類似產品經理的職務。

工作內容包含和客戶一起找出問題、定義產品及產品的開發維護，每周需要主持和客戶的問題討論會議，同時也擔任工程師和設計之間的溝通協調者。

我的上司常說我論述沒重點、讓人聽不懂想表達什麼，做簡報也是一樣。

這其實是我一直以來的痛處，我常被說「講話很跳」、「不夠有重點」或「思考不夠透徹，看不見事情核心」。

我為了改善這個問題看了很多書，也做很多自我提問的練習，比方說針對一個狀況多次追問「why」，但卻好像還是完全沒有改善。

我覺得很沮喪，也越來越沒自信，想請教兩位有沒有什麼解決方法。

第二個問題是『如何走出過去失敗的陰影』。

我在五年前以交換學生身分來日本，之後就直接在日本求職，當時雖然非常努力練習，但還是比不過日本人，幾乎每個面試都被刷掉。

後來雖然成功進入一間小公司，但卻因為日文不夠好，所以在試用期就被開除了。

這件事情帶給我很大的打擊，覺得不管自己再怎麼努力，當對方覺得自己能力不足，就會立刻把自己淘汰掉。

這樣的陰影一直跟著我，儘管這幾年日文已經越來越進步、也累積了多一些的工作經歷，目前到職新工作還是感到非常焦慮。

希望能聽聽兩位的建議。

謝謝！」 針對第一個問題，也就是如何讓自己說話有重點，我想提供Min三個對我而言效果不錯的方法。

1.不要急忙回答問題 很多人被問了問題，心裡都會很慌張，想說「別人問我了，我一定要趕快回答」。

但我得說，如果我們本來就不是說話非常有條理的人，急著回覆常會讓狀況變得更糟糕。

比較好的做法反而是不要急，趕快在腦中把想法「組織」好再開口。

不過，所謂的「組織內容」該怎麼做？ 我們其實可以用「三層式」的做法來思考，甚至是表達。

這三層依序是：結論、因為、支持。

「結論」指的是對於當下討論的議題，我們是怎麼想的；「因為」指的是我們為什麼這樣想；最後，「支持」則是蒐集到哪些資料能支持這個論點。

在工作情境中，假設某天老闆突然走過來說：「上次我問你的那個問題，你怎麼想呢？」這時候的表達，就可以依循「結論、因為、支持」這個框架。

實際的句子可能類似這樣：「老闆，我建議我們選擇A方案。

因為我們的產品針對的是30歲上下的輕熟女。

而A方案的風格比較活潑，是女生可能會喜歡的。

我們團隊前幾天也訪談了一些來店面的客人，80%的女性都喜歡A方案。

」 你看，前面一開始先講結論是什麼。

接著再分享這麼想的原因與更多相關資訊，比方說你查了什麼資料、這些資料反映出怎麼樣的狀況等等。

在這樣的結構下，別人就會很明確知道我們是怎麼想的、為什麼這麼想，以及背後的來龍去脈。

回顧過去與人溝通的經驗，我發現會讓我感到沒重點或聽不懂的狀況，幾乎都是因為對方「鋪陳過多」。

他說了一大堆，我卻聽得滿頭問號，心裡不斷想著「所以呢？」。

很多人可能因為看了TED這類演講影片或相關書籍，總覺得「說故事」才能引人入勝、達到最好的溝通效果。

但在職場上，無論是對老闆或客戶，因為大家都很忙，所以他們最在意的不是我們說的故事動不動人，而是能不能清楚扼要的提供他們需要的資訊。

也因此，下次再被問到問題，建議Min可以用「結論、因為、支持」框架來試試看。

我想這樣一來，論述能被大家聽懂和接受的機率也會大幅提升！ 2.可以準備的請務必先準備 在職場上，很多對話的機會其實是可以被預知的。

比方說明天要跟主管討論、後天要回覆老闆上次問的問題、大後天要去拜訪客戶等等。

在這些「可預知」的對話情境中，我們可以、也必須事先準備要如何表達。

比方說以「結論、因為、支持」框架來梳理內容，並且記好幾個一定要講到的重點，而不是被問的當下支支吾吾，事後才懊悔自己表達得不好。

甚至，如果這個對談非常重要，我可能還會準備一份書面文件，把論述的全貌都呈現出來。

這份文件可以是一張簡單的手繪圖、也可以是PPT投影片，或者其他能夠清楚表達想法的呈現方式。

這麼做不僅能讓自己在報告前更完整地把內容想過一遍，也能讓別人在有限的談話時間中快速理解，進而對我們留下「表達有條有理」的好印象。

3.開始覺得慌張或詞不達意時，就提醒自己「把語速慢下來」 我自己其實是個「想法比嘴快」的人，這意思是，我腦中可能已經想到第三點了，但嘴上說的還是關於第一點的內容。

這樣一來很容易會發生一個狀況，那就是我說的內容可能會有點跳躍，而當內容跳躍，聽的人可能就會中途提問，他這麼一提問，我又更難以用原本準備的架構把內容講清楚。

我講得痛苦，對方聽得也很痛苦。

後來我發現，這時候如果自己開始慌張而讓表達沒了架構，只會讓狀況越來越失控。

所以，我們反而要提醒自己慢下來、甚至是做幾個深呼吸，接著再把思緒慢條斯理地講出來。

當我們慢下來，不只自己腦中的思緒會慢慢回復，對方可能也會跟著把步調拉緩，開始思考剛才他不解的究竟是什麼地方、我們又能如何解決他的疑惑。

雙方對內容的認知同步了，這段對話能夠達到溝通效果，對方自然也會覺得我們是有能力清楚表達想法的。

以上，就是我針對Min第一個提問的分享。

  關於第二個提問，也就是如何重建自信、不再被過去的失敗經驗影響，我覺得光是提供Min一個信念、或者是提供「你一定可以的」這類心靈雞湯，恐怕也效果不大。

面對這樣的狀況，我會建議「用成功來洗去自己對失敗的恐懼」。

這意思是，我們必須創造一些「小成功」，並透過這些成功經驗來幫助自己建立自信。

比方說多數人小時候應該都學過騎腳踏車，初期難免會常常摔倒，而摔了幾次之後，我們就會開始擔心繼續騎會摔更多次。

這時候，我們其實得努力讓自己至少能平穩地騎一段路，這麼一來，我們也才有勇氣能騎更遠、甚至能拿掉輔助輪。

在工作上也是如此，我們在某件事情上表現不好或失敗了，可能會覺得自己很無能、擔心下次又失敗，這時候我們也需要幫自己建立新的「成功印象」。

換言之，如果Min對自己的表達一向沒有信心，不妨盡快透過前面提到的三個方法做好準備，這麼跟上級報告幾次，你一定也會逐漸發現自己是有能力做到「溝通無礙」的。

後續，你就會慢慢安心、找回自信。

所以，這次提到的三個建議，請Min務必嘗試看看。

也許這麼一來，「說話沒重點」與「沒自信」這兩個困擾，就有機會一次解決。

以上是我提供給Min的建議，也希望對有類似困擾的各位有所幫助喔！   內容口述／張國洋；整理／鐘敏瑜 本站所有文章未經事先書面授權，請勿任意利用、引用、轉載。

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2015年他們將經營多年的管理部落格：專案管理生活思維當中，與職場兩性相關的文章獨立出來，成立大人學網站。

基於工程師與顧問的背景，兩位創辦人著重透過邏輯思考來分析、解決人生各類問題，近年也陸續邀集理念相同的作者與講師加入。

「相信思考，勇於改變」是大人學的核心理念，各類講座課程在內容設計上均以「切身實用」為目標，並為學習者歸納出立即可用的「系統化做法」。

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