請假或暫時離開辦公室時，如何寫專業又體貼的英文通知信？

請假或暫時離開辦公室時，如何寫專業又體貼的英文通知信？ ... 離開辦公室一段時間，像是請假或休假，習慣在郵件上設定好「out of office message」。

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1on1Program、Line、Instagram 看更多此作者文章...訂閱作者收藏本文很多專業人士特別是在外商工作的人，如需離開辦公室一段時間，像是請假或休假，習慣在郵件上設定好「outofofficemessage」。

這樣的message原本是專業體貼的一種表現，但如果犯了些小錯誤，反而會留下壞印象。

網路上流傳一則訊息，有個人要休假，寫了一封郵件自動回覆信件，內容是："I'mtakingmycompensationleavegoingtoSouthAfrica.Ifitisurgent,youcancontactmysecretary,Ms.XXXatOOOOOO.Ifitisnon-urgent,youcansenditto.....Thankyou."（我正在休假，要去南非，如果有急事可聯絡我秘書，如果不那麼急，就把郵件傳到我另一個信箱，謝謝。

）這個訊息的問題是：1.說了太私人的訊息：「compensationleave」（補休）或「SouthAfrica」（南非）這類與公事無關的事不需要在郵件中透露。

2.ifitisurgent／non-urgent語意含糊，「it」指的到底為何，讓人摸不著頭緒？寫專業的out-of-officemessage其實不難，只要記住以下3個步驟：第一步：禮貌招呼PhotoCredit:世界公民文化中心Thankyouforyouremail.（謝謝來信）Thankyouforyourmessage.（謝謝你的訊息）YouhavereachedthemailboxofJasonWang.（你已寄件給JasonWang） 第二步：告知不在，何時回來，有急事怎麼辦PhotoCredit:世界公民文化中心Iamcurrentlyoutoftheofficewithlimitedaccesstoemail.（我目前不在，不方便使用郵件。

）IwillbebackonNov.25,2015.PleasereferallurgentmatterstoMs.JaneChenatthefollowingemailaddress[OOO].（我將於2015年11月25日回來。

有急事請找陳小姐，她的郵件是[OOO]。

）Ourofficeisclosedtodayduetoanationalholiday.Iwillbebackintheofficetomorrowandwillreplytoyouremailassoonaspossible.（因國定假日我們公司今天不上班，我明天進辦公室會儘快回覆您的訊息。

）第三步：結尾，簡單的signoffPhotoCredit:世界公民文化中心 Regards,(yourname) Kindregards,(yourname) Thankyouforyourmessage.Bestregards,(yourname)Regards,Kindregards和Bestregards意思都差不多，「regards」是致上問候，有了「kind」和「best」或親切的問候、最好的問候。

本文獲世界公民文化中心授權刊登，原文於此。

責任編輯：李牧宜核稿編輯：曾傑 最新發展：後發展先當災：全球氣溫上升　窮國排放較少　炎熱日子卻更多5年前Tags：英文問候成為會員，在關鍵評論網暢所欲言成為會員成為會員女性產檢假、配偶陪產假加碼至7日，雇主不給假最高罰30萬、公布機構與負責人姓名1則觀點當酒喝到某個程度，產生生理病變以後，只有「罰和關」當事人是不會怕的1則觀點重大民生議題不能單純以「是或否」來決定，德國至今沒有中央層級的公投1則觀點《我們，MZ新世代》：為什麼八年級生堅持準時下班、用斜槓代替升職？1則觀點與核廢料比鄰40年：25.5億元是補償金，還是買斷蘭嶼人世世代代的命運？1則觀點以色列政府有膽量對抗伊朗核武，卻對境內阿裔社群暴力猖獗束手無策？1則觀點公投「四大皆空」：本意用來制衡政黨的直接民主，為何反讓政黨成為贏家？1則觀點他把貓從可憎之物變成可愛寵物——《路易斯韋恩的迷幻貓世界》1則觀點香港選舉能幫助宣傳中國式民主嗎？1則觀點中大民主女神像、嶺大六四浮雕遭「鬼祟」移除，各大學或將清除六四政治標記1則觀點