怎樣才算成功的會議?按照這個方法做,開會每次都可以很成功
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召開會議的思考向度召開會議前的準備工作決定會議的功能產出與角色任務 ... 會議成功的六大要領現代的公司開會無處不在,很多的決定都要通過會議,開會 ...
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怎樣才算成功的會議?按照這個方法做,開會每次都可以很成功
2020-12-20祥子論
作爲一個老闆或上司,學習如何給員工高效開會也是職業技能的一個提升。
合理有效地分配時間,才能讓更多的精力投入每一個工作上去。
那麼怎麼樣開會是很多人要面對的一個問題,由其是新升職的或新上任的人,怎樣開會才好,按照這個方法做,開會每次都可以很成功,一起來學習下吧。
會議的目的:召開會議的思考向度召開會議前的準備工作決定會議的功能產出與角色任務會議的價值從量上來看,會議的支出會增加企業的營運成本,從質上來看,有效率的會議可以爲企業節省更多的時間、金錢,以及增加效率,評估會議的價值,要同時兼顧「會議是否有效」以及「會議開支是否控制在最低程度」。
會議規模通常的會議有5至9人參加,這樣的規模既不太大,比較容易控制;也不太小,可以激起討論。
開會的常見原因;資訊傳達與監督員工達成決議與解決問題開發創意激勵士氣鞏固主管地位一、首先是會議的準備階段:主席的會前準備工作議事工作人員的會前準備工作、提案人的會前準備工作引言人的會前準備工作備詢人員的會前準備工作確認自己在會前收到的議程表。
對自己負責的議題有充分的了解,並有充分的資料提供給其他與會者。
除非已被指定對某議題發表演講,否則有義務在會中主動提出建設性的意見。
努力去了解其他與會者對議程上議題的觀點,他們的興趣所在,是否有權威在背後支持這些觀點,找出可能存在的你的反對者,並預先與其協商、折中。
會議用品的準備組織會議場所選擇視聽設備提供書寫工具對於大型會議安排座位座位的安排可是一門學問,古代是很看重座位的安排的,如何當好主持人:會議主持的角色會議主持的影響力會議主持的職責會議主持的開場白1.會議主持人的八大職責*營造和諧氣氛*照議程進行*正確總結討論內容*引導發言者解釋令人困惑的發言*幫助與會者釐清不假思索的想法*尊重少數人的意見,避免會中意見一面倒的情況*減少與議題無關的爭辯與討論*保持中立態度2.與會者的責任*發言內容要有組織*適時發言*一次只討論一個重點*口齒清晰,陳述有力*一針見血*音量適當*解釋方式讓人易*口吻要自信*在要點處可稍加大音量3.會議成功的六大要領現代的公司開會無處不在,很多的決定都要通過會議,開會能使人得到各方面的信息,了解團體的共同目標,了解其他同事的工作進度,能夠協調自己部門與其它部門的工作關係,有的問題不開會是根本不能解決的。
會議既然如此重要,我們如何把會議開得成功、圓滿?一.打破開會的誤區1.開會的意義不大(1)開會是一個組織存在的表現(2)開會是一種羣體溝通方式(3)會議也是一個集思廣益的場所2.「人們都厭惡開會」(1)開會能使人得到各方面的信息(2)並非人人都厭惡開會3.「成天開會,時間和精力都浪費在會議中了」(1)開會必然要花一些時間(2)覺得沒時間開會,可能是自己對自己的時間管理不善4.「開會時自己可以干點自己的私活」(1)這是得不償失的事情(2)這樣做危險性較高5.「只有開會才能解決問題」(1)並非只有開會才能解決問題(2)會議是個嚴肅的事情6.「開多長時間的會,到時看情況才知道」(1)這種會肯定惹人討厭(2)開會時間長短是完全可以預知的(3)預知不了會議時間的長短,是會議組織者二.把會議降低到最少1.開會要計算成本(1)開會的成本是較高的(2)開會的效率損失2.何謂開會成功(1)有明確界定的目標(2)有會議就一定要有決定3.通常需要召開會議的理由(1)涉及多部門、多個人員的信息交換、討論和決策(2)需要整合各種不同的意見(3)涉及多部門、多個人的工作安排4.通常不用召開會議的理由(1)未準備好(2)可能不會有結果(3)沒有開會之必要或有其它替代方式三.成功會議的準備要領1.確定會議的目標(1)目標的形式(2)確定目標時的考慮因素2.確定會議的形式(1)例行會議(2)臨時召集特別會議3.確定會議的議程(1)考慮議程時的依據(2)議程四大主要內容4.確定開會的時間(1)最好的時間(2)最差的時間5.選擇開會的地點(1)地點選擇要考慮的因素(2)選擇開會地點細節6.確定出席會議的人員(1)4-7人比較理想,10人還勉強可以,超過12人就太多四.有效控制會議過程的要領1.嚴格按事先的議程辦事(1)會議議程是會議取得成功的基礎(2)對偏離議程的情況應及時加以糾正2.及時、準確評估反饋(1)注意與會者的反饋信息(2)評估反饋信息,並做出適當反應3.對付會議中可能的混亂(1)會議中出現混亂的跡象(2)摸清衝突的實質(3)即時加以解決4.應付開會中的一些行爲特別的人(1)應付始終沉默的人(2)應付反對任何建議的人(3)應付脫離主題的人五.會議中達成決定的方法1.頭腦風暴法(1)獲取獨特的創意的方法(2)不要對他人的觀點提出反對(3)回頭再評估2.名義小組法(1)以小組的名義進行(2)背靠背,獨立思考(3)循環進行3.德爾菲法(1)小組成員可能從未見過面(2)需要多次循環(3)以達成基本一致的結果六.與會所得最大化要領1.明確與會責任,才能與會有得(1)會議的成功,也有與會者的一半功勞(2)在會上貢獻自己的創意(3)儘可能多地獲取信息2.開放的心態(1)不要事先抱有成見(2)仔細考慮他人的意見(3)主動參與3.會前準備功夫(1)熟記通知(2)準備材料(3)心理準備4.積極的提問和表達意見(1)積極地傾聽(2)主動地提問(3)適當地發言5.會後想想(1)研究會上得到的與自己工作相關的信息(2)分析與會者的表現及其影響(3)考慮自己下一步工作通過本文,希望能給大家帶來幫助,好了,到這就分享完了,下編繼續。
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