你需要的不是「待辦清單」,而是一張「已完成清單」!
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和你熟知的「待辦清單」( To Do List ) 有什麼不同 ... 這不僅僅是效率的問題,每次你完成事情的進展,都無意間和周遭的人以及自己釋放訊息:我是有 ...
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你需要的不是「待辦清單」,而是一張「已完成清單」
你需要的不是「待辦清單」,而是一張「已完成清單」!
判斷一個人工作是否高效,看他的待辦清單就知道!JANDI待辦清單新功能,讓企業通訊APP升級專案管理,大幅改善你的工作體驗
LastupdatedJan25,2021
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待辦清單上的事情永遠都消不完,壓力排山倒海而來,讓人根本不想面對工作。
但你知道另外有「已完成清單」,或許更符合生產力與工作效率原則嗎?今天,我們用五個重點分享如何開始第一份「已完成清單」。
什麼是已完成清單?
「已完成清單」(DoneList),聽起來像是自我安慰的產物?彷彿說著:你看你看!我今天完成這些事情,是不是很棒啊!
和你熟知的「待辦清單」(ToDoList) 有什麼不同
已完成清單並不是新把戲,更不是什麼前無古人的作法。
早在2007年前後就曾有人倡導「反」待辦清單。
沒錯!已完成清單確實讓你覺得今天是成功的一天,並且更有動機推使自己不斷往目標前進。
相對於你所熟知的待辦清單,這份已完成清單不會告訴你還有哪些事情沒完成,只會讓你知道哪些事情已經完成,以及整體目標進度。
看自己完成哪些事情,究竟有何意義?
已完成清單有許多原本不會記在待辦清單的重要事項。
即使今天有突發事件轉移注意力,你仍舊在已完成清單中知道自己沒有白過,沒有浪費一整天的時間。
除了看到自己完成事項之外,已完成清單也會凸顯你的缺點,推促自我學習和成長的道路。
當專注在已完成的事項時,會更清楚知道自己哪裡還不夠。
已完成清單更符合生產力或工作效率的原則
每天觀察自己完成哪些事情(或未如期完成),我們可以知道自己專注的領域以及習慣。
更重要的是,每天都能在有意義的工作取得進展,這是人之所以能持續保持動力的關鍵原因。
持續微小成功的力量:ThePowerofSmallWins
哈佛商業評論中「ThePowerofSmallWins」一文中,就以科學實證告訴我們,意識到自己完成一件事情,對於心態、心情和生產力有非常大的影響。
累積每個一點點進展,長久就是很大的進步
持續微小成功的力量(ThePowerofSmallWins),其方法出自於人類的天性,但很少管理者知道並運用在激勵團隊上。
在歷史漫漫長河中,如何激勵員工投入早就是許多人討論的話題,包含良好的工作環境、實質報酬誘因、人際關係支持等等,但幾乎沒有人提到持續微小成功的重要性。
一點點的進展或微小成功(smallwins),哪怕只是幫成員解決一個問題都是值得的、都是可以讓人有動力的。
累積每個一點點進展,長久就是很大的進步。
累積每個一點點進展,長久就是很大的進步
在工作場域中能夠激勵人的方式裡,最重要的是:每天都能在有意義的工作取得進展,這是人之所以能持續保持動力的關鍵原因。
如果能經常感受到持續有進展的動力,長期來說,人們會有更富創造力、更有工作生產力。
已完成清單,更符合生產力原則
沒什麼事情,比自己完成事情更棒的了。
當你大筆一揮地將待辦清單上的事項劃掉,那感覺簡直棒呆了!還有另一種充滿自信的感覺:完成了一件事情,我做到了,接下來看我繼續完成更多。
這不僅僅是效率的問題,每次你完成事情的進展,都無意間和周遭的人以及自己釋放訊息:我是有能力辦到的,我可以完成這些。
建立起自我滿意(自尊)的感受,也慢慢增強自我效能感、恢復能力等正面效果。
看著昨天完成的事情,是可以促使你今天擁有更高品質的工作,心中的成就感更是心情美麗的催化劑。
*自我效能感(self-efficacy;對自身能否利用所擁有的技能去完成某項工作行為的自信程度)
如何製作一份已完成清單呢?
相對來說,待辦清單讓你聚焦在還沒完成哪些事情,當看到待辦清單時只有更多的壓力和失落(看不到事情進展)。
尤其被到期日的期限逼迫,永遠追求尚未完成的事項,而非已經完成的事情。
這裡有幾個方法,幫助你在日常工作中累積自信,體驗工作有進展的感覺:
1.一個足夠就好的清單
待辦清單裡有一堆事情要完成,其實是你把自己設定是一個失敗的人。
一天還沒開始就被壓的喘不過氣,更別說想要工作的動力了。
首先,制定一個剛好足夠的清單,包含今天最可能完成的三到五件事情,即便有臨時突發狀況,還是有時間可以完成它們。
2.再小的事情都要記下來慶祝
做了一件有意義(特別是幫助別人)的事情,無論多小都寫進已完成清單。
依據習慣不同,也可以等一天結束再寫清單。
一天結束前,看著自己的已完成清單反思,並且慶祝今天所完成的事情!
3.給自己一點獎勵
將專案進度推到下一個階段、解決一個懸而未決的難題,又或者是完成一個困難的溝通討論,讓自己持續用正面的角度看待工作,用一點點獎勵犒賞自己絕不是壞事!可能是散個步、可能是一杯你最愛的冰咖啡或是和朋友晚餐。
不要到最後全部結束了再開慶功宴,每天都給自己小慶祝的理由,人生和工作效率都會好上許多。
如何製作一份已完成清單呢?
4.經常性的反思
我喜歡反思更多於反省,原因是這並不是揪出錯誤批判,而是回想自己過去做得好或不夠好的事情。
建議你可以用幾個問題來帶動反思:今天做了什麼事情,是你在未來還想特別記住的?或更有企圖心一點,我明天可以怎麼做,把原本的劣勢轉為優勢?
5.週五找個十分鐘,回顧這週的戰利品
每天的微小累積,或許沒有太多感覺,但是一週下來累積的戰果可能會相當驚人。
看看你這一週產出多少有利公司的成果,將讓你下週一進辦公室時有個完美的心情。
不同方法,達到不同效果
待辦清單和已完成清單,所想解決的問題不盡相同,又或者說每位管理者都在兩者之間求取平衡,小心過猶不及。
一份好的待辦清單當然也不容易,你可以前往參考:待辦清單這樣列才有效,成為快樂工作者的高效三步驟,管理你的時間和專注力。
本文部分編譯自:
Forgettheboring‘to-do’list—here’swhyyoushouldbeusinga‘done’listinstead,EmmieMartinandShanaLebowitz,BUSINESSINSIDER,Dec.19,2016。
WhyYouNeedATo-DoneList,TerriTrespicio,HUFFPOST,Jul26,2017。
ThePowerofSmallWins,TeresaAmabileandStevenJ.Kramer,HarvardBusinessReview,MAY2011。
內文援引之其他參考資料或研究來源可點閱超連結。
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