[時間技客-1] 做得到的每日待辦清單：1-3-5 專注法則 - 電腦玩物

待辦清單最佳化，用To-Do List 建立有效時間管理方案. 轉貼本文時禁止修改，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者esor huang（異塵行者），及附 ... 跳到主要內容 [時間技客-1]做得到的每日待辦清單：1-3-5專注法則 取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 作者： EsorHuang 8月12,2016 更新：實踐一年半後的心得總結：「用「135行動清單」取代待辦清單，我的一年半實踐心得 」。

多年來電腦玩物都很關注時間管理的方法，也累積了大量想寫的相關草稿，在之前這篇總論：「如何挑選時間管理工具」獲得不錯迴響後，我想以短篇實用風格開始「時間管理系列文章」寫作。

我先把這個電腦玩物新專欄命名為「時間技客」，技客者，取其「用『特殊技能』解決『具體現實問題』之意。

」希望這個系列是以創意實作為特色。

而今天這個短篇，就讓我來分享一個「做得到」的待辦清單列舉技巧，多年前「ABetterTo-DoList:The1-3-5Rule」這篇文章提出的「1-3-5待辦辦清單法則」，當然經過我實作後，下文介紹加上了我個人的修正。

一，你的待辦清單軟體中打了太多星星，但根本做不到嗎？ 「1-3-5待辦清單法則」很簡單，就是讓每天的待辦清單控制在以下的數量，並依序排列你的清單： 每天1件重要任務 每天3件中等任務 每天5件小型瑣事 原始提出者甚至提供了像下面這樣的清單範本，提供你下載列印，當作自己的每日任務清單：「1-3-5-todolist下載」。

為什麼要設限？不能自由列出我想做的事嗎？ 我們只要回想：自己原本的待辦清單，為什麼常常列了很多「想做」的事，很多任務打上星號提醒自己很重要，最後卻每天留下一大堆未完成任務，甚至因為清單太長而打亂自己做事的節奏，讓自己「猶豫不決無法明快決策」？就知道「設限」很重要。

事實上，每天都時間有限，所以我們可以完成的任務也有限，若不設限，反而讓自己在太多「想做」的事情中，東摸西顧，迷失了「去做吧！」的動力。

二，找回「有重心」的工作方式： 轉換你的觀念，放下「每天想要把所有事情完成」的執念，因為你想做的事情永遠多於你可以做的時間。

拾起新的想法：「每天只要能往前邁出重要的一步就好」，雖然不一定能讓你更快到達終點，但一步一步邁進，終究會到，並且腳踏實地才不會中途迷失方向。

因此我對「1-3-5待辦清單法則」有一個延伸的解釋：「有重心的工作方式」。

不是完成很多事情你就會成長，如果完成的都是瑣事也沒用，就像我常說的「瑣事做到好，專案做到死」。

而「1-3-5待辦清單法則」幫我們聚焦「每天一件的重心」，那麼，什麼事情應該放在第一件任務呢？這時候可以借用史蒂芬柯維的時間管理四個象限來選擇： 重要的事：可能是未來一到數個月之間大目標的大型任務，完成後可以產生高價值，但不是可以立即完成，例如我要寫一本書，會有必須完成六個章節的六個大型任務。

重要緊急的事：最好避免事情變成重要又緊急，例如明天新書要截稿，但我還有一章節沒寫完。

緊急但不重要的事：這幾天必須完成的小型任務，或是完成也不會高度提升工作價值的事，例如主編要我今天交出新書的序。

不緊急又不重要的事：通常是那些想做但做了不一定立即產生高價值的事(但也可能長期累積會產生高價值)，例如想要開始每天晚上做運動。

在「1-3-5待辦清單法則」中，就能對應上面四個象限的任務來安排清單： 每天1件重要任務：放入一件最重要的任務，例如今天要花六個番茄鐘寫年底新書第一個章節。

每天3件中等任務：如果還有重要並且快要變緊急的事，優先放入中型任務。

如果沒有，就放入緊急但不重要的中型任務，例如寫一篇序。

每天5件小型瑣事：放入可以30分鐘內很快處理的瑣碎任務，可能是緊急但不重要的小型任務，或是不緊急也不重要但是我想做的事，例如跑步運動30分鐘。

三，「1-3-5待辦清單法則」要花掉每天多少時間？ 我們來算算看，這九件事情的時間花費： 每天1件重要任務：花三個小時，共六個番茄鐘(可以分成兩個時段)。

每天3件中等任務：各花一個小時，總共也花三小時。

每天5件小型瑣事：各花20到30分鐘，預估總共會花掉兩個小時。

這樣的工作時間是多久？答案是8個小時，不就是我們通常上班可以認真工作的時間了嗎？已經佔掉整天的1/3。

而且這8個小時還是指全力工作狀態，如果加上其他意外瑣事、整理郵件雜訊、排程任務清單、閱讀資訊、研究思考、家人相處、生活樂趣等等時間，還有你可能被叫去開會，或是要參加什麼活動的時間，其實可以「認真」處理待辦清單的時間真的所剩不多了，你每天根本沒有8小時認真工作的時間。

所以不要覺得「1-3-5待辦清單法則」好像很少，應該說我們時間本來就有限，做不完那麼多事情，所以才利用「1-3-5待辦清單法則」找回工作重心。

「1-3-5待辦清單法則」不僅夠用，而且最好我們還不要把他列滿，每天才有安插臨時要做的任務的餘裕。

四，我的「1-3-5待辦清單法則」實作成果： 下面我就來舉自己的例子做改造實驗，我的Evernote子彈筆記法中，就是列出每天的待辦任務並打上星星，原本看起來可能像下圖這樣，確實「想做」的太多，最後根本沒辦法做好，而且缺少「推進重要工作」的進度。

那麼經過「1-3-5待辦清單法則」改造呢？我自己做了一些方法上的修正，變成： 1：今天最重要的事： 我從標上[!重要]標籤的Evernote專案筆記中，找到一個必須開始準備的進度，就是我最近正在研究幾個月後要開設「時間管理實作課程」（請各位有興趣的讀者好好期待），而為了不要死到臨頭準備不及，現在就應該開始推動進度，而且我給他一天三個小時的時間，可以分段，來推進這個進度。

3：早午晚三件事： 時間允許的話，我會把三件中型任務分配在早午晚，三個時段，讓工作生活有個平衡，不要都只是完成工作任務。

例如早上要撰寫一篇部落格文章（就是這篇），中午後要進行《（全新增訂版）Evernote100個做筆記的好方法》新書的任務，晚上下班後抽空好好構思下一篇文章的大綱。

5：其他五件瑣事： 剩下的部分，我就放入一些工作上的雜務，或是其他比較次要但想做的事情。

而多出來放不進去的任務，先放入未來一週內其他日期有空的清單，或是放入任務暫存區（我現在會把要做但暫時排不進每日清單的任務，先剪貼到每月子彈筆記的暫存區「其他任務」，每週要排下週任務時再擇要放進來）。

如果對我的每月子彈筆記法有興趣的朋友，可以參考下面圖片。

以上，就是推薦大家可以試試看的「1-3-5待辦辦清單法則」，希望可以幫助大家設定出「真的做得到」，並且能「專注推進重要進度」的有效待辦清單。

延伸閱讀相關文章： 10個真的可以被具體執行的時間管理技巧 Google日曆App全新待辦事項清單的7大特色解析 待辦清單最佳化，用To-DoList建立有效時間管理方案 轉貼本文時禁止修改，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者esorhuang（異塵行者），及附上原文連結與下方整個系列的文章連結。

＠時間技客系列文章： 總論：幫你的時間管理方法健檢，如何挑選時間管理工具？ [時間技客-1]做得到的每日待辦清單：1-3-5專注法則 [時間技客-2]不想做就別做！感性自動聚焦時間管理法 [時間技客-3]人生就是不斷的拖延，我如何用拖延對付拖延？ [時間技客-4]完成這個線上測驗，幫你找出每天的時間黑洞 [時間技客-5]改變上班打卡心態，開始學SOHO一樣精算工時 [時間技客-6]用減法工作，每個人都能做到的減輕工作量秘訣 [時間技客-7]重要緊急時間管理四象限在Trello活用與範本下載 [時間技客-8]克服拖延不靠意志力，你需要這三個簡單可行技巧 [時間技客-9]承諾日曆，幫你實現2017年願望的有效合約 [時間技客-10]紅眼航班與優質時間 [時間技客-11]莫法特休息法，面對高壓力工作的積極休息技巧 [時間技客-12]Yesterbox郵件拖延者需要的收件匣管理技巧 [時間技客-13]SMART原則，克服拖延要這樣設計下一步行動 [時間技客-14]如何設計一個做得到的時間提醒？ [時間技客-15]關於「時間管理」不是什麼？我的七條反思 文章分類： 工作效率 待辦事項 時間技客 時間管理 資訊管理與網路工作 GTD EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 留言 ANNA2016年8月12日上午11:14很精彩的分享，謝謝站長的心得分享。

回覆刪除回覆EsorHuang2016年8月12日中午12:35謝謝你的鼓勵刪除回覆回覆回覆Unknown2016年8月12日下午1:04謝謝你的分享，決定來實測一下～每天的代辦事項超級多，但是每次都沒有好好完成（覺得沮喪決定來1-3-5專注法則一下＾＾回覆刪除回覆EsorHuang2016年8月12日下午5:50一起來實驗刪除回覆回覆回覆匿名2016年8月12日下午2:06我的每日任務就是來看您的文章!這篇真的對我來說很實用，謝謝您的分享!!回覆刪除回覆EsorHuang2016年8月12日下午5:50很高興對您有幫助刪除回覆回覆回覆Unknown2016年8月13日凌晨1:42這個系列很有看頭，是我近期看過最喜歡的文章，請ESOR繼續努力加油^^回覆刪除回覆EsorHuang2016年8月13日清晨6:54我會好好來認真撰寫刪除回覆回覆回覆Unknown2016年8月13日上午10:14学习了。

esor回覆刪除回覆EsorHuang2016年8月13日中午12:24讚刪除回覆回覆回覆花於淤2016年8月15日上午10:17沒有這麼多瑣事要怎麼調整？回覆刪除回覆EsorHuang2016年8月15日上午11:05那更好啊，就像我文章裡提到的，讓他留白，去等待生活中可能插入的新瑣事但無論如何，還有一點是要做的，那就是「每天最重要的那件事」是什麼？這個重要不一定是別人給你的重要，也可以是你自己給自己的，意思就是每一天你想要成長與完成什麼？刪除回覆回覆花於淤2016年8月16日凌晨12:52我的意思是重要的任務很多，但瑣事很少，例如我是個研究生，計畫每天至少花六個小時讀書這樣，偶爾才會有需要完成的瑣事。

還是說可以這麼理解，看起來你大致上也是花六個小時處理較重要的任務，並把他依重要性拆成兩部分，所以也可以想成最多花三個小時處理（一或多）重要的事情，再三個小時處理中等任務，大概就是以一個固定且可行的量並根據重要性依次分配是嗎？刪除回覆回覆EsorHuang2016年8月16日清晨6:11是的，可以怎麼說，不過文章中的時間分配只是舉例，六小時或三小時其實都是看需求去調配，只是有幾個核心原則：1.每天時間有限，我們的思考是：今天有限的時間裡，我要推進什麼重要任務2.所以雖然重要任務很多，但依然還是會有「最重要的進度」，因為如果不這樣思考，無法善用有限的時間刪除回覆回覆回覆Unknown2016年8月15日下午5:32我非常喜歡你在Evernote上的排版，是否可以製作出一個1-3-5的Evernote範例供大家下載使用呢？回覆刪除回覆回覆明晰2016年8月17日下午5:40謝謝您的分享，覺得我好像打開了一扇有效完成待辦事項的大門~回覆刪除回覆回覆Unknown2017年3月6日下午3:36想請教Esor，你的1-3-5是有包含每天的神聖時間嗎？就是1是給神聖時間嗎？如果不是那神聖時間的任務是與1-3-5的任務分開的嗎？再麻煩Esor抽空回答回覆刪除回覆EsorHuang2017年4月23日上午10:28因為漸漸地有了家庭與生活上的新需求後，神聖時間不一定可以那麼固定，所以我就將這樣的概念融入135清單，只要一有空檔優先執行1或3的任務，這樣也就有彈性的神聖時間了。

刪除回覆回覆回覆Unknown2017年3月28日下午2:32谢谢，感觉很有用回覆刪除回覆回覆chels2018年2月1日上午9:09謝謝你的分享~非常受用!回覆刪除回覆回覆DannyLin2018年4月14日中午12:59請教esor，對於非常瑣碎的雜事會怎麼處理呢？例如：幾點要倒垃圾、幾點把晾在外面的棉被收進來、幾點至幾點把某文件交給某人等等。

這類提醒事項總覺得列入5件瑣事有點奇怪……，若是在專案筆記下加todo，又無法個別對每個todo設定提醒……回覆刪除回覆EsorHuang2018年4月15日下午1:48幾點要倒垃圾、幾點把晾在外面的棉被收進來、幾點至幾點把某文件交給某人，如果是這類瑣事，我應該會用Google日曆的提醒功能，完成後就劃掉，因為只是真的需要一個提醒而已，跟工作完成無關刪除回覆回覆回覆DannyLin2018年4月14日下午1:01esor之前也提過可以把email當待辦事項，但這類信箱裡的待辦事項要如何和Evernote整合呢？回覆刪除回覆EsorHuang2018年4月15日下午1:49可以用evernote的網頁擷取外掛把gmail郵件變成evernote任務筆記。

也有evernoteforoutlook的外掛。

刪除回覆回覆回覆Daxia2019年4月23日下午2:54請問你的(1)是否每天、每週、每月或每季都不一樣，或會來做調整？還是一般(1)是針對較中長期目標，所以理論上會維持或許至少每季一樣？回覆刪除回覆回覆新增留言載入更多… 張貼留言 為了避免垃圾廣告留言過多，開始測試「留言管理」機制，讓我可以更容易回應讀者留言，並更簡單過濾掉廣告，但只要不是廣告留言都會通過審核。

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但有時候就是需要拿到「實際照片」，例如：小朋友學校的勞作作業想要製作家庭相框用照片來當小禮物把照片貼在紙本手帳上這時候，有什麼方法可以快速把數位照片「洗」成實體照片？而且最好能不花時間、立即拿到、價格也不貴呢？如果家裡沒有印表機（或是沒有好的印表機），又不想跑照相館，那麼這時候「便利商店」同樣也提供了印照片的服務，而且價格不貴，可以立即拿到，操作流程也十分簡單。

之前我在電腦玩物分享過：「不需買印表機也免隨身碟，7-11全家雲端列印超方便教學」。

這篇文章則從印照片出發：同樣的不需買印表機、不需隨身碟，就能快速印出高品質的照片成品。

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今天，則要補充一個Windows10使用者可以試試看的螢幕錄影小技巧，不用另外安裝錄影軟體，就能用Windows10內建的「遊戲列」功能，進行各種軟體操作錄影。

雖然這個功能本來是給遊戲錄影用，但軟體操作錄影也可以喔！不過「遊戲列」錄影有兩個限制，第一個限制是只能錄單一軟體、單一遊戲的畫面，如果我跳出或切換軟體就會停止錄影。

並且不能錄製Windows桌面或系統本身的操作，一定要錄「軟體」（例如瀏覽器等軟體）。

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而這樣實踐了快兩個月的時間後，現在這套「間歇日記結合每週清單」變成我固定的每天執行待辦清單的新習慣。

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前一篇系列文章，提到卡片盒筆記法中的「長青筆記」概念，對應到職場筆記中應該要有更多筆記是保持反覆更新的狀態。

今天這一篇文章，要分享另一個相輔相成的概念：「原子筆記」，掌握住你需要的筆記的原子單位，才不會寫出太過分散，或缺乏彈性的筆記。

........................繼續閱讀全文內容 pyTranscriber影片自動上字幕免費軟體！10分鐘搞定1小時影片 作者： EsorHuang 1月21,2020 之前在電腦玩物撰寫的「免費！中文影片語音轉文字字幕，支援超大影片與長時間錄音」，是一個可以幫影片「自動產生中文字幕」的工具，透過語音辨識，產生的字幕檔案雖然還需要校對，但已經可以節省我們很多時間。

而在該篇文章的留言中，讀者推薦了一個叫做：「pyTranscriber」的開源、免費軟體，這個軟體使用起來更方便、更厲害：不需播放影片，就可以自動轉字幕檔，所以速度會快上好幾倍。

我在自己的電腦測試，一小時的影片檔案，辨識轉出字幕只要10分鐘。

另外測試一個10分鐘影片，不到1分鐘就完成字幕。

操作設定更簡單，不需安裝任何驅動程式，不需設定。

任何人一定都能上手，兩三步驟就搞定。

支援多國語言的影片上字幕，包含中文語音辨識。

支援大體積影片，支援MP4和MP3檔案格式。

我實際測試有用到2.5GB的影片檔案，也能順利、快速轉出字幕。

有興趣研究其原理的朋友，可以參考「pyTranscriber」的開源程式頁面。

........................繼續閱讀全文內容 Notion資料庫管理圖解教學，活用連結分頁節省時間掌控大量專案 作者： EsorHuang 3月18,2022 今天這篇文章，搭配Notion最新推出的「資料庫分頁」、「連結分頁」等新介面（嚴格來說是之前就有的功能，只是用更方便管理的介面來展現），談談如何善用資料庫中的分頁與連結，幫助我們管理好「一個專案資料庫中大量不同需求資料」，和「統整多個專案資料庫讓其更集中好管理」。

........................繼續閱讀全文內容 Draw.io中文線上製作流程圖首選！專業水準完全免費 作者： EsorHuang 2月13,2015 最近在研究可以畫出流程圖、架構圖、線路圖、網站模板等圖表的製作工具，一開始先研究單機的免費製圖軟體，發現知名的「Dia」、「Pencil」、「DiagramDesigner 」似乎剩「DiagramDesigner」還有繼續更新（感謝網友提醒：Dia也偶爾會有更新），但只能在Windows上使用，這也讓我轉而開始研究可以跨平台的線上工具。

線上的圖表製作工具還不少，除了我之前非常推薦的「Cacoo」之外，也讓我重新發現了今天要介紹的這個「 Draw.io」。

單機流程圖軟體推薦：yEd免費下載商業使用流程圖軟體！自動排版超好用 ........................繼續閱讀全文內容 EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

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