Email出現這3句話小心被「秒刪除」!
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因此,養成良好的寫作習慣是絕對必要的,尤其是並非以英文為第一語的我們, ... 如果你有任何的問題或者是疑慮,懇請賜教),但其實這樣的用法是非常 ...
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Email出現這3句話小心被「秒刪除」!
FEBRUARY20,2017
使用電子郵件溝通的時候,常常會發生文字被誤解的情況。
寫信畢竟不像直接面對面或電話溝通,善用文字傳達語氣(thetoneofvoice)是很重要的,當然我們可以使用標點符號(punctuation)或時下流行的表情符號(emoticons)輔助溝通,但就算是這些看似能夠幫助傳達語氣的符號,也可能引起對方的誤會,譬如驚歎號(exclamationmark),既可代表興奮、積極,但也可能被解讀為命令、催促。
公司書信往來若使用表情符號可能也不太合適,會讓對方覺得不夠正式、沒有禮貌。
因此,養成良好的寫作習慣是絕對必要的,尤其是並非以英文為第一語的我們,用英文寫電子郵件時,更要小心別在匆促之間寫出一些很常見卻引人反感的句子,就讓我們一起來看看幾個例子,學習如何改寫(paraphrase)這些句子,才能讓收信人從文字上感受到你的真心誠意(sincerity)!
1.Sorrytobotheryou. 不好意思麻煩你了
大家常常聽到這句話,另一個常見的版本是Sorrytobeaburden.,不好意思成為你的負擔,也是不好意思麻煩你了的意思,但寫這句話的人是不是真心的感到不好意思呢?十之八九,會這麼寫的人只是想要得到對方的注意,或喚起對方的同情,好像講這句話對方就會出手相助一樣。
不妨將這句話改寫成 Thankyouforbeingpatientwithme.(謝謝你有耐心地幫助我),注意到了嗎?這句話不僅提到了you,也提到了me,顯示出一種負責任的態度,暗示我想請你幫忙,但我也有相對的責任,也感謝你願意幫助我。
特別是在你需要對方即時回覆你的郵件的時候,寫上這句Thankyouforbeingpatientwithme.,對方在短時間內回覆你的可能性會大大增加。
2.Pleaseadvise.請指教
很多人習慣在email的結尾加上一句pleaseadvise,像是Ifyouhaveanyquestionsorconcerns,pleaseadvise.(如果你有任何的問題或者是疑慮,懇請賜教),但其實這樣的用法是非常沒有禮貌的,please雖然是「請」的意思,但Please+RV這樣祈使句的句構,就文法看來,是在命令別人做一件事情,而不是詢問對方的意見,呈現出來的語氣(tone)毫不客氣,好像你沒時間等他回應,只需要簡單明瞭的指示,知道下一步該怎麼做就好,當然這絕對不是你的本意。
那麼這句話該怎麼改寫比較恰當呢?最簡單的寫法是改成:Ifyouhaveanyquestionsorconcerns,pleaseletme/usknow.(如果你有任何問題或疑慮,請讓我們知道。
),把主導權交給對方,請您讓我們知道,而不是請建議我們。
更高竿的改寫方式是:Letmeknowifyouhaveanythoughtsonhowtoproceedwiththis.(若您對這件事情該如何辦理有任何的想法,請讓我知道。
),這麼寫可以提高對方的參與度,讓對方瞭解你們有開放溝通的空間,你願意敞開心胸接受對方的意見。
3.Ihopeit’smoretoyourliking. 希望這次有讓您更滿意
有時工作上必需和客戶來來回回溝通好幾次,譬如若你是平面設計師,要幫客戶設計商標(logo),客戶好不容易選定了一個滿意的商標,但是希望你再稍微調整一下,讓商標更符合品牌形象(brandimage)。
按照客戶的需求改好圖稿之後,你寫了一封信將圖寄給客戶確認,你可能會加上一句Ihopeit’smoretoyourliking.(希望這次能讓你更滿意。
),但這樣寫可能會冒犯到客戶,為什麼呢?
Ihopeit’smoretoyourliking.這句話在文法上固然正確,片語toone’sliking意指「符合某人的喜好、使感到滿意」,但這句話也暗示,你覺得之前的圖已經很完美,對方的反應竟然不如你預期的好,好像在說:我已經按照你的要求改好了這次的圖稿,這次你總會喜歡了吧!
別讓客戶因為你的一句話,而推翻你的所有努力,建議將這句話改成:Iaminterestedinyourfeedbackonthisupdate.,feedbackonsth.意指對某事的意見回饋,update是更新、最新進展,所以這句話的意思就是「期待您對最新進度的意見回饋」,展現出願意聆聽對方意見的開放性態度。
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