用Google 日曆打造簡單有效時間管理入口圖解教學 - 電腦玩物

在Google 日曆網頁中，開啟Google Tasks 工作列 · 無論是任務或是子工作，如果有明確必須完成、交付的時間，可以加上時間安排，這時候這項工作就會被安插到 ... 跳到主要內容 用Google日曆打造簡單有效時間管理入口圖解教學，一個畫面整合待辦清單、專案進度與行事曆 取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 作者： EsorHuang 1月26,2022 最近在電腦玩物寫了兩篇文章，獲得不少回饋，一篇提到要幫自己打造一個時間管理入口，可以統整自己重要專案進度、安排並統一看見今日要做的重要行動清單（參考：2022起始：建立自己的時間管理入口，以我的Evernote系統為例）。

另一篇有讀者提到他的時間管理入口是Google日曆，想知道如何把他變成像是單機專注視窗的軟體（參考：避免瀏覽器雜亂分頁干擾工作，把常用線上工具安裝成專注應用App）。

這讓我也想來寫一篇新版圖解教學，如果要把Google日曆當作時間管理入口，在一個畫面同時解決行事曆、專案進度規劃、每日待辦清單安排等問題，可以怎麼設計呢？下面就來一層一層拆解，分享利用Google日曆打造簡單有效時間管理入口的功能、方法，以及優缺點。

想知道更多Google日曆延伸應用的朋友，還可以參考：全新Gmail、GoogleTasks與日曆的時間管理系統實作教學Google日曆也是統整會議郵件、專案文件、旅行資料好工具Google日曆變身時間塊統計工具，追蹤養成習慣與工作時數利用Google日曆製作預約行事曆網站，完整步驟圖解教學活用7個Google日曆企業版的進階時間管理功能，讓工作更專注在Google日曆網頁中，開啟GoogleTasks工作列建立要交付的任務成果在Google日曆網頁右方開啟GoogleTasks工作列，新增一項一項我們要完成的任務。

可參考何謂任務單位：如何辨識任務單位？4個案例分析幫時間管理系統不淪為雜事管理切割子工作但是一個重要任務，往往需要多個執行步驟，如果想要拆解任務中的行動清單，可以利用「子工作」（縮排）的功能來完成。

設定時間排程無論是任務或是子工作，如果有明確必須完成、交付的時間，可以加上時間安排，這時候這項工作就會被安插到Google日曆中，變成那一天的待辦清單。

可設定重複執行時間例如每個月底幾號要提交工作報告，可以設定重複循環的工作，自動安插到未來每個月的行事曆。

可以安插在會議行程之間的空檔時間時間提醒也可以設定到幾點幾分要執行，例如安排時間時，想要在會議之間穿插空檔推進某個工作，就可以把時間安排在這裡。

區分清單慢慢的任務變多，可以利用清單來分類。

無論任務在哪一個清單，所有清單上的工作只要有設定時間，都會統一顯示安插在Google日曆中。

例如你可以區分重要任務、雜事任務、企劃任務（還沒辦法安排時間）的清單分類。

手機上目前用一個Google日曆App也可完成基本操作，無論是查看已經排好時間的Tasks，或是新增Tasks皆可。

而且手機上也有時間提醒功能，這些設定時間的Tasks可以發出通知。

但是如果要在手機上完整管理GoogleTasks，還是要另外安裝GoogleTasksApp。

下圖中藍色有打勾圖案的，就是Google日曆上安排的GoogleTasks待辦清單。

如何在Google日曆這個統整工具中，用單一畫面做好時間管理？每週可以規劃下週的「重要任務」行動清單如果要實現我的每週安排子彈行動清單的方法，也是做得到的。

（延伸教學：比較持續5年的列每週行動清單習慣，復盤我的待辦清單筆記技巧）每週日，在Google日曆上，打開GoogleTask的「重要任務」清單中，設定重要工作要安排在下週的哪一個日期或時段執行，安排時可以同時考慮到會議與專案進度時間表。

安排後，同一個Google日曆畫面，也就可以同時展示出下個禮拜每一天的待辦清單、下個禮拜的專案進度，以及下個禮拜已經被占用的各種會議行程時間。

有臨時任務，可以先插入「瑣事清單」每一天一定會出現一些雜事，可以先放入雜事任務清單，然後下決定要哪一天執行，設定時間，就會進入Google日曆的時間表中。

額外還不需安排時間的任務怎麼辦？可以區分一個企劃清單，但還不需要設定時間加入行事曆。

大型長期專案怎麼辦？一個專門的清單例如一個大型專案，可能要切割出數十個以上的任務，每個任務可能還有許多子工作行動。

那就單獨建立一個清單分類來管理。

區分階段性任務在專案清單中，把每一個階段任務先用第一層Task切割出來。

切割階段性任務的子工作在每一個階段任務下用子工作切割小行動。

設定階段性任務完成時間對照行事曆上的專案完成時間，回推計算每個階段任務要交付的時間，讓這些任務出現在行事曆上。

建立進攻行事曆在行事曆上建立進度條，提醒自己什麼時候要開始推進某一個階段性任務。

如何檢視自己的時間管理入口？設定兩週檢視為了同時檢視每天行程會議、每日待辦清單以及看到前後天的工作時序，我覺得兩週檢視是一個好的檢視區間。

你可以在Google日曆的設定中，自訂一個兩週檢視的區間。

（參考：10個Google日曆秘密功能教學：幫你偷到更多時間）專注當週、當天、時間表檢視如果要專注安排好的當下工作，可以切換到週、天，或時間表檢視。

時間表檢視看起來就很像是一個結合行程、會議、專案進度與待辦清單的ToDoList。

但是如果要月檢視的時候，可能關上Tasks檢視（把左方的Tasks日曆先取消顯示）會更好，因為這樣月曆模式下才不會雜亂。

小結：上述這樣的做法，優點就是：利用最簡單好上手的工具：「Google日曆」，就能成為我們的時間管理入口。

在單一畫面中，同時管理待辦清單、行程會議、專案進度等需求。

基本上作為時間管理入口的功能都可滿足。

但是，當然也有缺點。

第一個缺點是，如果你要執行的任務量很龐大的時候，你還是需要一個可以驅動龐大資料，方便搜尋，有更強大整理功能的工具。

例如Evernote、Notion或各種專案管理工具。

如果我們要管理的不只是一個月內的近期任務，反而工作上有大量的長期任務，那麼上述的系統可能無法負荷這樣的管理需求。

例如下面是我大概每一年的任務量（還不是指行動清單數量，而是指要具體完成的一個一個任務成果數量）：每年10多個要執行的長期產品專案每年上百堂課程邀約每年上百篇的文章產出不在上述明確專案、任務中的其他臨時任務其他自己想要推進的專案目標如果還有生活的專案與目標呢？如果是這樣的任務數量，而且常常同時要管理近期任務，也要同時處理與掌控好幾個月後的任務，那麼上述的時間管理入口不一定足夠。

延伸參考：2021覆盤：如何用標籤管理上萬則筆記？Evernote,Notion,obsidian都適用第二個缺點是，如果你要覆盤的時候，你要累積的時候，上述的時間管理入口可能無法幫你解決問題。

因為時間管理最大的問題不是排清單或是列時間表，而是在收集的大量目標或任務中，不斷重新思考，深入拆解，測試行動，並黃金行動。

不過，列出這兩個缺點，不是要說「用Google日曆打造簡單有效時間管理入口」無效。

正好相反，因為是「入口」，如果你希望自己有一個簡單、容易操作、但精準有效的引導，讓自己可以掌控這個月、這一週、這一天最重要的行動，那麼上述方法絕對可以幫助你達到最高的效率，或許也能跟你更複雜的專案管理系統搭配使用。

我的電子郵件是 [email protected] ，如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。

或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程、相關書籍，歡迎參考。

有興趣的朋友，還可以延伸閱讀：太多工具拖慢生產力？最精簡專注的3個「時間管理工具模組」Google日曆App整合GoogleTasks，讓日曆成為時間管理中心Evernote連結Google日曆新功能推出，初步測試與新專業版分析（歡迎社群分享。

但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者esorhuang異塵行者，及附上原文連結：用Google日曆打造簡單有效時間管理入口圖解教學，一個畫面整合待辦清單、專案進度與行事曆） 文章分類： 待辦清單 Google日曆 EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 留言 Unknown2022年1月27日下午3:40看到您的这篇文章实在太开心了，我的使用方式和您差不多。

不过我使用的软件叫作滴答清单，它还有个海外版叫作ticktick。

滴答清单具备谷歌日历的几乎所有功能，此外，滴答清单有以下几个谷歌日历不具备的优势：1.在手机上使用体验非常好，在一个任务上滑动就可以把它放置到不同的清单和添加标签。

2.一个清单可以转换为看板模式，就像trello一样管理任务的状态。

任何还可以转换为笔记，支持markdown模式。

3.可以为任务设置番茄时间4.自带重要紧急-不重要紧急这种常用的四象限任务管理看板，可以更直观地管理任务5.每天完成的任务清单可以一键生成一个汇总报告，可以方便地分享到其他笔记工具滴答清单也可以订阅谷歌日历的任务，在它的日历视图中也可以看到谷歌日历创建的任务。

这也就意味着，滴答清单和谷歌日历一个可以用于计划，一个用于记录实际执行，计划和执行的gap可以展现在一个日历表上。

如果有兴趣，您可以试一试。

回覆刪除回覆EsorHuang2022年1月27日下午4:48感謝您的回饋，這其實也可以延伸推薦像是todoist（可以跟google日曆聯動），應該也能做出類似的結合刪除回覆回覆回覆新增留言載入更多… 張貼留言 為了避免垃圾廣告留言過多，開始測試「留言管理」機制，讓我可以更容易回應讀者留言，並更簡單過濾掉廣告，但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章 簡單利用Evernote表格、Google試算表管理大量檔案文件與版本 作者： EsorHuang 3月24,2022 最近在研究很多工作效率低落的個案時，發現有一個普遍的情況，就是往往他們都沒有做好有效的檔案管理，導致在執行工作的過程中，卡關的不是自己的專業技能，而是花太多時間在找資料、整理文件、確認檔案上。

........................繼續閱讀全文內容 全家沖印、7-11列印照片誰好用？立可得與ibon教學+比較表 作者： EsorHuang 12月21,2018 現在大家照片都儲存在數位手機、相機、硬碟或雲端，數位欣賞與分享很方便。

但有時候就是需要拿到「實際照片」，例如：小朋友學校的勞作作業想要製作家庭相框用照片來當小禮物把照片貼在紙本手帳上這時候，有什麼方法可以快速把數位照片「洗」成實體照片？而且最好能不花時間、立即拿到、價格也不貴呢？如果家裡沒有印表機（或是沒有好的印表機），又不想跑照相館，那麼這時候「便利商店」同樣也提供了印照片的服務，而且價格不貴，可以立即拿到，操作流程也十分簡單。

之前我在電腦玩物分享過：「不需買印表機也免隨身碟，7-11全家雲端列印超方便教學」。

這篇文章則從印照片出發：同樣的不需買印表機、不需隨身碟，就能快速印出高品質的照片成品。

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今天，則要補充一個Windows10使用者可以試試看的螢幕錄影小技巧，不用另外安裝錄影軟體，就能用Windows10內建的「遊戲列」功能，進行各種軟體操作錄影。

雖然這個功能本來是給遊戲錄影用，但軟體操作錄影也可以喔！不過「遊戲列」錄影有兩個限制，第一個限制是只能錄單一軟體、單一遊戲的畫面，如果我跳出或切換軟體就會停止錄影。

並且不能錄製Windows桌面或系統本身的操作，一定要錄「軟體」（例如瀏覽器等軟體）。

........................繼續閱讀全文內容 如果您之前用郵件接收電腦玩物最新文章，歡迎改用新電子報通知 作者： EsorHuang 6月29,2021 各位電腦玩物的讀者朋友，不知道大家目前會用什麼樣的方法，來追蹤最新的文章呢？我能想到的大概有幾種方式： ........................繼續閱讀全文內容 從Google文件發送Gmail！以後都應該這樣撰寫郵件更有效率 作者： EsorHuang 3月29,2022 近期Google文件推出了一個很有用的新功能：「在Google文件中直接撰寫郵件內容，並直接發送Gmail。

」這個新功能應該已經更新到絕大多數用戶的系統中，一般用戶就可以使用。

仔細研究一下，我覺得這個新功能，可以徹底改變我們撰寫郵件的工作流程，並且大幅度地提升工作效率，為什麼呢？ ........................繼續閱讀全文內容 [高效能職場筆記法-8]間歇日記結合每週清單，要事完成率大提升 作者： EsorHuang 3月28,2022 之前在電腦玩物分享了「用寫「間歇式日記」取代規劃待辦清單，不會再寫了一堆卻做不到」一文後，我便開始把「間歇式日記」中的某些方法，融合在自己實踐多年的「每週子彈行動清單」習慣中。

而這樣實踐了快兩個月的時間後，現在這套「間歇日記結合每週清單」變成我固定的每天執行待辦清單的新習慣。

........................繼續閱讀全文內容 [高效能職場筆記法-7]寫好原子筆記，別讓筆記分類變成一座迷宮 作者： EsorHuang 3月22,2022 這幾年流行的卡片盒筆記法雖然是以知識管理為主的系統，但也可以帶給我們在職場工作筆記、專案任務筆記、時間管理筆記中的許多啟發。

前一篇系列文章，提到卡片盒筆記法中的「長青筆記」概念，對應到職場筆記中應該要有更多筆記是保持反覆更新的狀態。

今天這一篇文章，要分享另一個相輔相成的概念：「原子筆記」，掌握住你需要的筆記的原子單位，才不會寫出太過分散，或缺乏彈性的筆記。

........................繼續閱讀全文內容 pyTranscriber影片自動上字幕免費軟體！10分鐘搞定1小時影片 作者： EsorHuang 1月21,2020 之前在電腦玩物撰寫的「免費！中文影片語音轉文字字幕，支援超大影片與長時間錄音」，是一個可以幫影片「自動產生中文字幕」的工具，透過語音辨識，產生的字幕檔案雖然還需要校對，但已經可以節省我們很多時間。

而在該篇文章的留言中，讀者推薦了一個叫做：「pyTranscriber」的開源、免費軟體，這個軟體使用起來更方便、更厲害：不需播放影片，就可以自動轉字幕檔，所以速度會快上好幾倍。

我在自己的電腦測試，一小時的影片檔案，辨識轉出字幕只要10分鐘。

另外測試一個10分鐘影片，不到1分鐘就完成字幕。

操作設定更簡單，不需安裝任何驅動程式，不需設定。

任何人一定都能上手，兩三步驟就搞定。

支援多國語言的影片上字幕，包含中文語音辨識。

支援大體積影片，支援MP4和MP3檔案格式。

我實際測試有用到2.5GB的影片檔案，也能順利、快速轉出字幕。

有興趣研究其原理的朋友，可以參考「pyTranscriber」的開源程式頁面。

........................繼續閱讀全文內容 Notion資料庫管理圖解教學，活用連結分頁節省時間掌控大量專案 作者： EsorHuang 3月18,2022 今天這篇文章，搭配Notion最新推出的「資料庫分頁」、「連結分頁」等新介面（嚴格來說是之前就有的功能，只是用更方便管理的介面來展現），談談如何善用資料庫中的分頁與連結，幫助我們管理好「一個專案資料庫中大量不同需求資料」，和「統整多個專案資料庫讓其更集中好管理」。

........................繼續閱讀全文內容 Draw.io中文線上製作流程圖首選！專業水準完全免費 作者： EsorHuang 2月13,2015 最近在研究可以畫出流程圖、架構圖、線路圖、網站模板等圖表的製作工具，一開始先研究單機的免費製圖軟體，發現知名的「Dia」、「Pencil」、「DiagramDesigner 」似乎剩「DiagramDesigner」還有繼續更新（感謝網友提醒：Dia也偶爾會有更新），但只能在Windows上使用，這也讓我轉而開始研究可以跨平台的線上工具。

線上的圖表製作工具還不少，除了我之前非常推薦的「Cacoo」之外，也讓我重新發現了今天要介紹的這個「 Draw.io」。

單機流程圖軟體推薦：yEd免費下載商業使用流程圖軟體！自動排版超好用 ........................繼續閱讀全文內容 EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

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