提升會議效率的三個關鍵環節 - Medium

提升會議效率的三個關鍵環節 · 首先，是消彌資訊不對稱。

讓與會人員在會議開始前，對「過去」都有一定程度的瞭解，可能是前次會議結束後的會議記錄(meeting minutes)或是 ... GetunlimitedaccessOpeninappHomeNotificationsListsStoriesWritePublishedin職人簡報與商業思維提升會議效率的三個關鍵環節如果將會議的當下，視為時間軸的一個切面，可以切分為過去(past)、現在(present)與未來(future)。

提升會議效率的方式，也可分為三個階段：首先，是消彌資訊不對稱。

讓與會人員在會議開始前，對「過去」都有一定程度的瞭解，可能是前次會議結束後的會議記錄(meetingminutes)或是首次開會前的備忘錄(memo)。

AmazonCEO貝佐斯(JeffBezos)認為用PPT跟Excel軟體來報告，是偷懶的做法。

他要求員工要把意見寫成文章(通常一、兩張，最多六張A4紙)，才能深入思考，用完整的方式表達自己的思想。

「開會時，竟然不用放投影片。

會議室一片寂靜，所有人聚精會神地讀著印出來的書面報告。

半小時後，才進入討論。

」不是應該準備好才來開會的嗎？事實上，許多與會人員根本沒時間準備，特別越是高階主管，行程都排得十分緊湊，往往都是透過會議間隔的空檔，來快速掌握下一個會議的議程。

對企業來說，所有活動都是有其成本的，包括會議這件事；資訊不對稱對於談判可能是個優勢，但對於內部會議來說，絕對是個災難。

其次，是聚焦會議的議題。

讓與會人員清楚這次會議的目的是什麼？通常會準備一個議程項目(agenda)，讓與會人員清楚會議的議題有哪些？流程順序？要求與會人員全程保持專注幾乎是不可能的，許多時候在開會的同時，也在處理各自的公務，一個明確規範時間的議程，不但可以確保會議的時間得以控制，也能讓與會人員不得不分心或暫時離開會議的同時，清楚何時自己該在場？哪些議題與自己相關？一般來說，議程的前一到二個議題，大多是例行性的update，屬於暖場性質，而重要議題會放在第二或第三個，那時差不多正是與會人員進入狀況的時候。

最後，是達成後續的共識。

在會議尾聲，通常會有一個喚醒(wake-up)的階段，用一到二頁的投影片，再次凝聚與會人員的共識。

讓與會人員清楚接下來誰(who)該在什麼時候(when)做什麼(what)在什麼條件下(limitationfactors)？更重要的是不做什麼？這在許多會議中都常忽略記錄，導致後續的會議中一再出現已經否決掉的提案，造成無謂的時間成本浪費。

這些內容會產出會議紀錄，作為下次會議開始前的閱讀文本。

只要把握會議三個階段的重點，就能有效提升效率。

初期不用太在意形式上的好壞，一次次修正找出符合企業文化的形式；短期內也可能看不出成效，但只要開始了，就會進入正向的循環。

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