告別沒效率的開會方式，亞馬遜會議的祕密及做法大公開

本文摘自《亞馬遜會議：貝佐斯這樣開會，推動個人與企[…] 這篇文章告別沒效率的開會方式，亞馬遜會議的祕密及做法大公開最早出現於行銷人。

閱讀全文0《行銷人》編輯群2022年4月7日下午3:06·5分鐘(閱讀時間)｜本文摘自《亞馬遜會議：貝佐斯這樣開會，推動個人與企業高速成長，打造史上最強電商帝國》一書，由三民出版授權刊登，佐藤將之著；卓惠娟譯。

｜會議始於一片靜默開會資料只有兩種。

一頁式簡報或六頁式報告嚴禁使用PPT簡報，要寫成敘事型文章出席人數上限──「兩個披薩」餵得飽你是否聽過以上有關亞馬遜開會的傳聞？想必有人覺得和自家公司開會的方式似乎有點不同，或許也有不少人感到匪夷所思，納悶為什麼亞馬遜要以這種獨特的方式來開會。

事實上，亞馬遜的開會規則充滿睿智，那是以創辦人傑佛瑞‧貝佐斯(JeffBezos)為核心的經營陣容，從不斷嘗試錯誤中衍生的。

我認為其中必定有許多能在工作上助你一臂之力的創意或思考方式。

本書將解說亞馬遜會議的祕密及做法，解答你的疑問。

亞馬遜模式製作報告的規則資料是開會不可或缺的，而且理想的會議是從理想的會議資料誕生。

不用我多解釋，理想的會議資料並不是只提供正確內容的資料。

所謂理想的會議資料，必須滿足下列條件。

會議的主旨、目的要明確。

花費較少努力、較短時間閱讀。

任何人都能隨時正確理解資訊。

為了讓會議以最短的時間，做出最精準的決策，會議使用的資料必須滿足上述條件。

而亞馬遜使用的會議資料提供了製作上的提示。

會議以敘事法撰寫報告亞馬遜會議禁止製作條列式報告最常見的會議報告，就是PPT簡報裡已條列式註明要點的形式。

邊使用投影機放映資料邊進行說明，對於簡報者而言，製作上不會太費力，聽者也能聽取準備好的內容，因此非常多企業及團體採用這個方式。

然而在亞馬遜則幾乎看不到PPT簡報或條列式的會議報告。

這是因為亞馬遜規定會議報告必須以敘事法形式書寫。

通常是以Word製作，印好之後在開會時發放。

一個走在數位科技前端的企業，竟然多半使用文章形式的報告，或許會令人感到意外。

而且這份報告，通常在開會前或會議時才發放，所以無法要求與會人員事先讀過報告。

因此報告製作的必要條件是「必須寫出當場閱讀就能理解的文章」。

良好的報告要讓任何人在任何時候都能正確理解為什麼亞馬遜會禁止以重點條列或PPR簡報當作會議報告呢？原因是一旦以重點條列的方式來寫，閱讀時容易因人而異，產生不同詮釋。

另外，發表者也常會穿插說明種種想法及研究，日後要回想完整內容幾乎是不可能任務。

我想你應該也很難鉅細靡遺地回響上周開會的內容。

這個缺陷在重點條的PPT簡報更加明顯。

例如PPT簡報上寫著「提供最佳的顧客體驗」，簡報者當天口頭說明了具體要做什麼來達到這個目標，而所有與會人員也都聽到了，但日後重新檢視這份報告，或是其他沒有與會的人看到這份報告，又會是什麼情況呢？通常會發生，「我記得說了這樣的內容吧？」「要表達的應該是這個意思吧？」等任意解釋的情況，難以絲毫不差地接受報告原本的訊息。

這些誤解，即使一開始只是小小的偏差，卻很有可能隨著時間經過而產生極大的差距，最後造成難以修正的巨大偏離，無法達成預定成果。

在小規模的組織中，每天見得到彼此，能夠隨時確認職場的狀況及彼此的想法，應該比較不會發生這樣的問題，但是隨著組織規模變大，彼此的狀況不再那麼顯而易見，無法頻繁地一一確認。

我想亞馬遜在公司規模還小時，應該也不是那麼在意溝通的形式。

當時常使用PPT製作會議報告，也採用重點條列式的方式。

然而隨著成長為國際化企業之際，員工大幅增加，組織內部的溝通不再那麼容易，其中的弊病也無法視若無睹。

因此，亞馬遜在二〇〇六年左右開始規定會議報告禁止使用條列式，必須’使用敘事法書寫。

換句話說，就是訂下以文章形式來表現得規則。

貝佐斯整個星期要經手的報告想必超過數十件，因此條列式所衍生的問題，他應該比其他人更感到困擾吧？PPT簡報降低開會效率除了內容會偏離以外，PPT簡報的條列式報告還有一個問題。

要寫好幾頁的文章，是相當勞心勞力的工作，如果是條列式的PPT簡報，比較容易立刻完成。

不需要在意頁數，把想到的內容列舉在投影片上，開會當天再一邊播放投影片，一邊加上適度的口頭說明即可。

換句話說，有可能是急就章而完成報告。

但是，要好好寫出一篇文章，在閱讀時能夠前後邏輯一貫，避免自相矛盾，必須從一開始就掌握住一致性。

因此，必須反覆推敲斟酌，使用正確資訊並重複校對。

擷取精隨內容整理成文章，要重寫數次。

想必貝佐斯也是期待這樣仔細檢討推敲得過程，因而制定這個規則。

學習更多行銷人文章掌握優雅反駁的溝通技術，讓雙方從劍拔弩張到握手言歡「數位轉型」有聽沒有懂？2021年Google關鍵報告，抓住重點！｜本文摘自《亞馬遜會議：貝佐斯這樣開會，推動個人與企業高速成長，打造史上最強電商帝國》一書，由三民出版授權刊登，未經出版社授權請勿轉載。

｜責任編輯：翁英傑亞馬遜會議這篇文章告別沒效率的開會方式，亞馬遜會議的祕密及做法大公開最早出現於行銷人。

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