Notion工作管理|(二)如何用Notion建立專案管理系統! - Medium
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Notion工作管理|(二)如何用Notion建立專案管理系統!在Notion上建立專案管理結構,讓專案進度、時辰、優先序一目了然,專案管理更輕鬆!這篇系列文,不講太多解細節操作、管理方法,只講重點步驟,並說明建立的邏輯,希望能具備管理知識、Notion基本操作的朋友,能更好將兩者相輔相成!.基本功能可以參考Notion的官方教學裡面內容很豐富!(文章中也會附提示連結).本篇內容有部分步驟省略,「Notion建立OKR目標管理系統!」中有更細的步驟說明。
.專案管理的理論,可參考我的SCRUM專案管理系列文最終成果建立Notion專案清單首先,我們要用Database的方式,建立一個專案清單。
(https://www.notion.so/guides/creating-a-database)接著,要建立專案的「階層關係」,也就是父專案、子專案的這種層級架構。
在不同的管理方法論中,會有不同名詞,例如:—————不論團隊採用的方法為何,都是在表達層級關係,而建立首要原則仍是相同格式的東西,使用獨立的Database來管理如果習慣的管理層級是,有Epic、Feature…,就要再多創幾個資料庫,分別命名後,再用一對多的方式關聯。
Notion建立步驟如下:先建立所有層級的專案管理資料庫,並替它命名。
在Epic的Database建立Relation欄位,並連結到Feature的Database(https://www.notion.so/guides/creating-a-database)並在Epic的Database中,新增屬於他的Feature。
重複上述動作,直到最小的Task層級。
這樣,你就可以在各個層級中,看到不同的項目:在Notion的Database中,創建專案管理欄位為了簡化說明的內容,我統一把Task層級以上的項目統稱為「專案」,最小層級(Task)的項目統稱為「任務」。
在專案管理的時候,我們常針對同一個層級的事,有類似管理需求,例如:狀態、價值、複雜度、類別、所屬目標…各式各樣的評估,而我習慣使用Notion中的「Select」欄位來呈現。
※補充當有多個管理層級時,我們就會在不同層級創建不同的管理需求欄位,例如:.Epic層級沒有特定的狀態,但會有產品的類別;.Feature會需要有Item的項目數量;.Task需要有他的任務估算時間...等創建多個資料庫,是為了讓我們分辨層級之間要管理的項目,同時避免同一個資料庫的欄位數量過多而難以管理。
專案的時間性有了一些專案管理評估面向,就需要考慮時間,我把時間分成三類,分別是專案的關係、必要的先後順序、長時間的策略規劃專案的重要順序特定時間,需要完成的專案與任務雖然都有時間概念,但為了更細緻區分和管哩,需要在Notion上有不同的表達方式。
※關於時間、專案管理可以參考「什麼是Scrum?不是工程師也能懂的Scrum入門介紹!」中的Productbacklog、Sprint觀念。
1.專案管理的策略規劃—ProductRoadmapinNotion在以年度為單位的時間軸上,我們如何看待這些項目,通常管理層級會是最上層的事情(如:Epic、Goal、Milestone等層級)。
我會替這些項目加上時間的欄位,並建立Timeline的View來呈現。
這樣比較容易快速調整、形塑他們之間的關係。
2.專案的重要順序—ProductbackloginNotion在重要順序呈現上,我則是用單純的Tableviw來呈現,為了更清楚的知道什麼東西應該要更早完成需要更早完成的,目前規劃完整度如何同時搭配一些輔助資訊(如ProductRoadmap、專案價值、規劃完整度...),讓我可以適時地挪動優先順序。
3.在指定時間執行專案—SprintinNotion當有了長期的策略、中期的優先序後,就可以安排時間來執行。
如果時間是用來表達消耗(不是表達順序、不是表達關係),也就是預期在某段時間做些事情時,我傾向採用時間盒或Sprint的概念讓我可以保持專注,並且考量到時間的總量。
此時,時間也出現了屬於它的特性,我就會創建獨立的Database,然後再把專案放到這個時間盒裡面。
Notion的建立步驟大致如下:創建「期間」的Database將「期間」、「專案」進行關聯(https://www.notion.so/guides/creating-a-database)運用Rollup計算專案耗時。
(https://www.notion.so/guides/using-relation-and-rollup-properties)之後,就可以產出類似這樣的管理結構,來確保在指定的期間內,執行任務有方向與目標,並且能衡量自己的產能(期間可用時間)與任務的總量(專案複雜度或耗時)。
目前為止,如果你有建立包含OKRs的內容的話,應該就會有以下這些資料庫,分別來管理不同類型的事情!以上就完成專案管理的Notion基本結構了!如果把專案、期間都加上負責人,加上專業技能類別,就可以擴充到團隊協作,方便預估多人可工作時間,更能確保事情能在指定的期間完成。
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