Google Tasks 工作表的10 個待辦事項管理方法心得建議

前面提到我會把「已經完成的」 Google 工作表任務保留下來，在Google 行事曆上就會很清楚的顯示過去每一天「被劃線」的那些事項清單。

為什麼要這樣做呢？因為我發現自己有 ... 跳到主要內容 GoogleTasks工作表的10個待辦事項管理方法心得建議 取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 作者： EsorHuang 5月09,2013 長期關注電腦玩物的朋友，應該都知道去年開始，我從原本使用的RemembertheMilk待辦事項清單管理服務跳到Google工作表（GoogleTasks）。

其實就像我最近常常提到的，只要掌握基本方法，不管工具怎麼變，都能夠萬變不離其宗，而管理To-DoList的基本原則可以參考我的另外一篇心得：「待辦清單最佳化，用To-DoList建立有效時間管理方案」。

那麼，為什麼去年我會想要從已經很熟練的RTM跳到「其實功能比較陽春」的GoogleTasks呢？第一個原因是Google工作表可以和Google日曆、Gmail更好的結合，而Google日曆是我覺得目前管理上最好用的雲端行事曆，Gmail無庸置疑是最好的郵件管理服務。

第二個原因則是慢慢發現自己不會常用到RTM的大多數功能，讓我想要換到一個更簡單易用的工具上。

換到完全以Google工作表來管理「日常瑣事」後，慢慢的也發展出一些自己使用上的方法和心得。

今天就統整一篇文章來和同好分享。

Google工作表獨立網頁端：https://mail.google.com/tasks/ig  1.連結Google日曆建立「Google工作表」後，就能在Google日曆的行事曆上顯示所有的待辦事項清單，並且在行事曆上可以很方便的拖移改變執行的日期。

我的使用流程是這樣的，在下面會介紹到的各種情境（郵件、手機、瀏覽器中）新增某件任務或瑣事到Google工作表，如果這件任務有「執行時限壓力」，那麼我就幫這個待辦事項安排一個日期。

這樣回到Google日曆這個主要管理畫面中，可以：1.了解每天準備要做的任務數量，知道哪一天可能超出工作負荷（要預留各種意外需要的執行時間），尤其是每天晚上進行明日任務安排時，這樣的日曆可以讓我更容易預排「做得到的進度」（參考：今天晚上就該做，明天早上不要做的5個數位工作習慣）。

2.在Google日曆上直接拖曳待辦事項的執行日期，把今天來不及完成的事項很快的延期（每天都會發生，不用太在意），或是今天還有空檔，把未來的待辦事項拖曳到今日執行。

3.從行事曆上回顧今天與過去每一天已經完成的任務。

透過Google日曆與Google工作表結合，排程的約會（會議）和生活中的瑣事（任務），就能很好的統一管理，展開一幅完整的個人時間圖表。

什麼是約會和任務的不同？歡迎參考：Rainlendar行事曆軟體中的TODO、EVENTS有什麼不同？   2.保留完成的項目一週前面提到我會把「已經完成的」Google工作表任務保留下來，在Google行事曆上就會很清楚的顯示過去每一天「被劃線」的那些事項清單。

為什麼要這樣做呢？因為我發現自己有幾個需求：1.我必須知道已經做過哪些步驟，才能知道未來還要安排哪些下一步。

如果沒有很好的檢查已完成事項的方法，我常常會忘記自己做到哪一步了，而這會增加很多去查找、回憶的管理時間。

2.作為個人的工作評比。

但是我也不是永久保留「已完成」的Google工作表任務，而是大概每週或每兩週清除一次（看工作專案的需求而定），當工作到一階段，那麼所有已經完成的步驟當然也就可以清除，不需要再回頭查找了。

在GoogleTasks的【動作】－【清除已完成項目】中，就能把已完成的任務清除，讓這些已完成任務不會顯示在Google日曆上，也不會在Google工作表裡佔用瀏覽的空間。

當然，已完成任務不會真的完全清除，需要回頭查找一年前、幾個月前的某段時間工作狀態、完成步驟，都可以到前面【動作】清單中選擇【檢視完成的工作】，那麼一樣可以回頭查找自己之前的工作進度資料庫。

  3.用!區分重要性待辦清單管理中一個關鍵就是要能清楚的知道在一排瑣事裡，哪些任務是特別重要的，必須優先執行的。

Google工作表沒有自己的重要性標籤功能，也無法依據重要性排序，但我們可以自己用一些技巧來凸顯「重要任務」。

我自己使用的方法，是在任務標題的開頭加上「!」，半形的驚嘆號。

這樣一來回到我作為主要管理的Google日曆畫面中，所有加上「!」的待辦事項都會自動排序在頂端，重要任務清楚易懂。

  4.區分有時限，無時限清單Google工作表連結Google日曆後，一次只能顯示一份清單在行事曆上，如果你的待辦清單習慣分得很細，那麼這種組合其實不適合你。

但回過頭來想，有不少工作者其實不需要太過瑣碎的清單分類，反而增加自己查找的麻煩。

以我自己為例，依據每個不同工作專案區分的任務流程，我現在都以Evernote中的不同筆記來整理：參考「Gmail,Google日曆,Evernote短中長期專案時間管理心得」。

所以我在Google工作表上真的只是記錄「零散的任務」與「瑣碎執行步驟」，是為了「執行」工作而建立的。

這時候其實我主要只區分兩種清單：1.有時限的清單：必須在一定時間內完成的任務，可以安排到行事曆上的任務。

2.無時限的清單：沒有一定要在什麼時候完成的任務，不需要安排到行事曆上的任務。

這樣就很清楚，所有跟時間有關的任務都在第一個清單裡，也都會在我的Google日曆上顯示出來。

另外建立一個「無時限的清單」也很重要，這裡可能是一些想做的小任務，但不是非常緊急，或是什麼時候做都可以，那就可以列在這裡，等到真的有空檔時可以試試看。

「無時限的清單」常常更關乎個人的價值與成就，是在每天忙碌被催促的工作之外個人的夢想實現，所以這裡一樣可以有前面提到的「重要」、「不重要」的區分，而完成「重要但不緊急」的事情，才是個人成就的終極目標。

  5.依據時間排序在Google工作表中有兩種顯示方式，我喜歡選擇「依到期日排序」，因為這樣在清單裡可以把最緊急的任務排列在最上方，瀏覽起來更加清楚。

雖然另外一種模式可以自己手動調整次序，依然可以達到同樣效果，可是因為我的任務很多很瑣碎，如果要一直自己手動排序，太沒有經濟效益，所以我選擇依據時間自動排序。

當然，你可以依據自己的需求選擇不同的排序方式。

  6.把郵件變成待辦事項Google工作表另外一個對我來說很棒的特色，就是可以把需要「稍後處理」的電子郵件直接轉入Google工作表清單中，這樣可以把郵件收件匣清空，又能稍後提醒自己去處理某封重要郵件。

只要在Gmail的郵件畫面右上方，選擇【新增至工作表】即可。

詳細操作可以參考：如何利用GmailTasks工作表規劃郵件分工處理流程？心得分享。

  7.把其他資料變成待辦清單既然可以把Gmail郵件變成Google工作表裡的待辦清單，那麼其他服務裡的一些需要「稍後處理」的資料可不可以變成具有提醒功能的To-DoList呢？當然可以，就是把這些資料用郵件寄給自己，然後在Gmail郵件裡轉存成Google工作表的任務即可。

例如上一個方法中，那封郵件就是一則Evernote的筆記，把需要稍後處理的筆記，透過郵件轉成待辦任務。

  8.可以同步GoogleTasks的App上述功能，幾乎都必須在「電腦端」進行管理。

但對我來說不是大問題，因為我本來就會要求自己只在每天晚上回家後、每天中午的休息轉換、每天早上出門前才去整理這些行程和任務。

因為一直整理與管理，卻不執行，只是浪費自己的時間。

但是行動工作中，當然需要接收整理好的這些待辦任務，或者行動中有臨時需求時可以快速添加任務。

這時候，就可以依靠手機、平板上的App來解決問題。

我自己在Android上使用的是「Gtasks」，而在iPad上使用的是「gtasksHD」。

這兩個App都可以非常即時的與Google工作表進行雙向同步，資料處理也都非常準確穩定。

  9，特別重要的事情用手機提醒Google工作表本身沒有彈出時間提醒、郵寄提醒之類的功能，但是對於那些「一定要在某個時間之前去做」的事情，我會利用前面提到的App來加入時間提醒，只要從行動App中設定提醒，然後時間到了就會在行動裝置上彈出通知。

  10.在瀏覽器側邊欄隨時管理待辦事項最後，在電腦端瀏覽器進行管理時，除了以Google日曆為核心，我也會把網頁版的Google工作表加到瀏覽器書籤中。

而以Firefox來說，只要在該書籤上點擊右鍵選擇【屬性】，然後在功能視窗中勾選「在側邊欄載入此書籤」，這樣就能隨時查看、添加、勾選完成這些任務清單囉！  小結：Google工作表當然「不是完美」的待辦清單工具，但是它對於「收集瑣事」、「排程任務」上有自己獨到的強項：1.收集瑣事：和Gmail結合後可以收集各種待辦郵件與其他資料。

2.排程任務：和Google日曆結合後可以非常便利的管理行事曆。

因為這兩大優點，所以我用了一些方法來解決Google工作表的不足之處，讓工具適應我，也讓我去適應工具，兩相權衡，就能發揮自己最大的工作效率。

也把這樣的心得提供給大家參考。

文章分類： 待辦事項 資訊管理與網路工作 Google工作表 Google工具與應用 Google日曆 EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 留言 雷恩2013年5月9日下午1:02要慢慢地來了解內容！！回覆刪除回覆EsorHuang2013年5月9日下午1:12呵呵，這篇寫得比較長，但很完整，期待大家讀完的回饋刪除回覆回覆回覆雷恩2013年5月9日下午3:01工作表真的是很不錯用的東西，不過他有一個壞處，就是~~~~工作表輸入的地方真的小，如果大一點的話，就好用多了！！回覆刪除回覆EsorHuang2013年5月9日下午3:05哈哈，確實刪除回覆回覆回覆Unknown2013年5月9日下午4:29想要請問一下!!如何在行事曆上進行劃線呢?因為很多任務完成只能閒置在那邊~~是外掛嗎?回覆刪除回覆Unknown2013年5月9日下午4:32抱歉!!一開始沒注意到他是由工作表去顯示!!刪除回覆回覆EsorHuang2013年5月9日下午5:29呵呵，這也是我喜歡把工作表結合到行事曆的原因刪除回覆回覆回覆匿名2013年5月9日下午6:07ios系統的gtasksHD要收費喔，免費的是lite版，建議可以用gtasks.net回覆刪除回覆回覆KenLo2013年5月9日晚上7:28恩恩~異塵行者所Post的文章的確值得看^^很多東西我都是從這而學到的沒錯!用其他的工具來解決Google工作表的不足，的確是很聰明的做法~受教喔^^回覆刪除回覆回覆Unknown2013年5月9日晚上7:54说实话不敢用Tasks，隐约觉得下次大扫除就会被股沟关掉。

回覆刪除回覆EsorHuang2013年5月9日晚上9:04就像我文章裡的用法，工作表的用途是在記錄瑣事，而非長期的記憶，所以其實我倒是不擔心他被關掉XD因為一定有時間轉移資料刪除回覆回覆回覆匿名2013年5月10日凌晨1:01自身實際用過Evernote,RTM,Egretlist,Clear,Any.Do(因為是iso系統就沒去試G-task了)等零零總總的軟體作為To-Do工具後,發覺這種待辦清單型的軟體重點在於簡潔俐落,不要過多的分層與編輯,以可讀性以及調度方便性為優先考量最為適當自身使用上以Any.Do最喜愛(Any.domoment超有趣XD"),而且配合上chrome的擴充套件,操作方面也可以與Gmail整合,幾乎站長提到Googletask的功能他也都能做到XD"回覆刪除回覆EsorHuang2013年5月10日清晨5:44是的，Any.do我也很推薦不過any.do還是無法與Google日曆整合，雖然可以同步Google工作表但是不即時，就這一點上還是有所不同。

刪除回覆回覆回覆除蟲公司2013年5月10日凌晨2:07GoogleTasks已經完全進入我的生活要是能多個時光回復功能就更安心了常常還沒上鎖就把手機放口袋打出一些亂七八糟的字也不知道有沒有誤刪哪個應辦事項回覆刪除回覆回覆匿名2013年5月12日晚上7:04雅虎收購任務管理應用Astrid，90天內關閉服務-http://tw.tech.yahoo.com/news/%E9%9B%85%E8%99%8E%E6%94%B6%E8%B3%BC%E4%BB%BB%E5%8B%99%E7%AE%A1%E7%90%86%E6%87%89%E7%94%A8astrid-90%E5%A4%A9%E5%85%A7%E9%97%9C%E9%96%89%E6%9C%8D%E5%8B%99-042000978.html回覆刪除回覆回覆匿名2013年5月16日下午1:18昨天搜尋到你的這篇文章,閱讀了之後,著手調整使用evernote,行事曆,待辦事項的混亂情形...^^!,但有一些狀況,就是~例行公事的事~該怎麼處理才好:我的日常工作中,每天(一~五)有好幾件事是固定要做的,例如am9點要回覆客戶信件(這時間是我自己訂的),am10點要核對客戶訂單,pm2點要開始出貨,然後要給客戶發出出貨通知,(以上時間點是因為這樣時間才來得及完成)然後pm5點要做今日的帳(這時間也是我自己訂的)---我以前的做法是,在google行事曆上標出時間點與事情,並設定重覆,---但現在使用Gtasks時,這些例行公事的事情就全部會出來暫滿了Gtasks的版面,很想不要顯示出來(但因為有日期時間,所以一定會出來)又覺得不能不排進去時間表,因為這些事務性的事雖不是獨立專案任務但又是必須做的(頂多設定的時間可以做小幅度微調,但變化不大)所以很頭大,不知有沒有針對像這樣分散在每天不同時間的例行事項的建議做法?或是我使用上有盲點?謝謝!回覆刪除回覆EsorHuang2013年5月17日上午11:38或許可以建立一個「例行公事」清單來專門擺放，瀏覽器如果你不視察看總清單，而是查看重要清單、例行公事清單時，就可以有區隔？刪除回覆回覆匿名2013年5月20日下午6:32嗯~挑值得另外花心思的清單顯示就好!有時候覺得單單是思考這些管理日常生活的事情,也是很需要清晰的邏輯的!像您就是邏輯應該很強~!很厲害有時候還會思考想了很多方法來管理,最後反而覺得很像鬼打牆,因為反而繞更大圈,多此一舉@@...所以真的需要衍伸出一套屬於適合自己的,而那就是好的!刪除回覆回覆回覆匿名2013年5月16日下午1:24請教一下,Gtasks跟Tasks,有什麼差異點嗎?回覆刪除回覆回覆匿名2013年6月11日晚上7:36您好，感謝您寫了這麼棒的文章！但有一個問題想請教您，請問第10.在瀏覽器側邊欄隨時管理待辦事項，在chrome上面怎麼用呢？謝謝！回覆刪除回覆EsorHuang2013年6月13日上午11:14Chrome似乎無法實現了。

刪除回覆回覆回覆匿名2013年6月12日下午6:16異大,長期看你分享的,收穫良多!!!你上述提到的第3點."用!區分重要性"我分享我的方式,跟你類似,但我是用*來區分,一到辦公室最重要先處理的用****四個米,次重要的又緊急的用***三個米,不重要但緊急的用**二個米,不重要又不緊急的用*一個米,他就會按照幾個米的順序排列,越多米越上面,這樣的方式適合所有的雜項都放在同一天時,可以知道哪些事項要先處理的,簡單分享!!!回覆刪除回覆EsorHuang2013年6月13日上午11:14很不錯的想法，我也來測試看看刪除回覆回覆回覆coconutJesse2013年7月13日清晨6:45你好！非常感谢你分享的文章。

收益匪浅！感谢。

几个问题，谈一下我的看法：对我帮助最大的2点：1.保留项目一周：这个意义非常重大，可以了解过去的一周，是不是真正的有效的利用了时间；2.有时限和无时限的区分：这个意义也很大，我把我的一些Task设置为无时限后，突然感觉非常的轻松。

同时也意识到这些无时限的任务更能在未来给我带来价值，可以发现自己在这方面时间安排的不足另外2点问题和心得分享一下：1.手机上与Google日历无法同步，可能是因为没有Gtask这个日历选项2.优先级：安卓手机Gtask中可以设置P.S.你们都是使用网页版么？手机端其实挺好用的回覆刪除回覆回覆coconutJesse2013年7月13日清晨6:50补充一个问题：如果在GoogleTask中新建2个TaskList，这2个似乎不能很好排序。

（在Gtask上）回覆刪除回覆回覆Unknown2013年8月1日上午10:46原本以為Keep可以取代GoogleTasks,用了一陣子之後發現各有利弊如果兩功能可以合併的話就比較完美Keep可以依主題做TaskList,是我認為最方便的但Keep主要用意是記事,希望Googletask功能也要加強一下，在手機端可以照相或繪圖囉回覆刪除回覆回覆Unknown2013年9月5日凌晨1:43謝謝分享!立馬整理凌亂的生活!回覆刪除回覆回覆匿名2013年9月12日下午1:48請問googletask可以顯示在電腦桌面上?還是一定要開著google瀏覽器啊?回覆刪除回覆回覆摳比2014年1月19日晚上10:40我目前是初心者，剛開始使用上還不太熟悉，不管感覺起來還滿不錯的，自從該使自己DIY手帳本後，對於這種行事曆之類的東西還滿感興趣的，只是個人還傾向Allinone的，可是google的日曆與工作表目前在手機上似乎無法整合在一起，像電腦上的一樣...回覆刪除回覆回覆CC咪2014年2月16日中午12:44这篇文章对于刚刚工作的我有很大的帮助！但是刚刚在设置task的时候遇到了一个问题：在google日历中，task似乎只能显示default的task列表。

我现在把有期限完成的列表放到了default，但是，其它列表中的任务就不能在日历中显示了。

不知道esor有没有什么建议？另外，手机终端上用的是any.do而非gtask，不过我想二者应该用意差不多。

any.do也可以同步googletasks，可问题来了。

同步的的tasklist似乎不是用户可以选择的。

暂时也都是同步到默认的list中。

这样对于设置重要却不紧急的任务，相对来说有点麻烦（需要在task里手动调整任务的列表分类）。

因为对这类的app还算是刚接触，暂时还没摸索到解决的方法。

期待大家有好的建议分享。

回覆刪除回覆EsorHuang2014年2月17日上午10:52我的建議是重要的任務都放在default，在日曆上能夠看到重要任務就夠了，其他次要任務放到其他分類，剛好也因為次要，不需直接看到，有空再到真正的工作表裡查看即可。

刪除回覆回覆CC咪2014年2月18日晚上8:10但我经常用any.do来记一些生活琐碎事情的提醒，例如按时交电话费，或者是类似于shoppinglist这样。

还是说我其实应该用另外的app做这些事情呢？刪除回覆回覆回覆匿名2014年6月4日晚上8:59請問要如何將在日曆上已經看不到的「被劃線」事項清單恢復，在日曆上直接看的到。

回覆刪除回覆回覆匿名2014年7月26日下午2:03請問如何將誤刪的工作找回來？回覆刪除回覆回覆Unknown2014年9月17日晚上7:42想請問esor後來是用evernote做爲TODOtool還是GoogleTasks？Evernote雖然很方便，可是做爲待辦事項清單似乎還是有點困難？回覆刪除回覆EsorHuang2014年10月20日中午12:16我是用Evernote來做待辦清單刪除回覆回覆回覆Unknown2014年10月20日上午8:50作者已經移除這則留言。

回覆刪除回覆回覆Unknown2014年10月20日上午8:51我已經長期使用這個方式Google日曆+Task已經二年多了,真的非常好用,但是卻有一個很大的問題,當我想要查找之前TASK做過什麼事情的時候,竟然無法"搜尋"?因為已經用了二年,這個困擾實在不知道該怎麼辦才好...不知道大大是否有解決方法?回覆刪除回覆EsorHuang2014年10月20日下午2:08無法搜尋這一點確實無解刪除回覆回覆回覆Unknown2014年11月10日下午1:13https://mail.google.com/tasks/canvas?pli=1，这个独立网页端更好用，更美观呢。

回覆刪除回覆EsorHuang2014年11月10日下午2:56感謝分享，我來補充進去刪除回覆回覆回覆yuyupasJay2015年12月18日凌晨12:22請問要怎麼修改google日曆工作表的顏色呢?我新增其他的工作表.....都是黃色回覆刪除回覆回覆Unknown2016年8月2日上午11:37請問，每週都要執行的週期性工作要如何建立？回覆刪除回覆回覆james-chuang2016年10月8日清晨7:25我的google工作表消失如何復原,和更換手機有關嗎?回覆刪除回覆回覆Danrenli2017年1月13日下午3:32原来task还有独立网页版，好赞。

谢谢分享。

回覆刪除回覆回覆新增留言載入更多… 張貼留言 為了避免垃圾廣告留言過多，開始測試「留言管理」機制，讓我可以更容易回應讀者留言，並更簡單過濾掉廣告，但只要不是廣告留言都會通過審核。

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之前我在電腦玩物分享過：「不需買印表機也免隨身碟，7-11全家雲端列印超方便教學」。

這篇文章則從印照片出發：同樣的不需買印表機、不需隨身碟，就能快速印出高品質的照片成品。

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今天這一篇文章，要分享另一個相輔相成的概念：「原子筆記」，掌握住你需要的筆記的原子單位，才不會寫出太過分散，或缺乏彈性的筆記。

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而在該篇文章的留言中，讀者推薦了一個叫做：「pyTranscriber」的開源、免費軟體，這個軟體使用起來更方便、更厲害：不需播放影片，就可以自動轉字幕檔，所以速度會快上好幾倍。

我在自己的電腦測試，一小時的影片檔案，辨識轉出字幕只要10分鐘。

另外測試一個10分鐘影片，不到1分鐘就完成字幕。

操作設定更簡單，不需安裝任何驅動程式，不需設定。

任何人一定都能上手，兩三步驟就搞定。

支援多國語言的影片上字幕，包含中文語音辨識。

支援大體積影片，支援MP4和MP3檔案格式。

我實際測試有用到2.5GB的影片檔案，也能順利、快速轉出字幕。

有興趣研究其原理的朋友，可以參考「pyTranscriber」的開源程式頁面。

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........................繼續閱讀全文內容 Draw.io中文線上製作流程圖首選！專業水準完全免費 作者： EsorHuang 2月13,2015 最近在研究可以畫出流程圖、架構圖、線路圖、網站模板等圖表的製作工具，一開始先研究單機的免費製圖軟體，發現知名的「Dia」、「Pencil」、「DiagramDesigner 」似乎剩「DiagramDesigner」還有繼續更新（感謝網友提醒：Dia也偶爾會有更新），但只能在Windows上使用，這也讓我轉而開始研究可以跨平台的線上工具。

線上的圖表製作工具還不少，除了我之前非常推薦的「Cacoo」之外，也讓我重新發現了今天要介紹的這個「 Draw.io」。

單機流程圖軟體推薦：yEd免費下載商業使用流程圖軟體！自動排版超好用 ........................繼續閱讀全文內容 EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

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