在經典的時間管理矩陣中，如何克服壓力處理重要又緊急的事情？

經典的時間管理矩陣，用重要、緊急四個象限分類任務，每個人都知道應該要做重要的事情。

但是面對許多重要又緊急的任務，往往讓我們壓力更大，更不想做 ... 跳到主要內容 在經典的時間管理矩陣中，如何克服壓力處理重要又緊急的事情？ 取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 作者： EsorHuang 4月25,2021 經典的時間管理矩陣，用重要、緊急四個象限分類任務，每個人都知道應該要做重要的事情。

但是面對許多重要又緊急的任務，往往讓我們壓力更大，更不想做：第一象限：重要又緊急臨時但又要求快速完成的郵件、即時通重要專案的臨時意外拖延到截止期前的重要任務第二象限：重要不緊急長期專案個人目標第三象限：不重要但緊急瑣事第四象限：不重要不緊急打發時間的事我們都知道，以第二象限的事為優先，要事第一的原則，會帶來更大效益。

但實作時會遭遇的最大問題就是，如果第一象限：「重要又緊急」不解決，往往焦頭爛額之餘，我們也可能沒有心思去推進第二象限的事情。

那麼，面對大量重要又緊急的任務時，可以用什麼具體步驟來處理他們呢？今天這篇文章，幫大家整理四個可行作法。

01.找出簡單可行的下一步行動，立即開始不拖延愈重要緊急的任務，壓力愈大，有困難的壓力，又有時間的壓力，但這些情緒會讓自己更無法「立刻開始」這個任務。

偏偏重要又緊急的任務更需要立刻開始。

這時候，我們可以先拆解下一步立即可行的行動，幫助自己卸下壓力：聚焦可行的下一步行動，讓進度推進10%，壓力就減少10%，任務也就愈來愈容易。

看到完整行動清單，減少疑惑與焦慮的時間浪費，更容易開始專注推進任務。

可參考延伸教學：拆解下一步行動的思考流程圖範本，你也做得到專注不瞎忙的參考步驟02.利用覆盤系統，輕鬆省時重現上次最佳流程一個重要又緊急的任務，常常需要花時間統整資料，或是確保行動步驟不失誤，但這樣反而無法立刻開始重要又緊急任務，於是又更加焦慮。

但有時候重要又緊急的任務是重複出現的，如果之前第一次做這個任務時，有留下行動清單、資料整理的覆盤筆記，那麼下次只要搜尋找出上次的任務筆記，就能更專注在重現上次的行動流程即可。

所以建立有效的覆盤系統，就可以幫助自己在處理那些重複出現的重要又緊急任務時，節省大量時間，自己也更有信心去完成。

可參考延伸教學：工作愈忙愈要花時間做好知識管理，幫自己擺脫忙碌循環03.利用進攻行事曆，在重要不緊急的時候先推進階段性成果有些時候，重要又緊急的專案或任務，是因為在重要不緊急時，我沒有先推進進度，慢慢的未完成的任務愈接近交付時間，就變得重要又緊急。

這類型的任務，如果透過提前保護時間，提早推進進度，先完成階段性成果，就減少進入重要又緊急的事情的數量。

愈多重要又緊急的事情，代表我們缺乏選擇的彈性，因為全部都要做。

減少這類任務數量，就能幫助我們找回更多彈性。

04.確認價值，不多做還有一些時候，問題在於這件任務真的這麼重要嗎？真的這麼緊急嗎？一個被交付的任務，當然都說是重要又緊急的，但是如果我們可以有一個專案流程，就可以判斷這個任務是不是可以排在未來哪個流程再做就可以。

也有些時候，我們對重要的定義還不夠清晰，這時候因為重要又緊急而讓我們急於馬上去做，但很有可能是多做或做錯，反而浪費時間，也讓更多事情反而變得更緊急。

當時間急迫，過度緊張，我們會容易先做看起來最直接，但價值最低的事情上。

所以，雖然感覺事情重要又緊急，還是應該花一點時間，判斷目標真正要完成的成果是什麼？判斷目標現在最有效益的行動是什麼？事情會從即時通、郵件、電話中湧現，通知出現時都可能感覺緊急，但有可能不重要，或者不是真正的緊急。

如果我們有目標系統，那麼就可以比較明確的判斷什麼時候處理最恰當，也不怕忘記處理。

可以參考延伸教學：為什麼我會避免在郵件、即時通，甚至待辦清單中直接完成工作？在時間管理課程中，常常有朋友問我，如何處理那些「重要又緊急」的事情，而上述就是我自己實踐的四個處理辦法。

我的電子郵件是 [email protected] ，如果你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程、相關書籍，歡迎參考。

有興趣的朋友，還可進一步參考：煉成高效率個人工作知識庫的7個Tips，不只是整理記錄而已用Notion整理閱讀學習、研究筆記資料庫，超完整的圖解教學Evernote數位書櫃整理法，如何打造讀書筆記的活用系統（歡迎社群分享。

但全文轉載請來信詢問，禁止修改上述內文，禁止商業使用，並且必須註明來自電腦玩物原創作者esorhuang異塵行者，及附上原文連結：在經典的時間管理矩陣中，如何克服壓力處理重要又緊急的事情？） 文章分類： 時間技客 時間管理 EsorHuang 電腦玩物站長Esor（異塵行者），在電腦玩物上的文章有別於單純的軟體和服務介紹，而是更強調軟體和服務背後的數位工作思維及方法，並說明實際應用後帶來的生活改變。

著有《電腦玩物站長的筆記思考術》、《大腦減壓的子彈筆記術：用Evernote打造快狠準系統》、《比別人快一步的Google工作術：從職場到人生的100個聰明改造提案》等暢銷書籍。

取得連結 Facebook Twitter Pinterest 以電子郵件傳送 其他應用程式 留言 CatherineWu／織田裕希2021年7月7日下午1:30復盤，是重新（再一次）在棋盤上把對弈過程擺一遍，檢討改進。

「覆盤」是個大白字，建議這麼常使用的專業用語，能夠用字正確。

感謝站長。

回覆刪除回覆EsorHuang2021年7月24日晚上10:57感謝您的提醒，其實這個用字我也有點糾結，之後會特別注意刪除回覆回覆回覆新增留言載入更多… 張貼留言 為了避免垃圾廣告留言過多，開始測試「留言管理」機制，讓我可以更容易回應讀者留言，並更簡單過濾掉廣告，但只要不是廣告留言都會通過審核。

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今天，則要補充一個Windows10使用者可以試試看的螢幕錄影小技巧，不用另外安裝錄影軟體，就能用Windows10內建的「遊戲列」功能，進行各種軟體操作錄影。

雖然這個功能本來是給遊戲錄影用，但軟體操作錄影也可以喔！不過「遊戲列」錄影有兩個限制，第一個限制是只能錄單一軟體、單一遊戲的畫面，如果我跳出或切換軟體就會停止錄影。

並且不能錄製Windows桌面或系統本身的操作，一定要錄「軟體」（例如瀏覽器等軟體）。

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如果你喜歡Obsidian的免費本機軟體設計，但想要更簡單直覺的編輯模式，還有承襲於Workflowy的大綱樹狀筆記。

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而地圖模式也讓照片瀏覽有了更棒的美食、旅行導遊功能。

我喜歡Instagram不外兩個原因，第一個就是在Instagram上有真的熱於互相瀏覽照片的用戶，會彼此按讚、留言。

第二個則是Instagram的濾鏡功能非常好用，能夠輕易的幫照片做出有質感的效果。

而在新的「照片地圖」模式加持下，Instagram或許可以在原本欣賞彼此照片風格的用途之外，更進一步的強化「地理導覽」功能，例如我可以看到我朋友在哪裡看到哪個美麗的風景，而這或許就成為我下一次旅行的目標。

........................繼續閱讀全文內容 全家沖印、7-11列印照片誰好用？立可得與ibon教學+比較表 作者： EsorHuang 12月21,2018 現在大家照片都儲存在數位手機、相機、硬碟或雲端，數位欣賞與分享很方便。

但有時候就是需要拿到「實際照片」，例如：小朋友學校的勞作作業想要製作家庭相框用照片來當小禮物把照片貼在紙本手帳上這時候，有什麼方法可以快速把數位照片「洗」成實體照片？而且最好能不花時間、立即拿到、價格也不貴呢？如果家裡沒有印表機（或是沒有好的印表機），又不想跑照相館，那麼這時候「便利商店」同樣也提供了印照片的服務，而且價格不貴，可以立即拿到，操作流程也十分簡單。

之前我在電腦玩物分享過：「不需買印表機也免隨身碟，7-11全家雲端列印超方便教學」。

這篇文章則從印照片出發：同樣的不需買印表機、不需隨身碟，就能快速印出高品質的照片成品。

........................繼續閱讀全文內容 Supernotes最適合知識協作的卡片盒筆記工具，簡單方便重組文件 作者： EsorHuang 5月12,2022 在這幾年流行的卡片盒筆記法工具中，「Supernotes」看起來雖然直覺好上手，但卻沒有像是RoamResearch、Logseq那麼有彈性的知識網絡雙向連結功能，也沒有像是Obsidian 強大的外掛，更沒有像是Heptabase那樣可以畫出真正的知識圖譜。

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回頭看自己的筆記，愈看愈不甘心，這裡面到底問題出在哪裡呢？其實，「職場筆記」不只是要能接住、記住這些臨時的訊息，更要能「第一時間」轉換成有效的任務與行動。

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線上的圖表製作工具還不少，除了我之前非常推薦的「Cacoo」之外，也讓我重新發現了今天要介紹的這個「 Draw.io」。

單機流程圖軟體推薦：yEd免費下載商業使用流程圖軟體！自動排版超好用 ........................繼續閱讀全文內容 pyTranscriber影片自動上字幕免費軟體！10分鐘搞定1小時影片 作者： EsorHuang 1月21,2020 之前在電腦玩物撰寫的「免費！中文影片語音轉文字字幕，支援超大影片與長時間錄音」，是一個可以幫影片「自動產生中文字幕」的工具，透過語音辨識，產生的字幕檔案雖然還需要校對，但已經可以節省我們很多時間。

而在該篇文章的留言中，讀者推薦了一個叫做：「pyTranscriber」的開源、免費軟體，這個軟體使用起來更方便、更厲害：不需播放影片，就可以自動轉字幕檔，所以速度會快上好幾倍。

我在自己的電腦測試，一小時的影片檔案，辨識轉出字幕只要10分鐘。

另外測試一個10分鐘影片，不到1分鐘就完成字幕。

操作設定更簡單，不需安裝任何驅動程式，不需設定。

任何人一定都能上手，兩三步驟就搞定。

支援多國語言的影片上字幕，包含中文語音辨識。

支援大體積影片，支援MP4和MP3檔案格式。

我實際測試有用到2.5GB的影片檔案，也能順利、快速轉出字幕。

有興趣研究其原理的朋友，可以參考「pyTranscriber」的開源程式頁面。

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